楊中營(yíng)

在北京數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目中，有一項(xiàng)比較特殊的建設(shè)內(nèi)容，就是標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。

一、北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系概述

北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系是指在規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、運(yùn)行、管理北京數(shù)字檔案館的過程中，所涉及的標(biāo)準(zhǔn)按其內(nèi)在聯(lián)系形成的科學(xué)的有機(jī)整體。首先，北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系是一個(gè)整體，體系內(nèi)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)之間具有內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系。其次，北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系的組成單元是“標(biāo)準(zhǔn)”，標(biāo)準(zhǔn)體系通過標(biāo)準(zhǔn)體系框架和標(biāo)準(zhǔn)體系表的形式反映該標(biāo)準(zhǔn)體系的概況、總體結(jié)構(gòu)以及體系內(nèi)各標(biāo)準(zhǔn)之間的內(nèi)在聯(lián)系。其中，標(biāo)準(zhǔn)體系框架可簡(jiǎn)單地看做是標(biāo)準(zhǔn)體系表的結(jié)構(gòu)性框架，主要是對(duì)現(xiàn)有相關(guān)各級(jí)各類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行系統(tǒng)梳理與概略研究的基礎(chǔ)上，確定分類依據(jù)，形成條理明確、層次清晰的標(biāo)準(zhǔn)組成架構(gòu)，以方便全面、系統(tǒng)了解標(biāo)準(zhǔn)體系。

二、北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系的作用

北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系是北京數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目的重要內(nèi)容，同時(shí)也是北京市檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，其主要作用如下：

一是促進(jìn)北京市檔案局（館）與各區(qū)檔案局（館）以及各移交單位檔案部門之間的業(yè)務(wù)協(xié)同和信息共享。利用標(biāo)準(zhǔn)化手段，增強(qiáng)文件歸檔及整理、編目、管理、移交接收等業(yè)務(wù)的統(tǒng)一化，促進(jìn)不同單位之間的業(yè)務(wù)協(xié)同；增強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)范化，促進(jìn)信息共享。

二是確保北京數(shù)字檔案館各個(gè)子系統(tǒng)之間、北京數(shù)字檔案館與其他應(yīng)用系統(tǒng)之間、北京數(shù)字檔案館與其他數(shù)字檔案館之間的互聯(lián)互通。按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)建設(shè)數(shù)字檔案館及其子系統(tǒng)，整合現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)，開發(fā)開放性的對(duì)外接口，實(shí)現(xiàn)全方位的互聯(lián)互通，避免系統(tǒng)孤島、信息孤島。

三是確保北京數(shù)字檔案館建設(shè)安全可靠。數(shù)字檔案館建設(shè)，無論在管理制度還是在技術(shù)手段和措施方面，都要求具有高度的安全性和可靠性。通過標(biāo)準(zhǔn)化，可以規(guī)范相關(guān)管理制度的建設(shè)，規(guī)范所需基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，規(guī)范數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)活動(dòng)的安全等級(jí)要求，統(tǒng)一安全技術(shù)措施，保障系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)以及系統(tǒng)之間信息交換的安全。

四是規(guī)范北京數(shù)字檔案館建設(shè)和運(yùn)營(yíng)。北京數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)大型信息系統(tǒng)工程，通過統(tǒng)一技術(shù)要求、業(yè)務(wù)要求、管理要求，可使整個(gè)工程及相關(guān)環(huán)節(jié)的建設(shè)有章可循，形成一個(gè)有機(jī)整體，從而實(shí)現(xiàn)北京數(shù)字檔案館有序、高效地建設(shè)和運(yùn)營(yíng)。

五是服務(wù)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)化工作。通過構(gòu)建北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系，能夠全面梳理當(dāng)前現(xiàn)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，分析確定數(shù)字檔案館所需標(biāo)準(zhǔn)的類目和主要內(nèi)容，研究制定標(biāo)準(zhǔn)制修訂計(jì)劃，為檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化工作提供參考和依據(jù)。

三、北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)目標(biāo)

根據(jù)北京數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目的總體目標(biāo)和要求，在充分遵循現(xiàn)有國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，構(gòu)建一套涵蓋數(shù)字檔案館規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、運(yùn)行和管理的標(biāo)準(zhǔn)體系，并通過組織培訓(xùn)等多種方式促進(jìn)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的貫徹和實(shí)施，進(jìn)而確保數(shù)字檔案館規(guī)劃科學(xué)、設(shè)計(jì)合理、運(yùn)行規(guī)范、管理有序并具有與其他數(shù)字檔案館或其他應(yīng)用系統(tǒng)互聯(lián)互通的能力。

四、北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)思路

數(shù)字檔案館的本質(zhì)是借助信息技術(shù)對(duì)檔案數(shù)字資源進(jìn)行全程管理、高效管理和便捷利用。按照這一本質(zhì)特征，可以提煉出數(shù)字檔案館涉及的三個(gè)主要研究對(duì)象，即：信息技術(shù)、檔案數(shù)字資源本身和檔案數(shù)字資源的全生命周期管理。因此，北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)就應(yīng)涵蓋此范圍內(nèi)涉及的信息技術(shù)、檔案數(shù)字資源本身和檔案數(shù)字資源的全生命周期管理所需要的所有標(biāo)準(zhǔn)。在建設(shè)北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系的過程中，主要遵照以下建設(shè)思路：

（一）注重現(xiàn)有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的借鑒和引用

在建設(shè)數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)，要注重借鑒和引用檔案信息化領(lǐng)域現(xiàn)有有關(guān)國(guó)際、國(guó)家、行業(yè)及其他標(biāo)準(zhǔn)，要充分研究現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)在數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目中的可用性，并將現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)融入到數(shù)字檔案館建設(shè)中。因此在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)，要有可持續(xù)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)觀念，為今后檔案信息數(shù)據(jù)互通、共享和廣泛深入應(yīng)用打好基礎(chǔ)，避免走回頭路和不必要的重復(fù)投入。

（二）注重一體化的管理模式

數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系，是由數(shù)字檔案館建設(shè)過程中的各種相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范構(gòu)成的互相聯(lián)系、互相制約的動(dòng)態(tài)性、指導(dǎo)性的文件整體。數(shù)字檔案館建設(shè)既要遵循電子政務(wù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，又要遵循檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求；既要考慮檔案的需求，又要兼顧文件的需求；既要考慮電子檔案的需求，又要考慮傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本的需求，同時(shí)還要考慮傳統(tǒng)載體檔案輔助管理的需求。因此，數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系要整體考慮，統(tǒng)籌兼顧，形成一體化的管理模式。

（三）注重信息化建設(shè)與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的相互作用

信息化建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)兩者密不可分，互相促進(jìn)。標(biāo)準(zhǔn)制定給信息化建設(shè)起指導(dǎo)作用，同時(shí)信息化建設(shè)又反過來驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確性和可操作性，兩者相輔相成。

（四）注重不同標(biāo)準(zhǔn)間縱向和橫向的邏輯關(guān)系

在標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)過程中，不能孤立地看待每個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，需要頂層設(shè)計(jì)，既要考慮橫向分類，又要考慮縱向兼容，還要綜合分析每個(gè)標(biāo)準(zhǔn)所要管理的方向和側(cè)重點(diǎn)，將各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)縱橫相連，形成一個(gè)完整的標(biāo)準(zhǔn)體系，這樣才能完整地覆蓋整個(gè)數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)需求，使之成為一個(gè)聯(lián)系緊密的有機(jī)整體。

（五）注重檔案數(shù)字資源的特點(diǎn)和生命周期研究

數(shù)字檔案館管理的對(duì)象主要為檔案數(shù)字資源。相對(duì)于傳統(tǒng)載體檔案，檔案數(shù)字資源具有以下特點(diǎn)：一是檢索方便，易復(fù)制，能快捷地獲取所需信息；二是傳播速度快、范圍廣，具有易共享性；三是易被修改，真實(shí)性存在考驗(yàn)；四是技術(shù)依賴性強(qiáng)，隨著軟硬件環(huán)境的改變及信息技術(shù)的更新?lián)Q代，檔案數(shù)字資源的可用性需重點(diǎn)關(guān)注。從生命周期的角度看，電子文件在形式上模糊了各階段文件的界限，實(shí)質(zhì)上其實(shí)是更密切了各階段文件的管理。檔案數(shù)字資源是整個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系的核心，標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的最終服務(wù)對(duì)象都是檔案數(shù)字資源，因此，應(yīng)注重研究檔案數(shù)字資源的特點(diǎn)和生命周期，為建立數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系創(chuàng)造有利條件。

五、北京數(shù)字檔案館的業(yè)務(wù)邏輯架構(gòu)

數(shù)字檔案館的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，歸根結(jié)底都是為業(yè)務(wù)服務(wù)的，數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)要緊密結(jié)合數(shù)字檔案館的具體業(yè)務(wù)，因此，就很有必要分析提煉出數(shù)字檔案館的業(yè)務(wù)邏輯架構(gòu)。

結(jié)合北京數(shù)字檔案館的建設(shè)任務(wù)，根據(jù)檔案數(shù)字資源的特點(diǎn)，我們可以從綜合管理、業(yè)務(wù)需求、信息技術(shù)等幾個(gè)方面，按照“抓住主線、多維度分析”的思路構(gòu)建北京數(shù)字檔案館的業(yè)務(wù)邏輯架構(gòu)。具體分析如下：

一是綜合管理。綜合管理包括對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的行政指導(dǎo)意見、管理過程和相關(guān)技術(shù)的評(píng)價(jià)和評(píng)測(cè)等，這些都是數(shù)字檔案館管理的重要手段。

二是檔案數(shù)字資源業(yè)務(wù)。按照檔案數(shù)字資源生命周期劃分，主要包括檔案數(shù)字資源的收集歸檔、移交接收、保管維護(hù)、利用銷毀等管理過程。

三是檔案數(shù)字資源實(shí)體。作為被管理對(duì)象，是指電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本，主要包括文書、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄，是整個(gè)數(shù)字檔案館管理的核心。

四是信息技術(shù)。即檔案數(shù)字資源管理所用到的裝備和系統(tǒng)，裝備（硬件）主要包括：輸入輸出設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、傳輸設(shè)備、銷毀設(shè)備等，系統(tǒng)（軟件）主要包括：生產(chǎn)軟件、管理軟件、備份系統(tǒng)等。

五是安全。由于涉及國(guó)家安全，因此信息安全和人員安全也是檔案數(shù)字資源管理領(lǐng)域中必須考慮的要素。

據(jù)此，我們可以建立北京數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)邏輯架構(gòu)圖。如下圖：

六、北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系框架

根據(jù)北京數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)邏輯架構(gòu)，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的特點(diǎn)和檔案資源體系建設(shè)的總體規(guī)劃，北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系框架具體設(shè)計(jì)見下圖。

（一）數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是整個(gè)檔案數(shù)字資源的基礎(chǔ)，應(yīng)滿足國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)總體設(shè)計(jì)和總體規(guī)劃要求，結(jié)合數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況，在原有標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上進(jìn)一步細(xì)化分類或簡(jiǎn)化。本部分應(yīng)包括元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、編碼標(biāo)準(zhǔn)、封裝標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、目錄標(biāo)準(zhǔn)等。

（二）業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)從檔案數(shù)字資源管理角度應(yīng)分為電子檔案管理和檔案數(shù)字化兩類。電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)包括收集歸檔、移交接收、保管維護(hù)、存儲(chǔ)備份和利用銷毀等。檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)與電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)差異在于其需要有數(shù)字化加工的過程及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

（三）系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)

系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)從軟件和硬件兩個(gè)角度劃分。軟件標(biāo)準(zhǔn)主要包括規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開發(fā)、測(cè)試、實(shí)施等標(biāo)準(zhǔn)。硬件標(biāo)準(zhǔn)主要包括規(guī)劃、設(shè)計(jì)、安裝部署、測(cè)試、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)以及系統(tǒng)評(píng)估測(cè)評(píng)等。

（四）安全標(biāo)準(zhǔn)

安全標(biāo)準(zhǔn)是保障檔案數(shù)字資源本身和數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全而采取的技術(shù)和管理要求，用于規(guī)范檔案數(shù)字資源的安全建設(shè)。安全標(biāo)準(zhǔn)分為安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和安全管理標(biāo)準(zhǔn)。其中，安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)包括物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、主機(jī)安全、應(yīng)用安全和數(shù)據(jù)安全等標(biāo)準(zhǔn)；安全管理標(biāo)準(zhǔn)包括安全管理制度、安全管理機(jī)構(gòu)、人員安全管理、系統(tǒng)建設(shè)管理、系統(tǒng)運(yùn)維管理等標(biāo)準(zhǔn)。

（五）管理標(biāo)準(zhǔn)

管理標(biāo)準(zhǔn)可分為政策法規(guī)、通用管理標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)估評(píng)測(cè)標(biāo)準(zhǔn)等，具體如下：

1.政策法規(guī)。北京數(shù)字檔案館的系統(tǒng)運(yùn)行、業(yè)務(wù)開展和數(shù)據(jù)管理等各個(gè)方面都離不開國(guó)家和北京市的有關(guān)政策法規(guī)（特別是檔案和信息化有關(guān)政策法規(guī)）的宏觀指導(dǎo)，都需要在這些政策法規(guī)規(guī)定的框架之內(nèi)運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.通用管理標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案館管理的事項(xiàng)很多，涉及的標(biāo)準(zhǔn)也很多，但各個(gè)事項(xiàng)對(duì)應(yīng)管理要求中的一些基礎(chǔ)性要求卻是相同的。為此，有必要從全局出發(fā)，根據(jù)這些共同要求，專門制定通用管理標(biāo)準(zhǔn)，服務(wù)于數(shù)字檔案館各個(gè)事項(xiàng)管理，服務(wù)于數(shù)字檔案館整體管理。

3.評(píng)估評(píng)測(cè)標(biāo)準(zhǔn)。若要實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案館的有效管理，需明確標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)是否齊全，相關(guān)管理措施是否得到落實(shí)，設(shè)備設(shè)施和機(jī)構(gòu)人員是否到位。為能夠全面了解以上事項(xiàng)并進(jìn)行有效考核，應(yīng)規(guī)定詳細(xì)的管理指標(biāo)項(xiàng)和考核辦法，用來對(duì)數(shù)字檔案館進(jìn)行評(píng)估評(píng)測(cè)。

七、北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系表

有了標(biāo)準(zhǔn)體系框架，就可以在此基礎(chǔ)上對(duì)標(biāo)準(zhǔn)體系框架進(jìn)行逐步細(xì)化和完善，進(jìn)而形成數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系表，再根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系表制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)制修訂計(jì)劃并按照計(jì)劃逐步落實(shí)各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的制修訂任務(wù)，最終構(gòu)建完成北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系。在制修訂數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系中的各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，可以按照標(biāo)準(zhǔn)的緊急程度、重要程度等有計(jì)劃、分階段地開展，緊急的、核心的標(biāo)準(zhǔn)要優(yōu)先安排制訂修訂，其他標(biāo)準(zhǔn)可以根據(jù)實(shí)際情況后續(xù)逐步補(bǔ)充完善。在北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)中，根據(jù)項(xiàng)目情況并結(jié)合北京市檔案信息化建設(shè)實(shí)際情況，優(yōu)先完成“一個(gè)體系”和“八個(gè)標(biāo)準(zhǔn)”。其中，“一個(gè)體系”為《北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系》，“八個(gè)標(biāo)準(zhǔn)”分別涉及電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表編制、電子檔案移交與接收、檔案數(shù)字資源管理、元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、編碼、數(shù)據(jù)接口和數(shù)字檔案館的使用管理。

在北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)過程中，我們注重標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施反饋與完善，這些新制定的標(biāo)準(zhǔn)將首先在試點(diǎn)單位試用并及時(shí)修改完善，以確保北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系能夠切實(shí)規(guī)范和指導(dǎo)北京數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)及相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)工作。