李翠芳

摘 要：財(cái)政基層培訓(xùn)檔案管理工作是財(cái)政基層培訓(xùn)基礎(chǔ)工作的重要組成部分，要認(rèn)真分析研究檔案管理工作好的經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確把握檔案工作的特點(diǎn)和規(guī)律，用新觀念新思路解決新情況新問題。文章通過調(diào)研和理論分析，從五個(gè)方面闡述如何做好財(cái)政基層培訓(xùn)檔案管理工作，對在實(shí)踐工作中進(jìn)一步提高財(cái)政基層培訓(xùn)檔案管理工作地位、作用的認(rèn)識，切實(shí)搞好檔案管理，加強(qiáng)財(cái)政基層培訓(xùn)工作具有一定的借鑒作用和參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案管理意識 檔案管理現(xiàn)代化 創(chuàng)新管理

中圖分類號：F810，F(xiàn)240 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）03-275-02

財(cái)政基層培訓(xùn)檔案管理工作是財(cái)政基層培訓(xùn)基礎(chǔ)工作的重要組成部分，要做好財(cái)政基層培訓(xùn)工作，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)予以重視，學(xué)校應(yīng)健全制度、加強(qiáng)管理。檔案管理人員必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，努力掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，將信息技術(shù)充分應(yīng)用于學(xué)校檔案管理，才能更好、更快、更科學(xué)地發(fā)揮檔案自身的作用，為財(cái)政基層培訓(xùn)事業(yè)發(fā)展服務(wù)。由于檔案管理工作的相對封閉性，檔案管理方法的陳舊性，使得我們的工作視野、思維和思路容易受到影響和制約。要實(shí)現(xiàn)思想觀念上的一個(gè)大的轉(zhuǎn)變，需要大力倡導(dǎo)開拓創(chuàng)新精神，進(jìn)一步形成推進(jìn)檔案工作創(chuàng)新的濃厚氛圍。要認(rèn)真總結(jié)檔案工作好的經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確把握檔案工作特點(diǎn)和規(guī)律，用新觀念新思路解決新情況新問題。

一、樹立檔案意識，建立完善制度，努力收集好檔案材料

檔案管理人員在把握收集工作的范圍和途徑的基礎(chǔ)上，還必須針對工作的實(shí)際情況，與學(xué)校各部門經(jīng)常聯(lián)系，加強(qiáng)對平時(shí)收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和減少檔案材料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還促進(jìn)了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，才能為提高案卷的質(zhì)量打下良好的基礎(chǔ)。

檔案工作肩負(fù)著維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重任，因此，需要檔案工作者熱愛檔案事業(yè)，具有敬業(yè)愛崗、無私奉獻(xiàn)、存實(shí)求真的高尚情操，努力在平凡崗位上做出不平凡的成績。

1.加強(qiáng)檔案宣傳工作。我國的公民檔案意識比較薄弱，薄弱的意識制約著檔案工作的開展。所以要引導(dǎo)、宣傳檔案工作的重要性，加強(qiáng)人們對檔案信息資源的認(rèn)識。如利用檔案制作圖文展覽，符合學(xué)校干部職工的文化心愿，在培養(yǎng)廉潔奉公、樹立文明形象等方面起到春風(fēng)化雨、潤物無聲的作用；利用局域網(wǎng)，建立庫藏主頁，處理好開放與保密的關(guān)系，提供檔案信息服務(wù)；把檔案作為一項(xiàng)推動(dòng)財(cái)政文化、學(xué)校文化、廉政文化建設(shè)的創(chuàng)新工程，引導(dǎo)干部職工樹立“有為才有位”的意識。要讓人們感受到檔案信息資源帶來的便利，以此取得理想的社會效益和經(jīng)濟(jì)效果。

2.要結(jié)合本校的具體情況，檔案材料的形成規(guī)律，建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)校長室、辦公室、采編科、管理科、培訓(xùn)科、編輯部等部門做到從上而下，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，做好檔案收集的基礎(chǔ)工作。檔案材料收集的基本要求是：主動(dòng)及時(shí)、全面準(zhǔn)確、保質(zhì)保量、安全保密、關(guān)心期限。檔案管理人員在把握收集工作的范圍和途徑的基礎(chǔ)上，還必須針對工作的實(shí)際情況，與各部門經(jīng)常聯(lián)系，加強(qiáng)對平時(shí)收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和減少檔案材料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還促進(jìn)了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，才能為提高案卷的質(zhì)量打下良好的基礎(chǔ)。

3.做好文件收集工作。日常的文件收集看似簡單、技術(shù)含量不高，但要收集得齊全完整，就需要檔案管理工作者懂得“挖”的技巧。要樹立“依規(guī)行事，應(yīng)收盡收”的意識，制定歸檔范圍，始終把歸檔文件作為檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。收集得完整與否影響著檔案價(jià)值，不該歸檔的文件不接收，力爭文件材料不龐雜，同一問題的文件材料要弄清來龍去脈，保持內(nèi)在聯(lián)系，有效提高歸檔文件材料的歸檔率和完整率。

4.優(yōu)化檔案服務(wù)手段。“方便財(cái)政、學(xué)校干部職工利用檔案”是本校檔案部門突破自身價(jià)值的動(dòng)力，“確保檔案安全保密”是檔案工作人員第一要責(zé)。服務(wù)手段要多樣化，既活用巧用，又要把握好原則性，彰顯檔案材料效能。工作過程中，要分清主次，重點(diǎn)為本校領(lǐng)導(dǎo)決策做好服務(wù)。首先是為科室協(xié)調(diào)做好服務(wù)，其次是為干部職工需要做好服務(wù)，使檔案服務(wù)達(dá)到優(yōu)化。要配合本校的工作，以聲像、宣傳片、紙質(zhì)、電子版等不同形式的記錄載體，探索開發(fā)利用的新途徑和新方法，讓檔案材料發(fā)揮實(shí)際效用，形成充滿活力的檔案發(fā)展新局面。

二、熟悉財(cái)政基層培訓(xùn)知識，掌握檔案管理工作的技術(shù)

“在其位，謀其事”，作為檔案工作者應(yīng)該優(yōu)化服務(wù)，提高效能，掌握各門類檔案的分類、整理要旨，掌握計(jì)算機(jī)基本技能，熟悉文書檔案的基本內(nèi)容，更好地開展檔案的整理、查閱、利用。

1.熟悉財(cái)政、會計(jì)、檔案專業(yè)知識。省會計(jì)函授學(xué)校（財(cái)政干教中心）檔案主要是會計(jì)檔案和文書檔案，記錄政府配置財(cái)政、學(xué)校資源，體現(xiàn)公共財(cái)政“取之于民、用之于民”的本質(zhì)特征。作為檔案工作者應(yīng)具有一定的會計(jì)、財(cái)政理論和檔案專業(yè)知識，才能合理分類整理各門類檔案、及時(shí)為查檔者找到所需的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的有效價(jià)值。要樹立管理與服務(wù)并重的檔案工作新理念，始終把提高自身素質(zhì)作為檔案服務(wù)的根本方向，為全力打造陽光財(cái)政發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2掌握文件歸檔方法。整理歸檔文件應(yīng)根據(jù)檔案工作有關(guān)要求，堅(jiān)持“以我為主”、“保持歷史聯(lián)系”的歸檔原則，統(tǒng)籌兼顧財(cái)政、會計(jì)特點(diǎn)，進(jìn)行分類、整理、編號、歸檔。各類檔案的歸檔要嚴(yán)格做到分類科學(xué)，組卷合理，排列有序，保管期限劃分合理，做到歸檔案卷美觀、檢索利用便捷。

3.健全檔案檢索工具。檢索工具好比人的一雙眼睛，遇到查閱檔案時(shí)通過檢索工具快捷地調(diào)出來，所以編制檢索目錄時(shí)應(yīng)考慮周到、細(xì)化、便于查找利用。此外根據(jù)財(cái)政基層培訓(xùn)工作特點(diǎn)，要找準(zhǔn)與利用的對接點(diǎn)，圍繞學(xué)校熱點(diǎn)來選題，力求出精品，避免浪費(fèi)人力和物力。在編制專題目錄時(shí)，要注意有效維護(hù)全宗內(nèi)的專題檢索工具的完整性，比如今年報(bào)送財(cái)政部2015年研究課題報(bào)告“財(cái)政基層培訓(xùn)工作方式方法創(chuàng)新理論研究專題檢索目錄”，可能涉及或分散在全宗內(nèi)各門類、各個(gè)案卷的檔案。編制時(shí)應(yīng)不受案卷、保管期限的限制，應(yīng)把同一主題內(nèi)容所涉及的目錄統(tǒng)一起來，分項(xiàng)目設(shè)置專題檢索工具，為提供完整的檔案查閱省時(shí)省力，降低漏檢率與誤檢率。

三、與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

檔案數(shù)量越來越大，檔案材料的種類越來越多。因此，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。

1.加強(qiáng)管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要拓寬知識層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

2.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

3.利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。利用計(jì)算機(jī)將以前手動(dòng)檢索查閱名錄的方式改變?yōu)橛?jì)算機(jī)檢索查閱，大大減少了查找名錄的時(shí)間，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于財(cái)政、學(xué)校工作。

四、勤奮學(xué)習(xí)，努力工作，養(yǎng)成良好的習(xí)慣

“水之積也不厚，則其負(fù)大舟也無力?！睓n案工作者要加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，有針對性地選擇能提高自己專業(yè)知識的書本學(xué)習(xí)，虛心向?qū)Ρ韭毠ぷ饔刑嵘娜藛T學(xué)習(xí)，利用網(wǎng)絡(luò)有選擇地學(xué)習(xí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化工具，使學(xué)習(xí)學(xué)到點(diǎn)，工作干到位，真正學(xué)以致用、學(xué)有所用。

1.勤奮學(xué)習(xí)善于思考。檔案工作人員在分門類整理文件材料時(shí)，是新知識、新技術(shù)的實(shí)踐，也是理論與實(shí)踐、歷史與現(xiàn)實(shí)的統(tǒng)一過程。在判斷它是否屬于歸檔范圍，劃分保管期限、屬于哪一類時(shí)，要善于從文件材料中分析、梳理文件精神，掌握方針政策、工作要點(diǎn)，做到心中有數(shù)、在收集過程中提升自己的知識水平，提高工作的系統(tǒng)性和預(yù)見性。

2.謀其事要有道。“他山之石可以攻玉”，要學(xué)會向身邊的領(lǐng)導(dǎo)、同事學(xué)習(xí)，博采眾長，從中感悟出適合自己的思路、方法，少走彎路，提高工作效率，真正把學(xué)習(xí)作為突破自身效能的根本途徑。

3.探究分析編纂技巧。檔案編纂是檔案材料運(yùn)用和檔案管理走向科學(xué)化的標(biāo)志。隨著山西財(cái)政實(shí)力逐年增長，財(cái)政干部已不滿足于簡單檔案信息查詢數(shù)據(jù)，更多地關(guān)注較有深度的財(cái)政、會計(jì)檔案文獻(xiàn)，關(guān)注財(cái)政、會計(jì)政策的變遷，給檔案編篆帶來了新的挑戰(zhàn)，使檔案工作人員擔(dān)負(fù)起了歷史的責(zé)任。作為檔案工作者，應(yīng)探析編纂寫作技巧、規(guī)律、特點(diǎn)，把靜態(tài)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橛欣脙r(jià)值的動(dòng)態(tài)財(cái)政文化、學(xué)校文化。

五、勇于創(chuàng)新工作思維，提高檔案的利用率

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和相應(yīng)的設(shè)備，將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案信息，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的、可以被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)字信息，組織加工整合成各種數(shù)據(jù)庫形式進(jìn)行存儲，然后通過網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)提供快捷方便的檔案信息服務(wù)，從而提高檔案的利用效率和財(cái)政基層培訓(xùn)工作的效率。

檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業(yè)務(wù)，當(dāng)好活字典。檔案管理工作者要把熟悉“家底”當(dāng)成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設(shè)施，利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段，按照國家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施。具體來講要做到四點(diǎn)：一是不壞即檔案保管的完好無損，不因各種因素使檔案損壞、有破損的檔案及時(shí)修復(fù)；二是不丟即不因工作疏忽而使檔案遺失或被盜，保證檔案實(shí)體和內(nèi)容均安全；三是不亂即保證檔案保管工作有條不紊、排架整齊規(guī)范、有章可循、有目可查；四是不散即保證檔案管理相對集中，要便于檔案管理與查找利用。

檔案管理工作者嚴(yán)格執(zhí)行國家的保密政策，嚴(yán)防泄密。建立科學(xué)的管理制度，為和諧社會建設(shè)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。根據(jù)本校的特點(diǎn)制定各種檔案管理中的保密制度和監(jiān)督措施，完善檔案管理工作。我校為方便我省財(cái)政支農(nóng)政策培訓(xùn)和全省鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政干部培訓(xùn)等工作于2013年編成一本《管理文件匯編》手冊，供全省函校系統(tǒng)參考和使用。檔案管理工作者要認(rèn)識到檔案的重要性，認(rèn)識到做好檔案管理工作的重大意義，這樣才能真正的做好財(cái)政基層培訓(xùn)工作。

總之，要實(shí)現(xiàn)科學(xué)的檔案管理，逐步走向現(xiàn)代化管理，提高我省財(cái)政基層培訓(xùn)工作檔案的利用價(jià)值，只有認(rèn)真貫徹落實(shí)有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)，扎實(shí)做好我校的檔案基礎(chǔ)工作，改變現(xiàn)狀、不斷創(chuàng)新、加大投入人力和物力，提高檔案管理工作的自身價(jià)值，產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，才能使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

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（作者單位：山西省會計(jì)函授學(xué)校 山西太原 030024）

（責(zé)編：陳博元）