鄭姍+代昊

摘 要：檔案是個(gè)人或組織在實(shí)際發(fā)展中所保存的歷史信息，具有一定的參考價(jià)值，然而，目前部分檔案管理人員還在應(yīng)用紙張管理方式，難以提升其工作效率。因此，本文針對(duì)檔案信息化建設(shè)的分析，提出幾點(diǎn)檔案管理措施，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè) 檔案管理 工作方式

在檔案信息化建設(shè)下的檔案管理工作中，相關(guān)管理人員必須要科學(xué)應(yīng)用各類(lèi)先進(jìn)的信息技術(shù)，創(chuàng)新技術(shù)應(yīng)用方式，保證檔案管理系統(tǒng)的安全性，提升檔案數(shù)據(jù)信息的完整性與可靠性。

一、檔案信息化建設(shè)重要性分析

在檔案管理工作中，檔案信息化建設(shè)較為重要，主要因?yàn)闄n案信息化建設(shè)可以滿(mǎn)足現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展需求，拓寬檔案管理工作的服務(wù)領(lǐng)域，并提升檔案信息數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存效率、安全性。

首先，檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著國(guó)家網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)檔案軟件開(kāi)發(fā)與升級(jí)受到廣泛重視，除了可以促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展之外，還能提升檔案管理技術(shù)的先進(jìn)性，增強(qiáng)系統(tǒng)應(yīng)用可靠性。但是，受到多種條件的制約，檔案信息化建設(shè)工作還沒(méi)有全面落實(shí)，影響著檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)進(jìn)步。

其次，檔案信息化建設(shè)可以拓寬檔案管理工作服務(wù)領(lǐng)域。在檔案信息化建設(shè)中，相關(guān)管理人員利用信息技術(shù)，可以開(kāi)發(fā)各類(lèi)資源，提高自身服務(wù)效率，拓寬服務(wù)渠道。相比傳統(tǒng)的紙張管理方式，檔案信息化建設(shè)可以為社會(huì)創(chuàng)造更多的價(jià)值。

最后，檔案信息化建設(shè)有利于提升信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存安全性。傳統(tǒng)的紙張檔案管理方式，很容易出現(xiàn)紙張損壞或是丟失的現(xiàn)象，難以保證檔案信息安全性，而信息化管理方式，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，快速儲(chǔ)存各類(lèi)信息數(shù)據(jù)，并通過(guò)備份方式提升信息安全性[1]。

二、檔案信息化建設(shè)問(wèn)題

當(dāng)前，我國(guó)在檔案信息化建設(shè)方面，還存在一些難以解決的問(wèn)題，無(wú)法提升檔案管理工作質(zhì)量與可靠性。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

第一，基礎(chǔ)設(shè)施較為簡(jiǎn)陋。在檔案信息化建設(shè)中，相關(guān)部門(mén)還沒(méi)有建設(shè)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，不能根據(jù)其工作要求引進(jìn)先進(jìn)的軟件與硬件設(shè)備，難以規(guī)劃處理各類(lèi)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)混亂的現(xiàn)象，嚴(yán)重的甚至發(fā)生系統(tǒng)崩潰問(wèn)題。例如：某檔案管理部門(mén)在信息化管理中，雖然配備了掃描儀與錄像機(jī)，但是，由于辦公用房較少，基礎(chǔ)設(shè)施簡(jiǎn)陋，出現(xiàn)檔案信息化建設(shè)問(wèn)題，無(wú)法提升檔案管理工作質(zhì)量[2]。

第二，數(shù)字化發(fā)展滯后。檔案信息化建設(shè)中，相關(guān)部門(mén)還沒(méi)有積極應(yīng)用現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)，不能通過(guò)數(shù)字技術(shù)方式全面改革檔案管理方式，難以提升檔案信息資源儲(chǔ)存工作有效性，甚至?xí)绊憴n案信息化建設(shè)整體工作質(zhì)量。同時(shí)，在開(kāi)發(fā)建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候，相關(guān)部門(mén)不能配備專(zhuān)門(mén)的數(shù)字技術(shù)系統(tǒng)，無(wú)法保證檔案信息化建設(shè)可靠性。

第三，缺乏高素質(zhì)人才隊(duì)伍。雖然部分檔案管理機(jī)構(gòu)在開(kāi)展相關(guān)管理工作的時(shí)候，建設(shè)了信息化系統(tǒng)，但是，還沒(méi)有根據(jù)檔案信息化管理需求，建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍，不能根據(jù)其根本需求，全面開(kāi)展各類(lèi)管理活動(dòng)，導(dǎo)致其工作效率降低。同時(shí)，一些檔案管理部門(mén)在開(kāi)展信息化管理活動(dòng)的時(shí)候，無(wú)法利用先進(jìn)技術(shù)開(kāi)展相關(guān)工作，難以提高檔案信息化建設(shè)水平[3]。

二、檔案信息化建設(shè)中檔案管理措施

1.樹(shù)立正確的檔案信息化建設(shè)觀(guān)念

檔案管理人員必須要樹(shù)立正確的信息化建設(shè)觀(guān)念，科學(xué)應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，明確信息化建設(shè)目標(biāo)，拓寬其工作規(guī)模，創(chuàng)新工作方式，保證可以減少各類(lèi)思想問(wèn)題與觀(guān)念問(wèn)題。同時(shí)，在科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的情況下，檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作觀(guān)念，創(chuàng)新自身服務(wù)方式，根據(jù)社會(huì)發(fā)展需求，全面提高檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理部門(mén)還要加大人才隊(duì)伍培養(yǎng)力度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)與先進(jìn)技能的培訓(xùn)，使其檔案管理信息化能力有所提升[4]。

2.配備先進(jìn)的檔案管理設(shè)備

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)需要配備先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，例如：計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描儀設(shè)備與光盤(pán)刻錄機(jī)設(shè)備等，滿(mǎn)足現(xiàn)代化檔案信息化管理需求，提升其工作質(zhì)量。同時(shí)，相關(guān)部門(mén)還要拓寬設(shè)備建設(shè)周轉(zhuǎn)資金的獲取渠道，向政府申請(qǐng)補(bǔ)助資金，增加檔案信息化建設(shè)優(yōu)惠政策，保證可以滿(mǎn)足現(xiàn)代化檔案信息技術(shù)的應(yīng)用需求。

3.制定完善的管理制度

檔案信息化建設(shè)中，相關(guān)部門(mén)必須要制定完善的管理制度，創(chuàng)新管理方式，明確相關(guān)工作職責(zé)，保證數(shù)據(jù)信息與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全運(yùn)行，從實(shí)際工作角度出發(fā)，全面創(chuàng)新管理制度、責(zé)任制度與激勵(lì)制度，以此提高檔案管理工作質(zhì)量。首先，相關(guān)部門(mén)需要明確檔案管理流程，積極應(yīng)用各類(lèi)先進(jìn)技術(shù)，細(xì)化檔案管理工作環(huán)節(jié)，提升電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)效率。其次，相關(guān)部門(mén)需要制定完善的安全制度，根據(jù)我國(guó)相關(guān)規(guī)定，對(duì)電子文件與檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)處理，避免出現(xiàn)安全問(wèn)題，影響檔案信息數(shù)據(jù)的完整性。同時(shí)，還要設(shè)定統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案管理工作質(zhì)量，優(yōu)化其服務(wù)體系，建設(shè)專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，利用先進(jìn)的管理方式開(kāi)展相關(guān)工作，保證可以形成一套標(biāo)準(zhǔn)體系，以此提高檔案管理工作質(zhì)量[5]。

4.建設(shè)管理人才隊(duì)伍

在檔案信息化建設(shè)中，相關(guān)部門(mén)必須要建設(shè)人才隊(duì)伍，引導(dǎo)其認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)，樹(shù)立正確的工作觀(guān)念與工作意識(shí)，發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。首先，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，相關(guān)技術(shù)人員必須要全面熟悉電子文件的規(guī)范流程，掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用知識(shí)，并利用現(xiàn)代化安全技術(shù)開(kāi)展相關(guān)工作。其次，檔案管理人員必須要明確自身工作職責(zé)，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作觀(guān)念，提升檔案信息化建設(shè)工作質(zhì)量。

結(jié)語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作需要相關(guān)部門(mén)制定完善的管理制度，建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀(guān)念與工作方式，利用激勵(lì)制度、責(zé)任制度等，全面調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，提高其工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（23）：150-151.

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[3]陸貝貝.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].環(huán)球市場(chǎng)，2016（20）：73. [4]劉麗華.檔案信息化建設(shè)與檔案管理對(duì)策分析[J].卷宗，2016，6（6）：280.

[5]楊志聯(lián).關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（3）：48-48.