佟沈賀

鶴崗市住房保障局 黑龍江鶴崗 154100

如何做好新時(shí)期檔案的規(guī)范化管理

佟沈賀

鶴崗市住房保障局 黑龍江鶴崗 154100

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)開(kāi)始在檔案管理工作中廣泛應(yīng)用。這也對(duì)檔案管理工作規(guī)范化、合理化及有效化提出了更高的要求。當(dāng)前檔案管理工作中還存在許多不足之處，檔案管理工作還不規(guī)范，因此需要采取有效措施來(lái)提升檔案規(guī)范化管理的水平，為檔案事業(yè)的健康有序發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。文中分析了檔案規(guī)范化管理的重要性，并進(jìn)一步對(duì)新時(shí)期提高檔案規(guī)范化管理水平的措施進(jìn)行了具體闡述。

檔案規(guī)范化管理；檔案管理體系；檔案管理制度；信息化建設(shè)

在傳統(tǒng)檔案管理工作中手工操作需要大量的人力和物力，但并不能取得較好的效果。這種傳統(tǒng)檔案管理模式越來(lái)越無(wú)法與當(dāng)前社會(huì)發(fā)展需求相適應(yīng)，因此需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范化，充分的應(yīng)用新技術(shù)和先進(jìn)的方法，使檔案能夠更好的發(fā)揮出重要作用，加快促進(jìn)檔案合理化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展進(jìn)程。

一、檔案規(guī)范化管理的重要性

檔案是對(duì)社會(huì)、企事業(yè)及個(gè)體發(fā)展及成長(zhǎng)進(jìn)行記錄，具有重要的保存價(jià)值。當(dāng)前隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案的重要性越來(lái)越突顯出來(lái)，檔案管理工作已成為各單位及部門(mén)日常工作中十分重要的部分。在這種新形勢(shì)下，需要重視檔案管理工作，有效的提高檔案規(guī)范化管理的水平，針對(duì)社會(huì)及企事業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況來(lái)做好檔案歸檔、整理、分類(lèi)及利用等工作，更好的發(fā)揮出檔案的重要價(jià)值，使其能夠更好的服務(wù)于社會(huì)、企事業(yè)及個(gè)人的發(fā)展，這也充分說(shuō)明了檔案規(guī)范化管理的重要性。因此在檔案日常管理工作中，需要從多方面來(lái)做好檔案規(guī)范化管理工作，使檔案工作能夠?yàn)樯鐣?huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供信息支持。

二、新時(shí)期提高檔案規(guī)范化管理水平的措施

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案規(guī)范化管理的重視度

新時(shí)期要想做好檔案規(guī)范化管理工作，需要各行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理工作給予充分重視，意識(shí)到檔案管理作用的發(fā)揮需要通過(guò)加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理來(lái)實(shí)現(xiàn)。特別是在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展的大背景下，各行業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈，在這種情況下，作為行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，更要意識(shí)到檔案在行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中的重要性，加大力度要強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范化，提高檔案管理效率，做好檔案規(guī)范化管理的落實(shí)工作，使檔案工作能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者各項(xiàng)決策提供重要依據(jù)，加強(qiáng)人才資源，從而有效的提升行業(yè)在市場(chǎng)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）完善檔案管理體系

在新形勢(shì)下檔案管理工作中，各行各業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)為了落實(shí)檔案管理的規(guī)范化，就應(yīng)該先認(rèn)識(shí)到檔案管理中存在缺陷的體系，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作無(wú)法得到有效落實(shí)的原因，從而采取針對(duì)性的措施，并且將檔案管理體系和制度實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的完善。在檔案管理工作中，檔案管理總部一定要組織檔案管理人員將所有的檔案進(jìn)行收集、整理、記錄、存儲(chǔ)，并將已有資料的真實(shí)性、可靠性進(jìn)行核對(duì)，以便后期的查證。與此同時(shí)，在企業(yè)的檔案管理工作中，一定要將人力資源檔案、儀器設(shè)備檔案、物資管理檔案等各種類(lèi)型的檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，將這些檔案管理進(jìn)行分類(lèi)、集中處理，從而有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、合理性、科學(xué)性，但是值得注意的是一定要根據(jù)我國(guó)相關(guān)的法律法規(guī)制定相關(guān)的檔案管理體系，從而不斷的提升檔案管理工作的效率，減輕檔案管理工作人員的工作量，從而使得檔案管理工作滿(mǎn)足新形勢(shì)。

（三）健全檔案管理制度，提升檔案管理規(guī)范化水平

檔案形式多樣、種類(lèi)繁多，對(duì)其進(jìn)行合理規(guī)劃、處理、監(jiān)督與控制，需要制定健全的檔案管理制度，以便在其約束下設(shè)定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理形式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，保證檔案完整，充分發(fā)揮出檔案的重要作用。在檔案管理制度制定過(guò)程中，需要以國(guó)家相關(guān)檔案法律法規(guī)為基礎(chǔ)，并與各單位實(shí)際情況有效結(jié)合，確保所制定的檔案管理制度的科學(xué)性和合理性。在檔案管理制度中，需要對(duì)檔案管理流程、檔案管理工作中的注意事項(xiàng)、檔案管理人員及檔案管理責(zé)任等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，加強(qiáng)制度的適用性，從而保證其能夠徹底的貫徹執(zhí)行，更好的約束檔案管理人員的行為，為檔案規(guī)范化管理的實(shí)施起到制度保障。

（四）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)和信息技術(shù)等都開(kāi)始在檔案管理工和中進(jìn)行應(yīng)用，這對(duì)檔案規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)打下了良好的基礎(chǔ)。在檔案管理工作中，需要充分的依托于先進(jìn)技術(shù)的支持，構(gòu)建檔案管理信息平臺(tái)，做好檔案信息的收集、整理、分類(lèi)和保存等工作，努力提高檔案管理的信息化水平，使檔案工作能夠與時(shí)俱進(jìn)。在實(shí)際工作中，還需要各行業(yè)與自己的特點(diǎn)有效結(jié)合來(lái)進(jìn)一步完善檔案信息管理系統(tǒng)，充分的借鑒國(guó)外先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)成功經(jīng)驗(yàn)，并使用其與我國(guó)國(guó)情有效結(jié)合，從而構(gòu)建一套適合我國(guó)國(guó)情，并與各行業(yè)特點(diǎn)相吻合的檔案管理信息系統(tǒng)，加快推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，為檔案規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)奠定良好的基礎(chǔ)。

（五）提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案的管理工作，對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平也有較高的要求，這就需要各行業(yè)在發(fā)展過(guò)程中需要重視檔案管理人員的培訓(xùn)和再教育。在日常工作中，可以采取多種形式來(lái)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，更新檔案管理人員自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，努力提高其專(zhuān)業(yè)技能。同時(shí)在實(shí)踐工作中，檔案管理人員還要重視日常工作經(jīng)驗(yàn)的積極，將理論與實(shí)踐有效結(jié)合，從而使自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)得到全面提升，在檔案管理工作中進(jìn)行不斷創(chuàng)新，為檔案規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)起到積極的促進(jìn)作用。

三、結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前我國(guó)部分行業(yè)在檔案管理工作中還存在許多問(wèn)題，如管理模式落后、觀念陳舊、檔案管理人員素質(zhì)不高等，這對(duì)檔案規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)起到了一定的制約作用。因此各行業(yè)都需要重視檔案管理工作，充分的認(rèn)識(shí)到檔案在行業(yè)發(fā)展中的重要性，進(jìn)一步完善檔案管理制度，提高檔案信息化水平，加快推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的實(shí)現(xiàn)，更好的發(fā)揮出檔案的重要價(jià)值。

[1]梁曉龍,裴向前,魏勵(lì)等．新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化探索[J]．科技展望,2016,26(22)．

[2]連紅宇．探究新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化策略[J]．辦公室業(yè)務(wù)，2015(7)．