孔宇

摘要：院系行政秘書管理素質(zhì)的高低直接影響高校是否能成為世界一流大學。本文分析了應(yīng)對高等教育國際化，高校行政秘書要具備的能力以及專業(yè)知識與技能，闡述了行政秘書的素質(zhì)培養(yǎng)途徑，以推進我國高等學校國際化進程。

關(guān)鍵詞：高等教育；國際化；行政秘書；素質(zhì)培養(yǎng)

中圖分類號：G642.41 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）31-0199-02

一、行政秘書國際化推進能力培養(yǎng)必要性

現(xiàn)代意義上的高等教育國際化自二戰(zhàn)之后出現(xiàn)，隨著現(xiàn)代化交通和通訊工具的飛速發(fā)展，世界步入了全球化的新時代。在世界經(jīng)濟聯(lián)系日益緊密、全球知識網(wǎng)絡(luò)不斷密集的大背景下，世界各國開始注重利用國際教育市場，優(yōu)化配置本國教育資源，在教學、科研、服務(wù)和國際合作各方面適應(yīng)全球化要求，培養(yǎng)擁有國際知識和經(jīng)驗、精通國際事務(wù)的國際性人才。高等教育國際化正在成為影響高等學校管理、規(guī)劃、培養(yǎng)目標和課程的一個核心因素。

高校國際化進程的有效推進離不開具有國際化管理服務(wù)理念的行政管理人員。高校行政秘書是行政管理層的助手和參謀，工作具有輔助性和服務(wù)性，在高校教育體制中起到中樞橋梁作用，是高校教育管理系統(tǒng)中不可或缺的一部分。其在高校國際化進程中的作用具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）為外教及國外留學生服務(wù)

在吸引國際師資和留學生方面，高校除了要構(gòu)建良好的學術(shù)環(huán)境還要營造和諧的人文環(huán)境。行政秘書通過給這個群體營造有歸屬感和認同感的生活氛圍，保障他們在國內(nèi)進行長期工作和學習。同時，在生活中，行政秘書與他們進行及時的溝通和交流，幫助他們了解學校情況，及時解決他們生活中遇到的各種困難，對吸引國際師資和國外留學生能達到事半功倍的效果。

（二）國際合作交流活動

隨著經(jīng)濟全球化的迅猛發(fā)展，教育資源自發(fā)尋求優(yōu)化配置，世界各國間的教育交流日益頻繁。高校間國際交流合作可為我國高等教育打開一個面向世界的窗口，在吸收國外優(yōu)秀教育文化的同時也讓世界看到我國高教事業(yè)的發(fā)展與成就，高校國際交流活動的具體工作要靠基層行政管理人員來落實。來訪人員的聯(lián)系、接待，出國人員的文件審批、費用報銷等都需要行政秘書來具體操作。同時行政秘書是國外的先進教育理念、管理經(jīng)驗和評估體系的執(zhí)行者和實踐者，在具體執(zhí)行過程中也能發(fā)現(xiàn)各種存在的問題，一個具有國際化推進能力的行政秘書可以將問題及時反饋給領(lǐng)導，并結(jié)合我國實際，向領(lǐng)導提出合理化建議，使國外技術(shù)和管理經(jīng)營能夠真正為我所學、為我所用。另一方面，行政秘書在維持與國外教育機構(gòu)的合作關(guān)系上發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，一個對操作國際化事務(wù)相當熟練的行政秘書，能夠?qū)W校的學術(shù)聲譽和號召力有效的輸出，能夠把跨國和跨文化的緯度整合或貫通到高校教學、研究和社會服務(wù)中。

（三）舉辦高端國際會議

舉辦高端的國際學術(shù)會議也是高校國際化的一個重要內(nèi)容。一屆成功的國際學術(shù)會議的召開，可以提高學校的海外聲望，增加辦學經(jīng)濟效益和服務(wù)國家外事戰(zhàn)略。行政秘書正是負責高校前期會議籌備工作的主要工作人員，熟悉國際會議申報要求與手續(xù)，了解國際交流習慣與流程的行政秘書才能確保會議工作準備充分，確保國際會議順利召開。對于誓言建設(shè)世界一流大學的國內(nèi)高校來說，培養(yǎng)一批能夠熟練掌握國際化運作的行政秘書是當務(wù)之急。

二、行政秘書的國際化推進能力要求

（一）專業(yè)知識結(jié)構(gòu)

高校國際化的核心理念是教育理念和服務(wù)理念與國際前沿接軌。面對高等教育國際化帶來的機遇與挑戰(zhàn)，行政秘書要重構(gòu)自己的科學文化知識結(jié)構(gòu)，開闊國際視野，不斷從各方面吸取知識。及時了解各國人才培養(yǎng)目標、教育內(nèi)容以及教育手段和方法，這樣才能為領(lǐng)導獻計獻策，在高校國際化進程中起到助手和參謀的作用。具體要做到以下幾個方面。

1.熟悉國際交流政策與趨勢。行政秘書要時刻關(guān)注國際政治格局和政府的出國留學政策，熟悉國際科技合作與交流專項經(jīng)費管理辦法，這樣才能在處理相關(guān)的財務(wù)問題時更加得心應(yīng)手；同時要熟悉國際規(guī)則，了解國際間產(chǎn)業(yè)分工、貿(mào)易互補等經(jīng)濟文化交流與合作的新形勢，這樣才能結(jié)合學校實際，做出合理的留學活動前景預判，及時、妥善地解決出國留學活動中出現(xiàn)的各種問題。

2.了解院系學科專業(yè)知識。高校國際交流合作的主要任務(wù)除了“引進來”，還要“走出去”。行政秘書并非專業(yè)教師，但同樣應(yīng)該對自己服務(wù)的學院的相關(guān)學科知識有所了解；對學科發(fā)展的歷史、現(xiàn)狀、前沿及發(fā)展趨勢等有清楚的認識，并熟悉學校專業(yè)老師的研究領(lǐng)域與研究特色。只有做好這些方面，才能在與外教、留學生、國外來訪人員的交流過程中進行潛移默化的文化輸出。才能通過自己這個窗口向來訪人員展示學校的歷史與文化、資源與特色，吸引外教和留學生，并促成新的國際交流與合作，提高我國高校的國際影響力與知名度。

3.掌握外語溝通能力。只有語言溝通無障礙，行政秘書與國外師資才能建立起聯(lián)系，才能讓雙方都敞開心扉。初來乍到的留學生面臨著生活環(huán)境與習俗上的巨大差異，要讓他們擺脫忐忑不安的情緒，行政秘書的語言能力就發(fā)揮著重要作用。當外教與留學生在日常生活中遇到各種困難和困惑時，講一口流利外語的行政秘書，更容易得到他們的信賴。國外來訪人員對高校的認同感、歸屬感往往來源于流利而無障礙的溝通；同時行政秘書與他們順暢的外語溝通和交流能夠讓外教與留學生們更好地了解學校的規(guī)章制度以及我國的法律法規(guī)，使他們在異國的新生活順利而舒暢。

（二）跨文化交流能力

1.尊重不同文化。不同地區(qū)的人擁有不同的文化背景，在民族心理方面存在較大差異，行政秘書在與他們的交流中，必須具備跨文化交際能力。要運用得體的語言及溝通方式化解文化沖突，達到更好地進行交流的目的。行政秘書要有一種“換位”意識，排除對不同文化的各種成見的干擾，能夠設(shè)身處地站在他人的角度去理解文化現(xiàn)象。從而做到正確認識自己的文化，消除民族中心主義。行政秘書應(yīng)擁有“海納百川，有容乃大”的心胸，承認不同文化之間的差異，拓寬視野，主動學習，在各種場合能夠結(jié)合不同國家及地區(qū)的政治、經(jīng)濟、文化及宗教等情況，針對不同地區(qū)的思維方式和民族心理，采取相應(yīng)的交流方法。

2.注重中西方教育理念差異。中西方教育理念差異明顯，我國傳統(tǒng)教育強調(diào)“師道尊嚴”，而西方教育理念則推崇“平等和互相尊重”。行政秘書在同留學生的交往中要充分考慮到這種文化差異。平時工作中要在接受差異的同時，做到“以人為本”。尊重留學生不同的個性、興趣、理念，本著服務(wù)學生的態(tài)度，為自己的工作找到一個適當?shù)那腥朦c，做到平等交流，互相尊重。同時行政秘書可以倡議組織一些活動加強留學生與中國師生之間的交流，做好留學生和外教的引導工作，對學生的思維給予正確的引導與啟示，引導留學生更好地融入中國大學。

（三）組織協(xié)調(diào)能力

行政秘書的重要職責就是協(xié)調(diào)各方關(guān)系，消除和化解各種矛盾。隨著我國高校國際化推進工作的深化，各種制度也在不斷補充和完善，但是在新、舊制度還未完成更替時，管理過程當中難免產(chǎn)生各種矛盾。此時，行政秘書要加強溝通、協(xié)調(diào)作用，在新舊制度更替階段保障各項工作平穩(wěn)展開。此外，在國際化推進政策制定過程中，不同職能部門對同一問題的規(guī)定有時難免產(chǎn)生分歧。這時行政秘書就要處理好上下左右、各部門之間的關(guān)系，將各項利弊，領(lǐng)導意圖在各部門之間準確傳達，從而使新政策能夠順利制定，并且合理有效，能夠順利實施。另一方面，行政秘書的組織協(xié)調(diào)能力還表現(xiàn)在要溝通國外師資與國內(nèi)師資的關(guān)系，溝通外教與國內(nèi)學生、留學生與國內(nèi)老師的關(guān)系，行政秘書遇事要冷靜并進行客觀的分析，正確處理好工作中的各種矛盾。

三、提高國際化推進能力辦法

（一）行政秘書自身加強學習

首先，行政秘書應(yīng)樹立學無止境，用有所長的觀念。其次，平時生活中要注意跟學院老師、同學多交流。最后，要在日常工作中注意積累相關(guān)的工作經(jīng)驗，把握好每一次同國外高校交流的機會。

（二）學校人才引進制度修訂

致力于推進國際化的高校，應(yīng)該從人才引進環(huán)節(jié)就注重對基層行政秘書國際交流能力的考察，這樣可以大大縮短行政秘書國際化推進能力培養(yǎng)周期。高校國際化要求學校老師必須熟練地掌握一門外語，在當前的國際背景下，首選就是英語。

（三）制定國際化能力培養(yǎng)制度

鑒于基層行政秘書在高校國際化過程中發(fā)揮的重要作用，高校應(yīng)該為行政秘書制定科學有效的培訓規(guī)劃，以提高他們的國際化推進能力。根據(jù)學校的國際化決策意圖，開設(shè)相關(guān)的培訓課程，充分利用學校有效的資源請相關(guān)學院，比如外語學院、人文學院、法學院的老師為行政秘書開展定期培訓。同時在培訓過程中要不斷總結(jié)培訓經(jīng)驗，反思培訓機制等方面存在的不足，認真做好總結(jié)，做到有計劃、有組織、有系統(tǒng)地開展培訓活動。

四、總結(jié)

在社會的經(jīng)濟、信息、科技日益走向全球化的今天，必然要求高等教育與此相適應(yīng)。高等教育肩負著三大歷史使命——傳承人類文化、發(fā)展科學技術(shù)、推動社會進步。對科學、文化和技術(shù)的探索與追求是全人類共同的事業(yè)。高校要圓滿完成自己的歷史使命就必須加強國際交流與合作。高校只有不斷向國際社會開放，借鑒國外優(yōu)秀大學的辦學經(jīng)驗，取長補短，才能不斷提高辦學水平，提高自己的國際聲譽。面對高等教育國際化這一不可阻擋的歷史趨勢，行政秘書要積極主動投入其中，加強學習，積累相關(guān)知識，有足夠的愛心與耐心為老師與學生服務(wù)，成為一座跨越國度的橋梁，為學校的國際化進程貢獻自己的一份力量。

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