王紫諾

黑龍江省大慶市肇州縣民政局

試論新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化策略

王紫諾

黑龍江省大慶市肇州縣民政局

現(xiàn)代社會經濟不斷發(fā)展，推進了檔案事業(yè)的發(fā)展進步，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經無法滿足新形勢下檔案管理工作的綜合需求，此種情況下應當加強檔案的規(guī)范化管理，從而為社會提供更加優(yōu)質的檔案資源服務。本文就此進行簡要分析，僅供相關人員參考。

新形勢；檔案管理；規(guī)范化；策略

檔案管理工作的高效開展，能夠為社會發(fā)展提供可靠的檔案資源，并且在一定程度上影響著單位的管理制度、人才利用等多項工作，與單位的整體發(fā)展存在密切的聯(lián)系。社會發(fā)展新形勢下，對檔案管理工作提出了更為嚴格的要求。為切實提高檔案管理的有效性，應當加強檔案規(guī)范化管理，堅持與時俱進，更好的適應當前社會發(fā)展需求。

一、檔案管理工作的重要性

檔案管理工作對于任何一個單位而言都有著重要的意義，雖然在平時的工作中，檔案管理工作很容易被人們所忽略，但是檔案管理工作的發(fā)展也要與時俱進，不斷創(chuàng)新檔案管理的工作方法，提升檔案管理的規(guī)范化制度化水平。

從組織發(fā)展的角度來講，做好檔案管理工作對于組織的發(fā)展具有重要意義。檔案記錄了組織的發(fā)展歷史，檔案中不僅包含著組織過去發(fā)展的很多重要節(jié)點，同時也蘊含著企業(yè)發(fā)展的文化，所謂“忘記歷史就意味著背叛”，可見，銘記歷史對于人以及組織的發(fā)展是多么的重要。而組織檔案中收錄了組織歷史的重要發(fā)展內容，通過強化對檔案的管理，能夠提升組織成員對組織發(fā)展的歷史的認識水平。從組織未來的發(fā)展角度來講，做好組織檔案的管理工作，對于組織管理者而言也是一種借鑒。組織管理者做出各項管理工作決策，都離不開組織的歷史數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)就記錄在組織檔案中，組織的發(fā)展，依賴組織檔案信息中的很多內容，所以，從這個角度來講，做好組織檔案管理，提高檔案管理工作規(guī)范化，對于組織管理者做出切合組織發(fā)展的決策，是有幫助的。

二、新形勢下檔案管理工作中存在的問題

現(xiàn)階段，隨著信息技術以及網絡的不斷普及，檔案管理作為一項傳統(tǒng)的工作，已經越來越不受到人們的重視，致使許多人對檔案的管理工作沒有足夠的了解，更無法得知其的重要性。存在這一現(xiàn)象的主要原因就是絕大多數(shù)的人對此項工作的不理解以及檔案管理人員自身也沒有較高的專業(yè)素質、職業(yè)素養(yǎng)，對檔案管理工作沒有一定的責任性以及職業(yè)道德素質，沒有充分掌握相關的專業(yè)知識，致使檔案沒有被有效的利用，也就使其的積極作用無處發(fā)揮。所以，在檔案的管理工作中，領導階層不僅要給予一定的重視，還應加大改革力度，使管理模式更具科學性，使管理制度更加完善化。也應該對管理人員進行相應的培訓，使其能夠對檔案管理工作有一定的認識，避免檔案管理的觀念繼續(xù)減弱。

三、新形勢下檔案規(guī)范化管理的具體策略

（一）加大對檔案管理工作的重視程度。為促進檔案規(guī)范化管理的順利實現(xiàn)，相關領導階層應當加大對檔案管理工作的重視程度，充分認識到檔案管理對于單位發(fā)展的重要意義，自覺端正檔案管理工作態(tài)度，并強化檔案管理意識，以促進檔案規(guī)范化管理工作順利高效開展。

（二）完善檔案管理相關規(guī)章制度。為促進檔案規(guī)范化管理的順利實現(xiàn)，應當結合檔案管理的實際情況，對檔案管理相關規(guī)章制度進行完善，以切實提高檔案管理制度的嚴謹性和有效性。尤其是現(xiàn)代社會發(fā)展形勢下，對檔案管理工作提出了新到要求。為全面提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，應當明確檔案管理過程中的檔案整理及歸檔原則、檔案鑒定及銷毀原則等，將檔案管理制度不斷完善，減少漏洞，從而為檔案規(guī)范化管理提供可靠的制度依據(jù)。在檔案管理具體工作中，應當明確任務分配，嚴格落實責任制度，以保證檔案管理工作的高效開展。

（三）開展檔案普查工作。在檔案管理工作中，相關工作人員應當明確工作職責，在完成緊要任務的基礎上，定期對儲存時間較長、檔案混亂、標題不標準甚至缺乏參考價值的檔案進行檢查和規(guī)范整理，切實做好檔案清查工作，將沒有利用價值的檔案資源進行妥善處理，進一步提高檔案管理的規(guī)范性和實效性。

（四）對現(xiàn)代科學技術加以優(yōu)化利用。新形勢下檔案規(guī)范化管理工作中，應當對現(xiàn)代信息技術與科學技術加以優(yōu)化利用，建立規(guī)范化的計算機信息系統(tǒng)，并合理應用于檔案管理工作中，促進檔案信息存儲、編目、檢索以及查閱等的順利實現(xiàn)，在提高檔案管理規(guī)范性和有效性的同時，減輕檔案管理人員的工作量，切實提高檔案管理工作效率。在后續(xù)檔案資源利用過程中，能夠為使用者帶來極大便利，檔案信息資源的查閱和調取效率更高。

（五）全面提高檔案管理工作人員的素質與能力。為促進檔案規(guī)范化管理的順利實現(xiàn)，應當從檔案管理人員這一角度入手，定期組織開展培訓和教育，強化檔案管理工作人員的責任意識和崗位意識，促使其自覺端正工作態(tài)度，以最大的熱情投入到檔案管理工作中，確保其充分認識到檔案規(guī)范化管理的重要意義。應當加強檔案管理人員的專業(yè)知識培訓和綜合素質教育，促進其檔案管理水平的不斷提升，從而真正實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

（六）加大依法管理力度。能夠使檔案管理工作得到一定保證的措施就是加強法制化建設，其同時也能夠促使檔案管理工作更具科學性、合理性以及規(guī)范性，更好的服務于經濟的發(fā)展。社會是在不斷的發(fā)展進步中的，這就需要檔案的管理工作同樣要發(fā)展進步，并進行創(chuàng)新。在檔案的管理中，應堅持走法律的道路，使檔案的管理工作更有可靠性，使檔案的社會作用得到有效的發(fā)揮。

四、結束語

總而言之，檔案規(guī)范化管理的順利實現(xiàn)，能夠在提高檔案管理整體水平的同時，為檔案信息資源的優(yōu)化利用提供可靠保證，確保檔案管理人員的個人價值得到最大程度發(fā)揮，并且對于社會的和諧健康發(fā)展也具有重要意義。因此在檔案管理工作中，應當針對新形勢下檔案管理工作中的不足，積極采取有效措施，保證檔案規(guī)范化管理的順利實現(xiàn)。

[1]富靖蘋．淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J]．黑龍江科技信息,2012,(25)．

王紫諾：檔案管理專業(yè)。