甘麗清++馬月珠

[摘 要] 積極探索運(yùn)用“五位一體”，在項(xiàng)目管理中建立流程、職責(zé)、制度、標(biāo)準(zhǔn)、考核“五位一體”管理機(jī)制，幫助項(xiàng)目管理者從系統(tǒng)化管理的角度，關(guān)注整體項(xiàng)目過(guò)程的優(yōu)化，重塑項(xiàng)目管理工作機(jī)制，有效提高項(xiàng)目管理過(guò)程運(yùn)轉(zhuǎn)效率，促進(jìn)項(xiàng)目績(jī)效目標(biāo)的提升。

[關(guān)鍵詞] “五位一體”；項(xiàng)目管理；應(yīng)用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 033

[中圖分類(lèi)號(hào)] F426.61 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）13- 0081- 04

0 引 言

人類(lèi)社會(huì)的演進(jìn)，經(jīng)歷了從農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)到工業(yè)經(jīng)濟(jì)到知識(shí)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的向資源增量要效益到向資源效率要效益演變?yōu)楝F(xiàn)在的向資源創(chuàng)新要效益。經(jīng)營(yíng)決定生死、管理決定成敗，以項(xiàng)目為主的軟件研發(fā)企業(yè)在追求企業(yè)永續(xù)發(fā)展過(guò)程中，遇到的核心問(wèn)題是如何實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的最優(yōu)化創(chuàng)新。“五位一體”方法發(fā)揮了什么樣的作用，“五位一體”方法如何在項(xiàng)目管理中有效應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的有效控制，保證項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、成本及最終交付，滿足多干系人的需求，筆者將結(jié)合實(shí)際項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行闡述。

1 “五位一體”方法的重要意義

“五位”即流程、職責(zé)、制度、標(biāo)準(zhǔn)、考核?！拔逦灰惑w”方法即以流程梳理優(yōu)化為核心，將制度、標(biāo)準(zhǔn)拆分為條款匹配至流程，從流程中提取績(jī)效指標(biāo)、識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、制定控制措施，最終落實(shí)到崗位，形成崗位職責(zé)，以考核促進(jìn)責(zé)任落實(shí)。目前在項(xiàng)目管理的實(shí)踐過(guò)程中項(xiàng)目管理者尤其需要從系統(tǒng)化管理的角度，關(guān)注整體項(xiàng)目過(guò)程的優(yōu)化。通過(guò)厘清項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，明確制約項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的管理標(biāo)準(zhǔn)、需遵循的制度規(guī)范，識(shí)別項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)及控制措施，并最終落實(shí)到項(xiàng)目成員，實(shí)現(xiàn)所有項(xiàng)目環(huán)節(jié)有人負(fù)責(zé)、所有環(huán)節(jié)成果有據(jù)可依、所有項(xiàng)目成員績(jī)效明確，保證項(xiàng)目可管可控，團(tuán)隊(duì)成員目標(biāo)一致。

2 項(xiàng)目管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

20世紀(jì)80年代美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)（PMI）總結(jié)了項(xiàng)目管理實(shí)踐中成熟的理論、方法、工具和技術(shù)，提出了項(xiàng)目管理知識(shí)體系，包括項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目時(shí)間管理、項(xiàng)目成本管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目人力資源管理、項(xiàng)目溝通管理、項(xiàng)目采購(gòu)管理、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理和項(xiàng)目綜合管理九個(gè)知識(shí)領(lǐng)域。我們將整個(gè)知識(shí)體系進(jìn)行簡(jiǎn)化分析，從“管”“理”的角度，將項(xiàng)目管理過(guò)程理解為管人、理事的過(guò)程。在“管人”方面存在的問(wèn)題如下。

2.1 項(xiàng)目干系人厘不清

PMBOK中認(rèn)為：“Stakeholder包括這樣的個(gè)人和組織，他們或者積極參與項(xiàng)目，或者其利益在項(xiàng)目執(zhí)行中或者成功受到積極或消極影響”。項(xiàng)目干系人包括所有與項(xiàng)目相關(guān)的人員，內(nèi)部的公司領(lǐng)導(dǎo)、內(nèi)部支持配合部門(mén)、項(xiàng)目管理部門(mén)、項(xiàng)目經(jīng)理、團(tuán)隊(duì)成員；外部的客戶、項(xiàng)目投資方、項(xiàng)目主管部門(mén)、第三方參與機(jī)構(gòu)等。在實(shí)際的項(xiàng)目管理過(guò)程中，由于項(xiàng)目經(jīng)理素質(zhì)參差不齊，有些項(xiàng)目不能正確識(shí)別出項(xiàng)目干系人，有些項(xiàng)目甚至從未考慮對(duì)干系人進(jìn)行管理。經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目已進(jìn)入交付階段，項(xiàng)目經(jīng)理突然意識(shí)到某個(gè)部門(mén)或人是項(xiàng)目的關(guān)鍵干系人，項(xiàng)目初期的需求及設(shè)計(jì)與此干系人的需求存在較大差距，而此時(shí)再變更項(xiàng)目需求為時(shí)已晚，由此對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)造成了毀滅性的影響。

2.2 團(tuán)隊(duì)成員無(wú)統(tǒng)一目標(biāo)

著名的馬斯洛需求層次理論將人類(lèi)需求像階梯一樣從低到高按層次分為五種，分別是：生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實(shí)現(xiàn)需求。五種需求可以分為兩級(jí)，其中生理上、安全上和感情上的需求都屬于低一級(jí)的需求；而尊重的需求和自我實(shí)現(xiàn)的需求是高級(jí)需求，他們是通過(guò)內(nèi)部因素才能滿足的，而且一個(gè)人對(duì)尊重和自我實(shí)現(xiàn)的需要是無(wú)止境的。

在實(shí)際的項(xiàng)目管理過(guò)程中更多的是從較低一級(jí)需求上考慮團(tuán)隊(duì)建設(shè)，通過(guò)組織活動(dòng)加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員間的了解與信任、制造良好的團(tuán)隊(duì)溝通氛圍，忽略團(tuán)隊(duì)成員充分參與項(xiàng)目的意愿、缺乏對(duì)團(tuán)隊(duì)成員未來(lái)發(fā)展的規(guī)劃，容易造成“事不關(guān)己，高高掛起”“各人自掃門(mén)前雪，休管別人瓦上霜”的局面。

3 項(xiàng)目成員考核缺乏依據(jù)，“人情”化管理混亂

中國(guó)是個(gè)“人情”大國(guó)，不管?chē)?guó)人是否愿意承認(rèn)，在實(shí)際的項(xiàng)目管理過(guò)程中原則、制度在"人情"面前都會(huì)大打折扣。有些項(xiàng)目只關(guān)注項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、成本，缺乏項(xiàng)目考核機(jī)制，有些項(xiàng)目經(jīng)理雖著手進(jìn)行考核，但缺乏考核的依據(jù)。在具體工作中常常出現(xiàn)某項(xiàng)具體工作交付不符合要求，導(dǎo)致工作延期，客戶問(wèn)責(zé)，此時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理才開(kāi)始查找問(wèn)題原因，追溯負(fù)責(zé)人，重新研究此項(xiàng)工作到底應(yīng)該如何交付。通常，該工作的具體負(fù)責(zé)人會(huì)找各種各樣的理由推脫責(zé)任，由于無(wú)考核依據(jù)，項(xiàng)目經(jīng)理也只能敷衍處理。這樣處理的后果是此類(lèi)問(wèn)題會(huì)反復(fù)出現(xiàn)，所有團(tuán)隊(duì)成員會(huì)認(rèn)為工作任務(wù)是否完成、完成的質(zhì)量如何沒(méi)有任何區(qū)別，對(duì)所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目成果不用負(fù)責(zé)，最終導(dǎo)致項(xiàng)目成果質(zhì)量無(wú)法保障。在“理事”方面出現(xiàn)的問(wèn)題如下。

3.1 事厘不清

在實(shí)際項(xiàng)目管理過(guò)程中，由于項(xiàng)目的主管部門(mén)的差異，每個(gè)項(xiàng)目除了具備一般軟件研發(fā)項(xiàng)目包含的啟動(dòng)、需求調(diào)研分析、概要設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、編碼、測(cè)試、軟件交付準(zhǔn)備、軟件驗(yàn)收外都具有各自的特點(diǎn)，并且隨著管理要求的變化項(xiàng)目階段會(huì)隨時(shí)發(fā)生調(diào)整。雖然我國(guó)的項(xiàng)目管理近年來(lái)發(fā)展比較快，但是由于我們對(duì)項(xiàng)目管理人才的培養(yǎng)及項(xiàng)目管理人員的資質(zhì)認(rèn)定缺乏系統(tǒng)的、全面的科學(xué)規(guī)范，導(dǎo)致項(xiàng)目管理人員良莠不齊，管理人員缺乏系統(tǒng)的全面的梳理項(xiàng)目的能力，非常容易出現(xiàn)摸著石頭過(guò)河，走一步算一步的尷尬情況，最終無(wú)法完成項(xiàng)目交付。

3.2 做事規(guī)范不清標(biāo)準(zhǔn)不明

規(guī)范化的項(xiàng)目管理對(duì)項(xiàng)目各階段的交付都應(yīng)該有嚴(yán)格的要求，實(shí)際項(xiàng)目管理過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)理隨意定義項(xiàng)目執(zhí)行環(huán)節(jié)規(guī)范，對(duì)各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)不設(shè)置評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范的情況，項(xiàng)目成員自由發(fā)揮，項(xiàng)目過(guò)程及交付文檔管理混亂，甚至出現(xiàn)多標(biāo)準(zhǔn)等現(xiàn)象。

3.3 缺乏風(fēng)險(xiǎn)分析

“理事”除了厘清有哪些事、厘清事的邏輯關(guān)系外，最重要的一點(diǎn)是通過(guò)厘的過(guò)程發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于好的風(fēng)險(xiǎn)提前制訂風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施，做到有備無(wú)患，對(duì)于可轉(zhuǎn)化為機(jī)會(huì)的風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目經(jīng)理要能抓住機(jī)會(huì)進(jìn)而創(chuàng)造新的利潤(rùn)。目前在項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，絕大多數(shù)項(xiàng)目經(jīng)理只關(guān)注項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量、成本，對(duì)于項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)缺乏管理及分析。

4 項(xiàng)目管理中“五位一體”方法的應(yīng)用

項(xiàng)目管理中“五位一體”方法的應(yīng)用應(yīng)從項(xiàng)目流程梳理、干系人梳理、項(xiàng)目管理要素（制度、標(biāo)準(zhǔn)、考核、風(fēng)險(xiǎn)控制）梳理、項(xiàng)目表單模板梳理等幾方面著手，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各要素匹配協(xié)同管理，從而高效達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)。現(xiàn)結(jié)合筆者負(fù)責(zé)的某企業(yè)信息化建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行“五位一體”方法應(yīng)用的說(shuō)明。

4.1 項(xiàng)目整體流程梳理

全面梳理項(xiàng)目管理各環(huán)節(jié)，建立符合目前信息化項(xiàng)目管理規(guī)范及公司管理規(guī)范的項(xiàng)目管理流程。通過(guò)全面分析歷史管理流程中的功能障礙和對(duì)存在問(wèn)題的流程進(jìn)行優(yōu)化完善，消除斷點(diǎn)，改進(jìn)管理薄弱環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理流程的縱向貫通、橫向協(xié)同、整體協(xié)調(diào)。以完整項(xiàng)目流程梳理為基礎(chǔ)，進(jìn)行項(xiàng)目工作任務(wù)分解，可保證工作任務(wù)分解過(guò)程有序、不重不漏，項(xiàng)目范圍得到合理的管理及控制；同時(shí)，通過(guò)梳理關(guān)鍵流程，掌握制約項(xiàng)目整體進(jìn)程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，為更加全面定義項(xiàng)目活動(dòng)、制訂高效可行的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃提供依據(jù)。

4.2 干系人梳理

基于項(xiàng)目整體流程梳理成果，識(shí)別項(xiàng)目管理流程各環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)的干系人角色，形成各干系人角色的流程性職責(zé)。將干系人角色與項(xiàng)目干系人進(jìn)行關(guān)聯(lián)，形成所有項(xiàng)目干系人的流程性職責(zé)列表。以流程環(huán)節(jié)性質(zhì)劃分（即執(zhí)行類(lèi)、批準(zhǔn)類(lèi)、建議類(lèi)，告知類(lèi)）為依據(jù)，對(duì)項(xiàng)目干系人流程性職責(zé)進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析，從而識(shí)別項(xiàng)目干系人的影響力，為在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中更好管理項(xiàng)目干系人需求打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.3 項(xiàng)目管理要素梳理

基于項(xiàng)目整體流程梳理成果，識(shí)別項(xiàng)目管理流程或流程環(huán)節(jié)匹配的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、績(jī)效指標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及控制點(diǎn)，并通過(guò)流程環(huán)節(jié)與干系人角色的匹配關(guān)系，形成以項(xiàng)目管理流程為脈絡(luò)的結(jié)構(gòu)化的制度庫(kù)、標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)、績(jī)效指標(biāo)庫(kù)、風(fēng)險(xiǎn)管理庫(kù)。將晦澀難懂的制度標(biāo)準(zhǔn)分解匹配到項(xiàng)目管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，確保項(xiàng)目過(guò)程符合管理要求的同時(shí)，將項(xiàng)目經(jīng)理從復(fù)雜的規(guī)章制度的研讀中解脫出來(lái)，提高項(xiàng)目管理的效率；將績(jī)效指標(biāo)分解到項(xiàng)目管理各環(huán)節(jié)并關(guān)聯(lián)到各項(xiàng)目干系人，可在項(xiàng)目執(zhí)行前明確項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的績(jī)效指標(biāo)，使團(tuán)隊(duì)考核有據(jù)可依，同時(shí)將項(xiàng)目目標(biāo)通過(guò)績(jī)效指標(biāo)的方式層層落實(shí)到項(xiàng)目管理各環(huán)節(jié)，可有效保障項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成；區(qū)別于風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的德?tīng)柗品?、頭腦風(fēng)暴法、SWOT技術(shù)，基于流程的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別方法，可確保風(fēng)險(xiǎn)覆蓋項(xiàng)目整個(gè)生命周期，同時(shí)通過(guò)對(duì)流程環(huán)節(jié)其他管理要素的分析可挖掘項(xiàng)目隱藏風(fēng)險(xiǎn)，為風(fēng)險(xiǎn)的提前應(yīng)對(duì)措施制訂及風(fēng)險(xiǎn)控制提供保障。

4.4 項(xiàng)目表單模板梳理

基于項(xiàng)目整體流程梳理成果，識(shí)別項(xiàng)目管理各流程環(huán)節(jié)匹配的表單模板，形成標(biāo)準(zhǔn)的文檔模板庫(kù)。通過(guò)模板庫(kù)的建立，建立起團(tuán)隊(duì)成員間知識(shí)傳遞及共享的標(biāo)準(zhǔn)，在培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)成員的規(guī)范化文檔編制習(xí)慣的同時(shí)，提高文檔交付質(zhì)量。

通過(guò)“五位一體”方法的應(yīng)用，消除了項(xiàng)目管理過(guò)程中的斷點(diǎn)，改進(jìn)了管理薄弱環(huán)節(jié)，破除了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不同角色分工間存在的縱向、橫向邊界，重塑了項(xiàng)目管理工作機(jī)制，有效提高了項(xiàng)目管理過(guò)程運(yùn)轉(zhuǎn)效率，促進(jìn)了項(xiàng)目績(jī)效目標(biāo)的提升。

5 結(jié) 語(yǔ)

在全球經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)乏力的背景下，我國(guó)軟件產(chǎn)業(yè)發(fā)展既受到市場(chǎng)需求減弱的挑戰(zhàn)，又面臨著信息消費(fèi)強(qiáng)勁增長(zhǎng)、云計(jì)算等新興領(lǐng)域加速發(fā)展、利好政策密集出臺(tái)等發(fā)展機(jī)遇。在此背景下，要求軟件研發(fā)企業(yè)在修煉內(nèi)功，掌握新技術(shù)的同時(shí)，能快速響應(yīng)市場(chǎng)需求及客戶需求，快速交付軟件產(chǎn)品。在項(xiàng)目管理過(guò)程中運(yùn)用“五位一體”方法，可以幫助項(xiàng)目管理者從系統(tǒng)的角度掌控項(xiàng)目全過(guò)程，提高項(xiàng)目管理過(guò)程運(yùn)轉(zhuǎn)效率，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理最優(yōu)化的目標(biāo)，助力軟件企業(yè)的永續(xù)發(fā)展。

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