吳小園

摘 要：本文以《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）為研究對(duì)象，分析探討了新《規(guī)則》中不夠完善和值得商榷的地方：頁碼編制的位置，檔案門類的概念，歸檔章的樣式和位置，件號(hào)的書寫，歸檔文件目錄的設(shè)置。以期為各高等院校和檔案部門學(xué)習(xí)和貫徹新版標(biāo)準(zhǔn)提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：歸檔文件；整理規(guī)則；探討

國家檔案局在2015年10月25日發(fā)布，于2016年6月1日開始實(shí)施中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）（文中簡稱為新《規(guī)則》）。此次頒布的歸檔文件整理規(guī)則，相比之前DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》有了一些新的變化，比如適用范圍不僅包括了紙質(zhì)文件還有電子文件，對(duì)歸檔文件分類方法做了調(diào)整，還有添加了檔號(hào)，編頁等要求?？傮w看新《規(guī)則》更符合當(dāng)前形勢下的檔案工作，適用主體明確、適用范圍更廣；細(xì)化新增了整理規(guī)則，完善了操作規(guī)范；規(guī)定更加科學(xué)和規(guī)范等。

按照新《規(guī)則》規(guī)定，新《規(guī)則》適用檔案的類別主要是各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織的文書檔案。而高校檔案工作在分類、整理方法等與普通文書檔案還有許多區(qū)別。為此，筆者試著按照新《規(guī)則》整理了2016年的文書檔案，在此過程中卻發(fā)現(xiàn)新《規(guī)則》存在部分不夠完善和值得商榷的地方，在此提出并探討。

1 頁碼編制的位置

新規(guī)則要求頁碼宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或者背面左上角的空白位置。筆者認(rèn)為頁碼還是編制在右下角或背面左下角適宜一些。目前，高校執(zhí)行的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等都要求頁碼編制在正面右下角或背面左下角，這也與一般常見的書籍、資料等頁碼編制習(xí)慣一致。如突然要求變更多年的編碼位置習(xí)慣，一來不方便書寫和閱讀，無論是整理檔案的人員還是后期查找利用者都受到影響；二來也不便保持同一單位檔案外觀的統(tǒng)一性。另外，在實(shí)踐中也發(fā)現(xiàn)：如果編制頁碼與文件原有頁碼相同又保持原頁碼不變，最終導(dǎo)致歸檔文件里有的頁碼在正面右上角或者背面左上角，有的頁碼在正面右下角或者背面左下角。一會(huì)上一會(huì)下讓人會(huì)有點(diǎn)混亂，也不便于文件整理的統(tǒng)一性和一致性。

如果頁碼編制到右下角或背面左下角，這樣既符合人們的編制頁碼、閱讀文件的習(xí)慣，也保持了頁碼編制位置的一致性。如果編制的頁碼與原有文件頁碼相同，那就不需要編制，保持原有頁碼右下角或背面左下角不變。若不相同用黑色簽字筆或者頁碼機(jī)重新編制在右下角或背面左下角也就是原有頁碼邊上，一般文件原有頁碼也比較靠上，右下角或者背面左下角空白位置還是很多，有空間并且也很容易區(qū)分，不會(huì)存在兩個(gè)頁碼沖突的現(xiàn)象。

2 檔案門類的概念

在檔號(hào)編制過程中提出了要填寫一個(gè)檔案門類這一項(xiàng)，但對(duì)具體什么是檔案門類這個(gè)概念基本沒有介紹。長期以來我國對(duì)檔案門類這一概念的劃分也一直沒有一個(gè)明確標(biāo)準(zhǔn)，比如高校檔案在沒有提出門類之前一般都是按照實(shí)體分類法進(jìn)行劃分。一般有DQ黨群，XZ行政， JX教學(xué)，KY科學(xué)研究，CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)，JJ基本建設(shè)，SB儀器設(shè)備，CB出版，WS外事，CK財(cái)會(huì)等10個(gè)一級(jí)類目。按照新《規(guī)則》規(guī)定，該標(biāo)準(zhǔn)適用于文書檔案保管的歸檔文件整理，高校檔案中黨群和行政類檔案，均屬文書檔案范疇，肯定要執(zhí)行新《規(guī)則》規(guī)定；剔除科技和會(huì)計(jì)檔案，還有教學(xué)、出版、外事等3類檔案，不知是否要執(zhí)行新《規(guī)則》規(guī)定，此概念模糊不清。既然要求統(tǒng)一填寫門類，那是否需要對(duì)具體各個(gè)行業(yè)門類有個(gè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，否則增加的門類就變成了雞肋，難以執(zhí)行或者由于對(duì)這個(gè)概念理解有誤而造成編寫錯(cuò)誤，那后面要改也困難了。所以筆者建議新規(guī)則能對(duì)檔案門類的劃分有更多的解讀，規(guī)定更詳細(xì)一點(diǎn)，更便于檔案業(yè)務(wù)人員的實(shí)踐操作。

3 歸檔章的樣式和位置

在新的規(guī)則中歸檔章在刻制上省略了“全宗號(hào)”，“ 年度”，“ 件號(hào)”，“ 頁碼”等提示性文字。但筆者認(rèn)為這幾個(gè)標(biāo)識(shí)不應(yīng)省略，而因保留。首先制作歸檔章刻制這幾個(gè)字占用不了多少空間，筆者在制作今年新的歸檔章的時(shí)候試著制作了兩個(gè)模板，一個(gè)有文字一個(gè)沒有文字，發(fā)現(xiàn)其實(shí)從節(jié)省空間來說相差不了多少。其次因?yàn)樘顚戫?xiàng)目有點(diǎn)多，如果沒有提示性文字有可能會(huì)串行，或者寫錯(cuò)，極大增加了出錯(cuò)的概率。再次因?yàn)樘顚懙膬?nèi)容一般都是代碼或者數(shù)字，有時(shí)候如果沒有提示性文字會(huì)增加識(shí)別的難度，所以從實(shí)踐角度來說還是添加上比較方便也便于理解和檢索。

另外，新《規(guī)則》中對(duì)歸檔章的蓋章位置仍然沒有明確，只是簡單敘述為“文件首頁上端的空白位置”，這給實(shí)際操作帶來很多的不確定和不統(tǒng)一，影響了檔案的美觀，同時(shí)也不利于根據(jù)歸檔章進(jìn)行檔案的快速查找、取出和放回。建議新《規(guī)則》能對(duì)歸檔章的加蓋位置給予明確的規(guī)定和敘述，以便檔案業(yè)務(wù)人員操作的統(tǒng)一、日后利用的方便。

4 件號(hào)的書寫

在檔號(hào)編制中規(guī)定件號(hào)，要求用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位前面用0補(bǔ)足，而后面給的歸檔章示例中件號(hào)又是直接阿拉伯?dāng)?shù)字，沒有補(bǔ)位一說，前后不一致。不知是后面給的歸檔章示例圖畫錯(cuò)了還是原意就是如此，只是檔號(hào)編制的時(shí)候件號(hào)用四位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，不足用0補(bǔ)位。歸檔章和檔案盒脊上件號(hào)不用0補(bǔ)位，直接填寫排列順序號(hào)，意思不明讓實(shí)際操作時(shí)有點(diǎn)拿捏不準(zhǔn)，到底應(yīng)該以那個(gè)為主。新《規(guī)則》中件號(hào)填寫文字表述與附錄圖示存在矛盾的現(xiàn)象，影響了檔案業(yè)務(wù)人員的實(shí)際操作。因此，建議新《規(guī)則》對(duì)件號(hào)在歸檔章的具體填寫方法應(yīng)予以明確。

5 歸檔文件目錄的設(shè)置

歸檔文件目錄中所填寫的項(xiàng)目有點(diǎn)繁多，在原來舊版目錄基礎(chǔ)上增加了序號(hào)、密級(jí)。但事實(shí)上序號(hào)和檔號(hào)中的件號(hào)都是歸檔文件排列的順序號(hào)，性質(zhì)是一樣的，有重復(fù)之嫌。一個(gè)意思不同的名稱，一會(huì)序號(hào)，一會(huì)件號(hào)也會(huì)讓人產(chǎn)生疑惑。所以筆者認(rèn)為可以去掉序號(hào)，保留檔號(hào)就夠了。即便是要做統(tǒng)計(jì)直接看檔號(hào)的件號(hào)就可以了。另外密級(jí)的有無也存在商榷，一般文件都是沒有密級(jí)的，只有極少數(shù)有，為了極少數(shù)而增加這一欄作用不大。即便是有些涉密的文件完全可以在備注欄錄入，所以筆者覺得在歸檔文件目錄中去掉序號(hào)和密級(jí)比較穩(wěn)妥。再者歸檔文件目錄表格要求頁面采用橫向設(shè)置，這一點(diǎn)也是值得探討。一般我們錄入一條歸檔目錄，頁面豎置完全沒有問題，不存在打印不下，還是沿用以前豎向設(shè)置比較好，因?yàn)槲募旧矶际秦Q向的，目錄也豎向符合人們的閱讀習(xí)慣。

以上就是筆者的一些不成熟的看法，主要分析探討了新《規(guī)則》中不夠完善和值得商榷的地方：頁碼編制的位置，檔案門類的概念，歸檔章的樣式和位置，件號(hào)的書寫，歸檔文件目錄的設(shè)置。如果有不當(dāng)之處大家可以探討指正。新的整理規(guī)則也是對(duì)我們文書整理行業(yè)一次改革和創(chuàng)新，對(duì)各單位做好文書檔案文件材料和電子文件管理工作都有較強(qiáng)的借鑒和指導(dǎo)意義。當(dāng)然，一個(gè)新標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)也是需要通過實(shí)踐檢驗(yàn)的，需要不斷更新才能趨于完善。

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