胡愛蘭 熊珊珊

442000湖北醫(yī)藥學(xué)院校友會(huì)辦公室(十堰)

構(gòu)建醫(yī)學(xué)院校友檔案信息化管理模式

胡愛蘭 熊珊珊

442000湖北醫(yī)藥學(xué)院校友會(huì)辦公室(十堰)

目的：探討構(gòu)建醫(yī)學(xué)院校友檔案信息化管理新模式應(yīng)用效果。方法：在校友檔案管理中應(yīng)用信息化管理模式，并隨訪校友對(duì)檔案管理的滿意情況。結(jié)果：應(yīng)用信息化管理模式后校友的滿意度顯著提高(P＜0.05)。結(jié)論：在校友檔案管理中應(yīng)用信息化管理模式可以提高校友的滿意度，更好地開發(fā)利用校友資源。

醫(yī)學(xué)院；校友檔案；信息化管理；新模式；滿意度

資料與方法

我校于2015開始應(yīng)用信息化管理模式，隨訪校友，統(tǒng)計(jì)對(duì)比信息化管理模式應(yīng)用前后的校友滿意度。

方法：我校在分析校友檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，應(yīng)用信息化管理模式，采取以下措施。①建立校友檔案信息化管理服務(wù)系統(tǒng)：各高校依據(jù)自己的校友檔案管理工作理念統(tǒng)一校友檔案信息化管理服務(wù)系統(tǒng)。通過(guò)該系統(tǒng)將各院系的校友資料進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)學(xué)校的任何部門、在校生(包括各地校友)均可以通過(guò)這個(gè)校友檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行資料的收集、查詢，從而實(shí)現(xiàn)校友資料的共享，促進(jìn)校友的工作和諧共進(jìn)。②明確校友檔案信息化管理中心：各大高校相關(guān)部門以學(xué)校檔案信息為各自的工作中心。明確校友檔案管理在學(xué)校和校友發(fā)展中的重要作用。逐步實(shí)現(xiàn)校友資料的信息采集、發(fā)布、網(wǎng)絡(luò)歸檔，真實(shí)、有效地記錄校友的全面發(fā)展。并使這一中心始終貫穿在高校發(fā)展的全過(guò)程中。③建立完善的信息化管理制度：要促進(jìn)校友檔案信息化管理模式的推進(jìn)。首先要制定的便是制度：制定或者是修訂一系列的規(guī)定和管理辦法，保證檔案信息化管理模式的正常、有效地發(fā)展和運(yùn)行；其次是人才的引進(jìn)和培養(yǎng)：引進(jìn)或者是培養(yǎng)一批專業(yè)人才，給檔案管理部門注入新鮮的血液，并用新的思維和理念推薦校友檔案信息化管理的推行。再者，提高管理人員的管理水平，積極開展新模式、新的管理經(jīng)驗(yàn)的交流和學(xué)習(xí)，創(chuàng)新管理模式，提高管理水平，積極貫徹國(guó)家的指導(dǎo)思想，大力推進(jìn)校友檔案信息化管理的進(jìn)程。④加強(qiáng)多形式多層次共享平臺(tái)的建設(shè)：積極推進(jìn)服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，促進(jìn)校友檔案信息資源的公開、共享和利用；建立針對(duì)校內(nèi)用戶的專用平臺(tái)系統(tǒng)，集中管理各院系的校友檔案電子文件。并對(duì)利用率高、指導(dǎo)性強(qiáng)、保密性要求低的校友檔案資料實(shí)現(xiàn)小規(guī)模開放式的資源獲取，對(duì)校友有一定保密要求的檔案資料，只有符合條件的用戶才可進(jìn)行查詢。如此一來(lái)，即可進(jìn)一步完善校友檔案的管理，也更加有利于資源的收集。

判斷標(biāo)準(zhǔn)：統(tǒng)計(jì)對(duì)比應(yīng)用信息化管理前后校友對(duì)于檔案管理的滿意度。

統(tǒng)計(jì)學(xué)方法：數(shù)據(jù)用SPSS 18.0軟件分析，以P＜0.05為差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

結(jié) 果

應(yīng)用信息化管理模式校友滿意度顯著提高(P＜0.05)，見表1。

表1 信息化管理模式應(yīng)用前后校友滿意度對(duì)比(n)

討 論

信息技術(shù)潮流中的校友檔案管理工作均已成為各大高校的工作重點(diǎn)。但是，各方面因素的綜合影響，使得校友檔案信息化模式進(jìn)程的推進(jìn)不斷地出現(xiàn)諸多問(wèn)題：①基礎(chǔ)設(shè)施配備發(fā)展落后：各大院校對(duì)檔案信息化管理所需要的設(shè)備投入較少，資金配備也有所欠缺，以致檔案管理信息化的推進(jìn)步履維艱。另有因高校之間信息化設(shè)施所使用的軟硬件之間的差異，更是導(dǎo)致校友檔案信息無(wú)法有效共享，沒(méi)有相應(yīng)的資金配備和統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)以及完整有效的體系，導(dǎo)致校友檔案信息化管理空有口號(hào)卻并沒(méi)有真正落到實(shí)處。②工作人員計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)欠缺：校友檔案一直是以傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，這就難免造成工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)的欠缺，簡(jiǎn)單地把校友檔案管理工作當(dāng)作無(wú)足輕重的附帶工作。現(xiàn)有工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和學(xué)歷水平不能適應(yīng)檔案信息化管理模式是信息化管理模式實(shí)行困難的一方面；另一方面，因?qū)W校內(nèi)部缺少對(duì)相關(guān)工作人員的知識(shí)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，制約了檔案信息化管理模式的推行。

構(gòu)建醫(yī)學(xué)院校校友檔案信息化管理模式，是以各大院校學(xué)校檔案資源建設(shè)為核心，以檔案信息化管理模式的推進(jìn)為重點(diǎn)，以滿足高校各院系師生、校友的需求為目標(biāo)，依托高校的發(fā)展和人才建設(shè)，加強(qiáng)校友檔案管理的開發(fā)力度，優(yōu)化校友信息資源的共享力度，發(fā)揮校友檔案信息化管理對(duì)學(xué)校工作發(fā)展和其他工作協(xié)調(diào)發(fā)展的重要作用。①高校校友檔案信息化管理很好地實(shí)現(xiàn)了資源的共享：校友檔案信息化管理的實(shí)行實(shí)際上就是對(duì)資源共享的建設(shè)，主要目的是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)提高檔案管理水平，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)各院系對(duì)校友資源的共享。進(jìn)而提升了校友檔案的實(shí)用性，提高了資源的利用率。②校友檔案信息化管理能夠大大提升檔案管理人員的工作效率：通過(guò)對(duì)校友檔案進(jìn)行信息錄入，實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，管理人員便可通過(guò)網(wǎng)路技術(shù)快速檢索，從而能夠時(shí)時(shí)抽調(diào)所需的校友資料，有效減少了查找資料的時(shí)間。同時(shí)因計(jì)算機(jī)錄入信息更加方便、及時(shí)，也提高了檔案管理的時(shí)效性，在檔案被錄入到電腦之后，通過(guò)加工檔案的信息便可以有效地減少對(duì)二次文獻(xiàn)的加工時(shí)間，極大地提升了檔案管理工作的效率。③校友檔案信息化管理推動(dòng)了管理模式的改革：各大高校原有的校友檔案管理模式，存在很多弊端。因校友檔案資源往往為非開放狀態(tài)，從而使得大量的校友資料不能被學(xué)校師生所利用，進(jìn)而無(wú)法發(fā)揮校友資料建檔的目的。但是應(yīng)用信息化的模式管理校友資料之后，一改之前老舊的管理模式，充分利用網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的共享性，對(duì)校友資料進(jìn)行合理的開發(fā)和管理，實(shí)現(xiàn)資源的共享，廣大師生可以簡(jiǎn)單、方便地在信息化的平臺(tái)上進(jìn)行查詢，進(jìn)而得到自己想要的信息資料。

綜上所述，在校友檔案管理中應(yīng)用信息化管理模式可以提高校友的滿意度，更好地開發(fā)利用校友資源。

[1]肖金良.高校檔案信息化建設(shè)探析[J].蘭臺(tái)世界,2014,1(6)：123-125.

[2]鄧寶瑚.高校檔案管理信息化建設(shè)[J].科技文獻(xiàn)信息管理,2016,1(3)：105-106.

[3]鄭慧玲.從高校檔案館檔案信息的空缺談高校檔案管理制度的變革[J].黑龍江史志,2014,20(12)：110.

[4]陳小梅、鄭添.系統(tǒng)論的視角淺議高校檔案管理信息化建設(shè)的影響因素及策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,3(2)：140-142.

[5]錢凱.談對(duì)檔案管理適應(yīng)信息化發(fā)展的探討[J].科技與企業(yè),2014,5(1)：233.

Construction of information management model of medical alumni

Hu Ailan,Xiong Shanshan
Alumni Association Office of Hubei Medical College(Shiyan City)442000

Objective：To investigate the application effect of constructing a new mode of information management of medical records.Methods：The application of information management model in the management of alumni archives,and follow up alumni satisfaction with the file management.Results：After the application of the information management model,the alumni satisfaction has improved significantly(P＜0.05).Conclusion：The application of information management model in the management of alumni archives can improve the satisfaction of alumni,and better develop and utilize the alumni resources.

Medical school;Alumni archives;Information management;New model;Satisfaction degree

10.3969/j.issn.1007-614x.2017.15.102