胡金亮　饒惠

摘要：近幾年，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)得到快速發(fā)展與進(jìn)步，社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)得以較大程度的發(fā)展得，與此同時(shí)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的功能性逐漸受到人們的關(guān)注與重視。但是在現(xiàn)階段，我國(guó)社保檔案管理呈現(xiàn)出諸多缺陷與不足，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的可持續(xù)發(fā)展造成影響與制約。文章在此發(fā)展背景下探究了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的不足點(diǎn)，并提出了改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：社保檔案管理；不足點(diǎn)；改進(jìn)措施；社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè) 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號(hào)：F270 文章編號(hào)：1009-2374（2016）23-0191-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.23.095

現(xiàn)如今我國(guó)社會(huì)得到快速發(fā)展與進(jìn)步，人們的生活水平也得到提高，在對(duì)生活質(zhì)量提出更高要求的同時(shí)，越來(lái)越多的人清楚地認(rèn)識(shí)到社會(huì)保險(xiǎn)的重要性，并在新時(shí)期掀起了投社保的浪潮，正是如此，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理面臨更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在新時(shí)期，我國(guó)社保局需要依據(jù)實(shí)際的發(fā)展情況，需要對(duì)管理制度加以完善，將社會(huì)保險(xiǎn)的作用進(jìn)行發(fā)揮，積極提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的利用率，探究其中的原因，對(duì)癥下藥，找出其中的解決辦法。

1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的重要意義

社會(huì)保險(xiǎn)工作中極其重要的一個(gè)環(huán)節(jié)便是社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，能夠?qū)ν侗Ｈ说臋?quán)益加以保障，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)信息的共享，提高檔案資料的利用率。積極加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作不僅可以提高工作人員的工作效率，并且也能夠提高管理者的管理水平。此外，社會(huì)保險(xiǎn)檔案是我國(guó)檔案系統(tǒng)資源的重要組成部分，檔案管理人員需要清楚地認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，在日常管理中嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行操作，積極提高工作人員保險(xiǎn)經(jīng)辦的能力，推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2 新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的不足點(diǎn)

2.1 缺乏對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的重視

在社會(huì)的不斷發(fā)展下，保險(xiǎn)工作逐漸受到人們的關(guān)注與重視，社會(huì)中投保人數(shù)呈現(xiàn)出逐年發(fā)展的趨勢(shì)，如此一來(lái)則會(huì)導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案的數(shù)量變得越來(lái)越大，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員提出新的要求。但是從實(shí)質(zhì)發(fā)展角度分析，在社保單位中，部分管理人員缺乏對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)與了解，未清楚認(rèn)識(shí)到檔案管理所存在的重要意義，且管理制度呈現(xiàn)出落后性，甚至部分地區(qū)還未引進(jìn)先進(jìn)的軟硬件設(shè)施，人員配備不全，經(jīng)費(fèi)投入較少，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的發(fā)展造成制約與影響。

2.2 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理水平不足

在邁入21世紀(jì)之后，社會(huì)發(fā)展進(jìn)步，信息技術(shù)成為了最具火熱的代名詞，且在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中占據(jù)了重要的地位與作用，雖然部分社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流實(shí)施檔案信息化管理，但是因?yàn)槭艿较到y(tǒng)軟件的影響與人才隊(duì)伍的制約，導(dǎo)致電子檔案與紙質(zhì)檔案并存現(xiàn)象十分嚴(yán)重，且紙質(zhì)檔案的占用比例較大，無(wú)法充分發(fā)揮出電子檔案的作用與功能。這種情況不僅會(huì)導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案成本提高，并且也在一定程度上降低檔案管理的質(zhì)量。與此同時(shí)，很多檔案管理人員的年齡比較大，在日常管理工作中缺乏創(chuàng)新意識(shí)，仍舊采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案造成直接影響。

2.3 缺乏規(guī)范的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

從當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案各地管理辦法不統(tǒng)一，雖然在近幾年國(guó)家政策的引導(dǎo)下我國(guó)政府出臺(tái)了各類制度與政策，比如《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》等，這一系列的規(guī)章制度雖然規(guī)范了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，但是從整體角度分析，部分規(guī)章制度中并沒(méi)有嚴(yán)格規(guī)定材料收集、材料整理、立卷等內(nèi)容，在檔案管理的整個(gè)過(guò)程中會(huì)因?yàn)榉诸惒幻鞔_、保存期限設(shè)置不合理、檔案歸納不及時(shí)、檔案制度不健全而不能形成良好的工作秩序與管理運(yùn)行機(jī)制。在順應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求下，積極規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)成為了極其重要的內(nèi)容。

3 新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的發(fā)展對(duì)策

3.1 提高對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的認(rèn)識(shí)

社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)需要取得政府與社會(huì)各界人士的支持，加強(qiáng)人力、物力、財(cái)力的投入，推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理朝著標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的方向發(fā)展，從而解決社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中所存在的庫(kù)房緊張、資金短缺等問(wèn)題。除此之外，還要加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)與檔案管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，使其了解到新時(shí)期下社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的重要意義，能夠落實(shí)到實(shí)際行動(dòng)之中，提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的有序發(fā)展與進(jìn)步。當(dāng)然，還需要在社會(huì)保險(xiǎn)檔案機(jī)構(gòu)配備除濕、除塵、防鼠等設(shè)備，從而為社會(huì)保險(xiǎn)檔案構(gòu)建安全的環(huán)境，為社會(huì)保險(xiǎn)檔案創(chuàng)造良好的發(fā)展條件與基礎(chǔ)。

3.2 將社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理納入規(guī)范化渠道

依據(jù)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的分析與了解，并結(jié)合各地的實(shí)際情況，當(dāng)?shù)匦枰贫ǔ銮袑?shí)有效的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理辦法。其中管理辦法需要將檔案庫(kù)房的管理、檔案室配套的設(shè)備、社會(huì)保險(xiǎn)檔案收集的內(nèi)容范圍、檔案信息化建設(shè)、檔案管理人員工作職責(zé)等進(jìn)行一一落實(shí)，并做出詳細(xì)的規(guī)定與要求，使其形成規(guī)范且統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體系，推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理積極納入到規(guī)范化渠道之中。

3.3 積極完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

為進(jìn)一步推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理得到最大化，需要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，將社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理積極納入到總體規(guī)劃之中，并逐步完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，增加信息檢索功能，保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)的豐富性與權(quán)威性。與此同時(shí)，還需要積極做好電子檔案?jìng)浞莨ぷ?，保證動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與安全性，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的資源共享與整合。

3.4 提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員的素養(yǎng)

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，所有的檔案管理人員需要掌握相應(yīng)的檔案管理知識(shí)，還需要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠在日常工作中加強(qiáng)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。筆者認(rèn)為在提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員素養(yǎng)的時(shí)候需要采取三種措施：第一是組織檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在“走出去”中提高檔案管理的基本能力；第二要加強(qiáng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員的教育，讓所有的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員能夠掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在不斷開(kāi)拓視野中提高檔案從業(yè)人員的管理素養(yǎng)；第三要聘請(qǐng)相關(guān)的專家進(jìn)行指導(dǎo)，通過(guò)開(kāi)展交流會(huì)與座談會(huì)的形式，將檔案管理中所存在的問(wèn)題進(jìn)行解決與分析，積極打造新時(shí)期技藝成為精湛的保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理在社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)中占據(jù)了重要的組成部分，因社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理關(guān)系到人民的利益，所以需要加強(qiáng)探究，分析其中所存在的問(wèn)題，積極創(chuàng)新檔案管理方法與形式，提高檔案管理人員基本素養(yǎng)，推動(dòng)社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

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作者簡(jiǎn)介：胡金亮（1971-），男，隨州市曾都區(qū)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)局館員，研究方向：人事檔案管理；饒惠（1975-），女，隨州市曾都區(qū)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)局館員，研究方向：社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理。

（責(zé)任編輯：周 瓊）