楊冬梅

（中國(guó)石油股份有限公司天然氣銷售西部分公司西安710048）

大數(shù)據(jù)形勢(shì)下企業(yè)檔案信息資源的管理

楊冬梅

（中國(guó)石油股份有限公司天然氣銷售西部分公司西安710048）

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的今天，“數(shù)據(jù)”已經(jīng)成為一項(xiàng)尤為關(guān)鍵的生產(chǎn)因素。在企業(yè)現(xiàn)代化和科技化的發(fā)展下，怎樣才能對(duì)檔案的大數(shù)據(jù)有效整合，確保大數(shù)據(jù)更好地發(fā)揮數(shù)據(jù)基石作用，已經(jīng)成為社會(huì)各界廣泛熱議的話題。提升檔案工作人員整體素養(yǎng)、構(gòu)建健全的服務(wù)機(jī)制、收集企業(yè)檔案信息、拓展服務(wù)層次等等，都是很好的完善措施?；诖耍疚姆治鲈诖髷?shù)據(jù)背景下，有效管理企業(yè)檔案信息資源的對(duì)策，這對(duì)于提高企業(yè)整體發(fā)展能力意義重大。

大數(shù)據(jù)企業(yè)檔案信息資源

G270.7

A

2017-07-31

在云計(jì)算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)后，大數(shù)據(jù)作為一種新型技術(shù)走入了人們的視野，給人們?nèi)粘５墓ぷ骱蜕顜?lái)了翻天覆地的變化，將“數(shù)據(jù)”原本的價(jià)值充分體現(xiàn)出來(lái)，在我國(guó)各大行業(yè)中普遍滲透，已經(jīng)成為我們工作和生活中非常重要的一部分。企業(yè)在實(shí)際發(fā)展中，從浩瀚的數(shù)據(jù)中挖掘出所需的數(shù)據(jù)，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。但結(jié)合實(shí)際情況來(lái)講，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案信息資源管理水平整體效率不高，嚴(yán)重影響著企業(yè)的健康發(fā)展，如何才能更好地管理檔案信息資源，這是我國(guó)各大企業(yè)需要重點(diǎn)思考的問(wèn)題。

一、大數(shù)據(jù)形勢(shì)下企業(yè)檔案信息資源管理的必要性

1.有助于企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益。在企業(yè)維護(hù)合法權(quán)益以及保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)中，檔案管理發(fā)揮著積極作用。企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)包括很多方面，如著作權(quán)、專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)等等，代表著企業(yè)的創(chuàng)新實(shí)力，也可以說(shuō)是企業(yè)非常重要的一項(xiàng)知識(shí)資本。在企業(yè)檔案中對(duì)企業(yè)創(chuàng)新知識(shí)過(guò)程和結(jié)果的有效記錄，也是企業(yè)擁有某項(xiàng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的一種憑證體現(xiàn)，在出現(xiàn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)經(jīng)濟(jì)糾紛后，檔案就會(huì)發(fā)揮著其關(guān)鍵作用，也是保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的一大法寶。在經(jīng)濟(jì)運(yùn)作過(guò)程中，企業(yè)不可避免會(huì)遇到一系列糾紛，要想減少經(jīng)濟(jì)運(yùn)作過(guò)程中出現(xiàn)的損失，就必須要在平時(shí)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中保存好企業(yè)檔案，便于需要檔案作證時(shí)可以及時(shí)、有效使用。

2.有助于為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮作用。檔案工作應(yīng)靈活運(yùn)用，并充分發(fā)揮檔案工作價(jià)值。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策需要結(jié)合每一種信息與資料，最好匯集企業(yè)各種信息[1]。對(duì)于企業(yè)決策來(lái)講，資金、信息、人才都是非常重要的。若是沒有做到信息、數(shù)字以及資料管理，就很難在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中站穩(wěn)腳跟。因此，若是齊全整理企業(yè)檔案信息資料，企業(yè)在進(jìn)行某項(xiàng)問(wèn)題決策過(guò)程中，就能夠充分利用檔案資料來(lái)為科學(xué)決策打基礎(chǔ)。

3.有利于更好地建設(shè)企業(yè)文化。對(duì)于建設(shè)企業(yè)文化而言，企業(yè)檔案管理發(fā)揮著積極作用。檔案可以對(duì)企業(yè)文化與企業(yè)發(fā)展歷程進(jìn)行詳細(xì)的、真實(shí)的、有效的記錄，也梳理和歸納了企業(yè)文化。企業(yè)檔案管理在記錄企業(yè)文化過(guò)程中，并不是一種簡(jiǎn)單形式的記錄，而是在分類以及分析下，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)文化建設(shè)中的問(wèn)題正視起來(lái)，便于提高企業(yè)整體實(shí)力。

二、大數(shù)據(jù)形勢(shì)下，企業(yè)檔案信息資源體現(xiàn)的幾點(diǎn)特征

近些年來(lái)，在信息技術(shù)迅猛發(fā)展下，大數(shù)據(jù)受到了人們普遍重視，國(guó)有企業(yè)在助推我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面，發(fā)揮著無(wú)可取代的作用，當(dāng)然也無(wú)法避免地進(jìn)入到大數(shù)據(jù)浪潮之中。體量浩大、眾多模態(tài)、價(jià)值巨大等是大數(shù)據(jù)的時(shí)代特征，也正是因?yàn)檫@些特征，使目前企業(yè)檔案管理具備如下幾點(diǎn)特征。

1.數(shù)據(jù)迅猛增多，檔案信息分析運(yùn)作水平要求提高。當(dāng)前，我國(guó)規(guī)模大、效益好的國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)據(jù)量也在逐漸升級(jí)中。大量的信息數(shù)據(jù)，導(dǎo)致檔案管理不得不花費(fèi)更多的時(shí)間與精力來(lái)分析，并且也對(duì)企業(yè)檔案管理人員的工作能力與工作素養(yǎng)有著更高的要求。

2.數(shù)據(jù)類型多元化，增大了檔案信息管理難度。在大數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)之前，國(guó)有企業(yè)數(shù)據(jù)多數(shù)都是定型化的數(shù)據(jù)。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案類型呈現(xiàn)出多元化特點(diǎn)，很多非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)在企業(yè)發(fā)展中占據(jù)重要位置。據(jù)相關(guān)不完全統(tǒng)計(jì)結(jié)果表明，當(dāng)前我國(guó)國(guó)有企業(yè)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)復(fù)合年增長(zhǎng)率已經(jīng)達(dá)到了92%，其驅(qū)動(dòng)力就是來(lái)源于這些信息技術(shù)的新生客戶端中，如微信、QQ、微博等[2]。

3.數(shù)據(jù)及時(shí)性強(qiáng)，檔案處理捕捉能力有著新的要求。在這個(gè)兼容性高、開放性強(qiáng)的大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)在超容量級(jí)的檔案數(shù)據(jù)中及時(shí)、有效地找到所需數(shù)據(jù)，檔案管理者也需要在最短時(shí)間內(nèi)找到對(duì)企業(yè)發(fā)展有利的信息并應(yīng)用在決策上，這樣才能充分發(fā)揮檔案信息的作用和價(jià)值。

4.數(shù)據(jù)自身有著巨大價(jià)值，檔案價(jià)值體現(xiàn)稀疏性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)價(jià)值密度與數(shù)據(jù)總量二者關(guān)系不大。所含有的各種信息數(shù)據(jù)，需要專業(yè)的、水平高的檔案人員多次分析和研究信息，并創(chuàng)造出有價(jià)值的信息，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息的高質(zhì)量。但在數(shù)據(jù)信息群日益壯大下，也就逐漸增加了企業(yè)檔案價(jià)值稀疏性，也必然增強(qiáng)了分析錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)。

三、企業(yè)開發(fā)和利用檔案信息資源具體方法

檔案作為一項(xiàng)最為真實(shí)的企業(yè)發(fā)展歷史記錄，對(duì)于企業(yè)而言，它是一項(xiàng)寶貴的財(cái)富，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)等各個(gè)方面都發(fā)揮著積極作用。檔案管理工作主要目的就是能夠最大程度上對(duì)檔案信息資源開發(fā)和利用。所以，做好開發(fā)和利用企業(yè)檔案信息資源，就能夠在挖掘企業(yè)潛在價(jià)值下更進(jìn)一步提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

1.提高有關(guān)人員檔案意識(shí)。在開發(fā)和利用檔案信息資源中，收集工作是一項(xiàng)很重要的工作，收集工作水平的高低將關(guān)系到開發(fā)和利用檔案信息資源水平的高低。加強(qiáng)檔案意識(shí)是提高收集檔案質(zhì)量的一項(xiàng)有力措施。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)在對(duì)《檔案法》了解熟知的前提下，將具體實(shí)施方法利用各大媒介廣泛宣傳，并進(jìn)行利用檔案實(shí)例的宣傳，以生動(dòng)的檔案案例、更強(qiáng)的檔案說(shuō)服力，使廣大員工有著更加深刻的印象，讓他們深入意識(shí)到檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)所有員工的檔案意識(shí)[3]。確保檔案管理人員可以深刻意識(shí)到，檔案管理工作雖然對(duì)專業(yè)性要求很高，但是做好這項(xiàng)工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展、員工發(fā)展意義都是巨大的。所以，企業(yè)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)所有員工對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)，從根本上確保歸檔檔案文件材料的質(zhì)量，提高檔案管理意識(shí)，切實(shí)做好收集檔案工作，為更好地開發(fā)和利用企業(yè)檔案信息資源奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

2.提高檔案管理工作者的素質(zhì)素養(yǎng)。檔案管理人員應(yīng)在海量的信息中扮演好信息中介這一角色，并主動(dòng)承擔(dān)起傳播信息的工作。我們知道，在信息技術(shù)發(fā)展下，對(duì)檔案管理工作人員素質(zhì)素養(yǎng)有著新的要求，要求他們與時(shí)俱進(jìn)、敢于創(chuàng)新。在不斷更新的現(xiàn)代社會(huì)技術(shù)下，檔案管理人員傳統(tǒng)工作理念與工作方式已很難滿足現(xiàn)代社會(huì)實(shí)際發(fā)展需求。信息社會(huì)時(shí)代背景下，企業(yè)需要知識(shí)水平高、綜合素養(yǎng)高的信息管理工作人員，其工作人員素質(zhì)素養(yǎng)影響著開發(fā)和利用檔案信息整體水平。作為新時(shí)代的檔案管理工作人員，應(yīng)努力提高自身素質(zhì)素養(yǎng)，一是應(yīng)有強(qiáng)烈的責(zé)任心，還要有積極創(chuàng)新、敢于拼搏的精神。二是還應(yīng)緊隨時(shí)代發(fā)展腳步，對(duì)各項(xiàng)新的信息技術(shù)與業(yè)務(wù)知識(shí)有效予以掌握，并熟悉和精通管理檔案方法。當(dāng)前檔案事業(yè)面對(duì)著很多挑戰(zhàn)，這些都需要檔案管理人員積極正視問(wèn)題，并妥善處理問(wèn)題，并將檔案管理與實(shí)際工作有效融合起來(lái)，積極進(jìn)入到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。三是企業(yè)應(yīng)注重培養(yǎng)檔案管理工作人員，為廣大檔案管理工作人員營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氣氛，安排他們積極參與到各項(xiàng)知識(shí)技能培訓(xùn)中，努力成為一名檔案管理復(fù)合型人才，為更好地開發(fā)和利用檔案信息資源提供源源不斷的人才力量。

四、大數(shù)據(jù)形勢(shì)下，探究企業(yè)檔案信息資源收集管理創(chuàng)新思路

1.檔案管理理念與管理方式的轉(zhuǎn)變。首先，企業(yè)檔案管理范疇發(fā)生了轉(zhuǎn)變。由之前單一的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成為復(fù)合的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。其次，企業(yè)檔案管理意義的轉(zhuǎn)變。之前企業(yè)檔案工作更多注重保存功能、記錄功能，通常局限為體現(xiàn)單一價(jià)值作用。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)檔案意義的數(shù)據(jù)在很多領(lǐng)域中都積極發(fā)揮著作用，如政務(wù)領(lǐng)域、輿情領(lǐng)域、醫(yī)療領(lǐng)域。企業(yè)檔案服務(wù)方式也已經(jīng)從原先被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變成為主動(dòng)服務(wù)，主動(dòng)在篩選和甄別信息前提下，尋找出最有價(jià)值、最有意義的數(shù)據(jù)信息。

2.企業(yè)收集管理檔案流程更加規(guī)范化與具體化。在大數(shù)據(jù)背景共通共有信息下，加大了信息的不安全性。因此，企業(yè)高層已經(jīng)非常重視檔案信息的安全性，對(duì)收集管理企業(yè)檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化流程式的管理和控制，尤其是強(qiáng)化培訓(xùn)了每個(gè)環(huán)節(jié)有關(guān)人員的安全管理意識(shí)。很多企業(yè)都已經(jīng)在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)引入了ISO認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，更加明確了標(biāo)準(zhǔn)流程，更加嚴(yán)格把控了各項(xiàng)環(huán)節(jié)。

3.已經(jīng)初步構(gòu)建了企業(yè)檔案信息系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)。以前的企業(yè)檔案管理包括三種模式，即集中管理檔案模式、分散管理檔案模式、信息一體化管理模式。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，簡(jiǎn)單形式的一體化不能達(dá)到企業(yè)對(duì)于檔案管理的多元需求。在這種新型數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用下，一體化信息處理轉(zhuǎn)變成為一站化方式，也就是在云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用下，重新設(shè)計(jì)企業(yè)中的檔案信息，動(dòng)態(tài)增加了存儲(chǔ)與計(jì)算資源，以二維碼的方式來(lái)存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)信息，并在統(tǒng)一量化和分析各種數(shù)據(jù)前提下，結(jié)合結(jié)論分析出潛在規(guī)律，推算會(huì)出現(xiàn)的情況，并及時(shí)將最后有價(jià)值、有意義的數(shù)據(jù)傳輸給決策層，便于企業(yè)決策。

五、大數(shù)據(jù)形勢(shì)下，展望企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息管理工作前景

1.構(gòu)建企業(yè)檔案信息管理大數(shù)據(jù)平臺(tái)。平臺(tái)建設(shè)需要當(dāng)前的基礎(chǔ)設(shè)備，但與云平臺(tái)基礎(chǔ)建設(shè)有所不同，建設(shè)大數(shù)據(jù)平臺(tái)還要引入各種相應(yīng)軟件，實(shí)現(xiàn)在云框架下分析和應(yīng)用各種大數(shù)據(jù)。從各方面上而言，建設(shè)企業(yè)檔案大數(shù)據(jù)并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，我國(guó)在進(jìn)行這項(xiàng)工作過(guò)程中還有很多不足，其建設(shè)水平還需要進(jìn)一步提高。

2.企業(yè)檔案利用率的大力提高。在大數(shù)據(jù)背景下，很多檔案管理人員認(rèn)為企業(yè)不可能在保證信息數(shù)據(jù)有序流動(dòng)的同時(shí)，還能夠保證檔案史料的固定性，其實(shí)這一做法是可以實(shí)現(xiàn)的。我國(guó)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息的建設(shè)還處于初級(jí)階段，因此很難處理好信息數(shù)據(jù)流動(dòng)性與史料固定的沖突，而在大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛利用下，其實(shí)這一沖突還是可以化解的。

總而言之，在企業(yè)檔案重要性日益凸顯的前提下，作為一名檔案管理工作人員，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變自身工作思維，做好檔案基礎(chǔ)管理工作，并在大數(shù)據(jù)技術(shù)充分利用的條件下，充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值和作用，為企業(yè)取得更好的發(fā)展而打下良好的基礎(chǔ)。

[1] 李軍.企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用[J].科教文匯（下旬刊），2015（10）:191-192.

[2] 趙躍，周耀林.知識(shí)管理視閾下的檔案信息資源合作開發(fā)模式探析[J].檔案學(xué)研究，2015（5）:66-73.

[3] 何振，易臣何，楊文.檔案公共服務(wù)的理念創(chuàng)新與功能拓展[J].檔案學(xué)研究，2015（3）:44-50.

[4] 周耀林，朱倩.大數(shù)據(jù)時(shí)代我國(guó)數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展[J].信息資源管理學(xué)報(bào)，2015（2）:108-113.

Management of Enterprise Archives Information Resources Under Big Data Environment

Yang Dongmei
(West Gas Marketing Company of CNPC,Xi'an 710048,China)

In the era of big data,"data"has become a particularly critical factor of production.With the enterprise modernization and the development of science and technology,how to effectively integrate the big data of archives to ensure that big data plays a better role of data cornerstone has become a hot topic in all circles of society.To improve the overall quality of archives staff,to build a sound service mechanism,to collect enterprise archives information,to expand the levels of services,and so on,are very effective measures.Based on this,this article analyzes the countermeasures of effective management of enterprise archives information resources under the background of big data,which is of great significance for improving the overall development ability of enterprises.

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，楊冬梅，中國(guó)石油股份有限公司天然氣銷售西部分公司館員，研究方向?yàn)闄n案管理。