陳盈

[摘 要]檔案保護(hù)是檔案工作重要的內(nèi)容之一，庫房管理工作是檔案保護(hù)工作中最基礎(chǔ)、最重要的工作。機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆渴顷P(guān)乎檔案利用、檔案信息化的源頭，是檔案保管的主陣地，因此，筆者就如何做好機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鬟M(jìn)行了論述。

[關(guān)鍵詞]檔案；檔案室；庫房管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.122

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-01

檔案保護(hù)是采用一定的設(shè)備和辦法對檔案進(jìn)行科學(xué)管理，以達(dá)到維護(hù)檔案的完整與安全，在最大限度上延長檔案的壽命。庫房管理工作是檔案保護(hù)工作中最基礎(chǔ)、最重要的工作。機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆渴顷P(guān)乎檔案利用、檔案信息化的源頭，是檔案保管的主陣地。因此，機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ魇菣n案保護(hù)工作的重要內(nèi)容?，F(xiàn)筆者就機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鞯木唧w措施談?wù)勔恍┛捶ā?/p>

1 配備合格的檔案工作用房

機(jī)關(guān)單位要高度重視檔案工作用房建設(shè)，在新建單位辦公業(yè)務(wù)用房時，要統(tǒng)籌考慮檔案工作用房規(guī)劃、設(shè)計，按照經(jīng)濟(jì)、實用、安全的原則做好檔案工作用房建設(shè)。檔案用房要做到檔案庫房、閱覽室、辦公室“三分開”，符合布局合理、便于檔案工作和檔案安全管理的要求。

在檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)方面，要符合有關(guān)檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)的國家標(biāo)準(zhǔn)。一是檔案室?guī)旆恳苊馊諘?，墻體要光潔、平整、不易生塵，堅固耐久，具有防水、防潮、防蟲等性能。二是檔案室?guī)旆棵娣e要滿足機(jī)關(guān)單位工作發(fā)展的需要，留有足夠20年自行保管運行的存儲空間。三是檔案室?guī)旆繕菍拥孛嬉獫M足檔案及其裝具的承重要求。四是檔案庫房凈高不應(yīng)低于2.60 m，室內(nèi)比室外的地面要高出20 mm，并設(shè)置密閉排水口。五是庫房門窗既要便于通風(fēng)，又要便于密閉；庫房門應(yīng)具有防火、防盜功能，庫房門窗應(yīng)安裝防盜網(wǎng)等安全防護(hù)措施。

2 健全機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆抗芾碇贫?/p>

科學(xué)、規(guī)范的管理制度能夠為做好機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆抗芾肀ｑ{護(hù)航。機(jī)關(guān)單位要按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)、誰實施、誰擔(dān)責(zé)”的原則，做好檔案安全工作。分管檔案工作負(fù)責(zé)人是第一負(fù)責(zé)人，對庫房安全工作負(fù)全面責(zé)任；檔案工作人員為直接責(zé)任人，對檔案安全工作負(fù)直接責(zé)任。建立健全各項檔案安全管理制度，配備檔案安全和應(yīng)急管理機(jī)制及足夠的專、兼職管理人員，形成機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆堪踩?zé)任共同體。

3 精細(xì)化管理機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆?/p>

3.1 重視機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆咳粘９芾砉ぷ?/p>

機(jī)關(guān)單位要高度重視對檔案庫房的日常管理，嚴(yán)格把控庫房安全。做好機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆咳粘z查工作，并做好記錄。對有條件的單位推行“雙人進(jìn)庫制度”，對進(jìn)出庫房時間、事由要如實登記。

3.2 建立健全人防、物防、技防檔案室?guī)旆堪踩婪扼w系

防盜：機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆砍鋈胍皶r關(guān)門，離開庫房要及時關(guān)好門、窗、燈，有條件的單位可以加裝視頻監(jiān)控及門禁系統(tǒng)。

防火：機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆績?nèi)嚴(yán)禁明火設(shè)施，配備火災(zāi)報警和消防滅火系統(tǒng)，庫房內(nèi)要選用七氟丙烷、三氟甲烷、二氧化碳等對檔案無害的氣體滅火材料或使用細(xì)水霧滅火系統(tǒng)。

防雷：機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆恳惭b建筑物防雷設(shè)施，充分考慮特殊載體檔案及實物檔案的防雷措施，防止雷入侵，必要時可以設(shè)置屏蔽層。

防震：機(jī)關(guān)檔案室用房避免設(shè)置在結(jié)構(gòu)剛度突變的薄弱樓層，其所在建筑的抗震設(shè)計要符合《建筑物抗震設(shè)計規(guī)范》。

防水：機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆績?nèi)不設(shè)置消防以外的給水點，排水管道不穿越庫區(qū)，上下水立管不安裝在與庫房相鄰的內(nèi)墻上。

防潮、防高溫：機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆繎?yīng)設(shè)置獨立的溫濕度環(huán)境，庫房溫度應(yīng)控制在14 ℃～24 ℃，每晝夜波動幅度不大于2 ℃；相對濕度控制在45%～60%之間，每晝夜波動幅度不大于5%。庫房內(nèi)配備溫濕度儀、空調(diào)、除濕機(jī)等調(diào)溫、調(diào)濕設(shè)備。

防蟲、防霉：檔案進(jìn)庫前要做好消毒，檔案裝具內(nèi)放置防蛀、防霉產(chǎn)品，有條件的單位可以配備庫房空氣凈化系統(tǒng)及殺蟲設(shè)備。

防鼠：機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆康拈T要安裝防鼠板，窗戶安裝紗窗，其他墻身孔洞要采取防鼠措施。

防光：機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆康拇皯粢鋫浞拦夂头雷贤饩€窗簾，避免陽光直射，庫房內(nèi)應(yīng)選用乳白色防爆燈罩，照度不超過100勒克斯。

防塵：機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆考皺n案裝具應(yīng)保持整潔、無灰塵，地面要保持清潔，庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放雜物。

防磁：聲像檔案的儲存和保護(hù)要符合《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》。

防污染：機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆恳乐褂泻怏w和顆粒物對檔案的危害。

防腐蝕：定期對金屬檔案裝具表面涂層進(jìn)行檢查，防止因檔案裝具銹蝕，從而對檔案實體及卷盒產(chǎn)生腐蝕。

防輻射：對檔案工作用房環(huán)境進(jìn)行防輻射檢測和治理，避免對檔案實體、設(shè)備及工作人員造成影響。

防汛、防臺風(fēng)：汛期和臺風(fēng)期間，要做好機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆糠姥?、防臺風(fēng)措施，對可能遭遇洪澇災(zāi)害風(fēng)險大的檔案工作用房，要提前做好檔案安全轉(zhuǎn)移工作。

防失泄密：切實做好檔案實體及管理系統(tǒng)安全保密工作，加強(qiáng)對涉密檔案信息系統(tǒng)的安全保密管理，對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等安全隱患要采取有效的防范對策，按照涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護(hù)要求，嚴(yán)防檔案在傳輸過程中失泄密，且涉密檔案要專門管理。

3.3 做好機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆拷M織與排架

庫房中的檔案裝具應(yīng)排列有序，統(tǒng)一編號。排列要有利于檔案的搬運與存放，有利于通風(fēng)與避光，有利于提供利用。庫房內(nèi)檔案裝具布置要成行地垂直于有窗的墻面，外墻窗戶與檔案裝具間的通道相對應(yīng)。檔案柜、架安裝要求為：主通道凈寬不小于1 m，兩行裝具間凈寬不小于0.8 m，裝具端部與墻的間隔不小于0.6 m。如果機(jī)關(guān)檔案室只保存一個單位內(nèi)部的檔案，可以按照檔案門類結(jié)合內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、保管期限及檔案形成時間上架排列。但是，要注意預(yù)留不同門類檔案的保管空間，盡量避免或減少“倒柜”的現(xiàn)象。

主要參考文獻(xiàn)

[1]楊振秀.做好機(jī)關(guān)檔案是檔案庫房管理[J].邏輯學(xué)研究，2006（2）.

[2]國家檔案局.《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見》的通知（粵檔發(fā)〔2016〕21號）[Z].2016.