文 / 樊燕萍 邢曉強

當(dāng)前，以手工憑證為主、電子信息化為輔的會計檔案管理方式存在著效率低下、費用高昂、不能完全滿足管理需求等問題，難以在經(jīng)濟決策層面發(fā)揮應(yīng)有的指導(dǎo)功能。伴隨著經(jīng)濟社會的轉(zhuǎn)型發(fā)展、信息技術(shù)的飛速進步以及經(jīng)濟主體的現(xiàn)實需求，全社會對會計檔案管理工作的改革創(chuàng)新提出了更高層次、更加迫切的要求。

一、轉(zhuǎn)型發(fā)展環(huán)境下會計檔案管理存在的問題

第一，重視程度不夠。治國理政，關(guān)鍵在人。作為各企事業(yè)單位經(jīng)營管理核心工作的財務(wù)管理工作亦是如此。會計檔案管理作為財務(wù)管理工作的基礎(chǔ)，重要性不言而喻。盡管近年來會計檔案的重要性逐漸被企業(yè)管理人員所認識，但這種認識是被動型的，目的是應(yīng)對審計、稅務(wù)稽查以及各個環(huán)節(jié)的檢查，主動層面上的支持力度依然不足。例如，在轉(zhuǎn)型發(fā)展中，為了響應(yīng)國家“三去一降一補”的政策號召，許多企業(yè)進行了兼并重組。在此過程中，個別領(lǐng)導(dǎo)認為會計檔案只要有地方存放就可以了，而存放地是否達標(biāo)就不聞不問了。這導(dǎo)致部分會計檔案損壞現(xiàn)象時有發(fā)生。大多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)只重視單位的經(jīng)濟效益和運行機制，對企業(yè)會計檔案的管理缺乏應(yīng)有的重視。他們把財務(wù)工作過程中大量文件材料的匯集、整理和歸檔看作是一件費時費力的事情，只注重內(nèi)部財務(wù)項目的實施，以為只要夯實了會計基礎(chǔ)工作，檔案工作便水到渠成。這種錯誤思想導(dǎo)致企業(yè)的檔案規(guī)范化管理出現(xiàn)嚴重的偏差。

第二，規(guī)范化程度不夠。新《會計檔案管理辦法》于2016年1月1日起施行。它的頒布對會計檔案管理的規(guī)范化具有重要意義。在《辦法》施行后，許多行政事業(yè)單位、企業(yè)都對照標(biāo)準(zhǔn)進行了整改。但目前仍有個別大型企業(yè)的分公司、子公司各自為戰(zhàn)，數(shù)據(jù)分散，給總公司統(tǒng)一規(guī)劃部署造成了許多不便。與此同時，小微企業(yè)作為活躍市場經(jīng)濟的重要力量，在經(jīng)濟下行壓力的影響下，由于其“小”的特點，可能存在著因為會計機構(gòu)不健全、忙于應(yīng)對激烈競爭而忽視會計檔案管理的一些問題，如會計憑證填寫混亂、賬冊裝訂不規(guī)范、會計資料不完整、缺乏專門的會計檔案管理制度、無專門人員進行會計檔案管理、權(quán)責(zé)不明確等。這些問題對企業(yè)會計信息的安全性產(chǎn)生了或多或少的影響。誠然，會計檔案規(guī)范化管理對于小微企業(yè)來說需要付出一定的成本，尤其是自身財力本來就緊張的企業(yè)會更加忽視這方面的工作，無形之中阻礙了企業(yè)的持續(xù)成長。

第三，專項管理費用不夠。就目前轉(zhuǎn)型發(fā)展中因兼并重組形成的子公司、分公司眾多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的超大國企而言，會計檔案管理專項經(jīng)費的數(shù)字可能驚人卻效率低下，同時也造成了一定的浪費。就行政事業(yè)單位而言，個別單位存在會計檔案管理方面設(shè)備、設(shè)施、人員方面的投入不夠到位的現(xiàn)象。就小微企業(yè)而言，它們多忙于應(yīng)對激烈的市場競爭環(huán)境，對會計檔案管理方面的投入可謂是能少則少、少之又少。

第四，管理信息化程度不夠。目前會計電算化、ERP等企業(yè)信息化工作開展順利，但會計檔案管理要實現(xiàn)全面的電子化、信息化仍有相當(dāng)長的路要走。企業(yè)中的會計業(yè)務(wù)任務(wù)重、流程多、文件生成量大，因此電子文件和檔案管理問題尤其突出。近幾年紙質(zhì)會計檔案增長明顯，現(xiàn)有的傳統(tǒng)管理方法使一些企業(yè)不堪重負。會計檔案等檔案的存放保管占據(jù)了相當(dāng)大的空間，電子檔案打印成紙質(zhì)存檔會產(chǎn)生高額打印費用。一方面，仍然存在著個別稅務(wù)機關(guān)、銀行只認紙質(zhì)資料而不認電子資料的障礙。另一方面，建設(shè)一套電子化檔案一次性費用較高，也造成了一定的阻礙。另外，由來已久的會計記賬習(xí)慣，導(dǎo)致人們對電子會計資料備份的重視程度不夠。

第五，管理人員的綜合水平不夠。電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)完成，大多數(shù)會計檔案管理人員多為會計從業(yè)人員，他們所掌握的軟件安裝、升級等方面計算機知識欠缺，這在一定程度上導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)的損壞或丟失。近年來，隨著各企業(yè)信息化進程的推進，尤其是ERP項目的實施，會計人員的工作量無形中加大。這要求會計檔案管理人員成為復(fù)合型專業(yè)人才，適應(yīng)瞬息萬變的時代。

二、轉(zhuǎn)型背景下完善會計檔案管理的對策

（一）提高思想認識，強化制度建設(shè)和法律法規(guī)的落實

財政部與國家檔案局聯(lián)合印發(fā)《會計檔案管理辦法》后，各地各單位應(yīng)提高對會計檔案管理的重視程度，領(lǐng)導(dǎo)者需要從對企業(yè)、對國家負責(zé)的高度，提綱挈領(lǐng)地完成好本單位會計檔案管理的工作。各單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合最新《辦法》制定符合自身實際的制度，完善制度方面存在的漏洞，做到職責(zé)明確、目標(biāo)清晰，在提高工作效率同時保證工作質(zhì)量，使本單位的會計檔案管理工作在制度框架下有序地開展。建立相應(yīng)制度后，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該使用科學(xué)合理的手段，保證會計檔案不丟失、不損毀、不泄密。會計檔案管理人員應(yīng)當(dāng)強化會計檔案信息化意識，樹立現(xiàn)代會計檔案管理和利用意識，逐步使會計檔案從傳統(tǒng)“館藏”向信息化過渡，充分發(fā)揮會計檔案信息化在經(jīng)濟發(fā)展方面的重要作用。

（二）適當(dāng)增加會計檔案管理投入，推進會計檔案管理的信息化建設(shè)

面對30年的保管期限，僅僅做好紙質(zhì)檔案的保管是不夠的。原始會計憑證是對經(jīng)濟業(yè)務(wù)來龍去脈的反映，年限越長，原始憑證保管難度越大，而一旦無法查閱，后果將不堪設(shè)想，我們必須把數(shù)量龐大的原始憑證制作成電子數(shù)據(jù)。會計檔案管理的信息化建設(shè)需要資金支持和技術(shù)支撐。首先，加強基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)。這要求配備先進的會計電算化系統(tǒng)和達標(biāo)的檔案存放地，以滿足會計檔案管理軟硬件設(shè)施的需要。其次，積極探索會計檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化的路徑，利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個結(jié)構(gòu)化的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。這種模式不僅能夠節(jié)約保管費用，節(jié)省占地空間，提高經(jīng)濟效益，而且能夠增強檔案原件保護，讓檔案的使用更加安全。再次，研究適合會計電子檔案可備份、易查詢、防篡改的制度。企業(yè)會計檔案部門可以編制或采購會計檔案檢索工具，使信息利用者通過這些工具可以快捷地檢索自己需要的信息。

（三）注重從業(yè)人員培訓(xùn)的全面性與長效性

這要求提高會計檔案管理人員的認識。目前大部分單位和企業(yè)缺乏專業(yè)的會計檔案管理人員，檔案管理人員多數(shù)是由財會部門人員兼任。在這樣的情況下，財會人員的工作負擔(dān)加大。但是，財會人員仍應(yīng)當(dāng)本著對企業(yè)負責(zé)的態(tài)度認真完成檔案工作。同時，會計檔案管理部門應(yīng)督促管理人員提高認識，從而保證檔案管理工作的質(zhì)量。一是要重視會計檔案管理人員技能的全面性培養(yǎng)。會計檔案管理人員必須先通過會計檔案的理論知識學(xué)習(xí)。會計檔案管理人員只有成為集會計專業(yè)知識、檔案專業(yè)知識、計算機專業(yè)知識、全面法律意識以及良好職業(yè)道德素養(yǎng)為一體的復(fù)合型人才，才能在信息化建設(shè)浪潮中立于不敗之地。二是要重視長效性的培養(yǎng)。這要求通過及時和經(jīng)常的培訓(xùn)，促使會計檔案管理人員掌握前沿的檔案管理專業(yè)知識。

各會計檔案管理工作的主體單位應(yīng)該結(jié)合本單位實際，加大對會計檔案管理專項經(jīng)費投入，應(yīng)用安全高效的信息化技術(shù)，提高會計管理人員綜合素養(yǎng)，全方位構(gòu)建完善的會計檔案管理體系，充分發(fā)揮會計檔案對經(jīng)濟社會轉(zhuǎn)型發(fā)展應(yīng)有的作用。

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