趙長莉
摘 要:隨著高校教育改革的深入,高等職業(yè)院校在實施教學改革的同時,科研能力不斷增強,檔案管理工作倍顯重要。檔案管理是高等職業(yè)院校的重要管理內(nèi)容,檔案管理模式和檔案管理效率直接關(guān)乎到院校管理質(zhì)量。本論文針對強化高職院校檔案工作的做法與實踐意義進行研究。
關(guān)鍵詞:高等職業(yè)院校 檔案工作 檔案管理做法 實踐意義
引言
高等職業(yè)院校的檔案管理屬于是基礎性工作,檔案管理工作質(zhì)量直接關(guān)乎到院校的未來發(fā)展。高等職業(yè)院校在教學、人才培養(yǎng)、校企合作中就會產(chǎn)生大量的資料,特別是近年來高等職業(yè)院校更為注重走科研道路,產(chǎn)生了更多有價值的資料。這些資料形式不止于文字,包括圖片資料、音頻資料和視頻資料,都傳達著與院校發(fā)展相關(guān)的有價值的信息。高等職業(yè)院校的校史、專業(yè)人才培養(yǎng)、辦學特色、管理模式等等信息,都可以從檔案資料中體現(xiàn)出來。高等職業(yè)院校發(fā)展存在著滯后性,與檔案管理存在著必然聯(lián)系。
一、高等職業(yè)院校檔案管理工作中所存在的問題
檔案,是真實的歷史憑證。高等職業(yè)院校的檔案管理工作,就是對院校活動中所產(chǎn)生的資料集中分類保存,這些資料可靠性高,具有一定真實性和歷史價值。要收集與高等職業(yè)院校相關(guān)的歷史資料,查找檔案資料是重要的途徑。二十一世紀是知識經(jīng)濟時代,高等職業(yè)院校為適應時代的發(fā)展,進入到進一步深化改革階段,不斷地向社會輸送符合各國行業(yè)發(fā)展需要的各類專業(yè)的實用性技術(shù)人才[1]。由于中國高等職業(yè)院校起步較晚,檔案管理工作尚存在諸多的問題,主要體現(xiàn)在以下幾個方面。
其一,高等職業(yè)院校沒有高度重視檔案管理工作。高等職業(yè)院校是在中國市場經(jīng)濟環(huán)境中應運而生的,與普通的高校相比,在基礎設施建設以及學科發(fā)展上都能夠緊跟時代前沿,但是處于效仿階段,沒有自主創(chuàng)新。由于高等職業(yè)院校在自身的建設上獨立性不足,對檔案管理工作也就沒有足夠的重視。雖然高等職業(yè)院校在人才培養(yǎng)上注重學生的社會性和專業(yè)實踐性,但是,管理模式上依然沒有脫離普通高校的管理模式。沒有獨立就難以創(chuàng)新。檔案管理工作能夠充分認證院校的發(fā)展。從目前的高等職業(yè)院校檔案管理工作情況來看,難以將其發(fā)展狀況體現(xiàn)出來。
其二,高等職業(yè)院校缺乏專業(yè)檔案管理人員。高等職業(yè)院校的領(lǐng)導沒有對檔案管理工作準確定位,認為所謂的檔案管理工作就是搜集和整理資料,并不需要浪費人力資源實施專業(yè)化管理[2]。檔案管理人員由于自身的工作沒有得到重視,必然不會在管理工作中從科學的層面創(chuàng)新。特別是一些高等職業(yè)院校中,檔案管理工作都是由兼職人員管理的,不僅管理效率不高,而且導致檔案資源嚴重浪費。
二、強化高職院校檔案工作的做法
1.檔案管理服務化方向發(fā)展
檔案管理服務化,是明確檔案管理的目標,即為檔案資料使用者提供服務。高等職業(yè)院校檔案管理的傳統(tǒng)觀念是將學校發(fā)展進程中所產(chǎn)生的各種資料進行收集、分類整理,經(jīng)過檔案處理后歸檔。高等職業(yè)院校在近年來不斷地規(guī)?;l(fā)展,產(chǎn)生的資料多而繁雜,檔案管理工作變得更為繁瑣。檔案管理服務化,將原有的被動收集檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥靥峁n案服務,使高等職業(yè)院校的檔案管理科學化、動態(tài)化、多樣化,并完善檔案管理的各個環(huán)節(jié),以促進高等職業(yè)院校檔案管理服務高層次發(fā)展。
2.檔案管理模式的調(diào)整
檔案管理模式的調(diào)整,就是高等職業(yè)院校對檔案管理模式要根據(jù)院校的發(fā)展實際不斷創(chuàng)新,使檔案管理從技術(shù)操作上升到管理學,從研究理論的層面開展檔案管理工作,并將符合院??沙掷m(xù)發(fā)展的檔案管理模式建立起來,提高檔案管理的可操作性。檔案是每一個歷史發(fā)展時期,高等職業(yè)院校所呈現(xiàn)出來的不同面貌,其真實情況要從檔案資料中全面獲得[3]。高等職業(yè)院校市場化運行、產(chǎn)業(yè)化發(fā)展,在激烈的行業(yè)市場競爭環(huán)境中,就需要提高辦學質(zhì)量,提高院校的社會知名度,注重品牌的塑造。這就需要高等職業(yè)院?!耙允窞殍b”,從歷史發(fā)展狀況為著眼點,本著繼承性、延續(xù)性和創(chuàng)新性的原則,借鑒院校的歷史發(fā)展經(jīng)驗,參考所獲得的發(fā)展成果,確保在繼承院?;緳n案管理模式的基礎上,注意檔案資料的銜接性,基于院校的未來發(fā)展定位對檔案管理模式不斷創(chuàng)新。這就需要高等職業(yè)院校改變“重視保管、輕視利用”的傳統(tǒng)檔案管理觀念,將檔案管理工作納入到服務管理體系中,做到檔案服務優(yōu)質(zhì)化,檔案運行高效化。落實到具體工作中,就是檔案管理要立足于館藏,強化檔案信息搜索力度,及時了解院校運行的動態(tài),將所產(chǎn)生的資料進行收集,實時記錄,以有效開展檔案信息服務,滿足使用者需求。
3.檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新
信息化時代,高等職業(yè)院校加大信息化網(wǎng)絡建設,在檔案管理工作中,就需要對檔案管理系統(tǒng)化。高等職業(yè)院校領(lǐng)導對檔案管理工作要給予高度的重視,在基礎設施建設上加大投入,以通過檔案管理信息化建設實現(xiàn)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新。高等職業(yè)院校都建立了網(wǎng)絡管理系統(tǒng),將這一系統(tǒng)充分利用起來,不但可以加快檔案資料的傳輸速度,提高檔案管理工作效率,而且還可以優(yōu)化院校的檔案管理結(jié)構(gòu)、特別是利用網(wǎng)絡實施檔案管理工作,以網(wǎng)絡強大的檢索功能,不僅有助于收集更為全面的資料,而且便于檔案資料用戶查找自己所需要的檔案信息[4]。高等職業(yè)院校將檔案數(shù)據(jù)庫建立起來,還可以采用云計算技術(shù)對檔案信息實施管理。檔案資料用戶使用移動終端只要能夠接入網(wǎng)絡平臺,就可以不受時間和空間的限制登錄指定的檔案管理平臺,進入到檔案管理系統(tǒng)中參閱檔案信息。
三、強化高等職業(yè)院校檔案工作的實踐意義
1.高等職業(yè)院校檔案工作關(guān)乎到院校管理質(zhì)量
近年來中國的高校教育更為注重應用型人才的培養(yǎng),高等職業(yè)院校作為培養(yǎng)實用性專業(yè)技術(shù)人才的院校越來越受到重視。高等職業(yè)院校檔案工作是動態(tài)發(fā)展工作,隨著院校的發(fā)展和管理模式的創(chuàng)新,就會產(chǎn)生各種新的檔案資料,在檔案管理模式上就要做出調(diào)整。高等職業(yè)院校市場化運行,更為注重人才培養(yǎng)質(zhì)量和人才培養(yǎng)效率,以向社會輸送高質(zhì)量的專業(yè)技術(shù)人才,提高院校的社會信譽度,加速院校的運轉(zhuǎn),獲得更高的經(jīng)濟效益,檔案管理工作由于不能突出經(jīng)濟效益而被忽視,在一定程度上影響了高等職業(yè)院校的發(fā)展[5]。目前的一些高等職業(yè)院校雖然對檔案管理工作的重要性有所認識,但是沒有從院校自身發(fā)展的角度出發(fā)對檔案管理工作模式進行調(diào)整,依然采用傳播的檔案管理模式,導致檔案管理服務不到位。高等職業(yè)院校根據(jù)自身的發(fā)展需要對檔案管理模式不斷創(chuàng)新,對提高院校管理質(zhì)量非常有利。
2.高等職業(yè)院校檔案工作有助于改善院校教育環(huán)境
高等職業(yè)院校檔案工作中,創(chuàng)新檔案管理模式是重要的環(huán)節(jié)?,F(xiàn)行的一些高等職業(yè)院校在檔案管理工作中依然處于初級發(fā)展階段,與高等職業(yè)院校的發(fā)展節(jié)奏不同步,明顯體現(xiàn)出院校對檔案管理認知上存在著不足。在這樣的檔案管理模式下,檔案管理人員不僅工作效率低,而且檔案質(zhì)量難以保證,無法發(fā)揮高等職業(yè)院校發(fā)展的參考性作用。高等職業(yè)院校檔案資料是院校發(fā)展的體現(xiàn),其中不乏院校發(fā)展進程中的各種真實資料,將院校的文化底蘊呈現(xiàn)出來[6]。任何的發(fā)展都具有延續(xù)性和持續(xù)性,高等職業(yè)院校亦是如此。隨著時代的發(fā)展,高等職業(yè)院校要不斷地改善教育環(huán)境,以加快發(fā)展速度,提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。高度重視高等職業(yè)院校的檔案管理工作,并提高檔案服務效率,對高等職業(yè)院校的未來發(fā)展發(fā)揮著基礎性的作用。
結(jié)束語
綜上所述,高等職業(yè)院校是適應市場經(jīng)濟環(huán)境應運而生的。由于高等職業(yè)院校在人才培養(yǎng)上都有各自的專業(yè)傾向,因此在管理上也各有不同。一些高等職業(yè)院校在檔案管理上存在著企業(yè)化的傾向,也有高等職業(yè)院校沿用了普通高校的檔案管理模式,但是都會由于高等職業(yè)院校在管理模式上缺乏獨立性和創(chuàng)新性,使檔案管理工作存在著滯后性,這就必然會存在各種問題。高等職業(yè)院校的檔案管理工作要進一步完善,就要針對檔案管理工作的做法進行研究,并探索該項工作的實踐意義,以提高檔案管理工作質(zhì)量。
參考文獻
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