文 / 徐艷秋

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)的開發(fā)

文 / 徐艷秋

素質(zhì)檔案作為大學(xué)生成長(zhǎng)過(guò)程中的重要信息依據(jù)，深刻反映了大學(xué)生的人才質(zhì)量。在大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)的開發(fā)過(guò)程中，學(xué)校應(yīng)了解互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)所具備的優(yōu)勢(shì)，分析平臺(tái)開發(fā)中存在的問(wèn)題，包括功能模塊利用不均衡、建檔程序不合理、相關(guān)制度不完善、檔案資源的整合力度不夠等，并制定出相應(yīng)的優(yōu)化措施，以提高檔案管理水平。

素質(zhì)檔案；大學(xué)生；管理平臺(tái)

在互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展下，大學(xué)生素質(zhì)檔案管理逐漸走向網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化。這極大提高了管理效率。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理平臺(tái)使用方便、準(zhǔn)確度高、覆蓋范圍廣，給大學(xué)生素質(zhì)檔案管理帶來(lái)了新的機(jī)遇。高校在開發(fā)大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)的過(guò)程中，只有不斷創(chuàng)新思路，認(rèn)真研究存在的問(wèn)題，并制定相應(yīng)的優(yōu)化措施，才能推動(dòng)大學(xué)生素質(zhì)檔案管理的健康發(fā)展。

一、大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)

（一）改變大學(xué)生素質(zhì)檔案的管理思路

大學(xué)生檔案分為學(xué)籍檔案、心理檔案、畢業(yè)檔案、就業(yè)檔案、素質(zhì)檔案等。相對(duì)于前面幾種檔案來(lái)說(shuō)，素質(zhì)檔案的發(fā)展歷史并不長(zhǎng)，直到近年才得到各大院校的重視[1]。但是在大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)的運(yùn)作下，檔案管理思路有了根本性變化。例如，在檔案信息收集方面，傳統(tǒng)的方式是通過(guò)面對(duì)面詢問(wèn)或者問(wèn)卷調(diào)查，而有了管理平臺(tái)之后，可以在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行信息收集。這極大地提高了檔案管理效率。此外，檔案信息格式也變得更加豐富，包括電子文檔信息、影像信息、圖表信息等，改變了傳統(tǒng)的單一文字信息，覆蓋面更廣泛，并簡(jiǎn)化了建檔過(guò)程，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性明顯加強(qiáng)。大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)的功能模塊較多，無(wú)論是個(gè)人查詢模塊還是線上咨詢模塊，操作都非常方便，結(jié)合手機(jī)客戶端可還以隨時(shí)隨地進(jìn)行查詢或咨詢。

（二）實(shí)現(xiàn)大學(xué)生素質(zhì)檔案的動(dòng)態(tài)管理

大學(xué)生屬于一個(gè)不斷成長(zhǎng)的、處于變化之中的群體，對(duì)他們的動(dòng)態(tài)管理非常重要。傳統(tǒng)檔案管理模式以紙質(zhì)檔案管理為主，工作量較大且更新速度跟不上[2]，而大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)可以有效實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，在不斷豐富資源庫(kù)的過(guò)程中隨著學(xué)生成長(zhǎng)增添相應(yīng)內(nèi)容，使學(xué)生素質(zhì)檔案信息保持在最新狀態(tài)。在動(dòng)態(tài)管理模式下，人們既可以單獨(dú)管理，針對(duì)個(gè)體增加素質(zhì)方面的相關(guān)信息，也可以實(shí)施批量管理，將共性信息歸類，通過(guò)統(tǒng)一劃分提高管理效率。此外，大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等技術(shù)的引入，增加了動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)分析的可靠性，為大學(xué)生素質(zhì)檔案管理提供了詳細(xì)而準(zhǔn)確的依據(jù)。

（三）提高大學(xué)生素質(zhì)檔案的信息利用效率

一直以來(lái)，大學(xué)生素質(zhì)檔案管理都比較看重資料保存，雖然保密工作較好，但忽略了信息利用，不能充分發(fā)揮出育人的價(jià)值。這主要是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的信息量偏少，缺乏快速的檢索工具，有效性和準(zhǔn)確性不夠。而基于互聯(lián)網(wǎng)的素質(zhì)檔案管理平臺(tái)，極大地提高了信息利用效率，既使各方的信息反饋能夠在平臺(tái)上順利進(jìn)行，也讓檔案查詢更加便利。用戶在確保安全的情況下，可以在自身的權(quán)限范圍內(nèi)查到所需信息。這種完善的信息反饋機(jī)制，充分發(fā)揮出信息的價(jià)值，使檔案數(shù)據(jù)的使用形成良性循環(huán)，確保了大學(xué)生素質(zhì)檔案管理工作的順利開展。

二、大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)開發(fā)中的主要問(wèn)題

（一）管理平臺(tái)的功能模塊利用不均衡

當(dāng)前大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)設(shè)置的功能模塊較多，如素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)模塊、個(gè)人素質(zhì)查詢模塊、素質(zhì)行為咨詢模塊、學(xué)生社團(tuán)幫扶模塊等。但是在實(shí)際利用中，個(gè)人素質(zhì)查詢模塊使用得最多，其它模塊的訪問(wèn)量較低，這種不均衡現(xiàn)狀影響到平臺(tái)的發(fā)展。我們?cè)凇皩W(xué)則優(yōu)”的大環(huán)境下，一直以來(lái)都注重大學(xué)生的理論和實(shí)踐成績(jī)，文憑高低、實(shí)踐經(jīng)歷長(zhǎng)短成為大學(xué)生人才評(píng)判的兩大標(biāo)準(zhǔn)，而學(xué)生素質(zhì)沒(méi)有得到應(yīng)有的重視[3]。大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)大多成為學(xué)生查詢個(gè)人素質(zhì)信息的通道之一，其它功能則缺少關(guān)注度。例如，管理平臺(tái)雖然設(shè)置了素質(zhì)行為咨詢模塊，有專人幫助大學(xué)生在線解答素質(zhì)方面的疑惑，但很少有人問(wèn)津。一是大學(xué)生的業(yè)余生活比較豐富，對(duì)如何提高素質(zhì)并不感興趣，更不會(huì)有人去問(wèn)這方面的問(wèn)題；二是大學(xué)生雖對(duì)職業(yè)前程較為關(guān)心，但沒(méi)有意識(shí)到素質(zhì)的重要性，對(duì)于學(xué)校素質(zhì)檔案的建立，一般抱著順其自然的態(tài)度，不會(huì)主動(dòng)去深入了解。這些原因?qū)е麓髮W(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)功能模塊的利用不均衡，有待進(jìn)一步優(yōu)化。

（二）大學(xué)生素質(zhì)檔案的建檔程序不合理

大學(xué)生素質(zhì)檔案的建檔工作實(shí)際上是一項(xiàng)長(zhǎng)期而系統(tǒng)的工程，需要花費(fèi)大量的時(shí)間、人力、物力，并有相配套的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)。當(dāng)建檔程序不合理時(shí)，將極大地影響到素質(zhì)檔案管理平臺(tái)的開發(fā)。首先，大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)是基于互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行的，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道和實(shí)踐調(diào)查，雖然可以在一定時(shí)間內(nèi)獲取大量學(xué)生的素質(zhì)情況，提高建檔的工作效率，但容易出現(xiàn)同時(shí)參與調(diào)查的學(xué)生人數(shù)較多，參與建檔的人手不夠，很難兼顧到方方面面，容易出現(xiàn)少記、錯(cuò)記、漏記等情況，影響到部分大學(xué)生的素質(zhì)評(píng)分，不能體現(xiàn)出公平、公正的原則。其次，學(xué)生答題也是建檔程序的關(guān)鍵部分，對(duì)于調(diào)查時(shí)提出的關(guān)于素質(zhì)方面的問(wèn)題，有些學(xué)生的答題過(guò)程不規(guī)范，出現(xiàn)隨意填報(bào)、弄虛作假或者讓同學(xué)代替回答等現(xiàn)象，使得素質(zhì)檔案信息反映不出個(gè)人的真實(shí)面貌。再次，在缺乏專業(yè)人員的情況下，部分高校將建檔工作交給輔導(dǎo)員、班主任兼職進(jìn)行，這也是建檔程序不合理的原因之一。

（三）大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)的相關(guān)制度不完善

隨著大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)的快速發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)模也在逐年提高，但每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要相關(guān)制度的規(guī)范。目前，一些高校的大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)在制度方面沒(méi)有及時(shí)跟進(jìn)，使得平臺(tái)運(yùn)作缺少一定的規(guī)范，影響到管理平臺(tái)的進(jìn)一步開發(fā)[4]。在大學(xué)生素質(zhì)檔案建設(shè)的趨勢(shì)下，學(xué)生素質(zhì)相關(guān)信息的獲取變得更加容易。這既方便了學(xué)生個(gè)人查詢，又方便了教師、學(xué)校管理層、企事業(yè)單位了解學(xué)生的素質(zhì)情況，而如果管理制度跟不上，則不能很好地明確檔案權(quán)限的使用范圍。例如，當(dāng)學(xué)生查詢個(gè)人素質(zhì)信息時(shí)，平臺(tái)是應(yīng)該提供全面的信息還是應(yīng)該選擇性地提供部分信息，尚沒(méi)有一個(gè)定量和定性的標(biāo)準(zhǔn)。在這種情況下，可能會(huì)造成學(xué)生素質(zhì)檔案信息誤用、濫用等不良后果。這要求通過(guò)管理制度對(duì)平臺(tái)管理者進(jìn)行必要的約束，以確保檔案管理工作的健康、有序開展。

（四）大學(xué)生素質(zhì)檔案資源的整合力度不夠

建設(shè)素質(zhì)檔案的目標(biāo)，是為了幫助大學(xué)生更好地成長(zhǎng)，提高學(xué)校的育人效率。但是大學(xué)生素質(zhì)牽涉到的內(nèi)容較為復(fù)雜，如思想道德素質(zhì)，包括政治素質(zhì)、道德品質(zhì)修養(yǎng)、事業(yè)心和責(zé)任感、艱苦奮斗精神等；科學(xué)文化素質(zhì)，包括知識(shí)結(jié)構(gòu)、知識(shí)貯備、終身學(xué)習(xí)能力等；身體和心理素質(zhì)，包括健康的體魄、過(guò)硬的心理、開闊的胸襟等。但是這些素質(zhì)檔案資源，通常分布在學(xué)校不同的管理體系內(nèi)，只有具備一定的資源整合能力，才能達(dá)到大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)的開發(fā)要求。從當(dāng)前的情況看，一些高校的大學(xué)生素質(zhì)檔案資源整合力度不夠，難以建立起全面而準(zhǔn)確的檔案資源庫(kù)，主要是因?yàn)樵谡系倪^(guò)程中，學(xué)校各部門協(xié)調(diào)不到位，相關(guān)工作人員的管理職責(zé)存在差異，學(xué)生信息沒(méi)有做到資源共享，影響到大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)的開發(fā)。還有一些高校雖然通過(guò)前期努力，具備了較為完整的素質(zhì)檔案資源庫(kù)，但缺乏后期維護(hù)措施，信息更新不及時(shí)，導(dǎo)致越來(lái)越多的資源散落在系統(tǒng)之外，形成了新的整合問(wèn)題。

三、大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)開發(fā)的優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)管理平臺(tái)功能模塊的全面利用

專業(yè)化開發(fā)是高校構(gòu)建大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)的首要前提，而這種專業(yè)性一般體現(xiàn)在功能模塊的全面利用上[5]。一個(gè)軟件平臺(tái)的成功之處在于，功能模塊具有較高的利用效率。面對(duì)大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)功能模塊利用不均衡的問(wèn)題，學(xué)校首先要從模塊優(yōu)化做起，探尋問(wèn)題發(fā)生的原因，包括功能使用是否便捷、各模塊之間是否有較高關(guān)聯(lián)度、檔案管理者的工作習(xí)慣、學(xué)生的關(guān)注度、信息資源的豐富程度等。學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)多種方式不斷完善大學(xué)生素質(zhì)檔案資源庫(kù)，為管理平臺(tái)功能模塊提供更多的支持，有針對(duì)性地完成建庫(kù)目標(biāo)。例如，制定科學(xué)合理的學(xué)生素質(zhì)調(diào)查計(jì)劃，綜合整理教師反饋、家長(zhǎng)反饋、學(xué)生自我反饋等。此外，學(xué)校還要鼓勵(lì)廣大師生關(guān)注和使用大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)的各個(gè)模塊，使學(xué)生素質(zhì)檔案有機(jī)結(jié)合就業(yè)指導(dǎo)、創(chuàng)業(yè)支持、貧困生資助等，不斷提高素質(zhì)檔案信息的利用率，改變平臺(tái)功能模塊利用不均衡的現(xiàn)狀。

（二）不斷改善大學(xué)生素質(zhì)檔案的建檔程序

建檔工作是大學(xué)生素質(zhì)檔案開發(fā)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，只有建立起豐富的檔案內(nèi)容，才能為管理平臺(tái)的運(yùn)行提供必要的數(shù)據(jù)支撐。由于大學(xué)生素質(zhì)檔案建檔程序不合理的問(wèn)題較為常見，學(xué)校要對(duì)癥下藥，不斷改善建檔程序。首先，學(xué)校要培養(yǎng)一支專業(yè)化程度高的建檔隊(duì)伍，不但要熟悉檔案知識(shí)、建檔流程，而且要掌握管理平臺(tái)的操作技巧，能夠準(zhǔn)確無(wú)誤地錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，避免少記、錯(cuò)記、漏記等情況的發(fā)生，充分體現(xiàn)出建檔工作的公平性。其次，建檔人員要正確引導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行調(diào)查答題，本著真實(shí)、客觀的原則，使答題過(guò)程變得規(guī)范，如實(shí)反映出學(xué)生的真實(shí)面貌。此外，建檔人員應(yīng)深入了解學(xué)生的整體情況，通過(guò)社團(tuán)幫扶對(duì)接，使一些素質(zhì)評(píng)分較低的學(xué)生能夠順利走出認(rèn)識(shí)誤區(qū)，回歸到正常的成長(zhǎng)渠道。

（三）持續(xù)完善大學(xué)生素質(zhì)檔案平臺(tái)的管理制度

大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)的開發(fā)利用作為高校信息化建設(shè)的重要組成部分，增加了學(xué)生管理的便捷性，既有助于教師、學(xué)校、企事業(yè)單位了解學(xué)生的素質(zhì)情況，也能幫助學(xué)生實(shí)時(shí)掌握自身的素質(zhì)評(píng)分，在各方的幫助下制定出改進(jìn)措施。但學(xué)校在完善平臺(tái)的過(guò)程中，只有制定一套科學(xué)的管理制度，才能保障平臺(tái)的規(guī)范運(yùn)行。首先，學(xué)校在建立和充實(shí)大學(xué)生素質(zhì)檔案資源庫(kù)的時(shí)候，需要對(duì)信息收集類型進(jìn)行明確，全面落實(shí)系統(tǒng)開發(fā)人員、建檔人員、學(xué)校相關(guān)部門所承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)。其次，學(xué)校要理順大學(xué)生素質(zhì)檔案的各個(gè)管理環(huán)節(jié)，加強(qiáng)檔案管理工作的后續(xù)記錄，在最大程度上發(fā)揮出檔案信息的使用效率。再次，學(xué)校要注重大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)的安全性，通過(guò)權(quán)限管理實(shí)現(xiàn)不同用戶的查詢檔次，使學(xué)生隱私得到應(yīng)有的保護(hù)。在平臺(tái)管理制度的支持下，大學(xué)生素質(zhì)檔案管理的可靠性將進(jìn)一步增強(qiáng)，管理過(guò)程也更加有序，但要尊重學(xué)生的權(quán)利，檔案調(diào)用需得到學(xué)生本人的同意。

（四）增強(qiáng)大學(xué)生素質(zhì)檔案資源的整合力度

資源整合是大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)必須完成的一項(xiàng)工作。為了提高大學(xué)生素質(zhì)檔案的管理效率，我們要不斷豐富檔案資源信息。資源整合能起到事半功倍的效果。在資源整合的過(guò)程中，學(xué)校各部門應(yīng)加強(qiáng)合作，使不同管理體系的資源能夠在共享機(jī)制下互通互聯(lián)，為大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)提供更多的信息依據(jù)。學(xué)校管理層要重視并支持大學(xué)生素質(zhì)檔案資源的整合工作。首先，成立工作指導(dǎo)小組，通過(guò)統(tǒng)籌管理進(jìn)一步協(xié)調(diào)各部門之間的利益關(guān)系，為資源整合清除部門障礙；其次，學(xué)校要加強(qiáng)制度的落實(shí)，明確各部門參與資源整合的責(zé)任與義務(wù)，使信息共享流程得到規(guī)范，加大部門之間的合作力度；再次，學(xué)校內(nèi)部要加強(qiáng)技術(shù)上的合作，綜合利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，以大學(xué)生素質(zhì)檔案管理平臺(tái)為中心，強(qiáng)化多部門資源整合形式，建立起高效的信息流轉(zhuǎn)和反饋通道。

[1]陳燕.加強(qiáng)誠(chéng)信檔案管理 提升大學(xué)生道德素質(zhì)教育實(shí)效性[J].中國(guó)成人教育,2015(18).

[2]吳建章,徐婭囡.基于高校輔導(dǎo)員視角的大學(xué)生檔案工作研究[J].山西檔案,2016(3).

[3]馮剛.狠抓落實(shí) 扎實(shí)推進(jìn) 深入實(shí)施“大學(xué)生心理健康素質(zhì)提升計(jì)劃”[J].學(xué)校黨建與思想教育,2015(7).

[4]王建霞.大學(xué)畢業(yè)生檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].檔案管理,2014(4).

[5]韓瑞平.立德樹人視角下大學(xué)生誠(chéng)信檔案建設(shè)的路徑研究[J].山西檔案,2015(6).

G270.7；G647.2

A

1005-9652（2017）04-0063-03

本文為2016年山東省青少年素質(zhì)教育重點(diǎn)研究基地專項(xiàng)課題“移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)背景下大學(xué)生手機(jī)閱讀行為研究（編號(hào)：16SZJ012）”、2017年山東省青少年教育科學(xué)規(guī)劃研究項(xiàng)目“文化軟實(shí)力視域下青少年中國(guó)文化英語(yǔ)輸出能力的培養(yǎng)研究”（編號(hào)：17AJY074）的階段性成果。

（責(zé)任編輯：虞志堅(jiān)）

徐艷秋（1981-），女，山東濟(jì)寧人，山東女子學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院講師，研究方向：英語(yǔ)語(yǔ)言文化。