劉宏

（中國工程物理研究院計量測試中心綿陽621900）

關(guān)于做好科研檔案收集工作的幾點思考

劉宏

（中國工程物理研究院計量測試中心綿陽621900）

科研檔案的收集工作是科研工作的重要環(huán)節(jié)，不少單位在實際科研工作中存在忽視科研檔案收集工作的現(xiàn)象。要做好科研檔案收集的制度建設(shè)，認真貫徹檔案工作“三納入”、“三同步”制度的要求，在日常的科研管理工作中要切實抓好科研檔案的收集工作，采取多種措施提高職工的檔案意識，提高單位的科研檔案管理水平，使檔案收集工作真正融入每一項科研管理工作中去。

科研檔案收集制度建設(shè)日常管理

G272.2

A

2017-06-07

一、引言

科研檔案作為科研活動成果的結(jié)晶在科研活動中的地位十分重要，對科研活動起著重要的支撐和借鑒作用?？蒲袡n案的收集是否完整，是科研活動是否完整的一個重要標志。如果科研活動成功了，但科研檔案收集不全，那科研活動的成果就沒有很好地保存下來，這樣的科研活動就不能傳承。

通過對近年來國內(nèi)部分科研單位科研檔案收集狀況的調(diào)查和分析，發(fā)現(xiàn)普遍存在科研檔案收集不完整的問題，特別是試驗過程的相關(guān)記載，關(guān)鍵的試驗數(shù)據(jù)缺失。這對于我們的科研活動來講是一個不小的損失。由于檔案收集的不完整，在許多年之后失去任何借鑒意義，而又不得不重復(fù)做同樣的研究，將是科研資源的巨大浪費。

以XX市食品研究所科研檔案收集情況為例，我們對該單位2014—2016年科研檔案收集數(shù)量進行了統(tǒng)計分析。該單位科研檔案收集完整的只占25%，而收集基本完整的檔案占比是40%，收集不完整的35%?？蒲袡n案收集完整的占比小，而收集基本完整和不完整的占比比較大。

通過對其他一些科研單位科研檔案收集情況的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)科研檔案收集不全的現(xiàn)象很普遍。因此，加強科研活動檔案收集是一件非常重要的工作。

二、加強科研檔案收集制度建設(shè)

保證科研檔案收集的完整性，需從制度管理上進行約束，使科研檔案的收集工作始終貫穿在整個科研活動之中。

科研活動中大多數(shù)人都容易犯的一個錯誤就是只重視結(jié)果，忽視過程。在科研檔案的收集方面就會存在只有一些項目立項報告和結(jié)論性技術(shù)總結(jié)、報告的資料，試驗參數(shù)、試驗數(shù)據(jù)往往收集得比較少，甚至沒有。我們經(jīng)過對一些科研單位科研檔案的調(diào)研、分析，認為科研檔案的收集應(yīng)當包括三方面內(nèi)容。

1.科研活動準備階段文件。包括開題報告、立項報告、調(diào)研報告、科研工作計劃、科研工作方案、項目論證報告、經(jīng)費預(yù)算報告等。

2.科研活動中形成的原始記錄和數(shù)據(jù)。包括試驗條件記錄、試驗數(shù)據(jù)記錄、設(shè)備使用情況記錄、會議記錄、討論記錄、技術(shù)修改記錄、方案修改記錄、工作日志等。

3.科研活動結(jié)束后形成的各項總結(jié)性文件材料。包括成果鑒定、結(jié)題報告、技術(shù)總結(jié)、現(xiàn)場鑒定意見書、專家論證報告、專題報告、結(jié)論意見、經(jīng)費結(jié)算報告以及形成的專利文件、論文論著等。

怎樣才能使科研檔案收集做到更加完整，首先要從制度上入手。要采用各種方式使科研人員樹立檔案意識，從思想上真正認識到檔案工作對科研工作的重要作用。檔案管理工作從科研活動開始前的準備階段就應(yīng)該引起重視，課題組應(yīng)配備專人負責科研活動的檔案工作，負責收集與科研活動有關(guān)的檔案材料。單位檔案人員應(yīng)發(fā)揮監(jiān)督、管理職能，定期或不定期對課題組的檔案收集情況進行指導(dǎo)或檢查。

三、認真貫徹檔案管理工作的“三納入”、“三同步”管理要求

《全國科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第六條明確規(guī)定：“各單位應(yīng)該把科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和生產(chǎn)、科研、基建等計劃中，列入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責范圍?！?/p>

《條例》規(guī)定各單位在對每一項科研成果、產(chǎn)品試制、基建工程或其他技術(shù)項目進行鑒定、驗收的時候，要有科研檔案部門參加，對應(yīng)當歸檔的科技文件材料加以驗收。沒有完整、準確、系統(tǒng)的科技文件材料的項目，不能驗收。

科技檔案管理工作“三納入”指的是：將科技文件的形成、積累納入各個業(yè)務(wù)技術(shù)部門的科技工作管理制度中，明確規(guī)定為設(shè)計工作和科研工作的一個組成部分；將科技文件的形成、積累作為一項正式任務(wù)，納入設(shè)計部門、科研部門的工作計劃中，以便按計劃下達的指令進行監(jiān)督檢查；將科技文件的形成、積累納入科技人員的職責里，明確作為本職工作的組成部分，并且作為業(yè)務(wù)考核的主要依據(jù)之一。

科技檔案管理工作“三同步”指的是：布置設(shè)計、科研、生產(chǎn)任務(wù)時，同步布置科技文件的形成、積累任務(wù)；檢查設(shè)計、科研、生產(chǎn)計劃落實情況時，同步檢查科技文件的形成、積累情況；總結(jié)、鑒定、驗收各項科技成果時，同步總結(jié)科技文件的形成、積累工作，鑒定、驗收科技文件的質(zhì)量。

“三納入”和“三同步”原則是保證我們收集科研檔案完整性的唯一有效的途徑。在實際工作中應(yīng)認真遵守這一工作準則。

經(jīng)過調(diào)研，發(fā)現(xiàn)許多科研單位在制定科研工作制度時，在實際科研工作中都沒有很好地執(zhí)行“三納入”、“三同步”所要求的相關(guān)準則，以致檔案收集和驗收跟科研工作不同步，或是事后收集，或是象征性形式上做一些收集工作。不能準確、真實地反映科研工作過程，一些關(guān)鍵試驗數(shù)據(jù)的缺失更是使科研檔案收集工作失去了意義，使今后的檔案利用工作無從開展。

國內(nèi)曾經(jīng)有一個大型科研單位，在20世紀50年代后期花費上億巨資成功試制出一套大型設(shè)備。后因種種原因該設(shè)備沒有及時投產(chǎn)。經(jīng)過近十年的擱置，上級決定研制該設(shè)備的第二代產(chǎn)品。但第二代產(chǎn)品是在第一代產(chǎn)品的基礎(chǔ)上進行研發(fā)。因為對科技檔案工作不夠重視，導(dǎo)致第一代產(chǎn)品研發(fā)時許多關(guān)鍵數(shù)據(jù)關(guān)鍵參數(shù)沒能及時有效地很好保存，許多科研人員也都已退休。在研制第二代產(chǎn)品時該單位又重新組織相關(guān)技術(shù)人員進行產(chǎn)品的試驗。這樣導(dǎo)致產(chǎn)品研發(fā)周期耽誤了近一年時間，花費數(shù)千萬人民幣。要是當時重視了檔案收集工作，在工作中堅決貫徹了“三納入”、“三同步”原則，這樣的時間和資金上的巨大損失就可以避免。

國內(nèi)的一些科研單位承擔著許多重大科研課題和項目的研究工作，每年都有大量的科研檔案材料產(chǎn)生。怎樣做好科研生產(chǎn)檔案材料的收集工作，使這些檔案材料能真實客觀完整地反映科研活動的整個過程，是必須認真面對的問題。

我們應(yīng)該認真貫徹科研檔案工作“三納入”、“三同步”原則，制定一套科學(xué)合理的檔案管理制度，使檔案收集工作從科研立項到研究過程一直到檢查驗收都貫穿到整個過程中，并將檔案管理工作作為科研課題驗收的合格標準之一來對待。

在科研活動中貫徹“三納入”、“三同步”原則，有利于培養(yǎng)科研人員的檔案意識，使他們將收集科研檔案自覺地當成一項科研任務(wù)來完成。而完整的科研檔案材料反過來又會對科研工作產(chǎn)生很大的促進作用。

四、在實際工作中做好科研檔案的收集工作

1.發(fā)揮班組在科研檔案收集工作中的作用。班組是科研單位里最基層的單位，是所有組織的細胞。在科研檔案收集工作中注重發(fā)揮班組集體組織的作用，會起到事半功倍的效果。

首先要抓好班組長的模范帶頭作用。在班組長的引領(lǐng)下，整個班組的職工在科研工作中自覺培養(yǎng)收集科研檔案的習慣，形成良好的檔案意識。在制定班組工作計劃時，必須將科研檔案的收集工作作為一項重要任務(wù)納入進去，在日常的班組工作檢查評比中，科研檔案收集工作應(yīng)作為評比的重要依據(jù)之一。在年終總結(jié)考核中，檔案收集工作要作為班組績效考核的重要依據(jù)。

單位的檔案部門要負責對班組長進行檔案知識的教育培訓(xùn)，提高他們在檔案方面的知識水平和能力。班組長也要加強對本班組職工檔案業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)工作，提高他們的檔案意識。

2.發(fā)揮課題組在科研檔案收集工作中的作用。課題組是直接從事科研工作的橫向組織，掌握著科研工作的所有資源，因此發(fā)揮課題組的作用在科研檔案收集中是十分重要的。從課題組的組長到課題組成員，每個人在課題研究中都會形成大量的研究資料，怎樣收集這些科研資料，使之形成科研檔案，是課題組進行科研工作的重要組成部分。課題組應(yīng)該有一名成員負責檔案收集工作。課題組負責檔案收集工作的成員直接對單位的檔案管理部門負責。

課題組應(yīng)加強檔案知識的學(xué)習和培訓(xùn)，強化檔案意識。在課題研究過程中，課題組成員之間在檔案收集工作中應(yīng)相互幫助，相互借鑒，相互監(jiān)督。在課題組的科研計劃、日常工作考核、科研工作總結(jié)中檔案收集工作都要列入其中并占據(jù)重要成分。檔案收集工作要作為對課題組科研成果考核的重要依據(jù)之一。

3.做好科研檔案收集的考核工作?？蒲袡n案的收集按收集水平可分為“完整”、“基本完整”和“不完整”幾個層次。在日常的工作業(yè)績考評和年終工作考核中，應(yīng)將科研檔案收集工作作為一項重要的考評依據(jù)之一。應(yīng)當加強科研檔案收集的考核工作，在考核工作中明確提出科研檔案收集工作應(yīng)作為量化考核依據(jù)之一。凡科研檔案收集不完整的科研人員，在科研工作考核中不能評為優(yōu)秀。在個人工作業(yè)績考核中也要突出科研檔案收集的重要地位，應(yīng)明確凡科研檔案收集不完整的科研人員年度考核不能評為優(yōu)秀。科研檔案收集完整的科研人員和課題組應(yīng)當給予精神和物質(zhì)上的獎勵。對科研檔案收集完整的科研人員，在年度績效考核中應(yīng)當給予加分。單位的檔案部門應(yīng)當組織檔案收集先進個人和先進課題組的評選和表彰活動。

4.做好科研檔案的移交工作?？蒲袡n案的移交工作是科研檔案管理工作的重要一環(huán)。科研人員移交的科研檔案應(yīng)內(nèi)容完整、清晰?？蒲袡n案的移交必須重視科研工作原始數(shù)據(jù)、試驗記錄、科研過程記載文件的移交工作。科研檔案的移交必須由移交雙方當事人當面清點移交文件份數(shù)，雙方簽字認可。對移交方移交檔案內(nèi)容不完整，接收方有權(quán)拒絕在移交清單上簽字，并限期要求移交方提供完整的科研檔案資料。對經(jīng)警示仍無法提供完整科研檔案的移交者，檔案管理部門有權(quán)拒絕接收其移交的檔案資料并通知其所在部門。

5.將科研檔案收集管理工作的重心“下移”，做好科研檔案收集的信息化管理工作。我們一定要采取各種措施使科研檔案收集工作的“工作重心”向一線延伸，向基層延伸，把“觸角”伸入到科研生產(chǎn)工作中去，而不是光管理部門唱獨角戲。要發(fā)動動員基層廣大員工人人學(xué)檔案，個個懂檔案，人人會用檔案，使檔案工作做到“遍地開花”而不是“一枝獨秀”。

要注意信息的收集與反饋，對基層一線的情況了如指掌。要善于總結(jié)，善于調(diào)動職工從事檔案工作的積極性，將檔案意識通過細化的工作任務(wù)滲透到職工工作的每一個細節(jié)中去。讓他們深切體會到檔案工作的重要性，科研工作離不開檔案工作。要注意檔案利用案例的收集與宣傳，通過典型的樹立，讓大家有學(xué)習的榜樣，知道檔案收集工作其實就是為今后的利用打基礎(chǔ)。

要注意信息技術(shù)的掌握和運用，通過信息手段管理、支撐“前端”的收集工作。要通過信息化手段使檔案的收集工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。比如通過一些軟件平臺的開發(fā)，利用軟件平臺管理基層單位的檔案收集工作。這樣可以減輕基層人員的負擔，提高檔案收集的效率，起到事半功倍的效果?；鶎訖n案收集的信息也可以通過軟件平臺及時反饋給管理部門，對檔案管理部門的管理工作也提供了方便。總之，要善于利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案收集管理工作的效率和水平。

五、結(jié)束語

科研檔案的收集工作是一項基礎(chǔ)性的工作，它是科研檔案整理和利用的基礎(chǔ)，因此做好科研檔案的收集工作是十分重要的。應(yīng)培養(yǎng)職工的檔案意識，做好科研檔案收集制度建設(shè)，認真貫徹科研檔案管理工作的“三納入”和“三同步”管理要求，以及在日常的檔案管理工作中千方百計保證各項科研檔案材料收集的及時性完整性，為今后科研工作的可持續(xù)性開展，為更好地完成各項科研任務(wù)做出自己的努力。

[1] 霍振禮，王恩漢.現(xiàn)代科技檔案管理[M].北京：國防工業(yè)出版社，1996.

[2] 張宗旭.科技檔案管理[M].北京：檔案出版社，1992.

劉宏，中國工程物理研究院計量測試中心副研究館員，研究方向為檔案管理。