莫麗婭

(西安翻譯學(xué)院 英文學(xué)院，西安 710105)

基于語料庫的外貿(mào)英語信函中程式化信息研究

莫麗婭

(西安翻譯學(xué)院 英文學(xué)院，西安 710105)

語用學(xué)是語言學(xué)分支中以語言意義為研究對象的領(lǐng)域。本研究以語用學(xué)理論為依據(jù)，以外貿(mào)業(yè)務(wù)流程中的信函為語料，對所選的10封外貿(mào)英語信函中的信息分布進行描述，分析外貿(mào)英語信函中信息的分布特征、程式化信息的不同表達方式及其存在的根據(jù)，以期為商務(wù)信函的寫作、跨文化交際研究提供一個不同的視角。

語篇；程式化信息；外貿(mào)；信函

一、引言

伴隨著世界經(jīng)濟一體化進程，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及提高，以及中國對外開放的深入，中國企業(yè)參與國際貿(mào)易越來越頻繁，做國際貿(mào)易生意會越來越多，并將成為常態(tài)化。在這種大趨勢下，學(xué)會掌握外貿(mào)英語信函的寫作和程式化信息的傳遞，就變得極為迫切和需要。外貿(mào)英語信函又稱商務(wù)書信，是外貿(mào)業(yè)務(wù)中傳遞信息、磋商交易條件的主要途徑和工具，具體表現(xiàn)在可用于建立業(yè)務(wù)關(guān)系、索要產(chǎn)品信息、向客戶報盤、解決業(yè)務(wù)洽談中出現(xiàn)的種種問題以及保持企業(yè)之間良好的公共關(guān)系。

當(dāng)今時代電子郵件是使用最廣泛、最快捷的信息傳遞手段，電子郵件本身就是一份“信函”，只不過它是“電子版”的、而非紙質(zhì)版的，同時它還可以以附件的方式傳送信函，因此二者之間在內(nèi)容、禮儀、跨文化溝通、表達方式、語言規(guī)范等方面并無任何不同，不能因傳送方式的改變而降低其要求。會撰寫正式信函者，當(dāng)然也能輕而易舉地用電子郵件的形式表達同樣的內(nèi)容。正因為如此，不少英語國家的專家認為，從昔日的電報、電傳到今天的電子郵件，只是一種交易磋商信息傳輸手段的進步，傳統(tǒng)信函寫作的重要性依然不變。

從功能角度來看，外貿(mào)信函特有的文體功能包括信息功能、交際功能、勸說功能等。信息功能旨在傳遞信息，有問必答，有求必應(yīng)。而社交功能和勸說功能有助于建立良好的人際關(guān)系，看似冗余，實際上作用不容小覷。在長期的外貿(mào)實踐中，已經(jīng)形成了一種獨特的語言“客套語”—程式化信息。研究以外貿(mào)業(yè)務(wù)流程中所涉及的信函為研究對象，對信函中的信息分布尤其是程式化信息進行分析，本研究建議在外貿(mào)英語函電課程教學(xué)中，教師應(yīng)引導(dǎo)學(xué)生根據(jù)交際原則把程式化信息合理搭配，培養(yǎng)學(xué)生構(gòu)建有效的商務(wù)語篇能力。

二、程式化信息研究簡述

早在上個世紀(jì)60年代末，Lyons就提出程式化序列是一個整體，應(yīng)用于特定場合的言語表達。Coulmas則認為程序套話是一種由標(biāo)準(zhǔn)化的情景環(huán)境出發(fā)或要求而產(chǎn)生的語言表達。程式化語言研究領(lǐng)域的泰斗級人物Wray所給出的定義是：程式化語言是由連續(xù)或非連續(xù)的單詞或其他成分組成的預(yù)制性的多詞組和，以整體形式在記憶中存儲，在提取時不必經(jīng)過語法的分析而生成。

國內(nèi)也有學(xué)者對程式化信息進行研究，1996年廣東外語外貿(mào)大學(xué)的程岸認為程式化信息與實義信息相輔相成，靈活使用程式化信息使外貿(mào)信函表達更得體、內(nèi)容更完整、語篇更連貫。2004年廣東外語外貿(mào)大學(xué)的劉件福提出程式化信息以詞、短語或句子出現(xiàn)，是寫信人用來表達自己對實義信息(傳遞事件或信息)的主觀態(tài)度的各種語言手段。這些定義盡管所用術(shù)語不同，但指的都是相同的語言現(xiàn)象，在本文，我們統(tǒng)一用程式化信息來表達這一語言現(xiàn)象。

三、研究理論框架及其相關(guān)術(shù)語

外貿(mào)英語信函本質(zhì)上是一種言語行為，屬于使用書面語言來傳遞信息的語用學(xué)范疇。言語行為理論屬于語言哲學(xué)的一個重要理論，根據(jù)這一理論，我們每說一句話包含了以下三種基本的言語行為，這對我們了解信息的傳遞與接收、交際效果的成功與否是很有啟發(fā)的：

言內(nèi)行為：即說了什么，說出的話語有確定的命題意義；

言外行為：說的意圖是什么，說的話在交際語境中獲得理解，引起反應(yīng)；

言后行為：為特定意圖說特定的話語，在聽者的感情、思想或行動上產(chǎn)生一定的效果。

以貿(mào)易準(zhǔn)備中的建立業(yè)務(wù)關(guān)系的信函為例，初次建交的開頭通常為“我公司從……得到貴公司的名稱和地址……”,交代信息來源，如果依言內(nèi)行為來看，信函中應(yīng)開門見山表達建立業(yè)務(wù)關(guān)系的意愿，但通過引言中的程式化信息，實現(xiàn)了言后行為，作者和讀者的交際溝通便有了連貫性，能幫助讀者更快獲取函電信息，同時也拉近作者與讀者雙方的心理距離，促進溝通，這樣的程式化信息可以整體儲存在記憶中，在運用時不必經(jīng)過語法的分析而生成。

除此之外，根據(jù)Grice提出的會話含義理論，會話含義是指那些遵守或違反合作原則下的“四準(zhǔn)則”而推導(dǎo)出來的特殊會話含義。其中包括“量的準(zhǔn)則”，即說話人傳遞的信息量要充足，也不要過多。但違反數(shù)量準(zhǔn)則以產(chǎn)生會話含義的情況是最常見的。Leech(1983)提出了禮貌原則，對合作原則進行了進一步的補充。為了維護對方的“面子”，含蓄間接地表達其真實的想法，而讓聽者理解他的“言外之意”，把不禮貌的程度減弱到最低限度。外貿(mào)英語信函中也廣泛采用這種有效的實現(xiàn)委婉的交流方式。外貿(mào)信函中除了向客戶傳達好消息或中性的消息，如建立業(yè)務(wù)關(guān)系信函、買方向賣方下訂單或賣方確認訂單，也有可能傳達負面消息，如還盤函、拒絕訂單信函、催促裝運、索賠函或理賠函等。

以解決爭議環(huán)節(jié)的索賠函為例，信函開頭通常為“很遺憾得知……(不好的消息)?！边@類程式化信息，起著緩沖或潤滑劑的作用，減輕了不愉快消息帶來的壓力和打擊。雖然責(zé)任方不在賣方，信函的開頭依然是致歉的表達，并沒有開門見山直奔主題，建議買方找其他人索賠。處理外貿(mào)中的爭議，一般都有緩和語氣的句子，避免讓收信人有雪上加霜的感覺，即便不是自己的責(zé)任，也會做出如下的承諾，“若是我方責(zé)任，我們理應(yīng)同意貴方所提的建議”，這樣不僅可以減輕對方的焦慮，也讓收信人覺得合作方很有責(zé)任感。寫信人在陳述拒絕理賠的原因，出具相關(guān)的單據(jù)或官方的證明書，使回復(fù)有理有據(jù)。

四、外貿(mào)英語信函中信息分布特征分析

外貿(mào)英語信函是一種典型的商務(wù)語篇，是公司與目標(biāo)用戶的書面溝通，從而構(gòu)建公司形象，其語言表達是否恰當(dāng)，直接與公司的經(jīng)濟效益密切相關(guān)。本研究的語料選自公開出版的有代表性的10封外貿(mào)英語信函為語料來分析信息分布特征。

外貿(mào)英語信函外貿(mào)英語信函單詞數(shù)實義信息頻數(shù)及比例程式化信息頻數(shù)及比例貿(mào)易的準(zhǔn)備建交函9368(73.12%)25(26.88%)業(yè)務(wù)磋商詢盤函13283(62.88%)49(37.12%)報盤函9448(51.06%)46(48.94%)還盤函132102(77.27%)30(22.73%)接受函9868(69.39%)30(30.61%)合同的履行支付函5828(48.28%)30(51.72%)裝運函8165(80.25%)16(19.75%)保險函10479(75.96%)25(24.04%)解決爭議索賠函140110(78.57%)30(21.43%)理賠函11772(61.54%)45(38.46%)

統(tǒng)計分析發(fā)現(xiàn)，外貿(mào)英語信函通常篇幅較短，言簡意賅，所傳遞事件或信息的實義信息占據(jù)主要的篇幅，但程式化信息的比例也值得我們關(guān)注，尤其在詢盤函、報盤函、支付函和理賠函中。詢盤和報盤是業(yè)務(wù)磋商環(huán)節(jié)中買方與賣方針對價格的博弈階段，信函中會有大量表示勸說或交際功能的語句。理賠函是解決爭議階段的信函，屬于負面消息的傳遞，為了緩解收信人的壓力，會有很多如道歉、承諾或希望的程式化語句。

五、外貿(mào)英語信函中程式化信息的傳遞方式

外貿(mào)英語信函寫作中，信函撰寫者向國際客商傳遞信息的同時，還通過不同的手段來表達寫信人對信中所傳遞信息的態(tài)度，程式化信息的實現(xiàn)手段主要通過語氣、情態(tài)和語體三方面來體現(xiàn)，體現(xiàn)書面交際中的商務(wù)禮儀和商業(yè)文化。

語氣是推動話語發(fā)展的語義結(jié)構(gòu)，英語中的語氣意義常由疑問句、陳述句、祈使句和感嘆句這四種句型體現(xiàn)出來。外貿(mào)英語信函中常用前三種句式來傳達程式化信息。如詢盤函中“我們從……得知……”，用陳述句提供信息來源的程式化信息。買方會用疑問句詢問“能否就以下問題給予答復(fù)？”是表達希望索取商品信息的程式化信息，報盤函中包含陳述句如“感謝昨天傳真發(fā)來的……”和祈使句“請隨時聯(lián)系我們”為表達情感狀態(tài)的程式化信息。以上的程式化信息位置很靈活，與提供商品信息的實義信息交替出現(xiàn)，其功能都是使信函構(gòu)成一個連貫的語篇，讓收信人迅速進入理解狀態(tài)。

了解感情色彩的表達手段，也是信函寫作者要關(guān)注的。語言學(xué)上將表達情感的語義范疇稱為“情態(tài)”，情態(tài)意義主要通過具有情態(tài)語義特征的情態(tài)詞表達出來，體現(xiàn)寫信人的主觀情感或態(tài)度。在外貿(mào)英語信函中，情態(tài)在傳遞語篇程式化信息方面，表現(xiàn)也很突出。如詢盤函中通常用情態(tài)動詞禮貌地表達“愿望”，“意愿”。如果我們刪掉這些情態(tài)動詞，表達就會顯得生硬、突兀，甚至沒有禮貌。顧客喜歡與熱情、友好、可愛的人打交道，自然而友好的寫信風(fēng)格，可以促使撰寫者與讀者產(chǎn)生“情緒感應(yīng)”，彼此影響，促進溝通。

語體對程式化信息的傳遞主要表現(xiàn)在詞匯、句法和語篇模式上。在詞匯的選擇上，信函的開頭稱呼語和結(jié)尾的表達多用套語，主要取決于寫信人和收信人的熟悉程度。在句法層面，也有很多程式化信息，如報盤函中“該報盤到......為有效?！眮肀磉_實盤的有效期。還盤函中“貴公司的報價太高了?！眮肀磉_對方報價太高。在語篇模式上，外貿(mào)英語信函有固定的“三明治式”的寫作模式：引言-正文-結(jié)束語，如果缺少任意一部分，都難以達到交際的目的。

六、外貿(mào)英語信函的寫作規(guī)律與技巧

國際貿(mào)易場上，商業(yè)文書被廣泛應(yīng)用，而在商業(yè)文書中，數(shù)目最多的也是信件和便函。作為一名經(jīng)理或從事國際貿(mào)易的人員，應(yīng)當(dāng)具備信函寫作的一般知識，掌握寫作規(guī)律與技巧，努力寫好各種信函。寫作如同音樂和繪畫，有其特別的形式和規(guī)律。哈佛商學(xué)院總結(jié)出商務(wù)信函等書面語寫作的三條規(guī)律：即交際溝通對象的內(nèi)化規(guī)律；交際溝通信息的呈現(xiàn)規(guī)律；交際溝通身份的介入規(guī)律。

交際溝通對象的內(nèi)化規(guī)律：寫作的讀者即為交際溝通對象。交際溝通對象對寫作有著制約作用。這樣，作者在寫作中就要盡量考慮到讀者的特點，自覺地根據(jù)其特點進行寫作，以使自己的書信能為交際溝通對象所接受，從而達到最佳的交際溝通效果。由于作者在寫作過程中考慮到交際溝通的對象，這樣，交際溝通對象就象征性地進入了寫作過程，并隨寫作的進程在書信中留下其影響，從而變成寫作過程的內(nèi)在因素，這種從寫作過程的外在因素變成內(nèi)在因素的規(guī)律，就是交際溝通對象的內(nèi)化規(guī)律。

交際溝通信息的呈現(xiàn)規(guī)律：寫作的內(nèi)容即為交際溝通信息。信息必須通過一定的形式呈現(xiàn)出來，才能為交際溝通對象所接收并接受。交際溝通信息呈現(xiàn)過程特有的規(guī)律，就在于寫作形式的選擇和創(chuàng)造，其形式的選擇要有利于交際溝通。交際溝通信息的呈現(xiàn)就是采取積極手段，通過影響的強度，控制溝通對象對信息的接收、接受。作者常用的積極手段有：適度的強調(diào)、合理的回避，必要的抑揚，以及利害陳述效應(yīng)陳述等等。

交際溝通身份的介入規(guī)律：在寫作中，作者具有雙重身份，即作者的身份和交際溝通的身份。作者自身的知識、素養(yǎng)、寫作能力影響著寫作過程，并能體現(xiàn)于作品之中，書信的風(fēng)格也鮮明地體現(xiàn)著作者的個性。但是，作者在寫作過程中，不但要突出地表現(xiàn)自己的交際溝通身份，而且要積極地推銷作者交際溝通的形象，這種表現(xiàn)和推銷就是作者交際溝通身份的介入。身份的介入在于推銷自己的交際形象，加強自己在交際溝通關(guān)系中的地位，從而更好實現(xiàn)自己的交際溝通目的。

上述寫作過程的三條規(guī)律，對于理解外貿(mào)英語信函中程式化信息傳遞實質(zhì)，都是大有幫助的。外貿(mào)英語信函的寫作除了規(guī)律，也有技巧。商業(yè)信函的寫作，應(yīng)注意句讀分明，簡潔通順，要把信函的主旨放在前面來說，更早地引起對方的注意。在寫信函之前，應(yīng)將所要傳達的事情要點列出來，并進行整理編排，以達到條分縷析。信函寫好后，還要認真修改，看主題是否鮮明、集中；看材料能否為表現(xiàn)主題、突出主題服務(wù)；看材料的組合是否達到了最佳的程度；看結(jié)構(gòu)是否嚴(yán)謹；看手法是否為突出主旨服務(wù)；看語言是否準(zhǔn)確；看標(biāo)點使用是否正確妥當(dāng)。學(xué)會掌握了這些技巧，才有可能寫出好的信函，在交際溝通中收到好的實效。

七、結(jié)語

外貿(mào)英語信函是按照國際慣例、以英語書面形式參與國際貿(mào)易業(yè)務(wù)磋商及操作的溝通手段，同時為貿(mào)易雙方的交易起到了“書證”的作用，因此在國際貿(mào)易的實際運作中處于不可或缺的地位。

外貿(mào)英語信函的寫作實際上是交際參與者構(gòu)建的書面交際行為，是寫信人建構(gòu)以讀者為主體的人際意義過程。了解外貿(mào)英語信函中的程式化信息有助于準(zhǔn)確、得體地理解或傳達信息，建立一種良好的人際關(guān)系。在教學(xué)中應(yīng)堅持以英語語言教學(xué)“交際法”的理論為指導(dǎo)，重點突出學(xué)生在國際貿(mào)易語境中英語語言應(yīng)用能力的訓(xùn)練，幫助學(xué)生掌握規(guī)范的、符合現(xiàn)代英語習(xí)慣的表達方式，并能將之準(zhǔn)確地應(yīng)用到貨物進出口貿(mào)易的各個環(huán)節(jié)。有意識地引導(dǎo)學(xué)生根據(jù)交際原則把程式化信息合理搭配，增強學(xué)生在書面交際活動中的人文意識，從而培養(yǎng)學(xué)生的外貿(mào)信函的特殊語篇能力。

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責(zé)任編輯：陳君丹

A Corpus-based Study on the Formulaic Information in the Business English Correspondence

MO Li-ya

(School of English Language and literature, Xi’an Fanyi University, Xi’an 710105, China)

Pragmatics, a sub-field of linguistics, studies the ways in which context contributes to meaning. Based on the theory of pragmatics, the study explores the distribution of information, the presentation of formulaic information, and the motivation of the expressions in 10 business letters. The research findings indicate that a corpus-based study on the formulaic information provides a new perspective for business letter writing and cross-cultural communication.

discourse； formulaic information； foreign trade； letter

2017-04-12

陜西省教育廳人文社科類專項科研項目(15JK2039)

莫麗婭(1981-)，女，湖北松滋人，講師，碩士，研究方向為商務(wù)英語。

H315.9

A

1674-344X(2017)5-0005-04