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摘要：隨著信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，人們對信息的需求量越來越大，為了滿足不同領(lǐng)域的人們對信息的渴求，檔案的數(shù)字化與信息化建設(shè)勢在必行。本文介紹了數(shù)字檔案資源的建設(shè)及其在檔案信息化建設(shè)中的重要意義，分析了檔案信息化建設(shè)在現(xiàn)階段信息化條件下的必然趨勢，提出在實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案資源后，如何更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞： 數(shù)字檔案資源；建設(shè)途徑；檔案信息化建設(shè)；管理措施

當(dāng)今社會已經(jīng)進(jìn)入信息時代，數(shù)字化與信息化手段日益增多，這也為檔案工作帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。更新原有的管理理念，充分認(rèn)識和接受數(shù)字檔案資源，學(xué)習(xí)和運(yùn)用高新技術(shù)，做好檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)新管理方法，是檔案管理在信息化時代迫在眉睫的工作。

數(shù)字檔案資源與加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)有何聯(lián)系？

數(shù)字檔案資源是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。這部分檔案資源與傳統(tǒng)檔案資源在本質(zhì)上有許多不同點(diǎn)，但最大的不同就是內(nèi)容數(shù)字化，即這種檔案資源必須用計算機(jī)二進(jìn)制數(shù)字代碼來記錄和閱讀。面對這種全新的檔案資源，檔案部門需要一個逐漸接納和全新的管理模式進(jìn)行改造，在這個過程中需要的第一步就是數(shù)字檔案資源的建設(shè)問題。

1如何實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源建設(shè)

1.1數(shù)字檔案資源建設(shè)的途徑主要有兩種：

1.1.1 辦公自動化條件下形成的電子文件直接轉(zhuǎn)化而來的數(shù)字檔案資源。這部分?jǐn)?shù)字檔案資源又有兩種存在形式：一種形式是辦公自動化條件下形成的電子文件轉(zhuǎn)存在一定載體上，以物理形式移交給檔案館；另一種形式是存在于網(wǎng)絡(luò)上的電子文件，通過邏輯歸檔移交給檔案館。這兩部分是數(shù)字檔案資源最直接的來源，也是數(shù)字檔案資源的主體和發(fā)展主流。到目前為止，我國對數(shù)字檔案資源的積累和收集在規(guī)模和效益上還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。當(dāng)務(wù)之急是要做好以下兩方面工作：一是加強(qiáng)對基層部門有關(guān)數(shù)字檔案形成、保管、收集等方面的工作的規(guī)章制度的規(guī)范和管理工作；二是對傳統(tǒng)檔案工作現(xiàn)狀進(jìn)行適應(yīng)數(shù)字資源的現(xiàn)代化改造工作。

1.1.2館藏檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字檔案。這部分?jǐn)?shù)字檔案資源是整個數(shù)字檔案資源的補(bǔ)充和豐富。它主要來源于對傳統(tǒng)檔案館中開放的且利用效率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，其目的是使深藏在傳統(tǒng)檔案館中的重要檔案信息使之充分地為人們所利用。這也是傳統(tǒng)檔案工作向數(shù)字檔案工作進(jìn)行過度和銜接的必經(jīng)之路。

1.2數(shù)字檔案資源建設(shè)的技術(shù)環(huán)節(jié)

1.2.1 數(shù)據(jù)庫技術(shù)：數(shù)據(jù)庫技術(shù)是數(shù)字檔案信息保存和利用的重要技術(shù)。檔案資源是一種數(shù)量巨大、內(nèi)容類別繁多的信息資源，要把這種浩如煙海的信息有序化便于人們利用，必須加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入、保存，對各種數(shù)據(jù)庫進(jìn)行資源有效組織。

1.2.2 數(shù)字化檔案接收：隨著OA辦公自動化的擴(kuò)展與提高，接收本身就已是數(shù)字化產(chǎn)物的電子檔案，必須重點(diǎn)抓好這幾個環(huán)節(jié)的工作：密切關(guān)注電子文件的形成和積累，實(shí)行前端控制，研究其運(yùn)作規(guī)律，提出質(zhì)量要求；制定電子文件歸檔細(xì)則和管理規(guī)范，研制歸檔軟件，使產(chǎn)生于不同平臺和數(shù)據(jù)庫的電子文件能按要求及時歸檔；檔案館接收電子檔案要按統(tǒng)一的格式轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，并與館藏檔案數(shù)字化工作融為一體。

1.2.3 數(shù)字檔案安全性的保障技術(shù)：

a不同安全級別檔案的制作和使用：檔案信息的開放是有一定限制的。根據(jù)檔案的保密和開放范圍，對數(shù)字檔案資源利用范圍的設(shè)置是非常重要的一項(xiàng)技術(shù)工作。這方面的技術(shù)主要是通過利用權(quán)限的設(shè)置和傳播環(huán)境的設(shè)置來實(shí)現(xiàn)。對不同密級的檔案分別采取在線利用和脫機(jī)利用；對不同的讀者，又可以利用不同的權(quán)限來控制對檔案資源的獲取。

b保障數(shù)字檔案信息的原始性技術(shù)：數(shù)字檔案不留痕跡的易改性如不加以控制，將使它的原始記錄難以保障。人們針對這一缺陷研究出一些改善措施來最大限度的保證檔案的原始性。這些技術(shù)措施主要有：加密技術(shù)、電子簽署技術(shù)、消息認(rèn)證技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)、防火墻技術(shù)、仿寫技術(shù)等。這些技術(shù)的使用在數(shù)字檔案設(shè)計和形成時就應(yīng)該成為數(shù)字檔案內(nèi)容不可或缺的一部分。

1.3數(shù)字檔案資源管理環(huán)節(jié)

數(shù)字檔案資源建設(shè)要堅持規(guī)范性原則，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)范，確保電子文件的歸檔，數(shù)字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。除此之外，還要提高檔案工作者的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保密意識，同時積極構(gòu)建本部門信息系統(tǒng)主體，及其與外界關(guān)聯(lián)行為約束機(jī)制。凡涉密網(wǎng)絡(luò)一定要與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行物理隔離；定期進(jìn)行網(wǎng)上信息檢查，確保涉密信息不上網(wǎng)。要準(zhǔn)確把握紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，妥善處理兩種不同功能的檔案，使檔案資源利用取得較好的效益。

2如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化與數(shù)字化相比，它的概念更為宏觀。檔案信息化有著極其豐富的內(nèi)涵，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，它包含了檔案數(shù)字化、人員、法律、政策和標(biāo)準(zhǔn)等社會因素。可以說，檔案信息化是由檔案信息的數(shù)字化、檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、檔案系統(tǒng)的集成化、檔案人員的知識化構(gòu)成的有機(jī)體系。有了數(shù)字化的檔案資源，檔案信息化的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)基礎(chǔ)也就有了保障。而處在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會，檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。

2.1加強(qiáng)檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證電子文件有效安全運(yùn)行和歸檔。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃包含了檔案信息化建設(shè)的整個硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)。要在建立檔案局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上與辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連接，加快檔案目錄和檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

2.2加強(qiáng)檔案信息的安全保障體系

加強(qiáng)對計算機(jī)檔案信息系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；加強(qiáng)對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔文件的真實(shí)、完整、有效；檔案信息要轉(zhuǎn)存到檔案專用服務(wù)器上，實(shí)行物理隔離。在利用檔案信息資源和信息化處理過程中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生。

2.3加強(qiáng)檔案信息化管理

檔案信息化管理要堅持以下幾項(xiàng)原則：

2.3.1規(guī)范性原則：制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機(jī)可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進(jìn)館。不管是通過館（室）藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)。

2.3.2安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有利的安全措施，充分保障檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們要采?。何锢戆踩呗?；訪問控制策略；信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。

2.3.3效益性原則：由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)大的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。要根據(jù)自身的能力，分析用戶需求，考慮檔案的利用率。把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。

3數(shù)字化、信息化檔案資源建設(shè)需加強(qiáng)人才的培養(yǎng)

數(shù)字化、信息化檔案資源建設(shè)最根本的是高素質(zhì)人才的培養(yǎng)。檔案人員的隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的根本，決定著檔案數(shù)字化、信息化發(fā)展的速度和質(zhì)量。檔案事業(yè)的發(fā)展與廣大檔案工作者的整體素質(zhì)密切相關(guān)，較高思想覺悟和專業(yè)技能水平的檔案人員隊(duì)伍是做好檔案工作的保障。

檔案人員光掌握專業(yè)知識是不夠的。加強(qiáng)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)工作，參加計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息管理技術(shù)和現(xiàn)代管理技術(shù)等知識的培訓(xùn)，積極開展多種形式的技術(shù)交流，建立起高科技人才為骨干的檔案隊(duì)伍，才能滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

4 結(jié)束語

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛利用，不僅對國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展產(chǎn)生了深刻影響，更是對檔案工作也提出了新的挑戰(zhàn)。加強(qiáng)數(shù)字檔案資源，檔案信息化建設(shè)是檔案管理適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇，也是檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，更是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。因此，我們要立足現(xiàn)在，著眼未來，積極創(chuàng)造條件，充分利用先進(jìn)技術(shù)與手段探索數(shù)字檔案資源和檔案信息化建設(shè)的新途徑、新方法。推進(jìn)檔案資源信息化建設(shè)的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)、健康、快速的發(fā)展。只有這樣檔案事業(yè)才能適應(yīng)社會和時代發(fā)展的需要，從而達(dá)到更好的目的。

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（作者單位：西安長峰機(jī)電研究所， 陜西 西安 710065）