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企業(yè)合同管理工作存在的風(fēng)險研究

2017-07-20 22:40鄧月銳任澤坤劉秀云鄭梅姣
中國管理信息化 2017年13期
關(guān)鍵詞:風(fēng)險分析合同管理

鄧月銳++任澤坤++劉秀云++鄭梅姣++楊眉

[摘 要] 企業(yè)合同是當(dāng)事人之間達(dá)成的承諾和協(xié)議,規(guī)定了當(dāng)事人間的合作內(nèi)容、價款、權(quán)利和職責(zé)。合同管理貫穿了整個合同談判、調(diào)研、簽訂、履約、合同后期等整個環(huán)節(jié),每一個環(huán)節(jié)都存在管理風(fēng)險和漏洞,需要企業(yè)及合同管理人員引起充分重視。

[關(guān)鍵詞] 合同管理;魚刺圖;風(fēng)險分析

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 047

[中圖分類號] F715.4 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194(2017)13- 0112- 02

0 引 言

合同是平等主體的自然人、法人及其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的意思表示一致的協(xié)議,是反映交易的法律形式,合同以設(shè)立、變更或終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系為目的和宗旨。各方當(dāng)事人通過合同以明確條款方式約定當(dāng)事人之間達(dá)成一致的條款協(xié)議以及各方的權(quán)利和義務(wù)。

合同管理是指企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行談判、訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱,具有全過程性、系統(tǒng)性、動態(tài)性特點(diǎn)。

1 合同管理過程中的風(fēng)險分析

1.1 前期工作及合同談判階段

1.1.1 合同項(xiàng)目論證工作不到位或未做論證合同管理人員

對項(xiàng)目工作未做充分的論證,或論證不充分,對合同的擬約定工作內(nèi)容、數(shù)量和質(zhì)量、價款支付、違約、權(quán)利和責(zé)任等主要條款無一個清晰的概念和準(zhǔn)確把握,這些問題都會給擬簽訂項(xiàng)目合同帶來質(zhì)量風(fēng)險。

1.1.2 資歷和資信調(diào)研未開展對擬參與談判單位的調(diào)研工作

合同實(shí)施單位未有效審查參與談判單位的資歷,對其業(yè)務(wù)范圍是否符合招標(biāo)要求,技術(shù)條件是否具備,是否具有履約能力,企業(yè)的資信是否存在問題等情況沒有調(diào)研清楚,信息收集不夠,最終導(dǎo)致合同目的不能實(shí)現(xiàn),有可能導(dǎo)致企業(yè)遭受經(jīng)濟(jì)損失。

1.1.3 招投標(biāo)工作不規(guī)范,有的企業(yè)怕麻煩而減少工作量

簡化招標(biāo)工作和環(huán)節(jié)或干脆繞過招投標(biāo)過程,直接內(nèi)定合同單位,導(dǎo)致合同存在重大缺陷;某些企業(yè)出于項(xiàng)目工作內(nèi)容的特殊性或工作內(nèi)容的延續(xù)性考慮,談判工作存在擬合作單位內(nèi)定,采取陪標(biāo)方式進(jìn)行操作,不符合合同管理規(guī)范要求,也會導(dǎo)致合同存在重大缺陷。

1.1.4 合同談判未做充分的溝通

談判過程中,項(xiàng)目實(shí)施方與參與談判單位未做有效的溝通,忽略合同關(guān)鍵細(xì)節(jié)和問題,對合同報(bào)價的可調(diào)控空間把握不好,無法掌握談判的主動權(quán),將為項(xiàng)目帶來不必要的支出和經(jīng)濟(jì)損失,也對項(xiàng)目內(nèi)控審查帶來風(fēng)險。

1.2 合同審查和訂立階段

1.2.1 合同審查流于形式

合同文本不規(guī)范,導(dǎo)致合同內(nèi)容存在重大缺陷,某些企業(yè)由于合同管理水平不高,對合同內(nèi)容的重視不夠,又沒有統(tǒng)一、規(guī)范的合同范本,因此在合同文本的選擇上多比較被動,習(xí)慣使用對方提供的合同文本,在合同關(guān)鍵條款上處于弱勢一方,一旦出現(xiàn)合同糾紛,很容易陷入被動的局面;有些企業(yè)雖有合同文本,但其內(nèi)容沒有經(jīng)過專業(yè)人員審核或?qū)贤瑢彶椴涣?,未對合同文本進(jìn)行詳細(xì)分析,關(guān)鍵條款缺失,或表述不清,缺乏可操作性,容易導(dǎo)致將來發(fā)生履行困難,責(zé)任難以界定的尷尬局面。

1.2.2 合同簽訂行為不規(guī)范

許多企業(yè)在經(jīng)濟(jì)交往中,只是將簽訂合同行為當(dāng)成一種形式,簡單地用電腦打上幾句話做個約定就算簽訂合同,結(jié)果往往造成合同條款不完善,責(zé)、權(quán)、利表述不正確或不清,意思表達(dá)模糊,極易引起合同糾紛。

1.2.3 不簽訂正式的書面合同

企業(yè)的一切經(jīng)營活動,書面合同是非常重要的,它是當(dāng)事人之間約定的重要憑據(jù),它是雙方發(fā)生糾紛時最直接、最明顯的證據(jù),規(guī)范、詳盡的項(xiàng)目合同能起到有效規(guī)避風(fēng)險的作用,不簽訂正式的書面合同而采用口頭協(xié)議或其他方式代替會為企業(yè)或單位帶來嚴(yán)重的風(fēng)險漏洞,不符合現(xiàn)代企業(yè)的內(nèi)部控制管理規(guī)范,缺少了有效的書面合同的支撐,哪怕你其他方面做到滴水不漏,也無法通過內(nèi)部控制審查。

1.2.4 合同所規(guī)定的條款可執(zhí)行性弱

合同中只規(guī)定原則條款,而沒有規(guī)定具體的操作性條款,導(dǎo)致合同所規(guī)定的條款可執(zhí)行性弱或執(zhí)行難度大,給合同履約帶來難度,也會給合同雙方當(dāng)事人對同一件事,同一個問題帶來不同的理解,履約方無法達(dá)到項(xiàng)目要求,最終出現(xiàn)不必要的糾紛。

1.3 合同履約階段

1.3.1 合同工期不可控

一方面,履約方為了按時完成合同規(guī)定內(nèi)容,偷工減料,加班加點(diǎn),為項(xiàng)目帶來重大的安全風(fēng)險和質(zhì)量風(fēng)險;另一方面,存在履約方由于自身原因,不按照合同規(guī)定和要求履行合同約定,故意拖延工期,給項(xiàng)目方造成經(jīng)營損失。

1.3.2 合同轉(zhuǎn)承包造成合同履約不可控

未經(jīng)項(xiàng)目方批準(zhǔn)和同意,履約方將合同內(nèi)容私自轉(zhuǎn)承包第三方,缺乏有效的分包合同管理,承包方與第三方之間的合同界面不清,責(zé)、權(quán)、利不明確,就會造成整個合同的履約無法得到有效監(jiān)控。

1.3.3 合同不合理變更

合同一旦簽訂后,避免反復(fù)地變更合同工作內(nèi)容或條款,尤其是不合理變更。因?yàn)楹贤牟缓侠碜兏?,往往是出現(xiàn)在無法完成項(xiàng)目任務(wù)而降低工作要求和標(biāo)準(zhǔn),變更工作內(nèi)容,最終結(jié)果往往是違背項(xiàng)目實(shí)施方的初衷和想要達(dá)到的目的。

1.3.4 完成質(zhì)量不好,履約不理想

合同簽訂后需要通過履約才能實(shí)現(xiàn)交易目的,合同簽訂得再完美,若得不到履行人員的嚴(yán)格、有效地執(zhí)行,也只是一紙空文。除人為因素外,合同履行中存在著部門的交叉風(fēng)險,投資、法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等部門的協(xié)同不夠帶來風(fēng)險;尤其在一些履行期間較長的合同中,可能時常發(fā)生合同談判簽約部門人員與實(shí)際履行部門人員不一致,原合同履行部門人員發(fā)生變動時與實(shí)際履行部門、人員交接不到位造成合同履行出現(xiàn)斷檔等情況。最終導(dǎo)致合同實(shí)際履行情況遠(yuǎn)沒有達(dá)到合同實(shí)施方想要的效果。

1.4 合同監(jiān)管工作

1.4.1 未建立有效健全的合同管理規(guī)章制度體系

企業(yè)合同管理制度是合同管理的關(guān)鍵;構(gòu)建合同管理體系,建立適合企業(yè)的合同管理制度是科學(xué)化合同管理的關(guān)鍵。有些企業(yè)合同管理制度不完備,缺乏合同風(fēng)險控制能力,也不具備應(yīng)對合同糾紛和維權(quán)處理的能力;有些企業(yè)雖然有合同管理制度,但僅限于制度層面,未得到有效執(zhí)行和落實(shí),以上情況往往導(dǎo)致企業(yè)合同管理失控、混亂。

1.4.2 無完善的合同管理機(jī)制

企業(yè)如果沒有專門的合同管理機(jī)構(gòu),隨意找人或不相關(guān)部門承擔(dān),這些人或部門往往會忽視合同管理的重要性;如果未建立有效的合同管理機(jī)制,不能明確合同管理中各部門的職責(zé)和任務(wù),就不能有效督促各相關(guān)的業(yè)務(wù)部門落實(shí)自身工作,通力合作,共同防范合同風(fēng)險的發(fā)生。

1.4.3 合同管理人員素質(zhì)不夠高

合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低直接影響著合同管理的質(zhì)量,必須加強(qiáng)對合同管理人員的合同法律知識和簽約技巧方面的培訓(xùn)。企業(yè)應(yīng)該重視合同管理人員的素質(zhì)培養(yǎng),堅(jiān)持專人專崗,避免兼職,讓其充分投入到合同管理工作中,更加深入細(xì)致地開展和研究合同管理工作,避免合同管理的失誤。

1.4.4 管理意識淡薄、管理手段落后

對合同履行情況的監(jiān)控力度不夠,在經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的形勢下,合同已經(jīng)成為企業(yè)管理的必要手段。但是許多企業(yè)卻并沒有合同的監(jiān)管意識,未建立相關(guān)的合同管理機(jī)構(gòu)和制度,無法很好地規(guī)范企業(yè)的簽約行為,也不能在企業(yè)履行合同的過程中起到很好的監(jiān)督作用。

2 結(jié) 語

企業(yè)合同管理就是為了降低企業(yè)法律風(fēng)險,維護(hù)自身合法權(quán)益,促使企業(yè)經(jīng)濟(jì)朝著健康的軌道發(fā)展。企業(yè)要強(qiáng)化法律意識,充分重視合同規(guī)范性和重要性,切實(shí)做好合同管理中的風(fēng)險識別、分析和評價,警惕合同履行過程中的各文本和行為的風(fēng)險情況。

主要參考文獻(xiàn)

[1]陳慧超.建設(shè)工程合同管理風(fēng)險防范與控制[J].施工技術(shù),2010,39(1):108-110.

[2]陳通,任明,宮立新.企業(yè)合同管理風(fēng)險辨識及評價研究[J].西北農(nóng)林科技大學(xué)學(xué)報(bào):社會科學(xué)版,2007,7(1):101-105.

[3]郭強(qiáng).企業(yè)合同法律風(fēng)險管理與控制[D].成都:西南財(cái)經(jīng)大學(xué),2012.

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