沈絹絹

目前,大多數(shù)出版企業(yè)已通過ERP系統(tǒng)(企業(yè)資源管理計劃)對出版業(yè)務(wù)流程進行信息化改造，實現(xiàn)了發(fā)行、財務(wù)、編務(wù)、印務(wù)數(shù)據(jù)的整合，提升了出版企業(yè)的經(jīng)營效率與管理水平。但由于出版企業(yè)缺乏對ERP系統(tǒng)規(guī)范化操作和運行的制度保障和管理機制，以及ERP系統(tǒng)部分功能不能適應(yīng)實際業(yè)務(wù)的變化等原因，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)信息在真實性、完整性、準確性方面存在欠缺，企業(yè)無法依賴系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計查詢、數(shù)據(jù)整合、業(yè)務(wù)監(jiān)管和決策分析，不能滿足經(jīng)營管理需要。

一、ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息存在的問題及原因分析

（一）數(shù)據(jù)信息不完整

ERP系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息不完整體現(xiàn)在兩個方面，一是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不完整，二是運行數(shù)據(jù)不完整。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是指開展業(yè)務(wù)活動所需要的基本信息，如圖書基本信息、部門信息、員工信息、客商信息等。目前出版企業(yè)普遍存在圖書基本信息的不完整，部分出版物品種未通過出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)進行管理的情況。產(chǎn)生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息不完整的主要原因有兩方面：一是ERP系統(tǒng)未實現(xiàn)書號申領(lǐng)審核環(huán)節(jié)的統(tǒng)一管理，出版企業(yè)在書號實名申領(lǐng)流程中越過ERP系統(tǒng)的選題、立項等過程直接進行；二是出版企業(yè)從盈余管理與自身管理便利性角度出發(fā)，將出版物品種有選擇地納入出版業(yè)務(wù)ERP管理；此外由于出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)功能的不完善，無法支持某些特殊出版物品種的業(yè)務(wù)處理流程，造成特殊出版物無法在出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)中進行管理。

運行數(shù)據(jù)是指出版企業(yè)在經(jīng)營過程中每筆業(yè)務(wù)發(fā)生時在出版ERP系統(tǒng)中產(chǎn)生的事務(wù)處理信息，如成本核定單、發(fā)貨單、退貨單、收款單等。目前出版企業(yè)在部分圖書出版關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上存在著運行數(shù)據(jù)信息的缺失情況。如在圖書的成本歸集環(huán)節(jié)中，部分出版物的成本項目校對費、版權(quán)費等未在ERP系統(tǒng)內(nèi)進行核定，有的出版企業(yè)未在ERP系統(tǒng)中進行編錄經(jīng)費的分攤。產(chǎn)生運行數(shù)據(jù)信息不完整的主要原因是，雖然出版企業(yè)在ERP系統(tǒng)實施過程中對業(yè)務(wù)全流程進行了全面梳理并在系統(tǒng)中予以規(guī)范，但在后期的使用過程中，出版業(yè)務(wù)的發(fā)展不可避免會帶來新的業(yè)務(wù)模式，而出版企業(yè)對于在系統(tǒng)中應(yīng)用新的業(yè)務(wù)流程或者變更原有業(yè)務(wù)流程的隨意性大，加上缺乏相關(guān)配套的管理制度，業(yè)務(wù)流程在ERP系統(tǒng)中的不完整、不規(guī)范直接導(dǎo)致了運行數(shù)據(jù)的不完整。

（二）數(shù)據(jù)信息不及時

出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息的不及時是指出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)在進行出版物品種成本核算的過程中，出版企業(yè)編務(wù)費用與印務(wù)費用的歸集滯后于銷售的情況。根據(jù)2004年《新聞出版企業(yè)財務(wù)核算辦法》的要求，將出版物品種成本歸集流程區(qū)分為核定與支付兩個環(huán)節(jié)，使出版物在銷售環(huán)節(jié)中的成本盡可能接近于真實成本，以保證出版企業(yè)單書成本核算的準確性，真實反映出版企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績。但是，出版企業(yè)實際使用系統(tǒng)時，無論編務(wù)費用還是印務(wù)費用大多數(shù)都未能在系統(tǒng)上及時核定完成，導(dǎo)致大量出版物在銷售時按系統(tǒng)預(yù)估成本進行結(jié)轉(zhuǎn)，造成出版企業(yè)當期利潤不真實。如果系統(tǒng)設(shè)置的預(yù)估成本比例過低，會導(dǎo)致出版物銷售前期利潤虛高，等到出版物成本歸集齊全后，由于系統(tǒng)的差額處理機制，又會造成出版物利潤后期虛低。反之，則利潤前期低后期高。完全扭曲了出版企業(yè)的真實業(yè)績。

造成出版物成本歸集不及時的主要原因，是實施出版ERP系統(tǒng)之前，成本核定歸集流程主要是由財務(wù)部門完成，雖然在傳統(tǒng)手工方式下無法保證單本書成本歸集的準確性，但財務(wù)部門從確保賬務(wù)處理與報表數(shù)據(jù)合理性角度出發(fā)，會主動及時地完成成本歸集工作。而在ERP環(huán)境下，系統(tǒng)為保證圖書成本的真實準確，將圖書成本核算與圖書項目管理過程相結(jié)合，圖書成本核定由圖書項目責(zé)任人完成，即編輯與編務(wù)部門負責(zé)編務(wù)費用核定，印務(wù)部門負責(zé)印務(wù)費用的核定。由于圖書項目責(zé)任人不適應(yīng)費用核定流程的改變，對圖書成本核定及時性的認識不夠，對費用歸集工作主動性不足，同時在管理制度與考核機制上又缺少相應(yīng)的規(guī)范與約束機制，直接導(dǎo)致了出版企業(yè)大量圖書成本歸集嚴重滯后的問題。

（三）數(shù)據(jù)信息不準確

數(shù)據(jù)信息的準確性是指納入出版業(yè)務(wù)ERP信息系統(tǒng)管理的出版物品種的數(shù)據(jù)信息是否存在異常或錯誤。出版企業(yè)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息準確性問題主要表現(xiàn)在由于出版物品種版、印次管理混亂導(dǎo)致的數(shù)據(jù)信息錯誤。在出版業(yè)務(wù)ERP信息系統(tǒng)實施階段，根據(jù)出版物成本核算辦法的相關(guān)要求，在系統(tǒng)初始設(shè)置上一般均采用了圖書按印次建立成本卡片，按版次（品種）進行效益核算的方式。而在實際使用過程中，部分出版企業(yè)出于查詢便利或其他目的，修改原本的版印次管理方式，將圖書版次（品種）管理變更為印次管理，即一個圖書品種的多個印次均生成獨立的產(chǎn)品信息，按圖書印次進行效益核算。而出版企業(yè)在圖書發(fā)貨、退貨流程上的管理水平又無法滿足印次管理的要求，同一版次圖書在不同印次之間數(shù)據(jù)重復(fù)計算、重復(fù)盤點等問題產(chǎn)生了圖書數(shù)據(jù)信息的錯誤。由于品種版印次管理混亂，多個品種圖書出現(xiàn)凈發(fā)貨數(shù)量大于印量、期末結(jié)存的庫存圖書出現(xiàn)負數(shù)的情況。

二、ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息質(zhì)量問題影響財務(wù)信息質(zhì)量

ERP系統(tǒng)在底層上實現(xiàn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的高度集成，出版物品種的全流程核算過程均在業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成后并傳遞至財務(wù)系統(tǒng)中生成對應(yīng)憑證，ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息成為企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)的源頭。由于ERP數(shù)據(jù)信息完整性、及時性與準確性上存在的問題，其結(jié)果必然導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)與財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致,財務(wù)信息的真實性、準確性存在欠缺。因此，只有保證出版企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的真實、準確和完整，才能保障財務(wù)信息質(zhì)量，使得ERP系統(tǒng)環(huán)境下產(chǎn)生的財務(wù)報表真實反映企業(yè)的資產(chǎn)負債狀況和盈利情況。

三、出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)規(guī)范化運行的建議

（一）建立ERP系統(tǒng)規(guī)范化運行和操作制度。企業(yè)應(yīng)制定出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)管理辦法和具體操作規(guī)范，明確企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)、人員在系統(tǒng)運行和使用程中的工作職責(zé)，統(tǒng)一認識，明確目標，理清思路，制定標準。建立出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)內(nèi)流程變更與審核制度，及時發(fā)現(xiàn)并糾正不規(guī)范的業(yè)務(wù)流程，保證系統(tǒng)內(nèi)運行數(shù)據(jù)的完整；建立有效的系統(tǒng)反饋機制與溝通渠道，及時獲得出版企業(yè)系統(tǒng)使用需求，與軟件廠商緊密聯(lián)系，保證系統(tǒng)功能的完整性與先進性，使系統(tǒng)應(yīng)用能夠充分滿足出版企業(yè)業(yè)務(wù)流程變動的需要。

（二）進行統(tǒng)一的圖書成本歸集時效管理。由編輯負責(zé)的費用，應(yīng)根據(jù)出版合同、裝幀設(shè)計單、審稿費標準等規(guī)定，在圖書付印后的一定期限內(nèi)完成“編務(wù)費用”歸集；由印務(wù)部門負責(zé)的費用，在圖書入庫后的一定期限內(nèi)，根據(jù)印制（加工）合同、用料申請單，完成“印務(wù)費用”歸集。同時建立相應(yīng)的成本歸集考核獎懲機制，提高有關(guān)人員執(zhí)行成本歸集的責(zé)任意識,保證成本及時歸集，保障財務(wù)信息的真實。

（三）建立出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系，對出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的收集、保存、分析、報告等要素進行梳理與規(guī)范，建立起出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)標準、技術(shù)標準、管理標準、質(zhì)量標準等內(nèi)容，制定數(shù)據(jù)質(zhì)量管控規(guī)范，明確相關(guān)部門人員在數(shù)據(jù)質(zhì)量管理中包含的工作職責(zé)和工作流程，采用技術(shù)與管理相結(jié)合的建設(shè)方式，最終形成符合出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)規(guī)范化管理需要的數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系，從而保證信息數(shù)據(jù)的準確性。

（四）加強內(nèi)部審計監(jiān)督。將出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量作為內(nèi)部審計程序的一部分，對出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息的完整性、及時性與準確性進行定期評價，發(fā)現(xiàn)并糾正業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)存在的差異。