王曉琳

摘 要 隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子文件正逐步替代紙質(zhì)文件，成為檔案記錄的重要方式。由于電子文件（數(shù)據(jù)）固有的虛擬性、不可靠性等特點(diǎn)，加之缺乏有效的監(jiān)管機(jī)制和真實(shí)性保障手段，其憑證價(jià)值和證據(jù)效力受到質(zhì)疑和挑戰(zhàn)。本文結(jié)合我省開展的檔案登記備份工作，就電子文件的憑證價(jià)值及如何強(qiáng)化等方面進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞 檔案 電子文件憑證 價(jià)值 效力

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1電子文件憑證價(jià)值及證據(jù)效力的內(nèi)涵

檔案的憑證價(jià)值是指檔案作為原始憑單（據(jù)）對(duì)形成者（單位）所呈現(xiàn)出的法律意義上的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任等方面的價(jià)值類型。根據(jù)現(xiàn)有檔案學(xué)理論，檔案之所以具有憑證價(jià)值，是由檔案的形成規(guī)律及其本身的特點(diǎn)所決定的。首先從檔案的形成看，它是原始形態(tài)的歷史記錄，是當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)?、?dāng)事人留下來的記錄，未經(jīng)事后更改，能比較真實(shí)、可靠地記錄和反映了當(dāng)時(shí)人們的思想和活動(dòng)。其次，從檔案的形式特征看，文件上保留著真切的歷史標(biāo)記，如領(lǐng)導(dǎo)批示、當(dāng)事人手跡，具有憑證性。

從本質(zhì)上看，電子文件作為信息記錄所發(fā)揮的作用與紙質(zhì)文件沒有區(qū)別，它們都是人們處理各種業(yè)務(wù)中直接形成和使用的記錄，都具有憑證性，并可作為事后查考的依據(jù)。電子文件的憑證價(jià)值突出表現(xiàn)為其證據(jù)效力，即電子文件在法律上是否具有證據(jù)價(jià)值，是否被法律所認(rèn)可，以及它在作為法律證據(jù)使用時(shí)的證明力大小。由于電子文件的易修改性、不安全性等特性，其法律證據(jù)效力與紙質(zhì)文件有一定的差異，法律界對(duì)電子文件的證據(jù)形式、采信條件等方面還存在一些爭(zhēng)議。與傳統(tǒng)檔案證據(jù)相比，電子文件證據(jù)具有以下特點(diǎn)：

（1）適用的證據(jù)形式不明確。電子文件要產(chǎn)生證據(jù)效力的首要條件是符合法定的證據(jù)形式。我國(guó)訴訟法列舉了書證、物證、視聽資料等7種法定證據(jù)形式。對(duì)于紙質(zhì)文件來說，可明確將其歸為書證或物證；而電子文件應(yīng)歸屬于何種證據(jù)形式，我國(guó)立法界、司法界與法學(xué)界尚未達(dá)成一致意見，有分別將其歸為7種傳統(tǒng)證據(jù)類之一的（如書證、視聽資料等），也有認(rèn)為電子文件應(yīng)為獨(dú)立證據(jù)的。這些爭(zhēng)議說明了電子文件證據(jù)的復(fù)雜性和多樣性，需要在今后司法實(shí)踐中加以研究、完善。

（2）技術(shù)性較強(qiáng)。由于電子文件的形成技術(shù)較為復(fù)雜、技術(shù)含量高，并具有易偽造性、易修改性、依附性等弱點(diǎn)，電子文件證據(jù)與信息技術(shù)的發(fā)展聯(lián)系密切，證據(jù)采信時(shí)往往需要專業(yè)的技術(shù)鑒定來綜合衡量。

（3）認(rèn)證難度大。根據(jù)有關(guān)司法規(guī)定，證據(jù)需要從關(guān)聯(lián)性、合法性、真實(shí)性三方面來衡量其證據(jù)力的有無和大小。由于缺乏有效的事前監(jiān)管機(jī)制和技術(shù)條件制約，對(duì)電子文件的真實(shí)性、合法性認(rèn)證難度較大，其證據(jù)效力受到一定影響。

2涉及電子文件證據(jù)效力的相關(guān)法律規(guī)定

目前我國(guó)已出臺(tái)或修訂一些法律規(guī)定，從“功能等同”的角度，在一定范圍內(nèi)認(rèn)可電子文件的法律效力。在商務(wù)領(lǐng)域，主要有《電子簽名法》、《合同法》等。特別是2005年正式實(shí)施的《電子簽名法》，是我國(guó)信息化領(lǐng)域的首部法律，為國(guó)內(nèi)電子商務(wù)安全認(rèn)證體系和網(wǎng)絡(luò)信任體系的建立奠定了基礎(chǔ)，并在電子商務(wù)中廣泛應(yīng)用。歸納起來，主要有三方面的內(nèi)容，一是涉及法律授權(quán)的，如《電子簽名法》第35條規(guī)定“國(guó)務(wù)院或者國(guó)務(wù)院規(guī)定的部門可以依據(jù)本法制定政務(wù)活動(dòng)和其他社會(huì)活動(dòng)中使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的具體辦法”。

二是涉及應(yīng)用范圍的，如《行政許可法》第33條規(guī)定“行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立和完善有關(guān)制度，推行電子政務(wù)，在行政機(jī)關(guān)的網(wǎng)站上公布行政許可事項(xiàng)，方便申請(qǐng)人采取數(shù)據(jù)電文等方式提出行政許可申請(qǐng)”，該法實(shí)施后，已在電子報(bào)關(guān)、電子報(bào)稅等領(lǐng)域得到應(yīng)用。三是涉及法律效力認(rèn)定的。此外，《電子簽名法》也適用于部分政務(wù)領(lǐng)域，在國(guó)務(wù)院辦公廳、商務(wù)部和黑龍江省、鄭州市等地方政府出臺(tái)的《電子公文傳輸管理辦法》及實(shí)施辦法中，都有涉及電子公文與對(duì)應(yīng)紙質(zhì)公文具有同等法定效力的相關(guān)條文。去年中辦、國(guó)辦出臺(tái)《電子文件管理暫行辦法》，對(duì)電子文件的積累、歸檔等方面提出要求，規(guī)定“電子文件在形成和辦理過程中，應(yīng)當(dāng)具備國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定的原件形式”，但該辦法未對(duì)電子文件的法定效力作出明確規(guī)定。

3電子登記備份制度還處于發(fā)展、完善時(shí)期

（1）強(qiáng)化行政功能。登記備份制度的最大特色是行政監(jiān)管與技術(shù)保障手段的有機(jī)結(jié)合，是一種基于行政確認(rèn)的證據(jù)效力保障機(jī)制。在完善制度時(shí)應(yīng)突出行政監(jiān)管這個(gè)特色，注重發(fā)揮檔案部門在行使國(guó)家證明權(quán)和檔案安全監(jiān)管等方面的職能優(yōu)勢(shì)，并通過爭(zhēng)取出臺(tái)政府規(guī)章、納入行政審批項(xiàng)目、規(guī)范行政確認(rèn)程序等措施，將這些制度長(zhǎng)效化、規(guī)范化。

（2）借鑒已有基礎(chǔ)。在完善登記備份制度時(shí)，應(yīng)注重吸收和融合電子簽名等最新認(rèn)證機(jī)制的成功經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)借鑒傳統(tǒng)檔案憑證價(jià)值保障機(jī)制的成熟做法，并通過科學(xué)論證和深化完善，使這項(xiàng)制度更容易被認(rèn)可和實(shí)施。

（3）完善制度細(xì)節(jié)。根據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)對(duì)電子文件證據(jù)采信和證據(jù)效力的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)一步完善登記備份的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。一是在電子文件形成的前端環(huán)節(jié)，應(yīng)按照證據(jù)采信的真實(shí)性、合法性要求和《電子文件管理暫行辦法》的有關(guān)規(guī)定，通過完善歸檔、備份、軟件系統(tǒng)認(rèn)證等制度，建立“管用分開”、“行政部門介入”的監(jiān)督制約機(jī)制，保障電子文件在形成階段的可靠性和完整性；二是電子文件登記備份到檔案館后，要注重內(nèi)部的制度化、程序化、規(guī)范化管理，確保數(shù)據(jù)接收、遷移、轉(zhuǎn)換、銷毀等管理工作都有記錄、可追溯，并限制在法律規(guī)定“原件”形式變化范圍內(nèi)；三是在登記備份的交接、行政確認(rèn)和真實(shí)性認(rèn)證等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，既要堅(jiān)持依法行政，建立規(guī)范、完整的程序，又要考慮實(shí)際工作的簡(jiǎn)便性和可操作性等要求，盡量在業(yè)務(wù)平臺(tái)中隱藏技術(shù)細(xì)節(jié)；四是增補(bǔ)和完善一些業(yè)務(wù)流程，如：電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)具有動(dòng)態(tài)性、現(xiàn)行性特點(diǎn)，一般采取整體加密打包的方式，為便于今后對(duì)“原件”內(nèi)容進(jìn)行真實(shí)性認(rèn)證，應(yīng)在登記備份的前期環(huán)節(jié)建立由形成單位負(fù)責(zé)的可用性保障機(jī)制。