辛 燕

大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作探析

辛 燕*

日照市公路管理局，山東 日照 276800

在大數(shù)據(jù)時代條件下，檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展契機，本文從大數(shù)據(jù)時代條件下檔案管理工作所面臨的機遇與挑戰(zhàn)出發(fā)，探討分析了大數(shù)據(jù)時代條件下的檔案管理工作優(yōu)化路徑選擇。

大數(shù)據(jù)；檔案管理；路徑

近年來隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，人類社會逐漸步入大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)成了競爭的關(guān)鍵所在。檔案管理工作以保存、提供數(shù)據(jù)資料為主要任務，具體包括數(shù)據(jù)檔案的收集、整理、鑒定、保管以及查詢等環(huán)節(jié)。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作必須要采用大數(shù)據(jù)時代的新技術(shù)、新方法才能更好的實現(xiàn)對數(shù)據(jù)資料信息的更新和存儲，才能讓檔案管理工作在新的時代背景條件下發(fā)揮其應有價值。

一、檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展新機遇

(一)更為便捷的檔案數(shù)據(jù)存儲與備份

傳統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲方式，受存儲空間的限制，在長時間大量存入檔案數(shù)據(jù)之后，就會出現(xiàn)存儲空間不足的情況。而對各企事業(yè)單位來說，其所需存儲的數(shù)據(jù)資料往往非常龐大，且需要持續(xù)性的存儲，在傳統(tǒng)存儲方式下，一般通過分別存儲或者刪除舊數(shù)據(jù)的方式予以解決，這一方面加大了數(shù)據(jù)信息的查詢難度，同時容易造成重要信息資料的損失。大數(shù)據(jù)條件下，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲和備份難題在很大程度上被克服，大數(shù)據(jù)技術(shù)帶來了巨量的存儲空間，并且能夠提供迅速便捷的備份和查詢。

(二)不斷升級的檔案管理工作新技術(shù)

檔案管理工作中，對所存儲的數(shù)據(jù)信息進行檢索和查找是一項基本內(nèi)容，隨著數(shù)據(jù)存儲時間的久遠以及大量同質(zhì)數(shù)據(jù)的存在，檢索和查找信息往往耗費大量時間精力。大數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)則有效解決了傳統(tǒng)檔案管理工作中的這一難題，數(shù)據(jù)存儲和檢索的速度極大提升，在大數(shù)據(jù)技術(shù)基礎上，檔案管理工作能夠運用全新的搜索引擎，對數(shù)據(jù)資料實現(xiàn)有層次、有維度的整理，數(shù)據(jù)檢索、分析自動化，從而為科學決策提供更加有力的支撐。

(三)實現(xiàn)檔案管理工作效率的提升和成本的下降

大數(shù)據(jù)時代條件下，快速有效的新的存儲和數(shù)據(jù)處理方式被廣泛采用，這就大大提升了各企事業(yè)單位檔案管理工作效率，同時，隨著檔案數(shù)據(jù)電子化、信息化程度的逐漸提升，傳統(tǒng)的紙質(zhì)保管模式在大多數(shù)領(lǐng)域逐漸被取代，這在很大程度上克服了存儲檔案材料對存儲空間、紙張、櫥柜等物質(zhì)載體的耗費，在數(shù)據(jù)管理上的時間和財力成本都得到很大程度的降低。

二、檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代面臨的挑戰(zhàn)

(一)檔案管理工作的理念和流程需要更新

傳統(tǒng)檔案管理工作對于檔案材料的處理，一般是按照分類、標記、整理、歸檔進行操作。在大數(shù)據(jù)條件下，數(shù)據(jù)信息前所未有的豐富，所需存儲的信息內(nèi)容繁多，信息數(shù)據(jù)之間互有交叉，互相銜接，如果用傳統(tǒng)模式，在信息分類這一環(huán)節(jié)就很難有效及時進行，更不論標記、整理、歸檔等環(huán)節(jié)。因此，檔案管理工作必須要更新工作理念，優(yōu)化工作流程，形成大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作思維和方式方法。

(二)檔案管理數(shù)據(jù)資料保存形式需要改變

大數(shù)據(jù)條件下，檔案材料種類繁多，區(qū)別于傳統(tǒng)的以紙質(zhì)載體進行檔案資料保存處理的方式，當今檔案數(shù)據(jù)資料更多的以電子文檔、圖片及視音頻的方式進行存儲。檔案資料保存方式相應的也需要不斷豐富和拓展，對于機密程度不高，又紛繁復雜的原始數(shù)據(jù)資料需要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進行分門別類，及時有效的存儲，便于在需要時能夠及時整理出來，為相關(guān)決策提供支持。

(三)檔案管理人員的綜合素質(zhì)需要全面提升

大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作首要的特點就是檔案數(shù)據(jù)種類的多樣化以及相關(guān)處理方式的復雜化，在進行檔案管理工作時，相關(guān)工作人員不但要具備科學的管理思路和從業(yè)理念，還需要能夠充分熟練的運用各種現(xiàn)代信息技術(shù)和現(xiàn)代信息處理手段對多種類型的檔案資料進行分類、整理、存儲。因此，大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作迫切需要檔案管理人員更新自身的知識結(jié)構(gòu)體系，提高運用新技術(shù)的能力。

三、檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代條件下的優(yōu)化路徑

(一)著力強化檔案數(shù)據(jù)的安全性

大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展在提供便捷的檔案存儲、整理和提取技術(shù)的同時，應充分認識到檔案管理工作也面臨新的考驗，其中大數(shù)據(jù)條件下檔案數(shù)據(jù)多以電子數(shù)據(jù)的形式進行存儲，這種存數(shù)據(jù)存儲方式一旦發(fā)生安全事故，容易造成大量的，不可逆的數(shù)據(jù)損失，檔案數(shù)據(jù)的安全性就尤為重要。不同于傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的安全保障措施，大數(shù)據(jù)條件下檔案數(shù)據(jù)安全更多是依賴于網(wǎng)絡的安全和檔案管理人員信息安全技術(shù)水平的高低。因此，檔案管理工作要建立健全信息安全管理制度，通過制度化的措施強化檔案管理人員責任意識，并通過監(jiān)督制度實施來強化數(shù)據(jù)安全保障，切實提升檔案數(shù)據(jù)的安全。

(二)重點提升檔案管理人員的能力素質(zhì)

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)突飛猛進發(fā)展的條件下，檔案管理工作更多的需要對信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)的處理和把握能力，在此背景下，要促進檔案管理工作的良性發(fā)展，就必須要優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，注重新生力量和新鮮血液的輸入，在優(yōu)化從業(yè)人員構(gòu)成的同時，重點提升檔案管理人員的能力素質(zhì)，針對檔案管理工作實際，加大培訓力度，針對大數(shù)據(jù)條件下檔案管理工作的新情況新特點舉辦各類培訓，使檔案管理人員不斷更新工作理念和方式方法，滿足檔案管理工作實際的需要，提升檔案管理工作有效性。

(三)突出技術(shù)升級實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)充分利用

當前檔案管理工作很大程度上實現(xiàn)了對檔案數(shù)據(jù)電子化的整理和歸檔，形成了較為完整的檔案材料，但是因為技術(shù)手段和物質(zhì)投入的限制，各企事業(yè)單位雖然掌握了大量的數(shù)據(jù)信息，但在檔案數(shù)據(jù)的挖掘和利用方面還有很大空間，并沒有實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資料在單位內(nèi)部的橫向共享，限制了檔案資料的可用性。因此，在大數(shù)據(jù)技術(shù)迅速發(fā)展條件下應著眼于發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的潛在價值，加大人力和財力投入，在不斷添加高級安全防護程序保證檔案數(shù)據(jù)安全的前提下，升級技術(shù)手段，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的有效挖掘和利用。

[1]張靜華.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代讓檔案資源“活起來”的有效途徑[J].時代經(jīng)，2016(30).

[2]譚艷艷.辦公室檔案管理創(chuàng)新的途徑分析[J].企業(yè)改革與管理，2017(08).

[3]梁艷麗.如何做好檔案管理工作[J].城建檔案，2016(12).

辛燕(1977-)，女，山東日照人，日照市公路管理局，檔案館員，研究方向：人事檔案管理。

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