鄭新鶯

（福建師范大學(xué)檔案館福州350117）

干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核視域下的學(xué)籍檔案管理

鄭新鶯

（福建師范大學(xué)檔案館福州350117）

學(xué)籍檔案是干部人事檔案的重要組成部分，學(xué)歷學(xué)位材料的審核是干部人事檔案審核工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。通過(guò)干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核發(fā)現(xiàn)干部的學(xué)籍檔案存在材料不齊全、內(nèi)容不規(guī)范、信息不準(zhǔn)確、手續(xù)不完備等共性問(wèn)題，并就學(xué)籍檔案管理工作存在問(wèn)題提出解決的思路與路徑，為干部人事檔案的后續(xù)管理工作打下良好的基礎(chǔ)。

干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核學(xué)籍檔案規(guī)范管理

G271

A

2017-07-17

干部人事檔案管理是組織人事工作的重要內(nèi)容，是干部管理工作的重要依據(jù)，也是選人用人的重要基礎(chǔ)。黨中央從全面從嚴(yán)治黨的戰(zhàn)略高度，從嚴(yán)管理監(jiān)督干部，2014年10月起在全國(guó)范圍內(nèi)開(kāi)展干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作。重點(diǎn)審核干部的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份等“三齡二歷一身份”信息，尤其審核檔案材料是否涂改造假，干部信息是否真實(shí)準(zhǔn)確，重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范等。作為干部人事檔案重要組成部分的學(xué)籍檔案，除了審核干部學(xué)歷學(xué)位是否真實(shí)準(zhǔn)確、是否涉嫌造假外，還必須審核檔案材料是否齊全、是否規(guī)范。在當(dāng)下從嚴(yán)管理干部的大環(huán)境下，學(xué)籍檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性就顯得尤為重要。本文基于干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核對(duì)學(xué)籍檔案的認(rèn)定依據(jù)，結(jié)合審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的共性問(wèn)題，就學(xué)籍檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行思考并提出解決路徑，做到防控和管理相結(jié)合，為干部檔案的后續(xù)管理工作打下良好的基礎(chǔ)，盡量避免干部因?qū)W籍檔案問(wèn)題影響到個(gè)人發(fā)展。

一、學(xué)歷學(xué)位審核認(rèn)定的依據(jù)

我國(guó)高校學(xué)生檔案內(nèi)容大致分為入學(xué)前檔案和在校期間檔案。入學(xué)前檔案即高中檔案，主要包括高考報(bào)名登記表、高中畢業(yè)生登記表（含成績(jī)、學(xué)年評(píng)語(yǔ)）、體檢表和入團(tuán)志愿書(shū)等。在校期間檔案，即學(xué)生在大學(xué)或研究生就讀期間形成的，反映學(xué)生在校期間德、智、體等方面發(fā)展?fàn)顩r及達(dá)到何種學(xué)識(shí)水平的檔案材料。由于干部在校期間每個(gè)階段形成材料的多樣性，歸入學(xué)生檔案的材料內(nèi)容也不同，但每個(gè)階段各種相關(guān)材料必須能夠相互印證，構(gòu)成一個(gè)時(shí)間順序合理、材料完整、互相不矛盾的材料統(tǒng)一體。其中：

（1）大學(xué)、專(zhuān)科學(xué)歷：1977年以前入學(xué)的，須有高校畢業(yè)生登記表或高校選拔學(xué)生登記表；1977年以后入學(xué)的，須有高校學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)表、高校畢業(yè)生登記表和授予學(xué)位的材料。（2）碩士、博士研究生學(xué)歷、學(xué)位：須有報(bào)考登記表、研究生登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)表、畢業(yè)研究生登記表、授予學(xué)位的材料；參加碩士研究生單獨(dú)考試和博士研究生學(xué)歷還須有專(zhuān)家推薦表。（3）同等學(xué)力申請(qǐng)碩士、博士學(xué)位：須有學(xué)位課程進(jìn)修成績(jī)表、授予碩士博士學(xué)位審批的材料。1996年授予學(xué)位的，還須有參加國(guó)家組織的英語(yǔ)水平考試成績(jī)合格證書(shū)復(fù)印件；1998年后授予學(xué)位的，還須有國(guó)家組織的外語(yǔ)和專(zhuān)業(yè)綜合水平考試成績(jī)合格證書(shū)復(fù)印件。（4）黨校學(xué)歷：須有學(xué)員登記表、學(xué)員成績(jī)表、學(xué)歷證明和學(xué)員畢業(yè)鑒定表、畢業(yè)論文評(píng)審表。（5）國(guó)（境）外取得學(xué)歷、學(xué)位：須有國(guó)（境）外學(xué)校出具的學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)，2000年以后獲得國(guó)（境）外學(xué)歷、學(xué)位，還須有教育部留學(xué)服務(wù)中心出具的認(rèn)證材料。（6）其他學(xué)歷：電大、函大、夜大、自大、業(yè)大等五大生，須有教育部規(guī)定的相關(guān)材料。

干部學(xué)歷學(xué)位的認(rèn)定是以教育部對(duì)學(xué)歷學(xué)位管理的有關(guān)政策規(guī)定為依據(jù)。2002年中組部在關(guān)于印發(fā)新的《干部任免審批表》通知中提出，將干部的學(xué)歷學(xué)位按全日制教育和在職教育予以區(qū)分。干部在參加工作之前所取得的學(xué)歷學(xué)位，按照國(guó)家教育部門(mén)關(guān)于學(xué)歷學(xué)位的有關(guān)規(guī)定，屬于普通全日制教育的，按全日制教育認(rèn)定。其他情況，一般按在職教育認(rèn)定。福建省為推動(dòng)干部學(xué)歷學(xué)位管理科學(xué)化、法制化和規(guī)范化，加大對(duì)干部在職學(xué)歷學(xué)位的管理力度，對(duì)干部參加在職學(xué)歷學(xué)位教育的，報(bào)考前須按照干部管理權(quán)限進(jìn)行申報(bào)并征得干部主管部門(mén)同意，方可報(bào)名參加入學(xué)考試；干部接受在職學(xué)歷學(xué)位教育獲得學(xué)歷學(xué)位后，要求更改學(xué)歷或?qū)W位的，應(yīng)遵循干部本人申請(qǐng)、所在單位審核、干部主管部門(mén)審批等程序進(jìn)行認(rèn)定。為此，干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核中除了必須具備上述對(duì)應(yīng)學(xué)歷學(xué)位的學(xué)籍檔案材料外，檔案中還必須有《干部參加在職學(xué)歷學(xué)位教育申報(bào)表》和《干部學(xué)歷學(xué)位更改申報(bào)表》。

二、學(xué)歷學(xué)位審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題

1.材料不齊全。有的檔案缺少《入團(tuán)志愿書(shū)》、《高中畢業(yè)生登記表》等入學(xué)前檔案材料，這些早期檔案材料是審核認(rèn)定干部出生時(shí)間的有效依據(jù)之一；有的缺少入學(xué)時(shí)形成的《學(xué)生登記表》，且大部分高校未將授予學(xué)士學(xué)位材料歸入學(xué)生檔案中。若僅從檔案材料而言，缺少授予學(xué)位材料即意味著干部?jī)H取得了學(xué)歷，而未取得學(xué)位。另外，非全日制教育如自學(xué)考試、成人高考、同等學(xué)力申請(qǐng)碩（博）士學(xué)位等在職教育形成的學(xué)籍材料缺失情況較為突出。

2.信息不準(zhǔn)確。干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核，對(duì)個(gè)人信息的審核是其重要內(nèi)容之一。審核中發(fā)現(xiàn)有的存入學(xué)生檔案中的學(xué)籍材料信息如出生時(shí)間、姓名等前后不一致，甚至多個(gè)版本。這樣就可能會(huì)導(dǎo)致畢業(yè)證書(shū)上出生年月及姓名寫(xiě)法與其他個(gè)人檔案信息相矛盾，造成學(xué)籍檔案失真，不僅影響了今后的提供利用，也給認(rèn)定工作帶來(lái)困難。

3.手續(xù)不完備。在干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核中，有些檔案材料形成的手續(xù)不完備，如教育部高校學(xué)生司制表的《報(bào)考攻讀碩士或博士學(xué)位研究生登記表》中缺少招生單位錄取意見(jiàn)及學(xué)校公章；畢業(yè)生登記表需所在院系、職能部門(mén)等學(xué)校多部門(mén)蓋章，多數(shù)情況只蓋章不填寫(xiě)單位意見(jiàn)；畢業(yè)生鑒定材料中則在單位意見(jiàn)欄上只寫(xiě)“同意”、“情況屬實(shí)”等評(píng)語(yǔ)，沒(méi)有給予過(guò)程性的客觀全面評(píng)價(jià)；有的獎(jiǎng)勵(lì)方面形成的審批表無(wú)單位意見(jiàn)、蓋章與形成日期等。

4.標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。研究生階段的學(xué)籍檔案材料，各高校歸檔范圍不一。有的高校僅將授予碩（博）士學(xué)位的決定或通知存入學(xué)生檔案，未將申請(qǐng)碩（博）士的審批材料一并歸入；有的高校未將報(bào)考博士研究生的專(zhuān)家推薦表歸入學(xué)生檔案。由于沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加大了檔案材料的鑒別判斷與收集補(bǔ)檔的難度，影響了干部人事檔案材料的真實(shí)度。高中階段學(xué)籍檔案各個(gè)省份要求不同，歸檔材料格式也不一，特別是高校實(shí)行網(wǎng)絡(luò)招生后，有的省份未將高中畢業(yè)生報(bào)名表歸檔，有的歸入打印的電子報(bào)名表但無(wú)單位公章。高校新生來(lái)自全國(guó)各地，學(xué)生報(bào)到時(shí)帶來(lái)的檔案五花八門(mén)，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，加上內(nèi)容不完整，導(dǎo)致入學(xué)前檔案難以收集齊全，也給新生入校后建檔帶來(lái)麻煩。

干部人事檔案學(xué)歷學(xué)位材料出現(xiàn)上述問(wèn)題的原因是多方面的，主要有：一是對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，國(guó)民檔案意識(shí)不強(qiáng)；二是學(xué)籍檔案管理制度和監(jiān)督機(jī)制不健全，檔案材料出現(xiàn)多頭管理，部門(mén)之間缺乏溝通協(xié)調(diào)，很難保證學(xué)籍檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)不出問(wèn)題；三是檔案管理人員配備不全，職責(zé)范圍不清，管理不到位；四是檔案材料自身的繁雜性，如學(xué)習(xí)教育形式的多樣性、學(xué)籍材料來(lái)源渠道的分散性以及檔案管理過(guò)程的復(fù)雜性等。這些因素的存在導(dǎo)致了干部人事檔案材料缺失、內(nèi)容失范問(wèn)題的出現(xiàn)，進(jìn)而也勢(shì)必影響組織人事工作的開(kāi)展。因此，加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案質(zhì)量，已成為干部人事檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。

三、加強(qiáng)干部學(xué)籍檔案管理的路徑

學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，學(xué)籍檔案項(xiàng)目完整性、內(nèi)容真實(shí)性、格式規(guī)范性是學(xué)籍檔案的生命線[1]39。

1.加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，完善制度建設(shè)，促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。隨著檔案工作的不斷加強(qiáng)，高校在檔案管理方面建立了相對(duì)完善的宏觀管理制度，但缺乏具體實(shí)施細(xì)則，需要有一整套完善可操作性的工作條例。一要加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的頂層設(shè)計(jì)。教育部應(yīng)根據(jù)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等有關(guān)法律法規(guī)，盡快制訂出臺(tái)具有較強(qiáng)針對(duì)性和操作性的高校學(xué)籍檔案管理工作條例，以法律的形式、科學(xué)的制度來(lái)調(diào)控管理，使高校學(xué)籍檔案管理工作走向標(biāo)準(zhǔn)化，為高校的學(xué)籍檔案管理工作提供合法、科學(xué)、有效的指導(dǎo)。二要加大檔案管理的執(zhí)法力度。各高校要結(jié)合本校的實(shí)際，制定本校的學(xué)籍檔案管理實(shí)施細(xì)則，完善健全檔案收集整理、檢查核對(duì)、鑒別歸檔、保管保密、移交轉(zhuǎn)遞等各項(xiàng)規(guī)章制度；理順學(xué)籍檔案的管理體制，明確檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理學(xué)生檔案，細(xì)化各相關(guān)部門(mén)具體職責(zé)、歸檔要求、工作流程以及檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，避免各行其是，做到有章可循、責(zé)任明確、嚴(yán)格執(zhí)行。

2.加強(qiáng)前端控制，注重過(guò)程管理，確保歸檔材料規(guī)范化。過(guò)程管理是質(zhì)量管理體系中的重要內(nèi)容，也是對(duì)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行有效控制與改進(jìn)、不斷提升工作質(zhì)量的有效抓手。學(xué)籍檔案管理是對(duì)學(xué)生從入校到畢業(yè)全過(guò)程的管理，每個(gè)環(huán)節(jié)都不能放松，不管中間哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的完整性。因此，加強(qiáng)檔案材料的前端控制，注重檔案的過(guò)程管理，至關(guān)重要。一要把好新生入學(xué)檔案的審查關(guān)。新生入學(xué)后，各院系應(yīng)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行復(fù)查，逐份審查檔案信息，確認(rèn)檔案材料是否完整齊全，做好缺少材料登記并及時(shí)催要，以保證高中階段等早期檔案材料的完整性。二要重視前期材料的制作與收集，把好歸檔關(guān)。實(shí)行“新生入學(xué)與提出歸檔要求同步”，對(duì)具體管理學(xué)生學(xué)籍檔案的兼職檔案員提出具體要求，比如，要求材料要完整，紙型要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，書(shū)寫(xiě)要規(guī)范，字跡要工整，歸檔要及時(shí)，發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的材料馬上進(jìn)行糾正，對(duì)沒(méi)有及時(shí)歸檔的材料要求及時(shí)歸檔。三要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理的指導(dǎo)。要定期開(kāi)展學(xué)籍檔案的檢查與指導(dǎo)，以問(wèn)題為導(dǎo)向，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，督促做好學(xué)籍檔案整理、移交與轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)，保證學(xué)籍檔案不因人員變動(dòng)等而遺失，切實(shí)把檔案管理工作落到實(shí)處，以保證歸檔材料的完整性與規(guī)范性。

3.加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，確保檔案信息安全。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，高校數(shù)字化校園建設(shè)也在不斷深化，干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行。在規(guī)范紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，建立高校學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)，形成一套全面、規(guī)范的學(xué)生紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙軌制”管理模式，以作為干部人事檔案修正補(bǔ)充學(xué)籍檔案材料的來(lái)源與補(bǔ)救渠道，發(fā)揮“以檔補(bǔ)檔，以檔證檔”的憑證作用。檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅減輕了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提高工作效率和管理水平；而且最大限度地減少直接查閱紙質(zhì)檔案的次數(shù)，防止紙質(zhì)檔案在檔案查閱過(guò)程中產(chǎn)生的磨損或人為涂改、抽取或丟失等造成檔案內(nèi)容的缺損，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的完整與安全。從2001年起全國(guó)高校學(xué)生畢業(yè)文憑實(shí)行電子注冊(cè)，并要求各高校1991年以后畢業(yè)文憑必須進(jìn)行重新登記、核實(shí)和電子注冊(cè)，建立全國(guó)統(tǒng)一的學(xué)歷檔案信息庫(kù)，供社會(huì)查詢。學(xué)歷電子注冊(cè)制度的實(shí)施有力地打擊了學(xué)歷文憑造假等不法行為，也拉開(kāi)了學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的序幕，從而抑制了干部人事檔案中學(xué)籍檔案造假現(xiàn)象的發(fā)生。

4.提升檔案工作隊(duì)伍水平，推動(dòng)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展。人才是檔案事業(yè)發(fā)展的第一資源，檔案隊(duì)伍是否穩(wěn)定與素質(zhì)高低直接影響著檔案事業(yè)的興衰。創(chuàng)建有效的激勵(lì)機(jī)制，是調(diào)動(dòng)檔案工作人員積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性的有力策略。

檔案管理是一項(xiàng)繁雜又重復(fù)的勞動(dòng)，是一項(xiàng)默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻(xiàn)的工作。各高校應(yīng)全面落實(shí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，妥善解決高校專(zhuān)職檔案工作人員的職級(jí)待遇，在職稱(chēng)評(píng)定、提拔任用、評(píng)優(yōu)推先、獎(jiǎng)勵(lì)表彰等方面享受與教學(xué)、科研和其他管理人員同等待遇；對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒有害物質(zhì)的涉密人員，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任感與敬業(yè)度，激勵(lì)他們投入到檔案工作中去。

由于社會(huì)檔案意識(shí)薄弱，目前社會(huì)對(duì)檔案管理工作認(rèn)同度較低，檔案工作人員在檔案管理工作中付出的辛苦往往被忽略，得不到社會(huì)的支持與尊重。因此，檔案領(lǐng)導(dǎo)者要肯定檔案工作的重要性，注重對(duì)檔案工作人員的人文關(guān)懷，了解他們業(yè)務(wù)需求和情感訴求，幫助他們解決工作上的困難，以提升檔案工作人員的職業(yè)信心和職業(yè)歸屬感。同時(shí)，檔案管理工作是一項(xiàng)技術(shù)性、專(zhuān)業(yè)性、保密性很強(qiáng)的工作，需要一支專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)的檔案隊(duì)伍，知識(shí)激勵(lì)是提升檔案管理人員能力的主要途徑[3]69。因此，檔案領(lǐng)導(dǎo)者也要重視檔案人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)的投入，為他們提供知識(shí)培訓(xùn)和繼續(xù)教育機(jī)會(huì)。加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案管理技能，不但是檔案工作人員職務(wù)晉升的條件，也是他們實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的需要，勢(shì)必為檔案事業(yè)發(fā)展增添動(dòng)力。

總之，干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作是一項(xiàng)常態(tài)化、長(zhǎng)效性的任務(wù)，是從嚴(yán)管理干部的重要手段。學(xué)籍檔案作為干部人事檔案的重要組成部分，確保檔案材料完整齊全、檔案內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，推進(jìn)學(xué)籍檔案規(guī)范化管理是當(dāng)務(wù)之急。因此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案工作，切實(shí)提高對(duì)學(xué)籍檔案工作的認(rèn)知度，使高校學(xué)籍檔案在干部組織人事工作中發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用。

[1] 成小芬.近二十年高校學(xué)籍檔案管理研究綜述[J].宿州教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（2）.

[2] 葉麗群.高校學(xué)籍檔案管理與利用現(xiàn)狀探析[J].蘭州教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（6）.

[3] 鄧君，賈曉青，劉夢(mèng)瑩.檔案館員激勵(lì)機(jī)制研究：國(guó)家開(kāi)放檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)主體激勵(lì)研究之一[J].檔案學(xué)研究，2013（2）.

Management of School Archives from the Perspective of Special Audit of Cadre Personnel Archives

Zheng Xinying
(Archives of Fujian Normal University,Fuzhou 350117,China)

The school archives is an important part of the cadre personnel archives,and the audit of academic degree materials is an important part of cadre personnel archives audit.Through the cadre personnel archives special audit,it is found that some common problems exist,such as incomplete material,unstandardized content,inaccurate information and incomplete procedures.Some ideas and path to solve the problems in the management of school archives are put forward to lay a good foundation for the follow-up management work of cadre personnel archives.

cadre personnel archives;special audit;school archives;standardized management

鄭新鶯，福建師范大學(xué)檔案館副研究館員，研究方向?yàn)闄n案管理。