王文慧 馬國勝

（西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案館楊陵712100）

檔案管理軟件應(yīng)用培訓(xùn)的問題與對策研究

王文慧 馬國勝

（西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案館楊陵712100）

文章對高校版檔案管理軟件“南大之星”應(yīng)用知識培訓(xùn)工作所表現(xiàn)出來的問題進(jìn)行了梳理和分析，研究提出了相應(yīng)對策：建立培訓(xùn)考核制度，提高培訓(xùn)工作的系統(tǒng)性，增強(qiáng)培訓(xùn)工作的針對性，提供各級各類培訓(xùn)資料等；針對軟件使用的高級用戶應(yīng)開展軟件功能的拓展培訓(xùn)，提供軟件應(yīng)用問題解決途徑等；對高校管理者、高校檔案館以及其它軟件開發(fā)公司具有啟迪和指導(dǎo)意義。

“南大之星”培訓(xùn)問題對策

G271

A

2017-05-03

“南大之星”檔案管理軟件是南京中坦科技有限公司與南京大學(xué)檔案館、南京大學(xué)計算機(jī)科學(xué)與技術(shù)系合作，開發(fā)出來的電子檔案管理產(chǎn)品?！澳洗笾恰睓n案管理軟件，是目前國內(nèi)較為成熟的檔案管理軟件，已經(jīng)成為許多行業(yè)應(yīng)用的電子檔案管理軟件。其軟件版本齊全，能滿足不同行業(yè)的需求，包括高校版、企業(yè)版、機(jī)關(guān)版等，高校版是應(yīng)用于高校檔案信息化建設(shè)與管理比較理想的軟件[1]206。

高校版“南大之星”檔案管理軟件在我國高校的應(yīng)用較多，如：師范類院校有華東師范大學(xué)、華中師范大學(xué)、東北師范大學(xué)等；理工綜合類院校有南京大學(xué)、中國人民大學(xué)、西安交通大學(xué)、華中科技大學(xué)、西北農(nóng)林科技大學(xué)等[2]35。對于軟件的應(yīng)用知識，南京中坦科技有限公司已進(jìn)行了多次培訓(xùn)，但許多高校檔案工作者對軟件的應(yīng)用仍顯陌生，筆者對其培訓(xùn)工作和軟件應(yīng)用中的問題與對策進(jìn)行了分析。

一、培訓(xùn)工作中的問題與對策

1.建立培訓(xùn)考核制度。對于培訓(xùn)工作應(yīng)該建立學(xué)習(xí)考核制度，使參加培訓(xùn)人員產(chǎn)生學(xué)習(xí)壓力，有壓力就會產(chǎn)生動力，有了學(xué)習(xí)動力，就能夠提高培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的效果。在條件允許的情況下，可參考計算機(jī)應(yīng)用能力等級考試制度，建立“南大之星”檔案管理軟件應(yīng)用等級考核制度，這樣做就能增強(qiáng)每一次培訓(xùn)工作的針對性，也使得各級各類檔案館在選派參加培訓(xùn)學(xué)員時不再盲目，有助于形成“南大之星”檔案管理軟件的學(xué)習(xí)氛圍，切實提高培訓(xùn)效果，并最終大幅提升高校檔案管理人員對“南大之星”檔案管理軟件的應(yīng)用能力。

2.培訓(xùn)工作系統(tǒng)性不夠。對于“南大之星”檔案管理軟件培訓(xùn)工作，參加培訓(xùn)人員一般匆匆參會，對培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)對象不甚了解，有一定的盲目性，使得參加培訓(xùn)的學(xué)員抱怨未能學(xué)到真正有用的知識，而軟件公司也未取得既定的培訓(xùn)效果。“南大之星”檔案管理軟件公司就每次培訓(xùn)工作應(yīng)該制定相應(yīng)的培訓(xùn)制度，對培訓(xùn)工作進(jìn)行系統(tǒng)策劃，設(shè)計一些有針對性的培訓(xùn)課程，或舉辦一些專題培訓(xùn)班，增強(qiáng)培訓(xùn)工作的系統(tǒng)性。

現(xiàn)階段高校改革力度加大，高校內(nèi)部人事變動較多，也加大了高校檔案管理人員的流動性。人員的流動使得高校有些檔案管理人員初次接觸檔案工作，對于“南大之星”檔案管理軟件很陌生，對于軟件的功能和使用都不熟悉，就急需專門培訓(xùn)，對于此類人員應(yīng)該進(jìn)行基礎(chǔ)知識和基本操作能力的初級班培訓(xùn)；而對于基本熟悉“南大之星”檔案管理軟件的檔案管理人員應(yīng)該舉辦中高級培訓(xùn)班，為他們講授一些“南大之星”檔案管理軟件高級拓展功能和高級應(yīng)用技能。

3.培訓(xùn)人員針對性不強(qiáng)。軟件公司在系統(tǒng)化和專題化培訓(xùn)制度下，使每次培訓(xùn)工作都有很強(qiáng)的針對對象，這樣高校檔案館在接到培訓(xùn)通知時，在參加培訓(xùn)會與否和選派培訓(xùn)人員時就有了很強(qiáng)的主動性，不再盲目，提高了檔案館的決策水平，并使得檔案館有限的經(jīng)費(fèi)花在了刀刃上，提高了經(jīng)費(fèi)的使用效率。有針對性地開展培訓(xùn)工作，更能提高培訓(xùn)和學(xué)習(xí)效果。通過舉辦高級培訓(xùn)班，軟件公司也可以及時了解到用戶的使用感受和遇到的問題，幫助軟件設(shè)計人員及時改進(jìn)軟件的性能，使得“南大之星”檔案管理軟件做得更好，更實用和更適用。

4.兼職檔案員的培訓(xùn)工作。檔案管理工作量大、面廣，歸檔門類多是高校檔案工作的突出特點(diǎn)，為了及時、準(zhǔn)確、完整歸檔，高校檔案工作中形成了兼職檔案員隊伍。高校中各歸檔部門配備了兼職檔案員，以協(xié)助高校檔案館的工作，“南大之星”檔案管理軟件的操作使用也是兼職檔案員必須熟悉的一項重要技能。但隨著高校改革工作的推進(jìn)，高校人事變動較大，高校各歸檔部門的人事變動尤其巨大，兼職檔案員的隊伍極不穩(wěn)定，兼職檔案員經(jīng)常處于變動狀態(tài)，使得新上崗的兼職檔案員對于“南大之星”檔案管理軟件的應(yīng)用是一片空白，或者知之不多，嚴(yán)重影響了高校的檔案工作。因此，軟件公司應(yīng)將高校兼職檔案員的軟件應(yīng)用培訓(xùn)納入工作范疇，高校也應(yīng)重視對兼職檔案員的檔案管理軟件應(yīng)用能力的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，并形成相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)制和制度。

二、軟件應(yīng)用中的問題與對策

1.軟件功能的拓展和培訓(xùn)。隨著高校校園辦公自動化的普及，辦公自動化平臺上形成的各類電子文件的歸檔問題也成為當(dāng)務(wù)之急。“南大之星”檔案管理軟件系統(tǒng)提供了與各種辦公自動化系統(tǒng)鏈接的標(biāo)準(zhǔn)接口規(guī)范，可實現(xiàn)與各種辦公自動化系統(tǒng)的無縫鏈接[3]28。軟件公司應(yīng)該組織人力對此進(jìn)行推廣性培訓(xùn)，使得軟件的設(shè)計功能得以充分發(fā)揮，使得廣大高校檔案工作者能夠熟練應(yīng)用。隨著辦公自動化的深入推進(jìn)，高校在OA平臺上形成的文件會逐年增多，“南大之星”檔案管理軟件此項功能就會顯得愈來愈重要，為適應(yīng)現(xiàn)代化辦公需要，軟件公司應(yīng)與時俱進(jìn)地將“南大之星”此項功能進(jìn)行改進(jìn)和完善，并加以宣傳和推廣，以適應(yīng)現(xiàn)代化辦公的需要，這樣既能減輕高校檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，又能提高高校檔案管理的工作水平和工作效率。

2.軟件應(yīng)用問題的解決方案。高校檔案館在使用“南大之星”檔案管理軟件的過程中，總有這樣那樣的問題表現(xiàn)出來，但苦于無法解決，只有自己摸索解決，但檔案管理人員的計算機(jī)專業(yè)知識有限，有些問題就無法解決，只能擱置?；蛘唠娫捲儐栃值茉盒n案同行解決方案，但也不一定能夠解決問題，這嚴(yán)重影響了高校的檔案工作。軟件公司應(yīng)該開辟出問題解決途徑，如采用電話形式、網(wǎng)絡(luò)QQ通訊形式、電子郵件形式等，軟件公司應(yīng)該組織技術(shù)人員組成軟件應(yīng)用幫助機(jī)構(gòu)形成遠(yuǎn)程解決方案。對于個別問題不一定逐一解決，可以將常見問題以問答幫助形式鑲嵌在軟件公司網(wǎng)頁上，對于不太常見的問題，可將問題集中起來統(tǒng)一解決，統(tǒng)一答復(fù)。軟件應(yīng)用幫助機(jī)構(gòu)的建立，不但可以幫助用戶解決實際問題，也能使軟件開發(fā)人員及時了解用戶的使用感受和實際應(yīng)用中的具體問題，幫助軟件公司進(jìn)一步改進(jìn)和完善“南大之星”檔案管理軟件的性能，直至軟件的性能至臻完善，軟件的應(yīng)用市場也將會得到拓展。

三、高校對軟件應(yīng)用培訓(xùn)工作的重視

高校檔案館應(yīng)爭取高校領(lǐng)導(dǎo)層重視檔案管理軟件應(yīng)用知識培訓(xùn)工作[4]39。高校領(lǐng)導(dǎo)層對于檔案工作的重視取決于兩方面因素：一是取決于高校的領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作的認(rèn)識程度；二是取決于高校檔案工作的業(yè)績表現(xiàn)。高校檔案館要做出成績并引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，就要從檔案管理的現(xiàn)代化入手，提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平，使學(xué)校廣大師生切實感受到檔案利用的便利性和管理的先進(jìn)性，這就要引入現(xiàn)代化檔案管理軟件的應(yīng)用。軟件的應(yīng)用不但要使檔案館專職檔案管理人員熟練使用，而且要使高校各部門的兼職檔案員也都熟悉操作，這就需要形成軟件的培訓(xùn)學(xué)習(xí)制度，尤其是建立對兼職檔案員的培訓(xùn)機(jī)制。只有高校高度重視了檔案工作，也才能形成軟件的培訓(xùn)學(xué)習(xí)制度和機(jī)制，才能形成合力做好“南大之星”檔案管理軟件的應(yīng)用培訓(xùn)工作。

對于檔案管理軟件的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不但要使軟件公司認(rèn)識到培訓(xùn)工作的必要性，更要使高校各級領(lǐng)導(dǎo)層和檔案館領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)識到工作的重要性，由此形成合力，共同推動“南大之星”檔案管理軟件在高校的順利、熟練、流暢應(yīng)用，從而保障高校檔案工作朝著現(xiàn)代化方向健康發(fā)展。軟件應(yīng)用在培訓(xùn)工作和使用中表現(xiàn)出來的問題和分析提出的對策，對其它檔案管理軟件開發(fā)公司和其它類型的軟件公司具有一定的啟迪意義和指導(dǎo)價值。

[1] 楊偉龍.“南大之星”軟件運(yùn)用于檔案管理的問題及對策[J].韶關(guān)學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)）,2011,32（7）.

[2] 唐江玲.兩種典型的高校檔案管理軟件比較研究[J].辦公自動化,2014（7）.

[3] 梁建梅.網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件運(yùn)行安全策略探析業(yè)界[J].檔案時空，2014（2）.

[4] 鄧秀瓊,劉文英.基于知識服務(wù)導(dǎo)向的檔案管理軟件利用功能研究[J].蘭臺世界,2014（32）.

西北農(nóng)林科技大學(xué)基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)—人文社科項目（2014RWYB28）。

王文慧，碩士，西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案館工程師，研究方向為檔案管理；通訊作者馬國勝，碩士，西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案館館員，研究方向為檔案利用。