文 / 趙紅霞

高?？蒲袡n案應(yīng)用分級管理模式是符合檔案工作實際的基本原則。我國于1987年出臺的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，檔案工作實施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，也就是國家的所有檔案分別由各級各類檔案保存機構(gòu)集中管理，全國檔案工作在各級人民政府領(lǐng)導(dǎo)之下，由各級檔案管理單位實施統(tǒng)一分級管理。這不僅有助于提升檔案的安全性和完整性，而且將極大地提升社會各界對科研檔案的高效利用。然而，現(xiàn)階段高?？蒲袡n案的分級管理模式仍存在一定缺陷，如高?？蒲袡n案管理制度欠完善、各學(xué)院檔案管理水平未適應(yīng)兩級管理體制、高?？蒲袡n案歸檔工作難度大且范圍不明等。我們必須完善分級管理模式，不斷提升高?？蒲袡n案分級管理效率。

一、高?？蒲袡n案分級管理現(xiàn)狀

高?？蒲袡n案指的是高等學(xué)校各院系、部門以及科研機構(gòu)在科研申報以及管理工作中產(chǎn)生的具有應(yīng)用價值、保存價值的文字材料和音像材料。高校檔案分級管理模式是指高校對檔案進(jìn)行分級管理。我國各種高等院校分校和獨立綜合性高校數(shù)量較多，此類院校各種科研檔案均開始實施分級管理模式，使高?？蒲袡n案更具使用價值。因此，該模式最突出的優(yōu)勢在于管理靈活，職責(zé)明確，檔案使用方便快捷。

現(xiàn)階段高?？蒲袡n案分級管理中，多數(shù)高等院校都已制定提升檔案管理質(zhì)量的規(guī)章制度，從校級、院級、個人三級入手，切實強化校級和院級管理，并致力于提高個人歸檔的積極性。一方面，各大高校對科研檔案的分級管理工作均給予高度重視，給予一定政策支持以及經(jīng)費支持。另一方面，二級學(xué)院積極配合學(xué)校積極開展科研檔案分級管理工作，在高校內(nèi)設(shè)置專人負(fù)責(zé)檔案的催交、收集和整理。除此之外，廣大教師群體也充分意識到歸檔工作的重要性，并積極參與此項工作中[1]。

然而，現(xiàn)階段高?？蒲袡n案分級管理中仍存在一定不足，如當(dāng)前收集整理的科研檔案中文字材料較多，光盤、磁盤、圖表、照片以及錄像較少；科研檔案存檔后利用率低，有些存檔沒有意義，大部分檔案只存不用；總體而言，大部分高校科研檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)不足。此外，因為科研檔案歸檔工作缺乏制度保證，高校在科研管理機構(gòu)設(shè)定崗位過程中，未將歸檔工作列入個人崗位職責(zé)，直接導(dǎo)致部門科研管理人員責(zé)任心不強，無法主動完成歸檔工作。大部分科研檔案管理人員都是以兼職的身份完成歸檔工作，缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，這對科研檔案分級管理質(zhì)量造成了一定的不良影響。

二、高?？蒲袡n案分級管理中存在的主要問題

雖然高?？蒲袡n案的分級管理在一定程度上提升了科研檔案的管理效率，但依舊存在著亟待解決的一些問題。

（一）高校科研檔案分級管理制度欠完善

《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》明確指出，科研檔案是科研管理中不可或缺的關(guān)鍵要素，必須充分體現(xiàn)于科研管理工作中。但當(dāng)前高校科研檔案分級管理制度仍不夠完善，其中有部分規(guī)定過于粗糙，不夠細(xì)化，不利于高?？蒲袡n案工作順利展開。高?？蒲袡n案管理制度之所以欠完善，主要由于高校檔案部門對各學(xué)院科研檔案業(yè)務(wù)管理模式監(jiān)督和指導(dǎo)不到位，未對這項工作給予足夠重視，許多有價值的科研檔案資源隨之流失，且檔案資源和檔案需求矛盾時有發(fā)生。

（二）科研檔案管理者的檔案意識亟待提升

現(xiàn)階段，高校很多科研檔案管理者工作態(tài)度不端正。由于高?？蒲袡n案管理者的檔案意識較低，嚴(yán)重降低了科研檔案的分級管理效率，很多科研檔案也沒有被及時歸檔整理，導(dǎo)致科研檔案資源無法充分記錄和反映科研項目活動的全貌，也無法充分反映出一所高校的整體學(xué)術(shù)水平，有效地開發(fā)利用高?？蒲袡n案資源更是無從談起。

（三）高?？蒲袡n案的歸檔工作范圍不明確

科研檔案管理人員在實際的檔案管理中，通常會覺得科研檔案歸檔工作難度較大，導(dǎo)致一些高?？蒲谐晒@獎情況、專利以及科研專著等材料難以及時完備存檔，科研檔案歸檔范圍也不夠明確。多數(shù)高校在制定屬于自身文件材料歸檔范圍時，并未將各學(xué)院產(chǎn)生的有保存價值文件材料融入于歸檔范圍，使得高校檔案部門在很長時間內(nèi)都忽視了各學(xué)院檔案工作[2]。導(dǎo)致高?？蒲袡n案的歸檔工作難度增大的原因主要有兩點。一是很多高校的教職工為了自身工作的便利性，通常將相關(guān)科研成果以及獲獎具體情況進(jìn)行自我保存，以備不時之需。二是由于有些高校的科研部門會統(tǒng)一辦理關(guān)于科研成果登記及受理工作。倘若需要使用某位教師的專利原件，就必須通過借閱制度實施辦理，程序較為復(fù)雜。

（四）檔案管理水平未能適應(yīng)兩級管理體制

兩級檔案管理體制是指在高校設(shè)置檔案處或高校下屬職能科室設(shè)置二級檔案的檔案室，一級和二級檔案機構(gòu)屬于業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)關(guān)系，均由高校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。按照學(xué)校的規(guī)章制度和高校集中統(tǒng)一管理檔案的規(guī)定，它們各司其職，做好科研檔案的立卷、歸檔以及利用等工作。然而，許多高?？蒲袡n案處于堆積如山，無人整理的狀態(tài)，校內(nèi)類型豐富的活動檔案無人收集，流失浪費的現(xiàn)象較為普遍。各學(xué)院檔案管理工作呈現(xiàn)出缺乏工作規(guī)范、無視管理制度的無序狀態(tài)，上下級檔案管理部門之間并未做到相互監(jiān)督和相互指導(dǎo)。所以，各高?？蒲袡n案管理水平與兩級管理體制的要求不相適應(yīng)，甚至成為當(dāng)前檔案兩級管理背景下高校科研檔案管理工作發(fā)展的阻礙[3]。

三、完善高?？蒲袡n案分級管理模式的對策

高校科研檔案分級管理模式是指高?？蒲袡n案工作由學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)行分級管理，學(xué)校所有科研檔案分別由學(xué)校檔案館、各學(xué)院檔案室集中統(tǒng)一、分級、分層管理；在以往管理的基礎(chǔ)上，重點做好各學(xué)院檔案分類、歸檔范圍以及保管期限的劃分，明確學(xué)校檔案管理保存范圍，構(gòu)建完善的學(xué)院檔案管理體系。

（一）建立科學(xué)合理的科研檔案分級管理制度

在理論層面，我們只有做到與國務(wù)院發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》的歸檔要求相符，才能對高校科研檔案管理模式進(jìn)行明確規(guī)范。在實踐方面，建立制度必須以管理前沿科研管理工作者的意見為依據(jù)，加強溝通以及協(xié)作，保障科研檔案分級管理制度的制定及落實在民主決策中進(jìn)行，從而提升科研檔案分級管理效率，促使檔案管理工作者的積極性不斷攀升。

我們必須合理定位檔案館的性質(zhì)和職能。這要求明確高校檔案管理機構(gòu)的主要構(gòu)成，依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，從服務(wù)范圍以及服務(wù)對象兩方面，針對學(xué)校檔案館及各院系檔案室進(jìn)行科學(xué)定位。學(xué)校檔案館科研檔案主要服務(wù)于全校所有部門、全體師生及社會各界人士，而各檔案室主要服務(wù)對象是學(xué)院多項工作需求以及其他有關(guān)人群[4]。

（二）提升科研檔案管理者的綜合素質(zhì)及歸檔意識

檔案館應(yīng)當(dāng)對科研檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，并加強保密意識，從而提升高?？蒲袡n案的分級管理水平。首先，科研檔案管理人員要積極參與檔案專業(yè)績效教育，熟悉科研工作的流程，主動參與檔案歸檔工作。其次，科研檔案管理人員需要加強自身的修養(yǎng)和職業(yè)道德教育，嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律和保密工作。除此之外，科研檔案管理人員還要強化檔案服務(wù)意識，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)的精神，養(yǎng)成端正的工作態(tài)度、高度的責(zé)任心，以更好地服務(wù)于高?？蒲袡n案的分級管理。

（三）科學(xué)劃分檔案室保管范圍

在高?？蒲袡n案中，高校教職工科研成果占據(jù)重要地位。提升教職工的歸檔意識，能夠?qū)Ω咝？蒲袡n案分級管理模式的完善起到重要促進(jìn)作用。廣大教職工們應(yīng)當(dāng)自覺上交重要科研材料進(jìn)行存檔，相關(guān)檔案管理者和基層檔案員也應(yīng)當(dāng)大力提升歸檔意識，對學(xué)校下達(dá)的文件進(jìn)行解讀分析，從中篩選出有效信息[5]。

我們應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理地劃分高校檔案館以及檔案室的保管范圍及保管期限。在院校兩級管理體制下，高?？蒲袡n案分級管理模式的難點及重點集中體現(xiàn)在保管范圍和保管期限的劃分方面。我國出臺的《高等學(xué)校檔案管理辦法》以及《高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》對這兩項指標(biāo)均做出了詳細(xì)的規(guī)定。各大高校應(yīng)當(dāng)依據(jù)實際情況，以科研檔案管理標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，制定出檔案室自行保管科研檔案的歸檔范圍、整理分類以及著錄細(xì)則，讓科研檔案分級管理模式能夠有規(guī)可循[6]。

（四）構(gòu)建檔案資源共享平臺

在網(wǎng)絡(luò)信息時代，高校應(yīng)當(dāng)用發(fā)展的眼光來進(jìn)行科研檔案分級管理。在具體工作中，我們不僅要收集傳統(tǒng)紙質(zhì)材料，而且應(yīng)注重綜合運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，收集相應(yīng)電子文檔進(jìn)行妥善保存，進(jìn)而實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，使科研信息查找更加方便。

在管理體制方面，高校檔案管理人員不僅要對各學(xué)院的科研檔案資源收集管理工作給予高度重視，而且需不斷提升檔案使用效率，把各學(xué)院科研檔案工作納入學(xué)校檔案工作整體范疇中綜合考慮。在監(jiān)督指導(dǎo)方面，我們可建立學(xué)?？蒲袡n案館和各學(xué)院檔案人員的交流平臺，如QQ群、微博以及微信平臺等，不定期地對各學(xué)院的科研檔案進(jìn)行全面的調(diào)查研究。在檔案宣傳方面，我們可以靈活運用校園網(wǎng)、大學(xué)學(xué)報、校園廣播電視以及QQ、微信、微博等新媒體進(jìn)行大力宣傳，強化廣大教職工心中的檔案意識[7]。在科研檔案資源查詢方面，我們應(yīng)當(dāng)靈活運用電子信息化技術(shù)，對教師論文進(jìn)行電子保存，還要提供比紙質(zhì)版本清晰度更高的電子文檔，以供教師隨意使用。在合作機制方面，我們要做到共建共享，互相補充。學(xué)校檔案館以及各學(xué)院檔案室應(yīng)當(dāng)合作建立檔案資源共享平臺，讓所保存的科研檔案互相補充，最大程度地滿足院校兩級管理體制下學(xué)院對檔案的需求[8]。

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[2]王曉榮.高校學(xué)生黨員檔案管理困境及優(yōu)化路徑探析[J].山西檔案,2016(1):106-108.

[3]王玉玲.高校檔案機構(gòu)職能延伸的困境與出路[J].檔案學(xué)通訊,2013(2):81-84.

[4]曹勤民.從“獨享”走向“共享”——論高校檔案信息資源社會價值的實現(xiàn)路徑[J].檔案學(xué)通訊,2012(5):49-52.

[5]孫艷麗.高校檔案信息化建設(shè)的影響因素分析與對策研究[J].情報科學(xué),2012(2):254-258+263.

[6]顏海.檔案學(xué)專業(yè)本科人才培養(yǎng)方案的重構(gòu)——基于“圖書館、情報與檔案管理”國家一級重點學(xué)科平臺[J].檔案學(xué)研究,2016(2):36-38.

[7]莫碧泉.高校科研檔案歸檔及其相關(guān)問題淺析[J].蘭臺世界,2014(2):74-75.

[8]李娟,許雯倩.基于數(shù)據(jù)共享技術(shù)的高?？蒲袡n案管理平臺的構(gòu)建[J].山西檔案,2015(5):75-77.