文／賈 正 李璞金

高校檔案利用信息反饋工作探析

文／賈 正 李璞金

目前研究“檔案利用信息反饋”的文章數(shù)量較少，研究高校檔案利用信息反饋工作的文章更是屈指可數(shù)。在分析、歸納1986～2015年相關(guān)研究論文的基礎(chǔ)上，結(jié)合自己從事高校檔案工作的實(shí)際感受與認(rèn)知，總結(jié)出高校檔案利用信息反饋工作的現(xiàn)狀，并提出了改進(jìn)措施，具體包括：檔案部門(mén)要加大宣傳力度；要建立檔案利用信息反饋制度；要拓寬信息收集渠道；合理、有效處理反饋信息。

高校檔案；利用信息；反饋工作

檔案職業(yè)的構(gòu)成要素主要包括：主體要素、客體要素、中介要素以及職業(yè)技能等。主體要素是指以檔案為管理對(duì)象而形成的社會(huì)職業(yè)群體；客體要素指的是檔案，包括三個(gè)子系統(tǒng)：檔案實(shí)體管理、檔案信息開(kāi)發(fā)和檔案工作反饋信息處理；中介要素是指由社會(huì)實(shí)踐產(chǎn)生的對(duì)檔案主、客體不斷產(chǎn)生需要和滿足需要，最終使檔案職業(yè)得以存在的環(huán)境；職業(yè)技能是主體認(rèn)識(shí)客體時(shí)借助的手段、掌握的認(rèn)識(shí)工具。檔案工作中的信息反饋?zhàn)鳛榭腕w要素三個(gè)子系統(tǒng)之一，其重要性不言而喻?？刂圃韺⒎答伓x為：把控制系統(tǒng)中輸出的全部或部分信息送回到該系統(tǒng)的信息輸入端，并對(duì)信息的再輸出發(fā)生影響的過(guò)程。檔案工作是包括形成收集、整理歸檔、保管統(tǒng)計(jì)和開(kāi)發(fā)利用環(huán)節(jié)的完整過(guò)程。開(kāi)發(fā)利用作為最后一個(gè)環(huán)節(jié)，是檔案工作完整過(guò)程中根本目的之所在。所以在檔案開(kāi)發(fā)利用中實(shí)行反饋控制，其實(shí)質(zhì)可以說(shuō)是對(duì)整個(gè)檔案工作的總反饋和總控制，對(duì)提高檔案工作的質(zhì)量、開(kāi)發(fā)檔案信息資源、增加檔案部門(mén)知名度等都至關(guān)重要。

高校檔案記錄了學(xué)校招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)的重要原生信息，是國(guó)家檔案信息資源的重要組成部分，對(duì)學(xué)生、學(xué)校、社會(huì)具有重要價(jià)值。本文在分析、總結(jié)1986～2015年30年間相關(guān)論文研究情況的基礎(chǔ)上，結(jié)合自己從事高校檔案工作的實(shí)際感受與認(rèn)知，力求有的放矢地提出高校檔案利用中信息反饋工作存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施。

一、資料統(tǒng)計(jì)結(jié)果與分析

以中國(guó)知網(wǎng)（CNKI）為檢索范圍，分別以檔案職業(yè)構(gòu)成要素中“客體要素”的三個(gè)子系統(tǒng)，即“檔案實(shí)體管理”“檔案信息開(kāi)發(fā)”和“檔案反饋”為主題進(jìn)行檢索，得到的相關(guān)文章數(shù)分別為：2158篇、6828篇和115篇，其中涉及“高校檔案反饋”主題的僅有6篇文章。顯見(jiàn)，談檔案利用中信息反饋問(wèn)題的文章數(shù)量很少，這反映出人們對(duì)此問(wèn)題關(guān)注不夠，也反映出在此問(wèn)題上仍有較大研究空間。

篩選得到的115篇論文，時(shí)間跨度為1986～2015。以每5年為一個(gè)時(shí)間段，表1是1986～2015年相關(guān)論文數(shù)量的年份分布情況（見(jiàn)表1）。

從表1可以看出，1986～2010年相關(guān)論文的數(shù)量整體呈上升趨勢(shì)，表明研究者們對(duì)這個(gè)問(wèn)題的關(guān)注是呈上升趨勢(shì)的；2011～2015年研究熱度有所降低。

表1 1986～2015年高校檔案反饋類(lèi)論文統(tǒng)計(jì)結(jié)果

在115篇文章中有77篇是泛談檔案利用中的反饋問(wèn)題的，題目多為《檔案利用信息反饋工作的分析》[1]、《淺談如何做好檔案利用信息反饋工作》[2]、《要重視檔案利用信息反饋工作》[3]等等，其數(shù)量高達(dá)總數(shù)的67.0%。雖然檔案工作中反饋信息的處理有共通之處，有放之四海皆準(zhǔn)的原則，但30年間大量泛談此問(wèn)題文章的出現(xiàn)，容易造成研究?jī)?nèi)容的重復(fù)、陳舊，難以出新，影響文章產(chǎn)量。在研究初期的86～90年的14篇文章中，有12篇此類(lèi)文章，占總數(shù)的85.7%，隨后每個(gè)五年此類(lèi)文章所占比例分別依次為：81.3%、60.0%、76.2%、59.4%、52.9%，可見(jiàn)此類(lèi)泛談文章的數(shù)量整體所占比例在下降，研究者們?cè)谂ν诰蛐碌?、小的切入點(diǎn)來(lái)探討這個(gè)問(wèn)題。剩余38篇文章中，有的限定單位的類(lèi)型來(lái)談反饋問(wèn)題，主要分成企業(yè)和學(xué)校兩類(lèi)，比如《做好企業(yè)檔案利用效果信息反饋工作的幾點(diǎn)思考》[4]、《反饋機(jī)制在高校檔案工作中的應(yīng)用與思考》[5]；有的限定檔案的種類(lèi)來(lái)談，主要包括學(xué)生檔案、科技或技術(shù)檔案、城建檔案、銀行檔案、在線網(wǎng)絡(luò)檔案，比如《高校畢業(yè)生信息反饋檔案建設(shè)研究》[6]、《論科技檔案開(kāi)發(fā)利用中的反饋控制》[7]、《技術(shù)檔案信息反饋》[8]、《加強(qiáng)城建檔案利用信息反饋工作》[9]、《淺談新時(shí)期銀行檔案信息的反饋控制》[10]、《檔案用戶網(wǎng)絡(luò)利用反饋信息的收集》[11]；有的則限定理論來(lái)談，比如《從科學(xué)發(fā)展觀談檔案利用反饋的認(rèn)識(shí)》[12]。較之前面泛談?lì)愇恼拢@類(lèi)文章針對(duì)性更強(qiáng)些。

二、高校檔案利用信息反饋的現(xiàn)狀

在前人研究基礎(chǔ)上，結(jié)合在高校檔案室工作的經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為目前高校檔案利用中的信息反饋主要存在以下問(wèn)題：

（一）反饋意識(shí)薄弱。大部分師生利用完檔案后不能認(rèn)真填寫(xiě)檔案利用效果登記表，或者干脆不填。

（二）缺乏制度保障。檔案部門(mén)未將反饋信息的收集、處理納入工作程序及有關(guān)的制度中，存在分工不明、互相推諉的情況。

（三）收集方法不夠多元。一些高校檔案室反饋信息的收集僅靠一張簡(jiǎn)單的“檔案利用（效果）情況登記表”，從檔案利用者留下的只言片語(yǔ)中獲取信息，與利用者沒(méi)有更多的互動(dòng)。

（四）對(duì)反饋信息的處理不夠合理。主要表現(xiàn)在：館人員更多篩選出在檔案利用效益方面的信息，而忽視利用者所提的意見(jiàn)、建議等；把反饋信息經(jīng)過(guò)分類(lèi)、登記造冊(cè)等簡(jiǎn)單工序處理后，作為檔案工作達(dá)標(biāo)升級(jí)的材料束之高閣，對(duì)實(shí)際工作的指導(dǎo)意義不大。

三、加強(qiáng)高校檔案利用信息反饋工作的措施

（一）檔案部門(mén)要加大宣傳力度?？梢詫?duì)校內(nèi)利用檔案的重點(diǎn)部門(mén)開(kāi)展定向宣傳；可以通過(guò)校園廣播、校園網(wǎng)、校報(bào)、發(fā)放檔案知識(shí)問(wèn)卷、舉辦檔案利用成果展等形式開(kāi)展大規(guī)模宣傳。

（二）檔案部門(mén)要建立檔案利用信息反饋制度。

1. 確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。責(zé)任到人，并進(jìn)行考核，以確保這項(xiàng)工作在館內(nèi)能認(rèn)真開(kāi)展。由于高校檔案館一般包括人事檔案室、學(xué)生檔案室、科技檔案室等，不同檔案室的具體工作各有特點(diǎn)，因此給不同的檔案室分別安排人員，會(huì)使反饋信息的收集、整理更完整、科學(xué)。

2. 建立專(zhuān)門(mén)檔案。將收集到的反饋信息完整、真實(shí)地分類(lèi)、編輯成冊(cè)并入庫(kù)。

3. 舉行定期匯報(bào)。檔案館可以在每個(gè)學(xué)期末或年末定期開(kāi)展反饋信息的匯報(bào)、討論大會(huì)，形成反饋報(bào)告，在交流中促進(jìn)今后工作的發(fā)展。

4. 監(jiān)督執(zhí)行再反饋。再反饋的強(qiáng)制執(zhí)行能避免惰性，是信息反饋工作長(zhǎng)久開(kāi)展下去的活力之源。

（三）檔案部門(mén)要拓寬信息收集渠道。在反饋工作中，首先檔案部門(mén)的態(tài)度要由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，積極采取各種方法收集更多、更全面的信息。

1. 設(shè)置封閉式用戶意見(jiàn)箱。它最大的特點(diǎn)是隨意性和自愿性，便于用戶投訴、建議。

2. 召開(kāi)用戶會(huì)議。計(jì)財(cái)處、人事處、科技處、后勤處等眾多部門(mén)以及在校學(xué)生、教師是高校檔案固定的用戶，檔案館定期或不定期與部門(mén)的代表、學(xué)生及教師代表召開(kāi)座談會(huì)，并配合電話、問(wèn)卷等形式及時(shí)溝通，是收集反饋信息的有效手段。

3. 擺放利用情況登記表。它最大的特點(diǎn)是系統(tǒng)性和強(qiáng)制性。所收集的反饋信息在登記表所設(shè)的特點(diǎn)題目下和一定時(shí)間范圍內(nèi)，具有較強(qiáng)的聯(lián)系性、可比性、參照性，便于分析、統(tǒng)計(jì)，找出規(guī)律，為日后常規(guī)查檔工作提供依據(jù)性材料。

4. 開(kāi)拓網(wǎng)絡(luò)新渠道。網(wǎng)絡(luò)渠道使反饋的信息量最大化。今天的大學(xué)生們更愿意采取這種方式。檔案館可以給利用者發(fā)電子郵件，可以在網(wǎng)站發(fā)布政策法律，可以開(kāi)設(shè)“網(wǎng)上留言”“網(wǎng)上咨詢(xún)”等欄，與利用者有更多互動(dòng)。

（四）合理、有效處理反饋信息。

1. 完整、真實(shí)地保存反饋信息，將其制成專(zhuān)門(mén)檔案。在此基礎(chǔ)上，對(duì)所需的檔案利用效益方面的信息可以另外整理成冊(cè)，其中需要注意將有特色、有說(shuō)服力、效益較大的檔案利用實(shí)例進(jìn)行匯編，防止千篇一律一般化。

2. 加強(qiáng)反饋信息的再反饋。將反饋信息實(shí)例及時(shí)匯編重返學(xué)校其他部門(mén)、社會(huì)，將反饋信息的執(zhí)行情況及時(shí)向利用者通報(bào)，形式可以包括：回復(fù)網(wǎng)上的投訴、在檔案館網(wǎng)站上發(fā)布執(zhí)行情況的說(shuō)明、在召開(kāi)用戶會(huì)議時(shí)通報(bào)上次會(huì)議所提問(wèn)題的解決情況等等。信息再反饋的有力執(zhí)行，能防止檔案人員“只收集資料不改變現(xiàn)實(shí)”的做法，能進(jìn)一步宣傳檔案的作用和價(jià)值，提高檔案部門(mén)的知名度，提高利用者的反饋積極性，形成良性循環(huán)。

高校檔案利用中的信息反饋是搞活高校檔案工作的重要手段。檔案館要改閉門(mén)單向搞檔案信息研究，為走向相關(guān)部門(mén)、社會(huì)相結(jié)合。反饋信息越多，反映出人們的社會(huì)檔案意識(shí)越強(qiáng)，檔案工作的透明度、知名度越高。處理好反饋信息，最終能使檔案工作受到人們的重視，檔案資料得到充分利用，檔案利用者得到優(yōu)質(zhì)服務(wù)。這是個(gè)雙贏的過(guò)程。

（責(zé)任編輯：仝建平）

[1] 鄭輝.檔案利用信息反饋工作的分析[J].中國(guó)管理信息化,2015,(6).

[2] 馮敏.淺談如何做好檔案利用信息反饋工作[J].黑龍江檔案,2007,(12).

[3] 梁成慧,么冬梅.要重視檔案利用信息反饋工作[J].蘭臺(tái)世界,2006,(8).

[4] 戴麗霞.做好企業(yè)檔案利用效果信息反饋工作的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江檔案,2011,(10).

[5] 萬(wàn)丹.反饋機(jī)制在高校檔案工作中的應(yīng)用與思考[J].檔案天地,2014,(11).

[6] 陳霞.高校畢業(yè)生信息反饋檔案建設(shè)研究[J].檔案,2007,(2).

[7] 宮曉東.論科技檔案開(kāi)發(fā)利用中的反饋控制[J].檔案學(xué)通訊,1992,(12).

[8] 夏和平.技術(shù)檔案信息反饋[J].檔案管理,2000,(4).

[9] 曹敏.加強(qiáng)城建檔案利用信息反饋工作[J].城建檔案,1996,(5).

[10] 王繼成.淺談新時(shí)期銀行檔案信息的反饋控制[J].四川檔案,1996,(8).

[11] 何苑璋.檔案用戶網(wǎng)絡(luò)利用反饋信息的收集[J].中國(guó)現(xiàn)代教育裝備,2009,(7).

[12] 劉書(shū)旺，周燕.從科學(xué)發(fā)展觀談檔案利用反饋的認(rèn)識(shí)[J].蘭臺(tái)世界,2005,(5).

An Exploration of the Feedback Work on Information Use of College Archives

Jia Zheng Li Pu-jin

G271

A

1005-9652（2016）01-0070-03

賈 正（1985—），女，山西臨汾人，山西師范大學(xué)檔案館助理館員，碩士。

李璞金（1983—），男，山西臨汾人，山西師范大學(xué)數(shù)計(jì)學(xué)院講師，博士。