張菲菲

物資計劃“矩陣式”管理

張菲菲

物資計劃管理作為物資管理的“龍頭”，在供電公司生產(chǎn)運行中占有舉足輕重的地位。陵城區(qū)供電公司堅持“集中、統(tǒng)一、精益、高效”原則，以公司年度固定資產(chǎn)投資計劃、綜合計劃、財務(wù)預(yù)算為基礎(chǔ)，執(zhí)行國網(wǎng)公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立起物資計劃“矩陣式”管理機制，擴大計劃管理范圍，主動參與項目部門技術(shù)研討，將物資標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用落實到項目可研、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等階段，宣貫到相關(guān)管理崗位和操作層級，實現(xiàn)物資需求計劃的縱向貫通、橫向共管，確保物資需求計劃更精確、更科學(xué)、更具有可操作性。

一、問題診斷

物資計劃是企業(yè)根據(jù)自身項目建設(shè)需要、生產(chǎn)經(jīng)驗和能力及物資耗用規(guī)律等，對計劃期內(nèi)物資采購供應(yīng)做出的預(yù)見性安排和部署。它是電網(wǎng)建設(shè)、運維、經(jīng)營活動的前提，同時也是整個電網(wǎng)物資工作的“龍頭”。物資計劃如何做到及時、準(zhǔn)確、高效，并與公司生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)保持一致？首先應(yīng)充分考慮物資現(xiàn)實和前瞻需求，其次是提報、審核并實施。根據(jù)年度物資需求計劃，參照相應(yīng)工程里程碑計劃和投產(chǎn)日期要求，主動提醒項目需求部門按照采購批次安排進(jìn)行采購申請?zhí)釄螅瑢⑽镔Y標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用落實到項目可研、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等階段，不僅能夠增強項目管理的整體協(xié)調(diào)性，還能夠提高計劃申報的準(zhǔn)確性和及時性。

二、提升目標(biāo)

公司根據(jù)上級部門招標(biāo)批次及招標(biāo)范圍要求，進(jìn)行年度物資需求計劃和批次物資需求計劃重難點調(diào)查分析，無論是按照重要性還是按照管理難度，計劃上報的準(zhǔn)確性成為提升管理的目標(biāo)，從全業(yè)務(wù)供應(yīng)鏈角度出發(fā)，影響物資需求計劃上報準(zhǔn)確性的環(huán)節(jié)是多方面的，建立“矩陣式”管理制度，抓設(shè)計源頭、抓同步編制、抓需求儲備，由生產(chǎn)、基建、計劃、營銷等部門按照職責(zé)分工，采用相對性指標(biāo)（批次計劃不合格條目數(shù)/批次計劃上報總條目數(shù)）與絕對性指標(biāo)（批次計劃不合格條目數(shù)）相結(jié)合的方式進(jìn)行綜合考核，使被考核主體與責(zé)任主體相一致，將考核壓力傳導(dǎo)到相關(guān)部門。

三、內(nèi)涵及做法

物資計劃“矩陣式”管理結(jié)構(gòu)，采取以物資計劃管理為核心，職能部門（項目需求單位）為基礎(chǔ)的矩陣式組織管理形式，體現(xiàn)為不同項目、不同部門對物資需求的共享，消除職能部門之間的信息壁壘，避免職能部門的“各自為政”。橫列細(xì)分為職能部門（項目需求單位），分別代表所在部門全權(quán)負(fù)責(zé)項目相關(guān)工作范圍，合理確定項目年度或跨年度計劃投資額度，提高計劃編制的準(zhǔn)確性和資金使用效率?？梢姡a(chǎn)部門在安排年度物資計劃提報的時候應(yīng)充分考慮項目年度計劃及預(yù)算，其他職能部門在編制年度物資需求計劃時同樣應(yīng)考慮相關(guān)因素。職能部門在此項管理上的關(guān)系均為較強關(guān)系，項目可研、初步設(shè)計、概預(yù)算編制階段，除嚴(yán)格執(zhí)行國家、行業(yè)電網(wǎng)技術(shù)改造工程定額及費用計算標(biāo)準(zhǔn)外，還應(yīng)落實物資的標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用。縱列為物資計劃管理關(guān)鍵點（見圖1）。

圖1 物資計劃“矩陣式”管理簡易示意圖

參照上級部門集中采購目錄安排，按時間節(jié)點要求在計劃預(yù)審會議上由物資管理部門宣貫上級部門最新審查要點，并就申報范圍、物料選型、價格偏差、交貨期，技術(shù)規(guī)范書中的單體工程名稱、模板選擇、內(nèi)容參數(shù)、隨意亂添加、填寫錯誤、參數(shù)填寫等重點問題達(dá)成共識，確保各專業(yè)部門分工負(fù)責(zé)，高效協(xié)同。橫列與縱列交叉部分分強弱關(guān)系，主要是參照計劃關(guān)鍵因素，分析與計劃偏差大小，如因項目單位原因?qū)е掠媱濆e誤、參數(shù)錯誤、標(biāo)準(zhǔn)錯誤進(jìn)行統(tǒng)計后將問題計劃“一律回退”，并按照相對性指標(biāo)和絕對性指標(biāo)對項目單位進(jìn)行綜合考核。

圖1僅為矩陣式管理的簡易示意圖，實施該項管理會使組織內(nèi)部溝通量大大增加。橫向與縱向可以在合理范圍內(nèi)進(jìn)行擴展，與職能部門（項目需求單位）溝通越頻繁，作為關(guān)鍵點的縱列必然向更深層次拓展。矩陣式管理的雙向溝通與交叉，明確了生產(chǎn)、基建、規(guī)劃、營銷、信通、農(nóng)電、財務(wù)等部門在物資需求計劃提報中的職責(zé)，物資計劃管理范圍變大，空間提升度等級變小，交叉點關(guān)系變強，物資計劃管理越接近預(yù)期目標(biāo)，利于其向及時、準(zhǔn)確、精細(xì)化方向發(fā)展。

四、成效分析及存在的困難

第一，通過計劃矩陣式管理機制，職能部門負(fù)責(zé)人明確了項目所需物資的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，項目投資估算主要設(shè)備規(guī)模及材料價格有真實的參照，物資管理部門同時也熟知可研依據(jù)、項目建設(shè)的必要性及可行性、工程概述、線路路徑選擇及工程設(shè)想、投資估算及效果分析。采購申請?zhí)釄蠛弦?guī)率、及時率、準(zhǔn)確率均能得到大幅度提升，同時能有效避免追加計劃、批次外計劃、自購計劃等不合規(guī)計劃。

第二，物資計劃“矩陣式”管理，是一套提出分析問題、采取行動解決問題來實現(xiàn)管理目標(biāo)的系統(tǒng)方法，它將項目組織中橫向聯(lián)系和縱向聯(lián)系相結(jié)合，加強了職能部門與物資管理部門之間的配合，能夠及時互通情況，交流意見，促進(jìn)共同決策，也能夠抓住項目前期管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，進(jìn)行節(jié)點控制，不同程度地提高物資計劃上報質(zhì)量。但如何實現(xiàn)物資計劃由“點、線”到“面”的“矩陣式”管理，由物資計劃專業(yè)人員、項目部門到全局重視計劃（物資）管理，力爭實現(xiàn)項目需求部門對物資采購標(biāo)準(zhǔn)從“應(yīng)知”到“應(yīng)會”，從“要我用”到“我要用”的提升仍需相當(dāng)長的時間。

第三，物資計劃“矩陣式”管理具有極大的靈活性，對于設(shè)計變更等導(dǎo)致的物料需求變更可以重新應(yīng)變組建，選擇合適的批次提報，但不適合臨時項目和應(yīng)急項目這類事件要求比較急的項目。

（作者單位為國網(wǎng)山東省電力公司德州市陵城區(qū)供電公司）