胡弄娥

[摘要]高職院校的發(fā)展日新月異，高職院校的檔案管理工作向來是默默無聞的，檔案管理工作人員也從沒有在重要的舞臺嶄頭露角，但是，他們對一個學(xué)校的發(fā)展也非常重要。本文通過對高職院校現(xiàn)有檔案工作人員情況的分析，對提高這些工作人員的素質(zhì)的途徑辦法做出了初步探析。

[關(guān)鍵詞]高職院校；檔案管理；工作人員；素質(zhì)

隨著信息化大數(shù)據(jù)的普及，對高職院校檔案管理工作人員的素質(zhì)要求也上升到了一個新高度。全面提高高職院校檔案管理人員的素質(zhì)、加強(qiáng)高職院校檔案管理隊伍建設(shè)已迫在眉睫。如何快速讓現(xiàn)有的檔案工作人員適應(yīng)新的工作要求是我們研究的一個重點。

一、高職院校檔案管理情況存在的問題

（一）檔案工作人員數(shù)量分析

據(jù)調(diào)查，一般的高職院校檔案管理工作人員較少，為4-5人左右，具體說來，學(xué)校檔案室1-2人，教務(wù)檔案室1人，組織人事檔案室1人，學(xué)生檔案室1人，大約占總教職工數(shù)的0.8%-1%，占管理人員的4%-5%，在學(xué)校是一支不怎么起眼的隊伍。

（二）檔案工作人員情況分析

1.年齡分布分析

高職院校的檔案管理隊伍屬于一支默默無聞的隊伍，行事低調(diào)、極少出鏡是他們的給人的整體特點。所以，這支隊伍的人員安排上，一般學(xué)校都安排那些在某些崗位上有職業(yè)倦怠感或思想上圖輕松的人來上崗，這也導(dǎo)致這支隊伍的整體年齡偏大，年輕教師偏少的局面。

2.思想素質(zhì)分析

思想素質(zhì)方面較低是普遍現(xiàn)象。在高職院校檔案管理這支隊伍中，很多一部分工作人員有“享清?！钡乃枷耄瑢ψ约旱墓ぷ餍再|(zhì)沒有高度認(rèn)識，沒有認(rèn)為檔案管理工作很重要，也沒有想要去提高自己的認(rèn)識，甚至還有些工作人員為了某些人的利益去篡改檔案的。

3.業(yè)務(wù)能力分析

由于大部分高職院校的前身都是職工大學(xué)或中專，隨著學(xué)校的變遷，這些老職工進(jìn)入新崗位，但是他們的工作能力并沒有因此提升。檔案知識的缺乏是最為明顯的，這些人員還沿用著老一套的方法做著新時期的事情，使得效率低下。計算機(jī)知識、管理知識、外語水平等這是嚴(yán)重缺乏。在工作中按部就班，從來沒有創(chuàng)新意識和想法。

（三）檔案工作管理情況分析

1.高職院校的檔案管理制度不健全

據(jù)調(diào)查，多數(shù)高職院校還是沿用老一套管理制度，十幾年來從未加以修改，并且，在很多情況下并不是有章可循的，有點具體情況具體對待或隨心所欲的表現(xiàn)。

2.高職院校的檔案管理經(jīng)費不足

高職院校的檔案室經(jīng)費支出一般就是一點簡單的辦公用品支出，然后就是多少年了才會更換的少數(shù)設(shè)施設(shè)備，一般的高職院校都很少有專門的檔案管理中心，更不會有集中的大型辦公場所。其次，對檔案管理人員的培訓(xùn)經(jīng)費預(yù)算不足，這支隊伍上崗后少有人員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，所以工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力難以跟上時代的發(fā)展需要。

二、新形勢下對高職院校檔案管理人員的新要求

（一）過硬的政治素質(zhì)

檔案管理工作是一項政治性極強(qiáng)的工作。堅持四項基本原則，在政治上同黨中央保持一致，忠實執(zhí)行黨的路線、方針、政策；珍惜和維護(hù)黨的統(tǒng)一和團(tuán)結(jié)：恪守黨的民主集中制的組織原則：模范遵守黨紀(jì)、政紀(jì)和國法：時刻密切聯(lián)系群眾，與群眾同呼吸、共命運；表里如一，言行一致，光明磊落，這是檔案管理人員必備的基本素質(zhì)。

（二）高尚的職業(yè)道德

嚴(yán)格遵守《檔案法》和相關(guān)檔案管理規(guī)定的要求，認(rèn)真對待每一份檔案。絕不私自對檔案內(nèi)容進(jìn)行更改、不對相關(guān)信息進(jìn)行篡改，絕不允許其他人在沒有檔案工作人員監(jiān)督的環(huán)境下查看檔案，也不允許在安全得不到保證的情況下讓當(dāng)事人接觸自己的檔案，任何時候都要避免泄露檔案信息或內(nèi)容。

（三）嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度

在數(shù)據(jù)化沒有普及之前，我們檔案工作人員所管的都是紙質(zhì)檔案。對于一張毫不起眼的紙，工作人員一定要認(rèn)真閱讀，不能憑感覺隨意丟棄，在千萬張紙中，這張紙實在是普通，但是對于某件事、某個人，這張紙卻是獨一無二的，很多的資料補(bǔ)辦是難以還原的，或是因為字跡、或是因為沒有原來的照片、或是因為難以找到當(dāng)初的證明人、或是隨著學(xué)校的變遷無法找到當(dāng)初的公章等，所以任何材料未經(jīng)允許和細(xì)致思考，絕不能棄之不要。其次，在整理檔案時要細(xì)致認(rèn)真，以整理學(xué)生檔案為例，每年兩千多名畢業(yè)生的學(xué)校一般只有1名工作人員，在那么短的時間內(nèi)要把這么多人的檔案整理好實屬不易，加班加點導(dǎo)致工作人員頭腦暈沉，一不小心就把A同學(xué)的成績單裝到了B同學(xué)的檔案袋里面，檔案發(fā)出后也不知何時才能發(fā)現(xiàn)這個問題，而且，等到發(fā)現(xiàn)的時候，同學(xué)們都已畢業(yè)離校、奔赴四方。而且知道一份錯了，只能肯定另有一份也錯了，卻沒辦法迅速知道哪一份也錯了，這種事后的錯誤要挽救雖然有辦法，但是對人力物力的損失由誰來承擔(dān)呢，而且，這也會影響學(xué)校名聲。次外，對于收錄的檔案材料的審查也需要細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，要能火眼金睛，及時發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題、虛假的信息等。

（四）堅實的業(yè)務(wù)能力

面對如此之多的檔案，沒有良好的業(yè)務(wù)能力是沒辦法整理好的，所以，要想成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，要努力提高自己的業(yè)務(wù)水平，特別是信息化時代，傳統(tǒng)的檔案知識已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式和發(fā)展了，如何快速提高自己的信息處理能力成為業(yè)務(wù)水平提升中的重要內(nèi)容。

（五）良好的創(chuàng)新能力

檔案管理不是一成不變的，工作既要合理利用好原有的知識、制度，更重要的是創(chuàng)新研發(fā)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展如此之快，各種知識淘汰如此之快，這是一個全新的時代，如果總是用老眼光、老觀點去看待我們的檔案管理工作，那是無法滿足學(xué)校的發(fā)展需要的。所以，檔案管理人員要有創(chuàng)新意識，努力學(xué)習(xí)新知識、及時改進(jìn)工作方法。

（六）與時俱進(jìn)的計算機(jī)外語等能力

高職院校的信息化建設(shè)已經(jīng)緊鑼密鼓的進(jìn)行著，檔案管理的信息化是其中的一項重要內(nèi)容，檔案管理人員必須具備相應(yīng)的計算機(jī)水平，同時，隨著經(jīng)濟(jì)的全球化，外語水平也顯示了其在檔案管理領(lǐng)域的重要性，這就要求工作人員掌握好相關(guān)的外語。

三、提高高職院校檔案管理人員素質(zhì)的途徑

要想提高高職院校檔案管理人員的素質(zhì)，學(xué)校應(yīng)該從這幾個方面著手。

（一）完善檔案管理制度

健全的檔案管理制度可以有效指導(dǎo)檔案人員的工作，對當(dāng)前高職院校而言，現(xiàn)有的檔案管理制度已經(jīng)落伍過時了，應(yīng)該集中人員，參考學(xué)習(xí)，做一套符合現(xiàn)代需要的新制度，以指導(dǎo)工作。

（二）增加檔案管理經(jīng)費

檔案管理的重要性是不言而喻的，一個學(xué)校要有自己的歷史資料，也要為每位與學(xué)校有關(guān)的人員保存一份資料，沒有經(jīng)費，這些事情就沒辦法開展，所以，每年的預(yù)算李都應(yīng)該單獨列出檔案經(jīng)費，做到?？顚Ｓ茫ＷC檔案工作有序運轉(zhuǎn)。

（三）增加檔案管理工作人員

現(xiàn)有的檔案工作人員多為兼職人員，他們一般還做著其他工作，甚至有些人員的檔案工作只占他的工作的很少一部分，所以，從時間精力上來看也無法好好完成檔案工作。又加上現(xiàn)有的檔案工作人員非檔案專業(yè)的居多，所以在工作中總會出現(xiàn)這樣那樣的問題而不知道如何處理。學(xué)校應(yīng)該訊速增加人手，招募檔案管理的專業(yè)人才充實隊伍。

（四）定期對全體工作人員進(jìn)行常規(guī)培訓(xùn)

在知識迅速更迭的時代，若要提高工作效率，必須對全體工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。這種培訓(xùn)至少一年一次，培訓(xùn)內(nèi)容涉及思想政治、道德素質(zhì)、檔案管理知識、計算機(jī)應(yīng)用知識、外語知識等?？梢杂蓪W(xué)校相關(guān)人士培訓(xùn)，也可以請外面的專業(yè)人士培訓(xùn)：可以集中場地培訓(xùn)，也可以網(wǎng)絡(luò)開課網(wǎng)上培訓(xùn)。

（五）不定期對部分檔案管理工作人員專業(yè)培訓(xùn)

由于經(jīng)費的限制，或是從節(jié)省的角度出發(fā)，學(xué)校也可以不定期派個別工作人員外出培訓(xùn)。這些人員培訓(xùn)完后，要求回校對本校的檔案管理工作人員予以培訓(xùn)。這樣也能很好的提高隊伍建設(shè)。

（六）檔案管理人員加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)

學(xué)校的培訓(xùn)畢竟是有限的，而且，檔案管理人員真正要想提高自己，還需要自己主動學(xué)習(xí)。其實，現(xiàn)今無論哪個行業(yè)都需要工作人員有很好的自主學(xué)習(xí)習(xí)慣和能力，只有這樣的工作人員才不會被時代淘汰，只有這樣的人才能真正創(chuàng)新工作思路和方法，為檔案工作的開展找到新路徑。endprint