熊良平

[摘 要]隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高校行政公文迫切需要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)和應(yīng)用信息化管理，以適應(yīng)高校全局的發(fā)展需求，同時(shí)這也是推動(dòng)高校行政部門自身發(fā)展的必由之路。對(duì)此，本文以介紹高校行政公文信息化管理的主要內(nèi)容為切入點(diǎn)，提出了幾點(diǎn)改善高校行政公文信息化管理的建議，以期為高校行政公文管理工作的有序開展提供有益參考。

[關(guān)鍵詞]高校；行政公文；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.160

[中圖分類號(hào)]G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）04-0-01

1 高校行政公文信息化管理工作的主要內(nèi)容

據(jù)實(shí)踐分析，現(xiàn)將高校行政公文信息化管理工作的主要內(nèi)容總結(jié)為以下內(nèi)容。

第一，開展數(shù)據(jù)資源整合工作。即通過數(shù)據(jù)復(fù)制、聚集與數(shù)據(jù)接口之類的技術(shù)化方式，使物理位置相分離的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)整合，并使異構(gòu)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)整合。通過在高校各部門之間建立統(tǒng)一的兼容性數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)集成框架與信息管理中心，使各部門實(shí)現(xiàn)公文信息資源共享。

第二，建立統(tǒng)一管理系統(tǒng)。受制于技術(shù)手段及管理理念，現(xiàn)實(shí)中部分高校行政管理系統(tǒng)仍以各部門自建為主，部門之間“各自為政”，未能形成系統(tǒng)化的統(tǒng)一行政服務(wù)平臺(tái)，致使公文數(shù)據(jù)重復(fù)建設(shè)、不一致等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。高校行政管理部門在工作過程中要促成各部門形成合力，建立統(tǒng)一的檔案資源管理平臺(tái)，完善行政信息資源整合路徑，健全公文信息共享基礎(chǔ)。同時(shí)，深化行政管理服務(wù)，包括完善公文訪問界面與服務(wù)應(yīng)用，推動(dòng)信息服務(wù)向知識(shí)服務(wù)轉(zhuǎn)變，進(jìn)而提升公文服務(wù)的主動(dòng)性。

以一言蔽之，信息化環(huán)境下，高校行政公文信息化管理需依托互聯(lián)網(wǎng)，以信息化手段實(shí)現(xiàn)對(duì)各類行政公文的整合，打破部門間的信息“壁壘”，建立統(tǒng)一、網(wǎng)絡(luò)化的公文信息資源共享平臺(tái)，以滿足用戶實(shí)時(shí)調(diào)閱的需求，提高高校行政服務(wù)質(zhì)量。

2 提升高校行政公文信息化管理效能的工作路徑

教育部科技司主辦的《2016高等學(xué)校教育信息化專題研討班》，從知識(shí)管理模式、教學(xué)模式、教育制度方面分析、概述了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校教育信息化發(fā)展的主流趨勢(shì)和方向，強(qiáng)調(diào)了信息化對(duì)教育發(fā)展產(chǎn)生革命性影響的趨勢(shì)及對(duì)高校整體管理的影響。因此，全面推進(jìn)高校行政公文信息化管理是響應(yīng)國(guó)家政府號(hào)召、履行教育職能和提高高校行政管理效能的重要舉措。對(duì)此，筆者結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)，分析了提升高校行政公文信息化管理效能的工作思路，具體如下。

2.1 全面實(shí)行公文管理責(zé)任制，保障公文信息化管理的安全

首先，要制定明確清晰、嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)格的公文管理制度，細(xì)化責(zé)任承擔(dān)規(guī)定。比如，但凡需要進(jìn)行公文收取、登記、傳閱等各項(xiàng)工作的部門，一律應(yīng)當(dāng)配備專門的公文處理人員，并對(duì)其職責(zé)、工作范圍進(jìn)行明確，列明追責(zé)細(xì)項(xiàng)。其次，要強(qiáng)調(diào)并督促公文處理人員嚴(yán)格按照密級(jí)文件的流轉(zhuǎn)程序進(jìn)行高校文件處理，比如，采取身份驗(yàn)證、傳輸加密、防寫防打印、數(shù)字簽名、手寫簽字等安全輔助技術(shù)，最大程度防范、避免行政公文信息在流轉(zhuǎn)中遭到非法訪問或肆意刪改。此外，還要對(duì)涉密計(jì)算機(jī)設(shè)備采取物理隔離，并對(duì)接收涉密公文的部門是否遵照保密規(guī)定進(jìn)行抽查監(jiān)督。

2.2 健全公文管理的相關(guān)制度，實(shí)現(xiàn)高校公文規(guī)范化管理

高校行政部門要以公文信息化建設(shè)為著力點(diǎn)，堅(jiān)持以規(guī)范化制度建設(shè)為保障，使高校行政管理各項(xiàng)工作有章可循。具體地說，首先要加強(qiáng)對(duì)本校及國(guó)家行政公文制度的學(xué)習(xí)，熟悉并掌握秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成；同時(shí)明確各學(xué)院、各行政部門向?qū)W校請(qǐng)示、報(bào)告工作書面材料的呈報(bào)路徑，確?！罢?qǐng)示”一文一事，如需同時(shí)送予其他機(jī)關(guān)，則應(yīng)用抄送形式，不得同時(shí)抄送下級(jí)部門。其次，結(jié)合實(shí)際制定公文流轉(zhuǎn)、審批規(guī)則，在此基礎(chǔ)上調(diào)整并設(shè)定辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（Office Automation，OA），從而保障行政公文流轉(zhuǎn)、審批以及發(fā)布等方面實(shí)現(xiàn)共享，規(guī)范行政公文管理人員行為，提高行政辦公效率，促進(jìn)學(xué)校各部門、各科室的合作與聯(lián)系，加速行政公文管理信息化進(jìn)程。

2.3 對(duì)接管理人員移動(dòng)終端，提高高校行政辦公效率

信息時(shí)代“移動(dòng)”終端的廣泛應(yīng)用，極大程度提高了事務(wù)處理的效率，高校行政公文管理同樣如此。簡(jiǎn)單地說，就是通過智能手機(jī)、PAD等移動(dòng)終端，在網(wǎng)絡(luò)條件具備的情況下登錄校內(nèi)辦公系統(tǒng)，以打破空間和時(shí)間對(duì)辦公環(huán)境的限制，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程、異地公文處理，從而有效解決高校領(lǐng)導(dǎo)和行政管理人員在沒有計(jì)算機(jī)設(shè)備時(shí)可能出現(xiàn)的行政事務(wù)延誤等難題，方便在外高校行政人員的公務(wù)履行。因此，在行政公文信息化管理過程中，應(yīng)積極開發(fā)、靈活運(yùn)用以智能手機(jī)、PAD等移動(dòng)終端為載體的辦公平臺(tái)（前文提及的“OA”系統(tǒng)同樣具備這一功能），建立一套可移動(dòng)化應(yīng)用的辦公信息系統(tǒng)，使移動(dòng)應(yīng)用終端與公文服務(wù)系統(tǒng)緊密對(duì)接，切實(shí)提高高校行政辦公效率，如此將大大提高高校行政公文管理的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。

3 結(jié) 語(yǔ)

行政公文管理是高校依法治校、有序開展公務(wù)活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，也是高校辦公室的重要職能之一，實(shí)現(xiàn)科學(xué)、規(guī)范、安全、高效的公文運(yùn)轉(zhuǎn)，是衡量高校行政管理績(jī)效的重要指標(biāo)。信息化環(huán)境下，充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)高校數(shù)據(jù)資源、管理服務(wù)、技術(shù)運(yùn)用等推行全覆蓋信息化管理和有效整合，創(chuàng)建基于互聯(lián)網(wǎng)的公文管理服務(wù)平臺(tái)，對(duì)提高高校行政公文管理專業(yè)化服務(wù)效率的助益良多。

主要參考文獻(xiàn)

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