冷緣

[摘 要]現(xiàn)代企業(yè)為了提高經(jīng)濟效益，往往會在企業(yè)管理方面進行努力，通過企業(yè)管理的辦法來增強企業(yè)運作效率，優(yōu)化資本結(jié)構(gòu)等。但進行企業(yè)管理有一個前提，那就是擁有足夠的信息數(shù)據(jù)，因此，信息管理成為了現(xiàn)代企業(yè)生存的不二“法門”。本文根據(jù)筆者對企業(yè)信息管理工作的調(diào)查，總結(jié)出了其存在的問題，并給出了解決措施，希望可以對企業(yè)改進管理工作有益。

[關(guān)鍵詞]信息數(shù)據(jù)；企業(yè)管理；制度改進

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.038

[中圖分類號]F270.7 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）06-00-02

21世紀(jì)是一個信息和經(jīng)濟大爆炸的時代，現(xiàn)代企業(yè)要想在社會的激流中奮勇向前，務(wù)必要將這兩項融入企業(yè)，所以，企業(yè)信息管理系統(tǒng)應(yīng)運而生。企業(yè)要想可持續(xù)發(fā)展，就必須擁有先進且完善的管理系統(tǒng)，提高管理水平，有效解決企業(yè)運行的各種問題，使企業(yè)良性發(fā)展。本文結(jié)合多方經(jīng)驗總結(jié)了當(dāng)前企業(yè)信息管理系統(tǒng)所存在的問題，并提出了諸多技術(shù)方面以及管理方面的建議，希望可以為企業(yè)完善管理系統(tǒng)，提高競爭力提供幫助。

1 企業(yè)管理系統(tǒng)構(gòu)建中存在的問題

1.1 重技術(shù)，輕管理，忽視人的因素

企業(yè)信息管理系統(tǒng)集管理科學(xué)、信息科學(xué)、系統(tǒng)科學(xué)、計算機科學(xué)等眾多專業(yè)知識于一體，需要多種知識一起配合。但是許多當(dāng)前企業(yè)片面的理解管理系統(tǒng)，認(rèn)為主要是電腦技術(shù)與軟件在發(fā)揮作用，人只負(fù)責(zé)操作就可以，其實不然，縱然在現(xiàn)在科技如此發(fā)達的社會，人依然發(fā)揮著主導(dǎo)作用。如果沒有人經(jīng)過科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆治鲈O(shè)計，就不會有完善的系統(tǒng)；如果沒有人對初始數(shù)據(jù)進行收集和錄入，系統(tǒng)則無法發(fā)揮作用；如果人與軟件不能協(xié)調(diào)配合，再好的軟件也徒勞無功；所以，在企業(yè)管理信息系統(tǒng)中也一定要切記“以人為本”。

1.2 企業(yè)未考慮人和軟件的相互適應(yīng)，對安全軟件的應(yīng)用效果也不理想

開發(fā)一個管理系統(tǒng)需要的是系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)運行、系統(tǒng)評價。在確定這個管理系統(tǒng)可以有效提高企業(yè)運行效率之后，才開始逐漸置換。但是有不少企業(yè)，沒有進行認(rèn)真的系統(tǒng)分析和設(shè)計，高價購買新的系統(tǒng)并且大批購買計算機；在購買回來之后又不按照科學(xué)方法進行置換，理論上應(yīng)該是先進行試點替換，在各個部門先換上一臺新機器，運行無誤之后，再大批置換。但是好多企業(yè)在購買回來之后直接進行置換，導(dǎo)致企業(yè)員工適應(yīng)不了新機器，不僅達不到既定的管理目標(biāo)，甚至可能會減少經(jīng)濟效益。

1.3 企業(yè)未意識到提高管理人員綜合素質(zhì)的重要性

一個企業(yè)經(jīng)營的成敗在于人，一套管理系統(tǒng)好壞的關(guān)鍵是人，企業(yè)管理工作好壞的評價，主要是依據(jù)管理信息系統(tǒng)的效果以及它對企業(yè)的生存與發(fā)展所起的作用。事實證明，凡是信息化效果顯著的單位，其主要特點是領(lǐng)導(dǎo)班子及職工隊伍素質(zhì)好。當(dāng)前企業(yè)管理工作所存在的問題就是管理人員的綜合素質(zhì)較低。作為信息系統(tǒng)的管理者，除了具備較強的電腦技術(shù)以及對設(shè)備的操作能力，還需要有科學(xué)的管理方法，只有具備綜合素質(zhì)的管理者，才可以充分組織人與人，人與設(shè)備協(xié)調(diào)配合，共創(chuàng)利益。

2 新時期完善企業(yè)管理系統(tǒng)的策略

2.1 建立協(xié)同辦公系統(tǒng)，提高工作效率

隨著經(jīng)濟全球化的推進，與全球市場的形成，經(jīng)濟領(lǐng)域變得越來越復(fù)雜，傳統(tǒng)的低效率辦公手已經(jīng)無法滿足人們的需要了，人們需要更高效的辦公手段。建立協(xié)同辦公系統(tǒng)就是一種可以提高辦公效率的辦法。協(xié)同辦公系統(tǒng)與傳統(tǒng)辦公手段相比，不僅成本低、效率高、保密性強，而且實現(xiàn)了無紙化辦公，解決了傳統(tǒng)辦公手段對紙張浪費嚴(yán)重的問題。企業(yè)可以通過建立協(xié)同辦公系統(tǒng)來輔助開展信息管理工作，將所有的信息建立檔案，儲存在公司的數(shù)據(jù)庫內(nèi)，以便于及時查詢。

2.2 有效利用數(shù)據(jù)，提高經(jīng)濟效益

現(xiàn)代的企業(yè)經(jīng)營管理理論認(rèn)為信息是一種重要的資源，如果能仔細(xì)研究信息，就能為公司的發(fā)展指明方向，這是企業(yè)進行信息管理的理論依據(jù)。因此，企業(yè)要想做大做強，只收集數(shù)據(jù)是不夠的，還得將收集起來的數(shù)據(jù)進行分析處理，找出企業(yè)在管理方式上的缺陷，并對企業(yè)的運營方式進行優(yōu)化，如通過對人力資源數(shù)據(jù)的分析，進行人事調(diào)整，把合適的人安排在合適的崗位上，并進行“精兵簡政”，辭退冗余員工。企業(yè)還可以對本季度的盈虧數(shù)據(jù)進行分析，為企業(yè)下一季度的商業(yè)活動提供參考。

2.3 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視信息管理工作

對企業(yè)來說，最重要的資源有兩種，一是資金和技術(shù)，二是信息和時間，企業(yè)的發(fā)展需要大量的資金支持，而信息則使企業(yè)掌握先機，在市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢。除此之外，企業(yè)制定經(jīng)營戰(zhàn)略需要大量的數(shù)據(jù)支持，如果沒有相關(guān)的數(shù)據(jù)支持，企業(yè)掌握的信息不到位，就會做出錯誤的判斷，導(dǎo)致企業(yè)蒙受巨大的損失，就像《三國演義》中，有個著名的故事是空城計，司馬懿不知道城內(nèi)具體情況，被諸葛亮用空城計戲弄，錯失良機。因此，企業(yè)的管理者必須投入足夠的精力和資金來開展信息管理工作。

2.4 信息管理工作由企業(yè)綜合管理部門負(fù)責(zé)

時至今日，信息管理工作能夠為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益并規(guī)避風(fēng)險，這已經(jīng)成為眾多企業(yè)管理者的共識。許多企業(yè)都開始了創(chuàng)建信息管理工作的探索，在這一過程中，固然有成功的例子，但更多的卻是不成功的嘗試，例如某家企業(yè)在建立信息管理工作時，發(fā)現(xiàn)了這樣一個問題：各個部門上交的數(shù)據(jù)不一致。為了解決這個問題，企業(yè)需要為信息管理工作設(shè)立一個部門，這個部門的主要職責(zé)是綜合管理信息管理工作的各項事務(wù)，統(tǒng)合各類數(shù)據(jù)，為企業(yè)的各項決策提供數(shù)據(jù)支持。

2.5 了解市場需求，收集各類信息

自從建立社會主義市場經(jīng)濟以來，市場這只“看不見的手”一直影響著企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，許多企業(yè)都通過市場規(guī)律來調(diào)節(jié)生產(chǎn)，達到盈利的目的，但“常在河邊走，哪有不濕鞋”，市場的盲目性、滯后性會讓企業(yè)管理者“濕鞋”，導(dǎo)致遭受巨大的損失。因此，為了規(guī)避風(fēng)險，及時收集市場信息，了解市場需求就顯得非常有必要了。企業(yè)在收集市場信息時，不能局限于市場需求這一類的信息，該行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r、與該行業(yè)相關(guān)的技術(shù)發(fā)明、國家的政策方針等都需要收集，收集起來的數(shù)據(jù)要注意及時更新。

2.6 制定完善的各項信息管理制度

國無法不治，企業(yè)同樣如此，為了保障信息管理工作可以順利進行，企業(yè)有必要為信息管理工作制定各種規(guī)章制度，這項制度應(yīng)該滿足以下特點。一是要具有強制性，為了確?？梢允占礁黜椥畔ⅲ@項制度必須要有強制性。二是要有獎勵與懲罰制度，對上交的數(shù)據(jù)進行評比，上交數(shù)據(jù)內(nèi)容齊全、正確的部門，企業(yè)應(yīng)予以獎勵，而對于敷衍了事的部門，企業(yè)要進行懲罰。三要有復(fù)查檢驗機制，對于收集上來的信息要進行核查，排除錯誤信息。四要有統(tǒng)計整合機制，將收集的數(shù)據(jù)進行整理，對上一階段企業(yè)的運行情況進行評價，并為企業(yè)這一階段的運行提出建議。

2.7 加強各類人員的培訓(xùn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

雖然說現(xiàn)在科技發(fā)達，可以實現(xiàn)無紙化辦公，但要想實現(xiàn)“無人化”辦公，還有很長的一段路要走，電腦在短時間內(nèi)還不能代替人類去思考和工作，因此，為了能高效的收集、整合各類信息，企業(yè)對員工進行培訓(xùn)，讓員工接受系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，提高員工的專業(yè)素質(zhì)是非常有必要的。除此之外，企業(yè)對員工的培訓(xùn)還是一舉多得的事情。企業(yè)對員工進行培訓(xùn)，既可以提升員工的能力，實現(xiàn)員工價值的“增值”，又可以高效的處理企業(yè)的事務(wù)，并為企業(yè)司創(chuàng)造更多的價值。

2.8 加強思想教育和宣傳工作

企業(yè)的信息管理工作經(jīng)常會出現(xiàn)各種問題，例如數(shù)據(jù)相互矛盾、關(guān)鍵信息缺漏、數(shù)據(jù)整合過程不規(guī)范等，造成這些問題，一方面是員工專業(yè)素質(zhì)差，沒有接受相應(yīng)訓(xùn)練的原因，另一方面則是員工沒有認(rèn)識到信息管理工作的重要性，工作態(tài)度不認(rèn)真造成的。因此，企業(yè)要對員工開展思想教育工作，讓員工認(rèn)識信息管理工作的重要性，同時要給員工“灌輸”危機意識，要讓員工意識到自己的命運與企業(yè)命運息息相關(guān)，企業(yè)經(jīng)營不善、自己也會面臨失業(yè)的危險。要培養(yǎng)員工的責(zé)任心，通過制定相關(guān)的福利制度，讓員工感到企業(yè)對自己的關(guān)懷，加強宣傳工作，激發(fā)員工的主人翁精神。

3 完善企業(yè)管理系統(tǒng)的重要意義

管理系統(tǒng)集合人的智慧與計算機的先進技術(shù)，企業(yè)運用管理系統(tǒng)進行資源管理，首先，節(jié)省了人力、物力資源，為企業(yè)節(jié)約了成本，其次，管理系統(tǒng)功能全面，涉及人事、庫存、銷售以及預(yù)估風(fēng)險投資與回報多項內(nèi)容，可以有效輔助管理者進行決策，降低企業(yè)的經(jīng)營成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，是企業(yè)經(jīng)營的“獨門武器”。

4 結(jié) 語

在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理中，信息化管理系統(tǒng)已然成了一個不可缺少的部分，各企業(yè)需要有選擇性地參考文中總結(jié)出來的問題以及改進措施，完善自己的管理信息系統(tǒng)。同時在使用的過程中，不斷挖掘更加高級的系統(tǒng)，為推動企業(yè)發(fā)展以及提高整個社會的經(jīng)濟效益作出貢獻。

主要參考文獻

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