楊延風(fēng)+葛新旗

摘要：用友ERP-U8.72應(yīng)收款管理模塊是專門(mén)核算管理企業(yè)應(yīng)收款項(xiàng)、為企業(yè)提供比較準(zhǔn)確的資金流入預(yù)算數(shù)據(jù)的模塊。文章在梳理應(yīng)收款管理業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，通過(guò)總結(jié)實(shí)踐教學(xué)中應(yīng)收款管理模塊單獨(dú)使用及與銷售管理、庫(kù)存管理、存貨核算模塊集成使用兩種情況下出現(xiàn)的常見(jiàn)問(wèn)題及解決方案，幫助軟件使用者理清思路，提高企業(yè)信息化管理的效率。

關(guān)鍵詞：應(yīng)收款管理 業(yè)務(wù)流程 用友ERP-U8.72

中圖分類號(hào)：F232 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1002-5812（2016）15-0127-03

ERP系統(tǒng)是整合和優(yōu)化企業(yè)內(nèi)外部人、財(cái)、物等資源，集成多模塊對(duì)采購(gòu)、計(jì)劃、生產(chǎn)和銷售進(jìn)行確認(rèn)的信息系統(tǒng)。在實(shí)際應(yīng)用中，往往需要根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生的實(shí)際情況在多個(gè)模塊集成化處理。數(shù)據(jù)傳遞的復(fù)雜性和多模塊化處理使很多初學(xué)者望而卻步，歸根到底在于對(duì)業(yè)務(wù)流程的掌握不夠深刻，對(duì)業(yè)務(wù)中數(shù)據(jù)的傳遞性不能靈活變通。應(yīng)收款模塊既可作為財(cái)務(wù)模塊中獨(dú)立的模塊，專門(mén)處理企業(yè)應(yīng)收款項(xiàng)的確認(rèn)、收回、壞賬等相關(guān)業(yè)務(wù)，又可與銷售管理模塊、庫(kù)存存貨核算模塊集成使用，通過(guò)銷售發(fā)票、其他應(yīng)收單、收款單等單據(jù)對(duì)應(yīng)收款項(xiàng)進(jìn)行核算與管理，所以對(duì)該模塊的學(xué)習(xí)要從模塊的集成性與否進(jìn)行比較式學(xué)習(xí)，求同存異，這樣才能更加全面、透徹地掌握ERP軟件應(yīng)收款管理模塊的處理流程。筆者結(jié)合多年從事會(huì)計(jì)信息化實(shí)踐教學(xué)的經(jīng)驗(yàn)，歸納總結(jié)了應(yīng)收款管理模塊常見(jiàn)的一些問(wèn)題及解決辦法。

一、應(yīng)收款管理模塊獨(dú)立使用和集成應(yīng)用下業(yè)務(wù)流程的比較

作為ERP系統(tǒng)的重要模塊，應(yīng)收款模塊是通過(guò)對(duì)銷售活動(dòng)中產(chǎn)生的應(yīng)收款項(xiàng)的確認(rèn)、核算、催回等活動(dòng)的綜合管理來(lái)保證企業(yè)資產(chǎn)的完整性，保證總賬與應(yīng)收款系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性，為企業(yè)提供比較準(zhǔn)確的資金流入預(yù)算數(shù)據(jù)。由于資金、規(guī)模及偏好的側(cè)重程度不同，不同企業(yè)在使用ERP軟件時(shí)對(duì)應(yīng)收款模塊可以采取獨(dú)立使用和集成化多模塊使用兩種方式，不同的應(yīng)用方法下業(yè)務(wù)流程的處理也不盡相同。

（一）相同點(diǎn)。無(wú)論是單獨(dú)使用應(yīng)收款模塊還是集成化多模塊核算及管理應(yīng)收款項(xiàng)，該模塊都需經(jīng)過(guò)系統(tǒng)初始化設(shè)置、日常業(yè)務(wù)處理（應(yīng)收單據(jù)處理、收款單處理、轉(zhuǎn)賬處理、核銷、制單等）和期末處理三個(gè)步驟，如下頁(yè)圖1所示。無(wú)論是應(yīng)收款模塊單獨(dú)使用或者與銷售模塊、庫(kù)存存貨核算模塊同時(shí)集成使用，應(yīng)收款模塊的業(yè)務(wù)流程都基本相同，且每個(gè)環(huán)節(jié)所涉及的業(yè)務(wù)處理都基本相同，如初始化設(shè)置包括選項(xiàng)、科目設(shè)置、期初余額錄入，日常業(yè)務(wù)則包括確認(rèn)應(yīng)收款、收款、核銷、轉(zhuǎn)賬、壞賬處理等。

（二）不同點(diǎn)。盡管模塊的業(yè)務(wù)流程都包括初始化、日常業(yè)務(wù)、期末業(yè)務(wù)三個(gè)環(huán)節(jié)，但與其他模塊集成應(yīng)用時(shí)存在數(shù)據(jù)的傳遞性，所以與應(yīng)收款模塊單獨(dú)使用相比在具體業(yè)務(wù)處理時(shí)又略有不同，如圖1流程中確認(rèn)應(yīng)收款業(yè)務(wù)①中應(yīng)收單據(jù)的處理，在單獨(dú)使用應(yīng)收款管理模塊時(shí)，需要手工錄入銷售發(fā)票或商業(yè)匯票等原始憑證，在集成使用時(shí)，這些單據(jù)如銷售發(fā)票則只能在銷售管理模塊錄入復(fù)核后自動(dòng)生成應(yīng)收單，并傳遞到應(yīng)收款管理模塊。隨之衍生出的根據(jù)原始單據(jù)進(jìn)行制單處理的操作上也略有不同，如都是根據(jù)銷售發(fā)票確認(rèn)應(yīng)收款，單獨(dú)使用應(yīng)收款模塊，在制單處理上因?yàn)榘l(fā)票是以應(yīng)收單據(jù)形式手工錄入，選擇的是“應(yīng)收單制單”，而與其他模塊集成應(yīng)用時(shí)選擇的是“發(fā)票制單”。軟件使用者需要根據(jù)數(shù)據(jù)的來(lái)源及是否存在數(shù)據(jù)系統(tǒng)間的傳遞性靈活選擇相應(yīng)的操作。

二、應(yīng)收款管理模塊常見(jiàn)問(wèn)題及解決方案

問(wèn)題1：期初余額對(duì)賬時(shí)對(duì)賬不平，如圖2所示。

分析：應(yīng)收款管理系統(tǒng)期初對(duì)賬主要核實(shí)應(yīng)收款系統(tǒng)期初余額與總賬中期初應(yīng)收款項(xiàng)（應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等）是否一致，這一環(huán)節(jié)是應(yīng)收款模塊處理日常業(yè)務(wù)及期末結(jié)賬的前提。一般來(lái)說(shuō)，總賬期初余額與應(yīng)收款管理系統(tǒng)中的期初余額不存在差額，一旦出現(xiàn)差額，需要一一核實(shí)具體賬戶是否存在差異。如圖2所示，差額主要是因?yàn)榭傎~期初應(yīng)收票據(jù)存在一筆7 500元的業(yè)務(wù)已登記，但應(yīng)收款期初余額中并不存在。找到原因后核查是應(yīng)收款管理系統(tǒng)期初漏登還是總賬期初余額多登，針對(duì)性采取措施進(jìn)行調(diào)整。

解決辦法：核實(shí)對(duì)賬不平具體原因，逐個(gè)科目進(jìn)行查找，對(duì)總賬及應(yīng)收款模塊期初漏登或多登進(jìn)行補(bǔ)登或刪除。

問(wèn)題2：應(yīng)收單據(jù)處理中“應(yīng)收單據(jù)錄入”不能選擇應(yīng)收單類型。

分析：應(yīng)收單據(jù)名稱包括“銷售發(fā)票”和“應(yīng)收單”兩種類型。在單獨(dú)使用應(yīng)收款管理模塊時(shí)，應(yīng)收單據(jù)錄入可以根據(jù)實(shí)際需要選擇其中某一種類型。但在與銷售管理模塊集成使用時(shí)，應(yīng)收單類型中的銷售發(fā)票類型不能選擇，只能根據(jù)銷售管理模塊銷售發(fā)票復(fù)核后自動(dòng)生成應(yīng)收單，不能手工錄入。此時(shí)，應(yīng)收單據(jù)錄入只能選擇“應(yīng)收單”中的其他應(yīng)收單一種類型。

解決辦法：考慮是否是多模塊集成使用導(dǎo)致，查詢子系統(tǒng)啟用情況進(jìn)行修改或遵循系統(tǒng)內(nèi)置原則在銷售管理模塊填制復(fù)核銷售發(fā)票，自動(dòng)生成應(yīng)收單據(jù)。

問(wèn)題3：應(yīng)收單據(jù)審核時(shí)查找不到對(duì)應(yīng)單據(jù)。

分析：應(yīng)收單審核時(shí)過(guò)濾不到相應(yīng)應(yīng)收單，一是考慮應(yīng)收單據(jù)是否已經(jīng)被審核或者被制單，已經(jīng)審核過(guò)的或已經(jīng)進(jìn)行過(guò)后續(xù)制單處理的應(yīng)收單不能再次審核；二是考慮該應(yīng)收單是否存在或者生成。如應(yīng)收單是系統(tǒng)根據(jù)銷售管理模塊中的銷售發(fā)票生成的，則銷售發(fā)票必須被復(fù)核后才能在應(yīng)收款系統(tǒng)中自動(dòng)生成該應(yīng)收單，如應(yīng)收單是單獨(dú)在應(yīng)收款系統(tǒng)中手工錄入的，則應(yīng)考慮是否是過(guò)濾條件不當(dāng)導(dǎo)致，如過(guò)濾打單據(jù)日期、銷售類型等是否與實(shí)際存在的單據(jù)日期與銷售類型等一致，特別是銷售發(fā)票，如果是現(xiàn)結(jié)發(fā)票，是否勾選過(guò)濾條件“包含已現(xiàn)結(jié)發(fā)票”選項(xiàng)。

解決辦法：應(yīng)收單據(jù)查找不到，往往是應(yīng)審核的應(yīng)收單據(jù)已被審核或不存在，已審核的應(yīng)收單應(yīng)在過(guò)濾條件界面勾選“已審核”選項(xiàng)，看是否已審核，已審核的不能再次被審核；如果應(yīng)收單不存在，往往是因?yàn)槎嗄K集成應(yīng)用時(shí)該應(yīng)收單審核前相應(yīng)步驟沒(méi)有全部完成所致，如發(fā)票未復(fù)核系統(tǒng)不能在應(yīng)收款系統(tǒng)中自動(dòng)生成應(yīng)收單，現(xiàn)結(jié)發(fā)票未在審核過(guò)濾界面勾選“包含已現(xiàn)結(jié)發(fā)票”同樣過(guò)濾不到應(yīng)審核的應(yīng)收單。

問(wèn)題4：手工核銷提示“尚未核銷任何單據(jù)，不能保存”。

分析：首先，核銷動(dòng)作無(wú)法完成，往往是應(yīng)收單與收款單不對(duì)應(yīng)所致，如只有應(yīng)收單，不存在收款單，或收款單未被審核，如圖3所示。核銷是指對(duì)應(yīng)收款完成收款進(jìn)行兩清的操作，如果應(yīng)收單和收款單二缺一，則不存在勾稽關(guān)系，自然不能核銷。其次，要考慮是否已被核銷并做過(guò)制單處理，已核銷單據(jù)不能再次被核銷。最后檢查核銷金額是否不一致，如應(yīng)收金額大于已收金額，或已收金額大于應(yīng)收金額，輸入本次結(jié)算金額是否一致，如應(yīng)收單和收款單本次結(jié)算金額不一致，也不能完成核銷操作。

解決辦法：（1）檢查收款單與應(yīng)收單是否不完整或不對(duì)應(yīng)。（2）核實(shí)收款單與應(yīng)收單本次結(jié)算金額是否輸入了一致的金額。（3）檢查單據(jù)是否已被核銷或已被做后續(xù)處理。如已完成核銷并制單，但核銷金額不正確，則應(yīng)刪除相應(yīng)核銷制單的憑證，并在“其他處理”中“取消操作”中取消核銷操作，重新選擇正確的核銷結(jié)算金額，再次制單。

問(wèn)題5：制單處理無(wú)法選擇核銷制單。

分析：“核銷制單”按鈕為“灰色”，無(wú)法選擇，往往是初始選項(xiàng)設(shè)置錯(cuò)誤，在應(yīng)收款參數(shù)設(shè)置（圖4）界面“核銷生成憑證”選項(xiàng)未被勾選，則意味著核銷業(yè)務(wù)不能制單。

解決辦法：（1）打開(kāi)應(yīng)收款管理系統(tǒng)初始設(shè)置-選項(xiàng)設(shè)置界面。（2）點(diǎn)擊“編輯”，勾選“核銷生成憑證”選項(xiàng)，選擇“確定”即可完成核銷制單操作。

衍生問(wèn)題及解決辦法：系統(tǒng)菜單或某按鈕無(wú)法選擇，往往是由該系統(tǒng)初始選項(xiàng)設(shè)置存在問(wèn)題導(dǎo)致，應(yīng)根據(jù)實(shí)際資料認(rèn)真核實(shí)修改初始參數(shù)，保證業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。

問(wèn)題6：無(wú)法計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。

分析：壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提涉及到壞賬準(zhǔn)備計(jì)提方法、計(jì)提比例及日常業(yè)務(wù)中應(yīng)收款項(xiàng)的確認(rèn)記錄等，如不能正常計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，首先要考慮是否是計(jì)提方法、期初壞賬準(zhǔn)備余額有問(wèn)題，如圖5所示，其次考慮日常業(yè)務(wù)中涉及應(yīng)收款項(xiàng)的業(yè)務(wù)是否已處理并登記正確，最后考慮本期確無(wú)應(yīng)提壞賬。

解決辦法：（1）查看初始選項(xiàng)設(shè)置中壞賬準(zhǔn)備計(jì)提方法、計(jì)提比例、壞賬期初余額等設(shè)置是否正確，并進(jìn)行相應(yīng)修改。（2）檢查日常業(yè)務(wù)中關(guān)于應(yīng)收賬款的制單及登賬工作是否處理得當(dāng)。（3）計(jì)算本期應(yīng)計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，核實(shí)是否已無(wú)計(jì)提必要或不存在計(jì)提金額。

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