畢衛(wèi)平

摘 要：檔案保護是指對各單位在工作過程中產(chǎn)生的各種文字、圖像、數(shù)據(jù)、視頻等信息進行管理和保護，最大程度上提升其留存時間，以便滿足于歷史查閱需求。檔案保護是檔案管理中的關(guān)鍵內(nèi)容，是確保資料信息歸檔后再使用的前提，同時也是促進各單位實現(xiàn)后續(xù)良好發(fā)展的基礎(chǔ)支撐。對新聞單位來說其檔案資料涉及范圍較廣、內(nèi)容較多，在對檔案進行管理和保護上存在較大難度，對此必須要加強重視。本文在此結(jié)合工作，主要闡述了檔案保護工作的重要意義，指出當前檔案保護工作中存在的問題，并提出幾點做好檔案保護的措施。

關(guān)鍵詞：檔案；保護；存在問題；措施

檔案保護是檔案管理中的核心內(nèi)容，具有一定特殊性，檔案保護的最終目的是為了確保檔案質(zhì)量，避免在日常使用過程中造成的損壞，以延長檔案壽命。這樣能夠更好地保證檔案得到有效地利用，也能更好地對檔案的歷史性和真實性進行保護。檔案保護技術(shù)在發(fā)展過程中，要對先進的技術(shù)進行應(yīng)用，這樣可以在一定程度上促進檔案保護相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，也能最大程度上保證保護技術(shù)工作的質(zhì)量。檔案保護技術(shù)工作在發(fā)展過程中也存在著一些問題，對出現(xiàn)的問題進行解決，才能更好地對檔案進行保護。據(jù)多年的檔案管理工作經(jīng)歷，要做好檔案的保護工作，不是一件容易的事，特別是在當前數(shù)據(jù)化、信息化時代，還有待進一步的提高。對此，淺陳己見。

1 檔案保護工作的重要意義

檔案是我國檔案館的主要儲藏史料。檔案室是檔案館工作的最基本的組織和存儲中心，保存了各種各樣的載體檔案。根據(jù)“檔案法”第三章第十一條規(guī)定：“組織、機關(guān)、單位等團體在經(jīng)營運轉(zhuǎn)過程中必須按照國家要求，定期將檔案交給檔案館[1]。雖然綜合檔案室不是檔案的最終目的地，但是在檔案轉(zhuǎn)入檔案館之前要保存10年或20年，因此在綜合檔案室里，各單位的檔案保護工作做得好壞，不僅涉及到檔案自身保存質(zhì)量，而且影響到檔案館的使用情況，也影響檔案館檔案工作的整體管理水平和有效利用。因此，保護檔案的完整性和安全性，延長檔案的使用壽命，保護好基層檔案具有重要意義。作為重慶最大的媒體單位，重慶日報報業(yè)集團黨委對檔案保護工作高度重視，為了更好地保護新聞檔案無形資料，改變以前保管條件差的現(xiàn)狀，2012年在進行重慶新聞傳媒中心新大樓設(shè)計時，將重報集團綜合檔案庫房按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求進行設(shè)計，并多次征求重慶市檔案局相關(guān)部門的意見，確定設(shè)計施工方案。綜合檔案室由閱覽室、目錄查閱室、檔案整理室、過渡間、綜合檔案庫房、新聞檔案庫房、財務(wù)檔案庫房、人事檔案庫房等組成，共計面積1300平方米，其中庫房面積1100平方米，安裝智能密集架1400立方米，配置了中央空調(diào)及風(fēng)管機雙套系統(tǒng)、新風(fēng)換氣系統(tǒng)、高壓細水霧系統(tǒng)、除濕機、消毒殺蟲柜、防磁防潮光盤柜等設(shè)施，共計投資280萬元。重報集團綜合檔案室室藏包括：新聞、文書、基建、會計、審計、聲像、實物等七大門類檔案，其中保存的新聞檔案有包括《新華日報》、《大公報》、中央四報及《重慶日報》創(chuàng)刊以來的合訂本10多萬冊。重報集團綜合檔案庫房于2016年3月隨集團整體搬遷新址，投入使用，大大改善了檔案保存環(huán)境，更有效地延長了庫藏檔案的壽命，確保了檔案的安全。

2 當前檔案保護工作中存在的問題

（一）檔案保護意識不強。檔案保護是為了更好地提供檔案為基層基礎(chǔ)工作服務(wù)。目前，有些單位由于檔案的整理和利用，在一定程度上有了提升，發(fā)揮了應(yīng)有的、不可低估的作用。但保護意識呈弱化趨勢。在檔案接收、整理、研究和使用工作中，忽視保護工作，如一些損壞的檔案不修補，不使用特別粘貼；隨意放置、不注意灰塵等，有的因此造成損壞，檔案保護工作意識不強。

（二）庫房硬件設(shè)施沒有達標。檔案和設(shè)備是最基本的檔案存儲的物質(zhì)基礎(chǔ)。有的庫房在地下或平房，濕度過大，出現(xiàn)蟲害等，導(dǎo)致檔案發(fā)霉。以檔案保護裝置來講，有的檔案窗口沒有采取有效措施，如除濕、防火、防盜等設(shè)施。

（三）保管制度措施不完善。檔案保護在檔案室的各種制度中都有體現(xiàn)，但仍存在一些不全面、不細致的情況。而在制度實施上，也必然會存在一些漏洞。比如由于制度缺失，一些檔案管理人員平時很少定期巡邏檢查，或是有相應(yīng)的制度，但卻沒有嚴格要求實施落實，造成制度流于形式，只停留在表面工作上。

（四）保護技術(shù)相對匱乏。隨著當前科技技術(shù)的發(fā)展，檔案載體形式也開始變得多種多樣。傳統(tǒng)的紙質(zhì)承載方式已經(jīng)逐漸被淘汰，而以磁性材料、膠片、共享服務(wù)器、云盤為載體的比例逐漸增加，這便對檔案人員保護技術(shù)提出了更高要求。從當前現(xiàn)狀來看，檔案管理員在現(xiàn)代化管理檔案方面，技術(shù)缺乏，培訓(xùn)受到限制，對檔案保護技術(shù)知之甚少[2]。

3 加強檔案保護的具體策略

（一）樹立檔案保護理念

檔案保護是檔案管理整個過程中的系統(tǒng)工作，綜合檔案室針對檔案的活動、內(nèi)容或環(huán)節(jié)等，都要將檔案保護工作考慮其中。對此，首先作為檔案管理人員必須要樹立正確的檔案保護理念，及時反映存在的問題，使領(lǐng)導(dǎo)加大對檔案保護工作的重視。只有全面、正確認識到檔案保護的迫切性和重要性，才能確保檔案保護工作的落實。另外，樹立正確檔案保護理念，還有助于提高檔案人員工作積極性，確保檔案保護工作的全面實施。在工作中，主動轉(zhuǎn)變檔案人員以往的等、靠、要等消極工作理念，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，將檔案保護工作融入到日常工作、自身職責中，積極采用不同工作形式開展檔案保護，并主動向集團領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案保護工作，讓集團領(lǐng)導(dǎo)能夠充分認識到檔案保護的價值，獲得了領(lǐng)導(dǎo)支持和認可，從而全面保證檔案保護落到實處。

（二）改善檔案設(shè)施環(huán)境

第一，從檔案保護的角度來看，重慶日報報業(yè)集團綜合檔案室于2012年與新大樓同時設(shè)計，嚴格按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求進行設(shè)計，綜合檔案室由閱覽室、目錄查閱室、辦公室、檔案整理室、過渡間、庫房等組成，共計面積1300平方米，其中庫房面積1100平方米，安裝智能密集架1400立方米，大大改善了檔案保管條件。第二，從檔案避光的角度來看，為了避免紙質(zhì)檔案、照片、影像等被紫外線損壞，綜合檔案庫房采用保溫、隔熱、阻燃材質(zhì)進行全封閉遮光處理，避免紫外線直接照射。綜合檔案庫房中照明裝置使用符合檔案要求紫外線含量低的光源。第三，從檔案室設(shè)施設(shè)備配備來看，集團領(lǐng)導(dǎo)非常重視綜合檔案庫房裝置的配備，打造優(yōu)良檔案庫房儲存環(huán)境，安裝中央空調(diào)及風(fēng)管機雙套系統(tǒng)、新風(fēng)換氣系統(tǒng)、除濕機、高壓細水霧系統(tǒng)、火災(zāi)自動報警系統(tǒng)等設(shè)施，溫度和濕度自動調(diào)節(jié)，保持在設(shè)定范圍內(nèi)，夏季庫房溫度不超過24℃，冬季溫度不低于14℃，檔案室環(huán)境濕度保持在45%-60%左右。綜合檔案庫房配備有相應(yīng)的防盜裝置，安裝攝像頭，庫房鑰匙由專人進行保管。第四，新增檔案消毒殺蟲柜，對新進庫房的檔案必須按照“先消殺，后進庫”的原則，預(yù)防檔案的蟲害。重報集團新建綜合檔案庫房的環(huán)境使集團檔案得到更有效的保護，從而大大延長檔案壽命。

（三）完善檔案保護制度

檔案保護制度的建立與完善能夠為檔案保護工作內(nèi)容的實施提供保障。有時檔案管理人員在對檔案進行保護時缺乏相應(yīng)制度作為實施基礎(chǔ)，但檔案法規(guī)制度的制定與實施，為依法進行管理檔案提供了重要依據(jù)，并在一定程度上促進了檔案保護工作的發(fā)展，對強化檔案管理質(zhì)量來說具有關(guān)鍵意義。各單位要想做好檔案保護工作，就必須要制定相應(yīng)的制度體系來作為保障，重視檔案保護制度宣傳及實施工作，普及檔案保護知識，積極主動投入到檔案保護工作當中。為此，重報集團檔案科制定了重報集團《新聞檔案管理辦法》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《文書檔案歸檔制度》、《檔案銷毀制度》等系列管理制度，嚴格實行檔案借閱領(lǐng)導(dǎo)審批的各項規(guī)定，為檔案管理工作提供科學(xué)的管理方法，使集團檔案管理工作更加合理有效地發(fā)展。做好檔案保護除對檔案的實體保護和內(nèi)容保護外，還對借出的檔案進行嚴格的保護，以免丟失造成不必要的損失。針對重報集團整體搬遷過程中，為了做到萬無一失，在庫房搬遷之前就邀請重慶市檔案局檔案保護處領(lǐng)導(dǎo)對集團10多萬冊新聞檔案（各類報紙合訂本）進行現(xiàn)場調(diào)研，確定搬遷方案，決定對破損比較嚴重的，訂制專用盒子，先裝盒，再搬遷，避免了新聞檔案在搬遷過程中的再次損壞。同時在搬遷前還下發(fā)了《重慶日報報業(yè)集團關(guān)于做好搬遷期間檔案資料管理工作的通知》，使集團綜合檔案庫整體搬遷順利完成。

（四）加強管理人員隊伍建設(shè)

結(jié)合現(xiàn)階段檔案保護專業(yè)人員綜合素質(zhì)來看，現(xiàn)有的檔案保護人員技術(shù)掌握水平不高，雖說檔案人員整體素質(zhì)有了明顯提升，但具備專業(yè)檔案保護知識的優(yōu)秀人才相對較為匱乏。隨著時代進步發(fā)展，不僅要求檔案保護人員掌握有檔案保護技術(shù)和能力，還要求他們必須具備熟練計算機網(wǎng)絡(luò)知識，學(xué)會使用現(xiàn)代計算機軟件[3]。因此，各單位要重視對檔案人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的提升，優(yōu)化檔案人員知識結(jié)構(gòu)，充實計算機操作專業(yè)人員，特別是應(yīng)增加檔案專業(yè)人員，這樣從知識結(jié)構(gòu)和學(xué)歷要求上就能滿足檔案保護工作的需求。加強檔案保護人員整體素質(zhì)提高，以實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化、標準化的要求。同時，加強檔案法的宣傳教育，不斷增強檔案人員愛崗敬業(yè)精神，積極發(fā)揮檔案人員的主觀能動性，完善服務(wù)方法、提高服務(wù)質(zhì)量，主動、熱情、及時、準確、全面為檔案的利用者提供服務(wù)。檔案人員只有增強檔案保護意識，掌握新的知識和保護檔案的新方法，才能在做好檔案保護工作中發(fā)揮更積極的作用。

4 結(jié)語

總而言之，做好檔案保護工作對各單位未來發(fā)展具有重要意義，尤其作為重慶主要媒體，新聞檔案是真實記錄重慶的發(fā)展歷史，是重報集團巨大的無形資產(chǎn)。檔案保護工作任重道遠，必須加大重視，樹立全新的檔案保護觀念，制定健全、完善的檔案保護機制，掌握先進的保護技術(shù)，確保檔案保護工作的實施落實，從而更好地為單位各項事業(yè)的發(fā)展提供保障。

參考文獻

[1]劉真真，丁曉陽.探究檔案室檔案保護工作存在的問題及對策[J].學(xué)周刊，2016，（07）：223.

[2]聶曼影.檔案保護技術(shù)的起因、內(nèi)容、要求及發(fā)展趨勢[J].檔案學(xué)研究，2016，（02）：105-109.

[3]曹佳妮.檔案保護人才隊伍建設(shè)探討[J].中國檔案，2016，（11）：44-45.