范桂泉

摘要：檔案在社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展信息的記錄上有著極其重要的意義，同時也給有關(guān)的研究提供了非常重要的信息參考資料，伴隨著社會經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，在檔案管理事業(yè)中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也已經(jīng)得到了非常多的應(yīng)用，對于加強(qiáng)檔案管理工作往現(xiàn)代化方向發(fā)展十分的重要。據(jù)此，重點(diǎn)對信息化環(huán)境下的單位檔案管理科學(xué)化展開探討。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；單位；檔案管理；科學(xué)化

中圖分類號：F24文獻(xiàn)標(biāo)識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.23.033

在當(dāng)前我國已經(jīng)全面的進(jìn)入到了一個高度信息化的時代，在此時針對事業(yè)事業(yè)的檔案管理在工作方式上也出現(xiàn)了悄然的轉(zhuǎn)變，并且快速的朝著信息化的方向不斷前進(jìn)，在信息化環(huán)境下，單位只有實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的管理策略，并讓其真正的落實(shí)，同時對科學(xué)化的發(fā)展路徑進(jìn)行進(jìn)一步的探索，才能在真正意義上更好的和社會發(fā)展相適應(yīng)，將檔案管理工作能夠更加有效率的運(yùn)行。

1單位檔案管理中的弊端

在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，我國的單位還存在著非常多的問題，十分迫切的需要對其進(jìn)行及時的分析和解決，對于檔案工作的管理，并未引起絕大單位對此的重視，在管理制度當(dāng)中針對單位的檔案管理有著具體的體現(xiàn)，但是在實(shí)際的執(zhí)行過程中力度卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，而且最為重要的是，有關(guān)的監(jiān)管部門并沒有切實(shí)的將自身的職責(zé)履行好，這是導(dǎo)致管理制度成為擺設(shè)的一個直接原因。因?yàn)闄n案管理工作本身就屬于一個相對來講比較基礎(chǔ)的工作，因?yàn)槠涔ぷ骺菰锓ξ?，也不能在短時間內(nèi)將業(yè)績反映出來，這就導(dǎo)致絕大部分的領(lǐng)導(dǎo)還有管理人員忽視了對檔案管理的工作，因此在此方面的資金投入也是非常少，而且在更新其他設(shè)備時也未對檔案管理的各項(xiàng)設(shè)備進(jìn)行更換，這種因素也是導(dǎo)致整個檔案的管理部門的工作環(huán)境的較差，所使用的檔案柜也非常的破舊。其實(shí)嚴(yán)格意義上來講，檔案管理工作是比較負(fù)載的，但是因?yàn)椴⑽粗贫ㄒ粋€明確的規(guī)定，對檔案管理人員的專業(yè)程度進(jìn)行要求，再加上單位在資金投入和人力上投入的嚴(yán)重不足，都給檔案的管理工作造成了一定的困難，而且還有很多從未接受過檔案管理教育的人員進(jìn)行檔案的管理，造成了檔案管理人員的整體素質(zhì)普遍不高。

單位開展的檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，主要包括收集、識別、存儲、統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容。因此，人事單位必須創(chuàng)建完善的檔案管理制度，例如：系統(tǒng)人員崗位責(zé)任制，文件安全存儲系統(tǒng)等，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。但部分單位并未建立相應(yīng)的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案收集的數(shù)據(jù)不完整，文件管理質(zhì)量和數(shù)量相當(dāng)缺乏。加之，少數(shù)人事單位并未設(shè)立專門的組織，人事變動會帶來一些隨機(jī)、盲目性的檔案管理。檔案管理過程中，部分單位設(shè)施簡陋，將檔案辦公、收納放在一個辦公室內(nèi)，而辦公室并未設(shè)計(jì)鐵門、鐵窗等措施實(shí)施保護(hù)。加之，對檔案的防火、防潮等僅采用最基本的方法，管理水平及層次較低。此外，有些單位管理手段落后，調(diào)閱檔案等還依賴手工尋找方法，如果檔案反復(fù)使用、陽光照射等會導(dǎo)致檔案字出現(xiàn)跡不清晰、發(fā)黃等情況，直接威脅檔案的安全。此外，單位從事檔案管理的人在理論知識、專業(yè)素養(yǎng)和文化程度上參差不齊，檔案管理員大都是從其他崗位上轉(zhuǎn)崗來的，檔案管理專業(yè)出身的人員少之又少。即便是出身于檔案專業(yè)人員，其專業(yè)知識也比較老化，知識面較為狹窄，學(xué)歷比較低等，這些因素導(dǎo)致其難以與新形勢下檔案管理事業(yè)發(fā)展相適應(yīng)。因此，多數(shù)單位極易忽視檔案管理工作，普遍存在應(yīng)付對待檔案管理工作的情況，而檔案在選拔人事人員中的作用并未發(fā)揮出來。

2信息化環(huán)境下單位檔案管理科學(xué)化意義

2.1幫助推動社會健康的可持續(xù)發(fā)展

伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還有媒體設(shè)備不斷的發(fā)展，人們的生活方式也有了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)和社會不相適應(yīng)，針對檔案管理的發(fā)展正大步的朝著系統(tǒng)化、規(guī)范化和網(wǎng)絡(luò)化的方向進(jìn)一步的發(fā)展，因此需要有關(guān)的人員，要對社會還有科技發(fā)展的新變化進(jìn)行關(guān)注，并積極的不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)創(chuàng)新，將檔案管理的科學(xué)化水平得到進(jìn)一步的提升。

2.2幫助單位高效率、有效的運(yùn)行

檔案中的內(nèi)容能夠充分的將單位所有發(fā)展的歷史體現(xiàn)出來，并能夠非常真實(shí)的對其以往中的所有活動情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄，單位領(lǐng)導(dǎo)和決策者能夠通過對檔案管理地 借助，進(jìn)而科學(xué)全面的對單位的大概情況進(jìn)行一個了解。

2.3幫助單位進(jìn)行深化改革

針對單位的改革，我國正在積極的不斷對其進(jìn)行深化改革，在新時代要求下需要單位在政務(wù)、財(cái)務(wù)以及人員上進(jìn)行公開，而要想將這些內(nèi)容能夠會更加科學(xué)合理的公開，就需要通過對檔案管理制度進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的借助，從而得以實(shí)現(xiàn)其目的，讓社會各界都能夠通過對單位檔案資料的查閱，進(jìn)而看到單位在以往歷史中的所有面貌，這樣就在真正意義上起到了對單位有效監(jiān)督的作用，也能夠通過這發(fā)現(xiàn)一些較為優(yōu)秀的單位，并能展開進(jìn)一步合作，進(jìn)而可以一起更好的發(fā)展。

3信息化環(huán)境下單位檔案管理科學(xué)化發(fā)展策略

3.1加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識

要想真正的讓檔案管理工作所存在的問題得到切實(shí)的解決，就需要將管理者還有檔案工作人員的認(rèn)識程度得到真正的提高，只有給予這項(xiàng)工作足夠的重視，才能將這項(xiàng)工作做好，因此要讓大家充分的認(rèn)識到在工程建設(shè)當(dāng)中，檔案管理工作的重要性。單位領(lǐng)導(dǎo)干部必須高度重視檔案管理工作，將這項(xiàng)工作與干部隊(duì)伍建設(shè)放在同等重要的位置。 大力宣傳《檔案法》的學(xué)習(xí)，確保管理人員認(rèn)識到檔案工作的重要性。雖然檔案僅是企單位業(yè)務(wù)管理中的輔助內(nèi)容，但卻是這些管理層制定決定的依據(jù)，也是這些單位引入優(yōu)秀人才的信息源，能保障單位檔案管理工作順利展開。在單位應(yīng)組建專門的管理小組，定期對檔案信息實(shí)施歸檔、整理等操作，發(fā)現(xiàn)問題及時給予糾正和處理。此外，單位要對檔案管理創(chuàng)建相應(yīng)的考核制度，定期巡視、檢查檔案管理工作，推動檔案管理制度化、規(guī)范化發(fā)展。

3.2制定完善的管理制度

要想切實(shí)的實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，首先要從單位入手，加強(qiáng)他們對檔案管理的認(rèn)知程度，增強(qiáng)單位還有有關(guān)的管理人員給予檔案管理工作足夠的重視。讓單位結(jié)合自身實(shí)際的發(fā)展情況，制定出一套科學(xué)合理的檔案管理制度，并讓其在不斷的實(shí)踐過程中更加的完善。endprint

3.3促進(jìn)檔案管理的信息化

伴隨著信息化時代的到來，信息化已經(jīng)越來越成為當(dāng)今社會發(fā)展的趨勢，單位檔案管理在信息化時代下也不例外。對于檔案管理的信息化，主要是通過對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的借助，從而將紙質(zhì)文件上的所有信息資源以及影像等文件轉(zhuǎn)化成電子檔案的一種形式，通過一系列的整理讓其變得更具系統(tǒng)化和組織化，并且在一個有序的結(jié)構(gòu)當(dāng)中將所有的檔案存在信息庫當(dāng)中，對于單位檔案管理而言，電子化信息化的單位檔案能夠在真正意義上，實(shí)現(xiàn)其的自動化、網(wǎng)絡(luò)化和實(shí)時化，并且對有關(guān)工作人員的查詢也帶來了一定的方便，簡化了手工翻找的程序。

單位管理人員要注重檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理提供基礎(chǔ)保障。檔案管理者在發(fā)現(xiàn)管理設(shè)備存在問題時，要及時上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，雙方共同加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)。同時，為檔案資料建立專門的管理庫房，并做好相應(yīng)的防火、防潮、防盜等操作，如：在庫房內(nèi)配置滅火設(shè)施、設(shè)計(jì)鐵質(zhì)防盜柜等。此外，還必須設(shè)計(jì)相應(yīng)的防盜、防火等自動監(jiān)控或報(bào)警設(shè)施，利用現(xiàn)代化管理設(shè)備和技術(shù)滿足新時期檔案管理需求。運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理檔案信息，也就是依托計(jì)算機(jī)開展各項(xiàng)管理工作。檔案管理員是檔案管理的執(zhí)行者和操作者，其對檔案管理工作的質(zhì)量具有一定的影響。因此，單位要采用多元化的方法，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。例如，組織老員工學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備，針對新型檔案管理設(shè)備進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)工作，提升他們的工作技能。同時，還可以建立相關(guān)的激勵機(jī)制，鼓勵檔案管理人員對自身素質(zhì)提升，以保證工作的發(fā)展需求，更好地為檔案管理工作服務(wù)。

3.4完善檔案管理機(jī)制

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜、瑣碎的工作，單位要依據(jù)社會現(xiàn)實(shí)及本單位實(shí)際情況，不斷完善檔案管理制度，以適應(yīng)檔案管理的需要，提升檔案管理水平。尤其是建立必備的安全保障體系，對檔案實(shí)行安全管理具體內(nèi)容如下：（1）檔案室不存放易燃材料，材料必須應(yīng)避光保存，并保持一定的溫度。（2）建立計(jì)算機(jī)輔助管理相關(guān)制度，嚴(yán)格規(guī)范檔案收集、歸檔、轉(zhuǎn)出等操作。此外，為檔案工作建立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)小組，強(qiáng)化責(zé)任分工，明確各級責(zé)任，促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

4結(jié)語

在單位中，檔案管理是一個相對來說比較基礎(chǔ)性的一個工作，主要具有的特點(diǎn)包括管理性、服務(wù)性和政治性，在信息化環(huán)境下，單位應(yīng)該進(jìn)一步提升檔案管理科學(xué)化水平，這對于單位是否高效率的運(yùn)轉(zhuǎn)有著非常重要的作用，同時對于科學(xué)化的進(jìn)行檔案管理也有著十分重要的意義。在信息化環(huán)境下，單位更應(yīng)該不斷的對檔案管理的科學(xué)化路徑進(jìn)行探索，同時通過對網(wǎng)絡(luò)的利用進(jìn)行檔案管理的進(jìn)一步實(shí)施，積極的對和檔案管理有關(guān)的知識進(jìn)行學(xué)習(xí)，和單位在進(jìn)行檔案管理工作過程中的問題切實(shí)的結(jié)合起來，提出科學(xué)可行的建議。本文主要就在數(shù)字化時代下，我國單位在進(jìn)行檔案管理當(dāng)中所存在的一些弊端，并分析其在信息化環(huán)境下的發(fā)展路徑，以便能夠?qū)ξ覈鴨挝坏膫鹘y(tǒng)單位管理方式進(jìn)行改進(jìn)。

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作者簡介：文瓊（1981-），女，湖南長沙人，湖南信息學(xué)院管理學(xué)院講師，碩士，研究方向：人力資源管理及區(qū)域經(jīng)濟(jì)。endprint