山西省電化教育館 崔亞麗

淺談OA系統(tǒng)在辦公室工作中的應(yīng)用

山西省電化教育館 崔亞麗

隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展，辦公室工作也已進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)無法適應(yīng)信息化管理的大環(huán)境，辦公自動(dòng)化的作用在工作中顯得尤為重要。如何充分利用辦公自動(dòng)化，迅速搜集和傳閱辦公信息和檔案資料，就需要我們利用各種設(shè)備、各種人機(jī)系統(tǒng)來協(xié)助完成。OA系統(tǒng)就是采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使企事業(yè)單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，改變過去重復(fù)、低效的工作，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集，為單位的管理和決策提供科學(xué)依據(jù)。本文將從辦公自動(dòng)化內(nèi)涵入手，著重介紹OA系統(tǒng)在辦公室工作中的具體應(yīng)用。

OA系統(tǒng) 辦公自動(dòng)化 整合資源信息共享

一、OA系統(tǒng)的內(nèi)涵和優(yōu)勢

OA系統(tǒng)：英文全拼Office Automation,中文意為辦公自動(dòng)化。OA系統(tǒng)主要是將企事業(yè)內(nèi)部各方面的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行整合處理，充分地調(diào)動(dòng)各項(xiàng)已有資料并重新建立不同方面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，在滿足用戶需求的前提下，對不同的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行處理，最終使得用戶能夠得到準(zhǔn)確的應(yīng)用數(shù)據(jù)。自1985年國內(nèi)召開首次辦公自動(dòng)化規(guī)劃會議以來，OA在應(yīng)用內(nèi)容的深度與廣度、IT技術(shù)運(yùn)用等方面都有了新的變化和發(fā)展，并成為組織不可缺的核心應(yīng)用系統(tǒng)。OA系統(tǒng)的優(yōu)勢：一是安全性設(shè)置。OA系統(tǒng)具有用戶獨(dú)立設(shè)置自身賬號密碼的特征，這為用戶自身數(shù)據(jù)資料的隱蔽性提供了強(qiáng)有力的保障。二是流程自動(dòng)化。OA系統(tǒng)與企事業(yè)具體工作流程緊密結(jié)合，使辦公系統(tǒng)自動(dòng)化，讓企事業(yè)內(nèi)部流程操作更簡單。三是網(wǎng)上交流。OA系統(tǒng)網(wǎng)上交流功能，允許辦公人員適時(shí)地在網(wǎng)上進(jìn)行交流與溝通，從而使企事業(yè)整體工作氛圍更加靈活，充分滿足了企事業(yè)發(fā)展的需求。

二、OA系統(tǒng)在辦公室工作中的具體應(yīng)用

OA系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于日常工作中，主要體現(xiàn)在以下7個(gè)方面：公文系統(tǒng)管理、人事資料管理、固定資產(chǎn)管理、消耗品管理、車輛管理、任務(wù)管理和會議管理。OA系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了辦公室日常工作的電子化管理，使統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)更加便捷。

1、公文管理

公文管理是OA系統(tǒng)最實(shí)用也是最常用的一個(gè)功能。公文管理功能包括收文、發(fā)文擬稿、發(fā)文草稿、發(fā)文查閱、發(fā)文設(shè)置、簽收公文、收文查閱、收文設(shè)置等，并且公文的正文支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種應(yīng)用?？伸`活設(shè)定公文流程，自動(dòng)進(jìn)行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類存檔和檢索。在傳統(tǒng)的處理文件過程中，需要工作人員進(jìn)行專門的文件整理和歸檔，這個(gè)過程中難免會出現(xiàn)工作失誤，并且由于數(shù)據(jù)信息較為龐大，往往會給工作人員造成較為沉重的工作壓力。辦公人員通過OA系統(tǒng)可以對搜集到的信息以及文件進(jìn)行分類整理，有未閱讀的信息或文件也是一目了然。OA系統(tǒng)擁有自動(dòng)保存的功能，可以將所有收到的信息和文件自動(dòng)保存，從根本上解決了傳統(tǒng)翻閱檔案文件耗時(shí)費(fèi)力的缺陷，從而提高辦公人員的工作效率。

2.人事資料管理

人事管理主要包括組織機(jī)構(gòu)管理和部門管理，崗位設(shè)置管理、人員編制管理、增加編制申請、用人申請、內(nèi)部招聘、新員工入職管理、勞動(dòng)合同管理、人員調(diào)動(dòng)管理、職務(wù)任命管理、人員請假、出差管理等。OA系統(tǒng)的應(yīng)用，使人事資料管理流程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。管理人員可以根據(jù)OA系統(tǒng)原有的工作流程，結(jié)合單位實(shí)際情況進(jìn)行流程修改。具體的修改包括執(zhí)行部門、執(zhí)行者、行為環(huán)節(jié)、受控狀態(tài)、編制人員、審核人員、批準(zhǔn)人員等。在辦公室工作中，通過OA系統(tǒng)清楚明顯的流程圖，人事管理人員行為都將按流程所明確的標(biāo)準(zhǔn)路線實(shí)施，從而使相關(guān)職能部門自動(dòng)、高效、精確地運(yùn)轉(zhuǎn)。OA系統(tǒng)的流程化管理，是實(shí)現(xiàn)人事管理工作規(guī)范化、現(xiàn)代化和信息化管理的基礎(chǔ)和前提。OA系統(tǒng)人事管理流程圖的標(biāo)準(zhǔn)化為新員工提供了準(zhǔn)確的工作線路，方便新員工更快、更好地完成工作；同時(shí)OA系統(tǒng)的保密性為人事資料的管理和保存提供了可靠、有力的安全保障。

3.固定資產(chǎn)管理

固定資產(chǎn)管理的主要作用是完成單位設(shè)備日常業(yè)務(wù)的核算和管理，按部門和單位實(shí)現(xiàn)對固定資產(chǎn)的基本信息錄入、查詢、采購、領(lǐng)用、調(diào)撥轉(zhuǎn)移、維修折舊等。

4.消耗品管理

企事業(yè)單位的低值易耗品、辦公用品都是辦公室工作中重要的一部分，OA系統(tǒng)強(qiáng)大的存儲功能和統(tǒng)計(jì)功能，可以為辦公用品的費(fèi)用及其領(lǐng)用提供平臺支持，進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，便于辦公人員的統(tǒng)計(jì)和管理。

5.車輛管理

車輛的調(diào)配和管理是辦公室日常事物中的一項(xiàng)重要工作。為了實(shí)現(xiàn)集中管理車輛的基本信息、運(yùn)營、維修、事故、違章等一系列信息，有效跟蹤管理每臺汽車的使用狀況，OA系統(tǒng)的使用極大提高了工作效率，使企業(yè)車輛管理更加科學(xué)、規(guī)范。

6.任務(wù)管理

任務(wù)管理包括自己給自己安排的任務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)，OA系統(tǒng)任務(wù)管理子系統(tǒng)的目的在于規(guī)范工作的目標(biāo)、同時(shí)實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)對工作任務(wù)的實(shí)時(shí)監(jiān)控。

7.會議管理

OA系統(tǒng)辦公平臺通過會議管理模塊可對視頻、非視頻會議相關(guān)的各種資源進(jìn)行管理。

三、OA系統(tǒng)在辦公室工作中的意義

1、提高工作效率，規(guī)范工作管理

OA系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，將辦公室文件的管理者與文件的閱處者聯(lián)系起來，解決了以往跨地域、跨部門以及多崗位間互相協(xié)助的問題，這樣的功能能夠使整個(gè)辦公系統(tǒng)資源得到共享，提高工作效率。過去文件的閱處需要在打印文件再寄送的基礎(chǔ)上才能執(zhí)行，而OA系統(tǒng)將互聯(lián)網(wǎng)功能和辦公軟件集于一身，方便使用者，更方便領(lǐng)導(dǎo)者。一項(xiàng)遠(yuǎn)程辦公功能可以迅速提高整個(gè)單位的辦事效率。

2、整合信息資源，實(shí)現(xiàn)信息共享。

互聯(lián)網(wǎng)之所以能夠發(fā)展壯大，是因?yàn)樗梢詫⑷澜绲男畔⒒ハ嗳诤希琌A系統(tǒng)利用信息技術(shù)、利用互聯(lián)網(wǎng)，能夠在辦公中讓使用者實(shí)現(xiàn)信息交流、資源共享?，F(xiàn)在辦公最大的特點(diǎn)就是信息量大、人員多、處理流程復(fù)雜。只要利用好OA系統(tǒng)，就可以全方位讓辦公自動(dòng)化服務(wù)于整個(gè)單位以及相關(guān)的上級部門。

3、提高辦公人員素質(zhì)，樹立工作人員創(chuàng)新意識。

OA系統(tǒng)的應(yīng)用能夠帶動(dòng)辦公人員認(rèn)識新事物，掌握部分現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用要領(lǐng)，幫助工作人員不斷更新突破陳舊的工作思想和理念，樹立更為現(xiàn)代化有效的管理意識，同時(shí)，在應(yīng)用過程中，有利于幫助工作人員樹立不斷學(xué)習(xí)不斷創(chuàng)新的進(jìn)步意識，利于單位的整體發(fā)展。

四、結(jié)語

辦公室管理是一項(xiàng)復(fù)雜、繁瑣的工作，這就要求管理人員具備專業(yè)的管理能力，有效整理各項(xiàng)資料和檔案的能力，面對人際關(guān)系有良好的協(xié)調(diào)能力。通過OA系統(tǒng)，管理人員可以及時(shí)傳閱文件，隨時(shí)翻閱檔案，按時(shí)安排工作，根據(jù)工作進(jìn)度隨時(shí)調(diào)整工作方案。辦公室管理人員借助OA系統(tǒng)構(gòu)建起來的網(wǎng)絡(luò)，可以減少和化解同事之間的分歧，實(shí)現(xiàn)同事間更便捷的溝通、協(xié)助和合作，極大地提高了工作效率。這是OA系統(tǒng)在辦公室管理中實(shí)際應(yīng)用的體現(xiàn)。

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（責(zé)任編輯：李 珍）