(中國社會科學院研究生院 北京 102488)

淺談ERP對財務會計工作的影響及應對措施

劉世新

(中國社會科學院研究生院北京102488)

ERP系統(tǒng)的運用與傳統(tǒng)的業(yè)務操作方式有一定的區(qū)別,這給ERP系統(tǒng)在實施過程中帶來很大的困難與阻礙，而實施完成之后對新的財會工作的影響帶來從管理到實際具體工作以及參與工作的人員產(chǎn)生新的要求,因此,針對實施前期問題的避免和后期觀念的轉(zhuǎn)變讓ERP系統(tǒng)成為企業(yè)真正的幫手作出以下介紹和建議。

ERP；財務會計；影響

一、ERP介紹

ERP是英文Enterprise Resource Planning(企業(yè)資源計劃)的簡寫，它指建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源。ERP系統(tǒng)集信息技術與先進管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運行模式，反映時代對企業(yè)合理調(diào)配資源，最大化地創(chuàng)造社會財富的要求，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。它對于改善企業(yè)業(yè)務流程、提高企業(yè)核心競爭力具有顯著作用。ERP系統(tǒng)的特點及核心內(nèi)容包括有：企業(yè)內(nèi)部管理所需的業(yè)務應用系統(tǒng)，主要是指財務、物流、人力資源等核心模塊；物流管理系統(tǒng)采用了制造業(yè)的MRP管理思想。

二、傳統(tǒng)財務會計的主要工作

在傳統(tǒng)財務工作中，會計工作人員的主要工作職責，包含對原始憑證的審核，編制，登記各種明細賬；編制記賬憑證匯總表；月末結帳、對帳，做到帳證相符、帳帳相符、帳實相符；編制會計報表；裝訂憑證；納稅申報工作；會計檔案保管工作。財務會計工作人員手工記賬過程中，常常需要其他業(yè)務部門的配合才能保證財務賬務處理工作的數(shù)據(jù)完整性。然而財務繁雜的工作項目和數(shù)據(jù)核對處理，使得財務人員并不能從紛繁的具體事務中解脫出來，而財務的管理職并不能得以真正發(fā)揮，起到實質(zhì)性的監(jiān)督管理的作用。傳統(tǒng)的會計人員總是讓人們自然想到的僅僅是一個具有記賬、對賬知識的小會計而已。使得財務的管理職能名不符實。成為其他部門或者領導隨意調(diào)遣更改財務數(shù)據(jù)的一個工具而已，財務的嚴謹失去了真正的意義。

三、ERP帶來的主要變化和影響

ERP系統(tǒng)在實施過程中不可避免的會有來自財務部門的各種抵抗，因為工作方式的改變會使得財務部門工作人員壓力更大，特別是在實施期間，ERP系統(tǒng)要和原系統(tǒng)雙軌運氣期間，將會對財務部門的工作帶來巨大的沖擊，使得原來工作就較為繁瑣的財務部門呈現(xiàn)出連續(xù)幾個月無休的狀態(tài)。這種沖擊較多的來源于實施前公司內(nèi)部管理就不夠嚴謹，數(shù)據(jù)精確度不高，而客戶自己也較為擔心的企業(yè)。然而，這種局面在持續(xù)一段時間后，當所有數(shù)據(jù)都開始步入正軌，客戶在對抗之后能嚴格的按照ERP設計流程去操作，使得每一個錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都開始變得高要求和精準的時候，客戶會慢慢建立起對自己內(nèi)部數(shù)據(jù)的信心，逐步發(fā)展到對整個系統(tǒng)的信心。最終實現(xiàn)整個企業(yè)的財，人，物很好的管理，以實現(xiàn)各環(huán)節(jié)之間的資源流向，最終指向財務的根本目的。所以下面我們主要介紹ERP對財務工作開展所帶來的變化和影響，因為財務工作是企業(yè)管理的核心工作之一。

(一)賬務處理方式變化

傳統(tǒng)的處理方式在針對材料采購的處理是，在原材料未收貨入庫時，財務并不需要做具體的賬務處理，此時的工作發(fā)生的好象是與財務無關的其他部門做的一系列工作，首先采購部門，下采購訂單，確定需要購買的原材料，收集供應商的信息，詢價等等工作，直到收到供應商發(fā)來的貨物，倉庫對其進行收貨入庫處理，此時，財務人員需要獲取倉庫相關負責收貨入庫的入庫單信息，記錄賬務處理：

借：原材料

貸：應付暫估款

此時采購部門并未收到供應商開來的發(fā)票。待采購部門收到供應商開來的發(fā)票后，財務相關人員又需要對原產(chǎn)生的記賬憑證進行發(fā)票校驗，如實際產(chǎn)生的應付賬款和原應付暫估款項之間存在差異，則財務人員需要將原暫估憑證進行沖帳處理，再按照正確的發(fā)票金額進行入賬處理，然后付款完成一個簡單的采購業(yè)務在系統(tǒng)里的所有賬務處理。

整個環(huán)節(jié)中，財務的工作顯得較為被動，首先，在對原材料的采購工作，財務的記賬依賴于兩個重要環(huán)節(jié)，一個是收到倉庫提供的入庫單信息，另一個是采購部門提供的發(fā)票信息，由于沒有建立起統(tǒng)一的數(shù)據(jù)處理平臺，數(shù)據(jù)不能夠及時進行處理，數(shù)據(jù)處理的環(huán)節(jié)相互獨立且不透明，人工干預行為較多，一旦在某個環(huán)節(jié)發(fā)生錯誤，就會導致財務的記賬不準確，同時針對錯誤，需要更多的人力去分析和找原因，使得本來復雜的財務工作更為繁瑣。ERP數(shù)據(jù)的處理：首先采購部門在系統(tǒng)內(nèi)進行詢價，供應商信息建立，以及采購訂單的下達一系列工作，此時，由于前期工作對財務并產(chǎn)生任何影響，各部門之間的工作依然獨立開展，但是此時財務人員可以在系統(tǒng)內(nèi)看見采購訂單的所有信息，包括供應商信息，采購的數(shù)量，單價，總金額等數(shù)據(jù)。接下來就是倉庫對購入的原材料進行收貨的工作，此時由于原材料的增加，對應的財務資產(chǎn)類數(shù)據(jù)應在收貨入庫的同時產(chǎn)生原材料增加的賬務處理憑證，在倉庫工作人員進行收貨的同時，ERP系統(tǒng)自動觸發(fā)產(chǎn)生了財務的記賬憑證：

借：原材料

貸：應付暫估款

而財務人員并不需要按照傳統(tǒng)的方式依靠入庫單信息來錄入財務憑證。接下來就是發(fā)票的校驗工作了，采購部門根據(jù)供應商提供的發(fā)票信息進行發(fā)票系統(tǒng)內(nèi)的校驗工作，發(fā)票校驗的工作是基于ERP的集中統(tǒng)一的管理思想，需要保證采購訂單，入庫單，以及發(fā)票信息一致時才可正確入賬并產(chǎn)生具有可追溯的集成數(shù)據(jù)，可以自動獲取采購訂單詳細信息包括訂購的產(chǎn)品數(shù)量金額等，以及次訂單是否有收貨動作發(fā)生，如有發(fā)生，則會根據(jù)收貨入庫進行詳細顯示，如收貨數(shù)量，金額等，此時的系統(tǒng)是集成統(tǒng)一的，不用人工創(chuàng)建任何財務憑證，同時避免人為錯誤的產(chǎn)生。當系統(tǒng)一旦出現(xiàn)發(fā)票數(shù)據(jù)和采購訂單數(shù)據(jù)不一致的情況，譬如采購單價的變化，那么ERP系統(tǒng)會自動將價格變動引起的差異計入相應的材料采購價差科目，使責任明確到采購部門，同時起到監(jiān)督和績效考核的作用。數(shù)據(jù)的透明性即在此體現(xiàn)出來了。

(二)財務和其他部門之間的工作方式變化

由于ERP提供了一個集中處理數(shù)據(jù)的統(tǒng)一平臺，減少了信息孤島的產(chǎn)生幾率。以前只能各部門之間獨立任務，人工接洽，而ERP的引入使得其他各部門都可能和財務有集成點，如采購部門的收發(fā)貨；人力資源部門的薪資過賬，銷售部門的銷售過賬，都會使得事務在關鍵點上和財務有影響的憑證產(chǎn)生，形成系統(tǒng)的自動過賬。

由于集成的高度性，使得財務人員直接處理業(yè)務的工作量得以減少，如原材料采購收貨入庫不再由財務人員創(chuàng)建憑證，但實際上，由于ERP的引入?yún)s對財務工作的管理職能要求更高了。財務人員的工作對其他部門的監(jiān)督加強了，如果財務部門的工作人員不具備對前端部門業(yè)務錯誤處理的憑證進行分析，找出錯誤原因并監(jiān)督其他部門更正錯誤，規(guī)范操作，只會使得問題堆積在財務部，工作效率反而不能得以提高，所以一定程度上的嚴格管理和監(jiān)督職能就此體現(xiàn)出來了，同時對財務的溝通能力也有了更高的要求，部門間的溝通協(xié)調(diào)在解決工作中遇到的問題顯得尤為重要。特別是在ERP系統(tǒng)使用的初期，其他部門的人員對財務并不了解的情況下，更是需要大幅度提升財務的溝通和管理職能。因為財務部門的數(shù)據(jù)由于數(shù)據(jù)源的范圍擴展，使得不懂財務知識的人員也會間接介入財務的一些日常事務處理。財務此時就會以一種指導者的身份出現(xiàn)，以提高其他部門的實際操作和對財務的一定的理解能力，綜上所述，ERP對財務部門提出了更高的要求，監(jiān)督能力，指導能力和溝通能力都是缺一不可的。

[1]Thomas A.Curran,Andrew Ladd.SAP業(yè)務藍圖：理解供應鏈管理