蘇冠賢，蘇雄武

(華南農(nóng)業(yè)大學，廣東 廣州 510642)

?

高校行政精細化管理研究

蘇冠賢，蘇雄武

(華南農(nóng)業(yè)大學，廣東 廣州 510642)

在高校辦學規(guī)模不斷擴大、工作任務日漸繁重的情況下，普遍存在行政體系內耗、制度缺位、流程不明晰等問題。精細化管理作為一種企業(yè)管理理念，已成為高校行政管理提高工作效能、提升管理水平、促進高校內涵式發(fā)展的重要抓手，利用規(guī)范化管理制定科學、合理的管理制度，建立以目標管理為主導、精細化管理為配套的科學組合，通過基于業(yè)務流程管理的協(xié)同辦公系統(tǒng)等信息化應用，將精細化管理理念在高校行政管理工作中得以充分展現(xiàn)。

高校；精細化管理；目標管理；業(yè)務流程管理；協(xié)同辦公系統(tǒng)

DOI號：10.13320/j.cnki.jauhe.2017.0053

隨著高等教育改革的不斷深入，高校辦學規(guī)模不斷擴大，高校從一開始只注重規(guī)模、效益逐漸轉為重視管理、服務，高校行政管理工作任務日漸繁重，內容日趨復雜，直接影響學校教學、科研、后勤等各項工作正常開展，粗放型的管理模式日漸凸顯工作效率低下、業(yè)務辦理模糊、管理內耗嚴重等問題，已不能適應高?，F(xiàn)代化管理的要求。

一、高校行政管理存在的主要問題

高校行政管理工作承擔著辦文、辦事、辦會、接待等的職能，具有協(xié)調性、參謀性、瑣碎性、服務性的特點，并且起到承接上下、聯(lián)系左右的樞紐作用。隨著高校辦學規(guī)模不斷擴大，行政工作任務日漸繁重，主要存在以下問題。

(一)行政體制存在內耗，工作效能有待提高

高校行政管理的普遍模式為科層制[1]，一般為“學校、系”兩級或“學校、學院、系”三級的“金字塔”型管理模式，每個階層在體系內享有不同的權力和利益，并履行自身的職責。當前高等教育事業(yè)快速發(fā)展，信息傳遞速度加快，科層制由于階層過多且信息傳遞不及時，管理模式逐漸不能滿足快速發(fā)展的需要，嚴重影響高校行政管理的效率[2,3]。此外，階層底部設置的部門較多，在管理缺乏規(guī)劃化的情況下導致各部門權責不清，容易產(chǎn)生相互推諉的情況，產(chǎn)生行政體制內耗問題。

(二)行政管理制度不完善，行政執(zhí)行力有待加強

高校在發(fā)展過程中，根據(jù)國家現(xiàn)有的法律法規(guī)和政策制度，結合自身特點，制定了一系列與學校內部管理相關的規(guī)章制度。但高校普遍對行政管理相關規(guī)范重視不夠[4]，規(guī)章制度的制定往往滯后于學校的發(fā)展，不能與時俱進。許多規(guī)定僅停留在意識形態(tài)或書面上，部分規(guī)范經(jīng)常出現(xiàn)含糊其辭的情況，諸如出現(xiàn)“有關部門、相關規(guī)定”等字眼，制度執(zhí)行起來難以落實，工作開展起來職責不清，嚴重影響行政執(zhí)行力。

(三)行政工作流程不規(guī)范，信息化建設亟需重視

行政工作流程不夠具體、清晰。雖然制定規(guī)范、制度，但自裁空間較大，工作流程隨意變更；行政工作流程缺乏統(tǒng)一規(guī)范，各單位各自為政，一些部門牽頭的行政工作流程，往往僅考慮屬自身的流程，沒有全盤考慮，忽視了與其他部門的銜接，跨部門的流程缺少整體設計和統(tǒng)一規(guī)范；信息化雖能有效減少人為干預，實現(xiàn)工作流程的自動化和程序化，高校也逐步使用辦公自動化系統(tǒng)，但由于行政工作流程信息化意識不高，往往流于形式，執(zhí)行效率低下。

面對新時期的工作要求，高校已充分意識行政管理改革的必要性，亟需注入現(xiàn)代企業(yè)管理的相關理論及方法作為改革的指導方向,并運用現(xiàn)代信息化技術作為改革實施的重要手段。楊顯貴指出，提高行政管理效能，旨在通過業(yè)務流程再造、明確分工，去除多余的環(huán)節(jié)，廢除不該有的規(guī)定，刪除不該有的業(yè)務，實現(xiàn)精細化管理[5]。林茂才提出，高校行政實施精細化管理，既是當前社會競爭的需要，也是行政管理轉變工作方式、提升管理質量的重要途徑[6]。朱尚明、曹義新認為，當前高校綜合管理改革的需求，關鍵在于運用面向流程的協(xié)同辦公解決方案，實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務流程管理(Business Process Management, BPM)的整合與優(yōu)化，踐行業(yè)務流程重組與管理體制創(chuàng)新同步,達到精細化管理[7，8]。

以上研究分析表明，當前高校行政管理改革的方向是由粗放式轉向精細式發(fā)展，實施精細化管理成為高校行政管理改革的必由之路。

二、精細化管理的基本概念

精細化管理[9,10]是產(chǎn)生于現(xiàn)代工業(yè)化時代、源于西方發(fā)達國家的一種企業(yè)管理理念，主要目標是最大限度地減少日常管理所占用資源和降低管理成本，提高工作效率。

精細化管理目前在企業(yè)中得到廣泛應用，近幾年也被高校所關注。精細化管理在行政管理應用中主要有3個特點[11]：一是行政工作內容精細化，為避免按經(jīng)驗辦事，按照校內職能部門的崗位設置細化職責，合理分工，對每個崗位的工作量進行合理分配，權限大小進行合理設定，務必讓每項工作目標明確，責任清晰；二是工作流程化，流程化管理是提高行政工作效能和服務水平的關鍵，它將每一項工作都進行科學的分解細化、整理歸類，建立起由始至終、環(huán)環(huán)相扣、無縫銜接的工作流程，形成一整套科學合理、規(guī)范有序的行政管理運行模式，確保行政工作的規(guī)范、高效運轉；三是行政管理制度化，制度化管理是高校行政管理追求的目標，通過制度、規(guī)定來規(guī)范行政工作人員的行為，極大地避免了工作中“隨意性”、“想當然”等問題，樹立行政管理體系遵章守紀的意識。

三、高校行政管理精細化的意義

高校行政工作千頭萬緒，紛繁復雜，實施精細化管理對提高行政工作效能、提升行政管理質量、推動行政機制創(chuàng)新具有重要意義。

(一)實施精細化管理，是提高高校行政工作效能的主要途徑

全面推進精細化管理，能切實有效解決高校行政工作中存在的流程不優(yōu)、崗責不細、職能不順、落實不夠等問題，減少日常工作中的不合理現(xiàn)象，避免一些管理隱患，讓行政管理人員免于被一些瑣碎的日常事務所牽扯，有更多的時間主動去探索創(chuàng)新性的工作，達到良性循環(huán)，提高行政管理工作的整體效能。

(二)實施精細化管理，是提升高校行政管理質量的必由之路

高校行政工作精細化管理，是轉變管理方式、提高管理水平的必由之路。一方面通過目標化管理，任務分解責任到人，確保工作不漏項、責任不缺位、溝通無縫隙；另一方面，通過量化日常性工作，真正做到公平、公正地分配工作，合理對行政工作人員進行客觀評價，極大地發(fā)揮團隊激勵作用，增強團隊工作的積極性和創(chuàng)造性，提升管理水平和工作質量。

(三)實施精細化管理，是促進學校內涵式發(fā)展的重要手段

高校行政管理事無巨細，是學校的“中樞神經(jīng)”，把精細化理念灌輸在高校各項工作中，有利于學校建立規(guī)范有序的工作流程，完善各項規(guī)章制度；有利于培養(yǎng)教師在教學科研工作中形成精益求精的精神，培養(yǎng)學生在大學學習生活中形成在細微之中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的意識，從而促進學校內涵式發(fā)展[12]。

四、高校行政管理實施精細化的舉措

精細化是一種理念，而非一種具體的管理方法，在實踐中通過結合其他的方式、方法，使精細化管理理念得以充分展現(xiàn)，內容顯得更加豐富。

(一)規(guī)范化管理

規(guī)范化管理是高校行政工作效能的有力保障。制定科學、合理的管理制度，實現(xiàn)規(guī)范化管理，一是加強規(guī)章制度的建設，明確崗位職責，將工作環(huán)節(jié)控制作為精細化管理的切入點，使各項工作實現(xiàn)程序化、規(guī)范化和科學化，用制度管人辦事，實現(xiàn)有據(jù)可依、有責可循。讓每一個崗位人員都明確自己的工作應當怎么做、何時做、完成到什么程度。二是實施規(guī)范化管理?！皼]有規(guī)矩，不成方圓”，如果工作流程隨意變更，工作方法經(jīng)常改變、工作條件隨人而異，管理的質量將大打折扣。因此，有必要對工作流程、工作方法、工作條件等加以規(guī)范，將規(guī)章制度的內容具體化、流程步驟化。開展規(guī)章制度集中梳理的專項工作，一是整理各類規(guī)章制度，并分類管理，二是加強規(guī)章制度的信息公開，搭建規(guī)章制度網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫及維護更新的長效機制；三是制定適合本校的規(guī)章制度管理辦法，進一步規(guī)范學校規(guī)章制度的管理工作，確保制度的協(xié)調性和執(zhí)行力。

為踐行精細化理念，實現(xiàn)精細化管理，華南農(nóng)業(yè)大學自2015年以來，啟動規(guī)章制度管理的“組合拳”：以學校章程為統(tǒng)領，開展學校規(guī)章制度“立、廢、改”的梳理專項工作，整理各類規(guī)章制度近500條，有效進行分門別類，共分教學、科研、人事、財務、后勤、資產(chǎn)、安全保衛(wèi)、外事等16項一級類目，并在一級類目的基礎上細分60余項二級類目，與此同時，學校辦公室根據(jù)規(guī)章制度總目錄，匯編形成由學校章程、基本規(guī)章制度、具體規(guī)章制度組成的“三級”規(guī)章制度體系。強化規(guī)章制度的公開，通過學校信息公開專題網(wǎng)站公開所有制度，方便廣大師生快速查閱、了解辦事流程，并定期進行更新。制定《華南農(nóng)業(yè)大學規(guī)章制度管理辦法》，規(guī)章制度審批通過學校協(xié)同辦公系統(tǒng)進行線上流程全紀錄，充分體現(xiàn)規(guī)章制度審批及落地的規(guī)范化、流程化、在線化，切實對學校規(guī)章制度實現(xiàn)科學、規(guī)范的管理。

(二)目標化管理

在實施精細化管理理念中，應同時引入目標管理理念。目標管理(Management by Objectives,MBO)[13,14]是以目標作為指導、基礎的一種管理方法，包含3個要素：科學的目標設定、高效的目標實施和有效的目標考核。

精細化管理與目標化管理是相輔相成的，精細化管理是一種過程，實現(xiàn)目標的過程，是為了實現(xiàn)管理目標而采用的一種手段；目標管理看重的是結果，組織實現(xiàn)目標的一種可能，是有很明確的、可以量化的指標?？偟膩碚f，精細化管理的目的就是為了實現(xiàn)既定的目標，因此，建立以目標管理為主導、精細化管理為配套的科學組合，是提升高校管理的必然趨勢。

實施精細化的目標管理，一是明確目標的設立，加強行政事務目標體系建設；二是規(guī)范目標的實施，在明確目標后，通過精細化管理在眾多路徑或方法中科學地尋找、選擇一條最優(yōu)或較優(yōu)的實現(xiàn)目標，實現(xiàn)精細化的過程管理；三是注重目標的考核與反饋，建立有效的成果考評標準，并利用精細化管理細化目標，實現(xiàn)精細化的目標考評體系。

我校在精細化管理的理念中注入目標管理方法，制定學校年度工作要點的專項工作安排表或工作計劃安排表，其中包含工作內容、責任人、完成時間、工作目標、工作計劃等項目，在學期中、年末時，相關責任人對照安排表工作任務進行總結，描述工作的落實情況、評價工作的完成效果等。在學校協(xié)同辦公系統(tǒng)中設立“行政事項督辦流程”，將學校年度重點工作進行有效地任務分工，流程中明確了工作的牽頭部門和協(xié)辦部門，各部門根據(jù)任務分工可進行部門內的二次分工，每項子任務都落實承辦人及辦理期限，將精細化的目標管理落到實處。

(三)信息化管理

精細化管理的重點是將復雜的事情簡單化，簡單的事情流程化，流程化的事情定量化，定量化的事情信息化。行政管理信息化最核心的應用是協(xié)同辦公系統(tǒng)，它通過計算機、網(wǎng)絡、工作流技術，使工作人員方便地收集、整理、加工、存儲、使用和共享信息，同時將規(guī)章制度、實施細則等轉化為業(yè)務流程，最大限度還原了實際的工作流程[15,16]。協(xié)同辦公系統(tǒng)流程中每個節(jié)點明確了處理人員、權限和期限，在提高工作的執(zhí)行效率和準確率的同時，將精細化管理的理念貫穿始終，可以說，應用協(xié)同辦公系統(tǒng)是開展高校精細化管理的強而有力的抓手。

傳統(tǒng)意義上，協(xié)同辦公系統(tǒng)一般僅限用于高校辦公室的公文運轉，隨著信息化技術不斷發(fā)展、革新與升級，協(xié)同辦公系統(tǒng)基于工作流技術趨于成熟，協(xié)同辦公系統(tǒng)在具備無紙化公文運轉功能的同時，更具有搭建高校內部管理部門協(xié)同工作的功能。協(xié)同辦公系統(tǒng)覆蓋高校日常行政管理工作業(yè)務流程成為可能。

在推進協(xié)同辦公系統(tǒng)建設過程中，辦公室作為高校行政管理的主導力量，應帶頭宣傳、推廣及使用系統(tǒng)，將精細化管理的理念應用于流程建設中，優(yōu)化業(yè)務流程，提高辦公效率，提升工作水平。此外，在公文流程建設成熟的基礎上，外延協(xié)同辦公系統(tǒng)的應用范圍，實施校內行政職能部門工作流程建設[17,18]，將涉及學校人事、后勤、財務、學生等事務由線下紙質辦理轉變?yōu)榫€上無紙化運轉，將傳統(tǒng)業(yè)務的體外循環(huán)轉變?yōu)轶w內協(xié)同，將精細化管理理念的應用范圍從辦公室推廣至全校行政管理。

我校積極推進協(xié)同辦公系統(tǒng)建設，系統(tǒng)于2013年上線投入使用，在建設與管理過程中，學校始終堅持精細化管理，公文流程得以優(yōu)化，辦公效率得以提高，辦公水平得以提升。在系統(tǒng)穩(wěn)定運轉公文的基礎上，學校于2015年完成系統(tǒng)功能擴展的升級工作，并啟動二級單位審批流程建設工作，目前已上線教學、人事、后勤等部門的審批流程20余條，逐步推進全校行政無紙化。2016年開始，學校積極探索行政管理信息化、在線化的路徑，開展協(xié)同辦公系統(tǒng)深度開發(fā)工作。一是推進合同審核與辦理模塊，完成合同管理模塊整體框架設計和流程的搭建工作，分類梳理出28個標準化合同版本，根據(jù)合同類別搭建了42條合同完整流程。二是推進電子監(jiān)察模塊，實現(xiàn)行政效能監(jiān)督在線化，針對監(jiān)察處需求開發(fā)了流程時長統(tǒng)計、用戶登錄統(tǒng)計、綜合分析、超期分析等查詢功能，并拓展督辦方式，增加手機短信提醒模塊。三是協(xié)助檔案館推進OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接工作，切實提升電子文件管理水平。

五、結語

“天下難事，必做于易；天下大事，必做于細。”高校行政管理要建立適合自身發(fā)展和工作需要的精細化管理模式，同時形成長效機制，確保各項工作高效優(yōu)質，提高工作效能。

[1] 趙雷.高?？茖邮焦芾眢w制的反思與改進[J].揚州大學學報(高教研究版),2004,8(4):26-28.

[2] 李立國,趙義華,黃海軍.論高校的“行政化”和“去行政化”[J].中國高教研究,2010(5):2-4.

[3] 董云川.論大學行政權力的泛化[J].高等教育研究,2000(2):60-64.

[4] 武瑞坤,張剛剛.新形勢下高校行政管理存在的問題與對策[J].華南理工大學學報(社會科學版),2013,15(3):122-126.

[5] 楊顯貴,張昌民.精細化管理與大學管理精細化[J].上海管理科學,2008(2):82-85.

[6] 林茂才.高校辦公室精細化管理探討[J].浙江工商職業(yè)技術學院學報,2010,9(2):73-76.

[7] 朱尚明，烏蓓華，金奕麟，等.面向流程的校園協(xié)同辦公平臺設計與開發(fā)[J].華東師范大學學報(自然科學版),2015(S1):428-434.

[8] 曹義新.協(xié)同辦公系統(tǒng)在企業(yè)中的設計與應用[J].計算機系統(tǒng)應用,2013(6):39-43,94.

[9] 趙文明,黃成儒.百年管理思想精要[M].北京:中華工商聯(lián)合出版社,2002.

[10] 李強,孫賀.論高校精細化管理理論體系的四個層面[J].中國高等教育,2010(1):30-31.

[11] 段紹斌.辦公室精細化管理模式的應用分析[J].辦公室業(yè)務，2013(22):19-22.

[12] 王樹國.以精細化管理加強學校內涵建設[J].中國高等教育,2007(12):14-16.

[13] 彼得.德魯克(美).管理的實踐[M]. 齊若蘭，譯.北京:機械工業(yè)出版，2006.

[14] 劉春勤,王德中.管理學原理[M].成都:西南財經(jīng)大學出版社,1995.

[15] 張勇,黃濤.基于工作流的網(wǎng)上協(xié)同辦公系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].計算機應用研究,2004(9):196-198.

[16] 蘇冠賢,宋歡.無紙化辦公環(huán)境下檔案資源整合模式的研究[J].蘭臺世界,2015(20):116-117.

[17] 蘇冠賢,馬駿,孫凌潔,等.高校協(xié)同辦公系統(tǒng)業(yè)務審批流程建設淺析[J].辦公室業(yè)務,2016(6):80,86.

[18] 蘇冠賢,馬駿,孫凌潔.高校協(xié)同辦公系統(tǒng)建設研究與實踐.辦公自動化[J],2015(24):24,39-40.

(編輯：劉偉霄)

2016-11-07

2015年華南農(nóng)業(yè)大學教育教學改革重點項目：“協(xié)同辦公系統(tǒng)助推高校教育管理服務”(編號：JG15033)；2016年華東、中南地區(qū)農(nóng)林水校(院)長辦公室主任協(xié)作會研究項目:“基于‘互聯(lián)網(wǎng)+’的農(nóng)林水院校網(wǎng)上服務平臺建設研究”(編號：SKGL2016007)。

蘇冠賢(1982-)，男，廣東廣州人，碩士，系統(tǒng)分析師，檔案館員，研究方向：高等教育管理、教育信息化建設。

蘇雄武(1967-)，男，湖南平江人，碩士，副研究員，主要研究方向：高等教育管理。

G647

A

1008-6927(2017)03-0001-04