文/福州市倉山區(qū)建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站 鄭興俤

試論秘書工作存在的問題及措施

文/福州市倉山區(qū)建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站 鄭興俤

秘書工作是行政管理中一項(xiàng)具有挑戰(zhàn)性的工作。目前，秘書工作中仍然存在著一些問題，為了使其能夠更好的發(fā)展、滿足時代的需要，必須要對秘書工作不斷的改進(jìn)。

秘書；教育；專業(yè)化；職業(yè)化

隨著秘書隊(duì)伍的日益壯大，秘書工作體制機(jī)制不斷的得到完善。目前，秘書工作開始受到重視，人們認(rèn)識到秘書工作已經(jīng)成為了國家、企業(yè)工作效率與管理體制的標(biāo)志。由于各個國家的情況不同、社會制度的不同從而導(dǎo)致了秘書工作存在著較大的差異，但是從秘書工作的發(fā)展趨勢上可以看出，秘書工作具備的特點(diǎn)主要有：第一，秘書工作隨著社會與國家的發(fā)展發(fā)生著較大的變化，政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位社會上各行各業(yè)都與秘書工作有著緊密的聯(lián)系，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展私人秘書更加的普遍。第二，隨著時代的發(fā)展，對于秘書的工作要求越來越高，秘書需要具備良好的專業(yè)素養(yǎng)與個人修養(yǎng)。秘書的工作也被分的越來越細(xì)，專業(yè)化程度的要求越來越高。很多國家中不同行業(yè)會配備不同專業(yè)的秘書，從而幫助更好的開展工作。第三，與之前秘書的工作相比，現(xiàn)代秘書的職能發(fā)生了較大的變化。當(dāng)今的秘書不再單單是打字員，很多的事情需要秘書去做。隨著現(xiàn)代事務(wù)的發(fā)展與變化，很多經(jīng)理開始考慮秘書應(yīng)該富有的責(zé)任與應(yīng)該執(zhí)行的權(quán)力。

秘書從事事務(wù)處理、寫文稿、安排日程、提出方案等工作，秘書做的這些工作較好的輔助經(jīng)理工作，讓領(lǐng)導(dǎo)人從繁重的工作中解脫出來，提升了公司的辦公效率，讓經(jīng)理能夠花費(fèi)更多的時間去做本職業(yè)務(wù)。隨著科技技術(shù)的發(fā)展。秘書也在工作中使用科技幫助自己，讓自己從繁重的工作中解脫，這顯著的提升了秘書的工作效率。秘書使用尖端的科技與通訊設(shè)備，比使用口頭交往更加的方便，特別是對于文字的處理，對秘書的工作影響更大。雖然我國的秘書工作發(fā)展較快，但是與發(fā)達(dá)國家相比，我國的秘書工作存在著較多的問題。秘書在工作單位中往往不受到重視，工作也不得到相應(yīng)的尊重，秘書的總體水平還是需要提升，并且在秘書的教育體系中也存在著較大的問題。秘書應(yīng)該跟上時代的發(fā)展，應(yīng)該朝著職業(yè)化方向前進(jìn)。

一、 秘書工作中存在的問題

導(dǎo)致秘書工作中存在問題的原因有很多，主要有以下幾點(diǎn)。

（一）沒有科學(xué)的認(rèn)識秘書工作。秘書工作是一項(xiàng)對職業(yè)化要求非常嚴(yán)格的工作，在工作的過程有著自身特殊的理論體系、工作方式與出事的原則。由于秘書工作的特殊性也決定了秘書工作在工作中的重要作用。比如參謀的作用、監(jiān)督的作用與窗口的作用等。但是在一些企業(yè)卻沒有較好的重視秘書工作，通常對秘書工作使用依據(jù)個人的看法，有的秘書不能夠發(fā)揮出自身的才華，造成人力資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。

（二）我國的秘書工作中還存在著專業(yè)化問題。我國很多的秘書都是經(jīng)過秘書培訓(xùn)進(jìn)而走向工作崗位的，沒有充分的專業(yè)知識，也不具備良好的職業(yè)觀念，工作方法與工作方式一般都是在工作中現(xiàn)學(xué)現(xiàn)做，嚴(yán)重的缺乏專業(yè)知識。

（三）秘書教育存在著滯后的問題。師資力量的不足導(dǎo)致了秘書的培訓(xùn)不具備良好的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)與專業(yè)知識。秘書的教育中對于秘書的專業(yè)設(shè)置也存在著較多的不合理，有的秘書專業(yè)設(shè)置大都依賴漢語言文學(xué)專業(yè)，沒有自身的教育體系，在培養(yǎng)秘書時期，法律、醫(yī)學(xué)等方面的培養(yǎng)幾乎不曾涉及，從而導(dǎo)致教育與實(shí)踐嚴(yán)重的脫離。

（四）秘書人員不具備良好的職業(yè)化水平。從企業(yè)的長久發(fā)展角度來看，我國的企業(yè)沒有受到工業(yè)化的洗禮，使得員工不具備職業(yè)化基本知識。從文化與價值觀的方面來看，我國的企業(yè)缺乏對于技術(shù)的認(rèn)識與尊重。從培訓(xùn)的角度看，我國偏重考試，對于實(shí)踐技能培養(yǎng)沒有關(guān)注也沒重視。秘書行業(yè)受到上述的約束，前進(jìn)緩慢發(fā)展基本停滯，因此，相關(guān)部門應(yīng)該及時的采取合理、科學(xué)的措施解決上述問題，這樣才能夠解決好秘書行業(yè)發(fā)展的問題。

二、 解決措施

（一）為秘書配備具備良好專業(yè)知識的老師。我國的很多老師都是學(xué)術(shù)派，具備較少的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，有的理論教學(xué)嚴(yán)重的脫離了實(shí)際情況，沒有達(dá)到理想的教學(xué)成果。秘書專業(yè)配備的老師應(yīng)該較深的理解秘書專業(yè)，這樣才能夠更好地提升秘書專業(yè)的經(jīng)驗(yàn)。

（二）建立秘書專業(yè)的教學(xué)體系。我國秘書專業(yè)都是依附中文專業(yè)而存在的，但是秘書工作與中文專業(yè)還是存在較大的差別的。這兩者雖然有交集，但是這不是把兩者歸附一起的借口。秘書學(xué)科是一項(xiàng)邊緣性質(zhì)的學(xué)科，也是綜合性較強(qiáng)的學(xué)科。為了培養(yǎng)出綜合性的秘書。秘書專業(yè)設(shè)置的課程應(yīng)該包含較多的科目，設(shè)置的專業(yè)課應(yīng)該與本專業(yè)有著很強(qiáng)的事務(wù)性關(guān)系。

（三）增強(qiáng)秘書的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的培養(yǎng)。秘書的工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，并且具備較強(qiáng)的實(shí)踐性。要成為一個好的秘書，不僅需要學(xué)習(xí)理論知識，還要具備一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。秘書專業(yè)學(xué)員也可以利用放假去實(shí)習(xí)，學(xué)校也可以與相關(guān)企業(yè)聯(lián)系，安排學(xué)生定期去企業(yè)考察，這樣將迅速的提升秘書專業(yè)學(xué)生的理論與實(shí)踐結(jié)合的能力。這種方式不僅能夠讓學(xué)生較好的理解課堂上學(xué)到的理論知識，還能夠讓學(xué)生學(xué)以致用，提高畢業(yè)就業(yè)率。

三、總結(jié)

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，新行業(yè)不斷的涌現(xiàn)，秘書跟著時代的腳步也會不斷的向前。秘書行業(yè)將隨著市場的需求而不斷的增長，但是秘書行業(yè)仍然存在著大量的問題，因此我國相關(guān)部門應(yīng)該采取相應(yīng)的措施完善秘書教育與培訓(xùn)，從而推動秘書行業(yè)更加健康的發(fā)展，提升我國的秘書工作效率。

［1］郭志婷.秘書工作中存在的問題及解決措施［J］.陜西教育，2015:100-102.