張鳳麗

科技期刊學(xué)術(shù)會(huì)議專欄成功策劃策略

張鳳麗

會(huì)議專欄是科技期刊選題策劃的重要形式。以《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》為例，探討學(xué)術(shù)會(huì)議專欄成功策劃策略，介紹制定詳細(xì)選題計(jì)劃、獲取有效會(huì)議信息、會(huì)前充分準(zhǔn)備、會(huì)中積極組稿、會(huì)后嚴(yán)控審稿和編加環(huán)節(jié)等是成功策劃學(xué)術(shù)會(huì)議專欄，擴(kuò)大優(yōu)秀稿源、提高期刊質(zhì)量的主要環(huán)節(jié)。

科技期刊；會(huì)議專欄；選題策劃

[作 者]張鳳麗，碩士，中國(guó)科學(xué)院沈陽(yáng)應(yīng)用生態(tài)研究所《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》副編審。

科技期刊是科研工作者發(fā)布科研成果的重要平臺(tái)，而學(xué)術(shù)會(huì)議匯集了行業(yè)最新的學(xué)術(shù)觀點(diǎn)、最熱門的研究報(bào)告和最前沿的科研工作者。在學(xué)術(shù)會(huì)議上，與會(huì)者的交流報(bào)告很多未經(jīng)發(fā)表，且大多為新近研究成果，時(shí)效性高、熱點(diǎn)多、前瞻性好。搜索有效學(xué)術(shù)會(huì)議信息，進(jìn)行選題策劃，參加學(xué)術(shù)會(huì)議、組織會(huì)議專欄是科技期刊編輯擴(kuò)大稿源、組織優(yōu)秀稿件、提升學(xué)術(shù)質(zhì)量的重要途徑。下面就以筆者就職的《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》為例，就科技期刊策劃會(huì)議專欄的步驟和策略進(jìn)行探討和剖析，以便期刊同仁分享和交流。

一、搜索學(xué)術(shù)會(huì)議信息，確定專欄選題

目前，有越來(lái)越多的學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)經(jīng)常定期或不定期舉辦各種形式的學(xué)術(shù)會(huì)議，以便同行學(xué)者之間的學(xué)術(shù)交流[1]。學(xué)術(shù)會(huì)議眾多，而科技期刊編輯的時(shí)間、精力有限，如何搜索選擇與本期刊刊登范圍、辦刊宗旨相符合的學(xué)術(shù)會(huì)議是確定專欄選題的首要工作?？梢酝ㄟ^(guò)“中國(guó)學(xué)術(shù)會(huì)議在線”（http：//www.meeting.edu.cn/meeting/indexS.jsp）、“科學(xué)網(wǎng)”（http：//www.sciencenet.cn/）、相關(guān)學(xué)會(huì)（中國(guó)生態(tài)學(xué)會(huì)及各專業(yè)委員會(huì)）網(wǎng)站等獲取會(huì)議信息[2]，也可通過(guò)與專家、作者、讀者的日常溝通中獲得相關(guān)會(huì)議信息。對(duì)關(guān)注的會(huì)議，如果已經(jīng)有正式的會(huì)議通知，則下載后仔細(xì)閱讀，如果會(huì)議通知上標(biāo)明了會(huì)議論文會(huì)統(tǒng)一推薦到某期刊發(fā)表，則進(jìn)行組稿的意義不大，當(dāng)然編輯也可參會(huì)進(jìn)行學(xué)習(xí)和交流；如果還沒(méi)有正式的會(huì)議通知或者會(huì)議通知上沒(méi)有寫明推薦到某期刊發(fā)表，則可重點(diǎn)關(guān)注進(jìn)行選題策劃工作?！稇?yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》編輯部每年年初都會(huì)讓編輯列出學(xué)術(shù)會(huì)議參會(huì)及組稿計(jì)劃，督促專欄選題策劃工作。有的會(huì)議為大型的綜合性年會(huì)，則可以根據(jù)刊物既定目標(biāo)，針對(duì)每個(gè)分會(huì)場(chǎng)議題進(jìn)行專欄的選題策劃工作。選題確定后，要列出詳細(xì)的計(jì)劃和實(shí)施步驟，每個(gè)步驟制定具體的可操作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，尤其是刊出時(shí)間，最好小于刊物正常的出版周期，以突出時(shí)效性，并列出可能出現(xiàn)的情況及應(yīng)對(duì)措施，以保證會(huì)議專欄的順利實(shí)施。例如：中國(guó)生態(tài)學(xué)會(huì)每年都召開學(xué)術(shù)年會(huì)，以此為契機(jī)，《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》從2011年起幾乎每年都針對(duì)此會(huì)議列出選題計(jì)劃，策劃會(huì)議專欄，至今已經(jīng)出版了5期（表1），收稿200余篇，刊發(fā)80篇，占各期總發(fā)稿量的40%，反響較好。

表1：《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》2007—2016年發(fā)表專欄統(tǒng)計(jì)

二、參加學(xué)術(shù)會(huì)議，進(jìn)行組稿工作

（一）會(huì)前充分準(zhǔn)備材料

參加學(xué)術(shù)會(huì)議是進(jìn)行會(huì)議專欄組稿工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，會(huì)前準(zhǔn)備工作必須充分到位。首先要與會(huì)務(wù)組工作人員（最好是主要負(fù)責(zé)人）通過(guò)電話、郵件聯(lián)系，闡明專欄征稿意向，并征求組稿形式。如果會(huì)務(wù)組能配合在會(huì)議通知中注明會(huì)議論文推薦到本期刊發(fā)表的相關(guān)內(nèi)容是最好的征稿形式。如果會(huì)議通知中沒(méi)有相關(guān)內(nèi)容，則需要編輯在參加會(huì)議前印制征稿啟事、專欄宣傳單（卡片，書簽），或者制作宣傳海報(bào)，準(zhǔn)備期刊介紹的幻燈片等。以上材料務(wù)必詳細(xì)列出專欄的名稱、投稿的渠道和具體的操作方式、征稿截止時(shí)間、擬定刊發(fā)的具體卷期等內(nèi)容，使參會(huì)人員在會(huì)后投稿時(shí)能對(duì)整個(gè)專欄有詳細(xì)的了解。有自建網(wǎng)站的期刊，在組織會(huì)議專欄時(shí)也可在網(wǎng)站中發(fā)布征稿啟事及會(huì)議通知等內(nèi)容，以便作者及時(shí)了解相關(guān)信息。

會(huì)議報(bào)道要提前到達(dá)，以便及時(shí)與會(huì)務(wù)組聯(lián)系，如果能將征稿啟事或者宣傳單放到會(huì)議資料中，與會(huì)務(wù)組一起發(fā)放，則比較省時(shí)、省力，提高效率；如果不能，則需在會(huì)議報(bào)道時(shí)間或者會(huì)場(chǎng)發(fā)放宣傳資料。還需與會(huì)務(wù)組協(xié)調(diào)海報(bào)的放置位置和時(shí)間，正式會(huì)議期間主辦方如果能安排時(shí)間介紹期刊，則需提前準(zhǔn)備好幻燈片。除了上述組稿的準(zhǔn)備工作外，為了在會(huì)議期間與專家、科研人員更順暢地交流，還要提前查閱資料，對(duì)參會(huì)主要專家、學(xué)者的主要研究領(lǐng)域和研究?jī)?nèi)容有大概的了解，以便對(duì)重點(diǎn)組稿對(duì)象進(jìn)行針對(duì)性地約稿[3]。凡事預(yù)則立，會(huì)前做好準(zhǔn)備工作會(huì)起到事半功倍的效果。例如，“中國(guó)青年生態(tài)學(xué)工作者學(xué)術(shù)研討會(huì)”每?jī)赡暾匍_1次，編輯積極與主辦方“中國(guó)生態(tài)學(xué)會(huì)”聯(lián)系，得到組委會(huì)的積極配合，在會(huì)議通知中直接將《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》作為會(huì)議論文的推薦期刊，并在大會(huì)上對(duì)投稿方式和截稿時(shí)間進(jìn)行了簡(jiǎn)短的介紹，這有力地推動(dòng)了會(huì)議專欄組稿工作的進(jìn)行，使會(huì)議專欄順利出版。

（二）會(huì)中積極宣傳約稿

做好了會(huì)前的準(zhǔn)備工作，那么會(huì)中除了按部就班對(duì)期刊進(jìn)行全面宣傳外，聽報(bào)告和會(huì)下交流也是組稿的重要形式。會(huì)議報(bào)告一般分為主會(huì)場(chǎng)報(bào)告和各分會(huì)場(chǎng)報(bào)告，主會(huì)場(chǎng)報(bào)告時(shí)間、地點(diǎn)統(tǒng)一，可以全程參與，而且報(bào)告人一般都是研究領(lǐng)域內(nèi)最杰出的學(xué)者和特邀嘉賓，所以他們的報(bào)告要仔細(xì)聆聽，做好記錄，尤其注意他們所在研究團(tuán)隊(duì)的狀況，標(biāo)記好聯(lián)系方式，以便會(huì)后跟蹤組稿。各分會(huì)場(chǎng)報(bào)告由于時(shí)間、地點(diǎn)的限制，不能全部參與，則需將會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行比較，選擇參會(huì)，如可以選擇編輯感興趣的研究?jī)?nèi)容，既能組稿，又能學(xué)習(xí)；也可以參加有熟知專家的報(bào)告，既能重點(diǎn)約稿，又能利用會(huì)議間隙交流，增加重點(diǎn)稿件約稿的成功率[4]?？傊?，會(huì)中編輯要統(tǒng)籌安排，仔細(xì)策劃，主動(dòng)出擊，既要全面宣傳期刊，也要針對(duì)重點(diǎn)對(duì)象約稿，充分利用有限的時(shí)間，提高期刊知名度，爭(zhēng)取為會(huì)議專欄組織到更多優(yōu)秀的稿件。

（三）會(huì)后跟蹤組稿

會(huì)議結(jié)束后，要立即建立會(huì)議專欄的投稿渠道，因目前大部分科技期刊都有網(wǎng)站及遠(yuǎn)程投稿系統(tǒng)，因此需在系統(tǒng)中擬投稿欄目新建會(huì)議專欄，這個(gè)工作也可在會(huì)前就提前做好。會(huì)議稿件投稿有兩種形式：一種為編輯部與會(huì)議主辦方協(xié)商，經(jīng)參會(huì)人員同意，統(tǒng)一組織投稿，一種為參會(huì)人員自己投稿。前一種形式來(lái)稿比較集中，便于編輯部統(tǒng)一處理，后一種比較靈活，但時(shí)間跨度要大一些。對(duì)于重點(diǎn)約稿的對(duì)象，編輯會(huì)后要與其保持聯(lián)系，提醒欄目截稿時(shí)間，當(dāng)然對(duì)于一些特殊情況，在不耽誤稿件處理和刊出的情況下，時(shí)間可以靈活掌握。在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間，如專欄征稿截止前一個(gè)月，針對(duì)會(huì)議參會(huì)人員統(tǒng)一發(fā)送郵件，提醒時(shí)間和投稿方式，并對(duì)回復(fù)人員最好標(biāo)記。對(duì)于明確不能投稿專欄的專家、學(xué)者也要最好標(biāo)記和分類，定期聯(lián)系或者推送期刊論文內(nèi)容，使其成為期刊潛在的審稿專家和作者群體。

三、會(huì)議專欄的按期出版

（一）嚴(yán)控審稿

會(huì)議統(tǒng)一組織的稿件，因?yàn)閿?shù)量較多，作者的水平層次不一，稿件質(zhì)量參差不齊，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的三審制，對(duì)于集中來(lái)稿的會(huì)議稿件，本刊的經(jīng)驗(yàn)是：先請(qǐng)會(huì)議組委會(huì)指定一名或多名專家進(jìn)行初篩（初審）工作，然后將符合要求的稿件集中交予編輯部處理，編輯部一般還要邀請(qǐng)至少兩名專家進(jìn)行外審，對(duì)文章的學(xué)術(shù)質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，最后主編終審?fù)ㄟ^(guò)后發(fā)稿，這就保證了所組稿件的學(xué)術(shù)質(zhì)量[5-6]。對(duì)于參會(huì)人員自由來(lái)稿的情況，則按照正常的三審制進(jìn)行審稿工作。

（二）仔細(xì)編輯加工和校對(duì)

專欄稿件通過(guò)三審后進(jìn)入編輯加工階段，編輯從文章組織形式、語(yǔ)句表達(dá)、圖表編排、單位和符號(hào)規(guī)范、參考文獻(xiàn)核對(duì)等方面對(duì)文章進(jìn)行仔細(xì)編輯加工，與作者進(jìn)行多次溝通修改，以使文章達(dá)到編排要求。校對(duì)階段嚴(yán)格執(zhí)行三校一讀和責(zé)任校對(duì)制度，對(duì)于問(wèn)題較多的稿件，增加校次，以減少差錯(cuò)率，保證專欄稿件的出版質(zhì)量。達(dá)到齊、清、定的稿件統(tǒng)一排版，并完成校對(duì)后，責(zé)任編輯需要撰寫編者按，對(duì)會(huì)議專欄進(jìn)行簡(jiǎn)單的介紹，對(duì)專欄來(lái)稿量、刊發(fā)量等作一個(gè)簡(jiǎn)單的總結(jié)，并刊登在欄目第一篇文章的第一頁(yè)處。以《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》為例，為了突出專欄效果，擴(kuò)大影響，一般都將專欄文章放到當(dāng)期的第一部分，則編者按放到當(dāng)期首篇文章的首頁(yè)。

（三）按期出版

由于專欄來(lái)稿的時(shí)限較長(zhǎng)，審稿工作是逐步進(jìn)行的，因此必須注意時(shí)間節(jié)點(diǎn)，以保證專欄文章的時(shí)效性，這就需要審稿、編輯加工、排版、校對(duì)等環(huán)節(jié)交叉同時(shí)進(jìn)行，編輯需統(tǒng)籌兼顧，細(xì)致分類，認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)刈龊妹總€(gè)環(huán)節(jié)的工作，并規(guī)定完成時(shí)限。以《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》2016年第4期發(fā)表的“中國(guó)生態(tài)學(xué)學(xué)會(huì)2015年學(xué)術(shù)年會(huì)會(huì)議專欄”為例，該專欄文章投稿時(shí)間達(dá)4個(gè)多月，有的作者在參會(huì)前投稿，審理完成后即進(jìn)入編輯加工和排版階段，分批次甚至單篇進(jìn)入后面處理環(huán)節(jié)；有的投稿時(shí)間較晚（會(huì)后一段時(shí)間投稿），就需要編輯加快每個(gè)環(huán)節(jié)的處理步驟，加班加點(diǎn)完成審理、排版和校對(duì)工作，最終使所有文章都按照刊出計(jì)劃在2016年4期按時(shí)發(fā)表。

四、需注意的問(wèn)題

首先，選題是策劃會(huì)議專欄的重點(diǎn)，不同類型的會(huì)議要制定不同的選題計(jì)劃。對(duì)于參會(huì)人數(shù)較多的大型綜合類會(huì)議，是針對(duì)整個(gè)會(huì)議征稿，還是針對(duì)某個(gè)分會(huì)場(chǎng)征稿，要目的明確，因?yàn)檫@涉及編輯的分工協(xié)作以及預(yù)估的來(lái)稿量大?。欢鴮?duì)于參會(huì)人數(shù)較少、研究?jī)?nèi)容較窄的專業(yè)會(huì)議，由于預(yù)期來(lái)稿量不大，在組稿時(shí)一定注意跟蹤潛在作者，主動(dòng)出擊，務(wù)必落實(shí)目標(biāo)作者，否則稿源不足，會(huì)影響專欄的刊出效果。其次，對(duì)于組稿和刊出時(shí)間的把握，會(huì)前組稿還是會(huì)后組稿，還是兩者都有，根據(jù)不同情況需制定不同的組稿時(shí)間節(jié)點(diǎn)，周期以4—6月為宜，太長(zhǎng)對(duì)于先投稿的作者不公平，太短作者沒(méi)有足夠的時(shí)間撰寫文章；刊出周期也需適宜，考慮到時(shí)效性和編排周期，一般比期刊正常周期短1—3個(gè)月為宜，這樣既能吸引作者來(lái)稿，又能保證審理和編排時(shí)間，對(duì)于自由來(lái)稿的稿件也不會(huì)因?qū)诘某霭娑七t太長(zhǎng)時(shí)間。第三，需注意版權(quán)的問(wèn)題。有的會(huì)議論文結(jié)集出版，有的作為內(nèi)部資料交流。對(duì)于正式出版的論文，不能重復(fù)刊登；對(duì)于內(nèi)部資料需與作者確認(rèn)是否有在線發(fā)表等其他形式的傳播，以免產(chǎn)生版權(quán)糾紛。

學(xué)術(shù)會(huì)議匯聚的信息為學(xué)科前沿、內(nèi)容集中，針對(duì)性強(qiáng)，策劃會(huì)議專欄，對(duì)會(huì)議專題進(jìn)行集中報(bào)道，既能突出時(shí)效性，又能產(chǎn)生集團(tuán)效應(yīng)。由于《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》在組織學(xué)術(shù)會(huì)議專欄中策劃周到、操作規(guī)范、時(shí)效性強(qiáng)，受到了參會(huì)者和會(huì)議舉辦方的一致好評(píng)，很多會(huì)議舉辦方再次舉行會(huì)議時(shí)都提前與編輯部聯(lián)系專欄事宜，保持了長(zhǎng)期的合作關(guān)系。2007—2016年，《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》共發(fā)表專欄13個(gè)，幾乎每年都有1—2個(gè)專欄發(fā)表，且“中國(guó)青年生態(tài)學(xué)工作者學(xué)術(shù)研討會(huì)會(huì)議專欄”和“中國(guó)生態(tài)學(xué)學(xué)會(huì)學(xué)術(shù)年會(huì)會(huì)議專欄”為系列欄目，分別連續(xù)出版4期和5期，在讀者中得到了較好的反響。《應(yīng)用生態(tài)學(xué)報(bào)》連續(xù)4年影響因子穩(wěn)居學(xué)科前1位[7]，獲得“中國(guó)最具國(guó)際影響力期刊”稱號(hào)，并獲“中國(guó)科協(xié)精品科技期刊TOP50項(xiàng)目”資助，學(xué)術(shù)會(huì)議專欄的成功策劃為其組織優(yōu)秀稿源，提升期刊質(zhì)量起到了重要作用。今后，我們要繼續(xù)豐富學(xué)術(shù)會(huì)議專欄組稿的形式，如借鑒其他期刊主辦學(xué)術(shù)會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)[8-9]，積極擴(kuò)充稿源，引領(lǐng)科技創(chuàng)新，傳播最新科研成果，提升期刊質(zhì)量，打造精品科技期刊。[本文系精品科技期刊TOP50項(xiàng)目（2015—2017）]

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