賈 勇

中原石油工程有限公司西南鉆井分公司，四川 成都 610051

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人事檔案在人才使用和流動(dòng)中的重要作用

賈 勇

中原石油工程有限公司西南鉆井分公司，四川 成都 610051

人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，在個(gè)人工作經(jīng)歷、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、職務(wù)晉升、工資待遇等方面都是很好的記載，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的主要憑證。一個(gè)單位有完善的檔案管理制度，有利于企業(yè)的人力資源管理提升及干部人才培養(yǎng)，能夠?yàn)楣芾碚邲Q策提供很好的參考。

檔案；管理；重要性

一、人事檔案的由來(lái)

縱觀中國(guó)歷史的發(fā)展，歷朝歷代就注重檔案文件的記載，歷史文獻(xiàn)匯編《尚書·益稷》中載：“禹曰：汝無(wú)面從，退有后言”，這也許是文獻(xiàn)記載的最早的人事管理言論。殷商的甲骨刻辭中有殷官制的記載，西周分封、命官、賞罰、志功方面的誥命文書，春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期的“計(jì)書”，漢代的“令甲”、“功令狀”、鐵券、考課和畫像，魏晉南北朝時(shí)期的譜牒，唐朝時(shí)期的“甲歷”，宋代的“人才簿”，元代的“考功歷”，明代的“貼黃”等都是人事檔案的代表，發(fā)展到清代，有了較為系統(tǒng)的官員檔案材料：履歷材料、考課材料、投供材料、給憑材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料(稱作“功牌”)、退休材料等，到了清末，照片已開始作為人事檔案材料歸檔。經(jīng)過了幾千年的發(fā)展和演變，當(dāng)今，人事檔案形式多樣，涉及面廣，內(nèi)容更加豐富詳實(shí)，它將跟隨我們一生，不知在什么時(shí)候，它就會(huì)影響著我們，甚至?xí)淖冎松能壽E。

近年來(lái)，國(guó)有企業(yè)也越來(lái)越重視檔案的管理，制定了一系列的管理規(guī)定，就石油系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，在管理干部、專業(yè)技術(shù)干部及普通職工等層面，對(duì)人事檔案都做了明確的要求，規(guī)定了歸檔材料的類型及時(shí)間要求，可以說(shuō)企業(yè)對(duì)檔案管理的要求越來(lái)越嚴(yán)格。

二、人事檔案在人才流動(dòng)中的重要作用

人事檔案是社會(huì)公共信息非常重要的一個(gè)組成部分，它關(guān)系到我們?nèi)粘Ｉ?、工作的方方面面。它可以在某些特定的情況下為我們提供有力的證據(jù)，也可以給我們創(chuàng)造許多機(jī)會(huì)。

(一)人事檔案是社會(huì)進(jìn)步的資源庫(kù)

人事檔案管理是國(guó)家了解人才隊(duì)伍狀況，分析市場(chǎng)人才需求，探索人才成長(zhǎng)規(guī)律，研究人才發(fā)展規(guī)劃，制定人才工作政策，確保人才資源安全，提高人才宏觀管理水平，推進(jìn)人才資源市場(chǎng)化配置，消除人才流動(dòng)障礙的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。它將有助于打破傳統(tǒng)選人用人的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)了人力資源共享，為人才成長(zhǎng)創(chuàng)造了便利條件。

(二)人事檔案是企業(yè)發(fā)展的重要部分

對(duì)于一個(gè)系統(tǒng)較為完善的企業(yè)來(lái)說(shuō)，能否準(zhǔn)確了解員工的綜合素質(zhì)，學(xué)歷層次，教育背景、社會(huì)關(guān)系，成長(zhǎng)軌跡等，都要通過完備的人事檔案來(lái)追溯。作為選人用人的重要考察依據(jù)，都要從人事檔案中了解個(gè)人的干部履職經(jīng)歷、業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)、政治覺悟、歷年來(lái)的績(jī)效考核表現(xiàn)，是否存在違規(guī)違紀(jì)或者受到什么級(jí)別的表彰褒獎(jiǎng)等，從而能夠全面的對(duì)個(gè)人的情況進(jìn)行綜合研判，為企業(yè)人才成長(zhǎng)和打贏人力資源戰(zhàn)略提供重要的支撐。如果沒有人事檔案，或者人事檔案不齊全、出現(xiàn)斷層等，企業(yè)就不能如實(shí)的考察個(gè)人的真實(shí)情況，一定程度也影響個(gè)人的發(fā)展，對(duì)企業(yè)選人用人工作也存在一定的影響。

(三)人事檔案是個(gè)人發(fā)展的記錄儀

作為個(gè)人成長(zhǎng)的原始記載，人事檔案可以說(shuō)在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、工資待遇、社保辦理、升學(xué)就業(yè)、職稱評(píng)定、征兵入伍、黨員發(fā)展、征兵入伍等方面具有十分重要的作用，近年來(lái)發(fā)展的勞動(dòng)糾紛中就由人事檔案不全，員工參加工作后勞動(dòng)合同、轉(zhuǎn)正定級(jí)沒有及時(shí)存入個(gè)人的人事檔案，無(wú)法準(zhǔn)確判定個(gè)人參加工作時(shí)間，也無(wú)法準(zhǔn)確計(jì)算個(gè)人的工齡，從而影響了個(gè)人的職稱晉升、甚至影響了個(gè)人的社保發(fā)放，個(gè)別比較嚴(yán)重的出生年齡混亂，前后相差幾歲，造成實(shí)際年齡已經(jīng)退休，退休手續(xù)卻無(wú)法辦理的情況。

由此可見，在人資資源全球化共享的當(dāng)今社會(huì)，用人單位要高度重視人事檔案管理工作，要盡快與相關(guān)單位和政府所屬檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)取得聯(lián)系，及時(shí)將檔案妥善保存，以免給工作生活帶來(lái)不必要的麻煩和不便，也使自身的合法權(quán)益和應(yīng)有的社會(huì)、政治待遇得到保障。

三、人事檔案發(fā)展中的問題和建議

隨著社會(huì)的發(fā)展和變革，傳統(tǒng)的人事檔案政策弊端與缺陷越來(lái)越明顯地顯露出來(lái)。在許多人的心目中，人事檔案成為“說(shuō)起來(lái)重要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉的“雞肋”?！皸墮n死檔”、“人檔脫節(jié)”、“虛假檔案”現(xiàn)象普遍存在。

(一)更新觀念，加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，也只有領(lǐng)導(dǎo)重視，給予從業(yè)人員一定的支持，加大人力、物力、財(cái)力的投入，確保新形勢(shì)下人事檔案工作的順利進(jìn)行，充分發(fā)揮人事檔案工作的作用。

(二)健全機(jī)制，加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。要結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定切實(shí)可行的人事方案管理辦法，逐步完善檔案的歸檔、保管、保密、借閱等制度。要建立一支素質(zhì)過硬，樂于奉獻(xiàn)，堅(jiān)持原則，職業(yè)操作過硬的檔案管理隊(duì)伍，強(qiáng)化檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，舉辦交流會(huì)、座談會(huì)等，不斷完善科學(xué)管理水平，完善現(xiàn)代化手段，提升檔案管理的針對(duì)性和持續(xù)性。

(三)強(qiáng)化管理，合理建檔。在人事檔案管理中，要堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，以人為本，真實(shí)有效的建檔，同時(shí)要有針對(duì)性的建檔，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部要重政績(jī)材料，對(duì)一般干部要重業(yè)績(jī)材料，對(duì)學(xué)生要重學(xué)績(jī)材料，對(duì)普通職工要重績(jī)效材料。同時(shí)還要重視收集績(jī)效考核、評(píng)優(yōu)評(píng)先、發(fā)明創(chuàng)造、勤政廉政、英雄模范等材料，同時(shí)，也要重視收集干部職工工作失職、瀆職和腐敗的材料，做到實(shí)事求是、公平公正。

社會(huì)在發(fā)展，人類在進(jìn)步，在我們的工作和生活中，人事檔案扮演的角色越來(lái)越重要，它可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，我們當(dāng)高度重視人事檔案的作用，強(qiáng)化檔案意識(shí)，為國(guó)家、為企業(yè)人力資源建設(shè)貢獻(xiàn)一份力量，同時(shí)也為自己負(fù)責(zé)。

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