劉春霞

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 黃岡 438002)

高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)探析

劉春霞

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 黃岡 438002)

摘要：數(shù)字檔案室具有資源呈現(xiàn)數(shù)字化、管理過程系統(tǒng)化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)利用智能化等特征。其建設(shè)對高職校檔案目標(biāo)管理等級升級、優(yōu)質(zhì)院校項(xiàng)目建設(shè)和提升綜合管理能力具有重要意義。它是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)等多個(gè)方面，建設(shè)中需要制訂科學(xué)的建設(shè)方案，建立部門協(xié)調(diào)機(jī)制，納入數(shù)字校園建設(shè)整體規(guī)劃，適當(dāng)引導(dǎo)社會力量參與。

關(guān)鍵詞:高校院校；檔案管理；數(shù)字檔案室；建設(shè)研究

近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，特別是辦公自動化的廣泛應(yīng)用，高職院校以電子形式呈現(xiàn)的檔案數(shù)量和所占比重越來越大，借助信息技術(shù)采集、傳遞、處理和利用檔案信息已成為工作常態(tài)。分布于校內(nèi)外的廣大檔案用戶也希望學(xué)校的檔案管理部門能提高檔案的信息化程度，以滿足多樣化需求。可見，建設(shè)以數(shù)字化為基本特征的電子檔案室已成為提高高職院校檔案管理水平、促進(jìn)綜合管理提質(zhì)增效的重要抓手。事實(shí)上，不僅是高職院校的建設(shè)和發(fā)展需要建好數(shù)字檔案室，國家檔案局早在2014年發(fā)布的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》(簡稱《指南》)，明確指出建設(shè)數(shù)字檔案室是機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會組織檔案信息化建設(shè)中亟須強(qiáng)化的重要節(jié)點(diǎn)，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。盡管該《指南》發(fā)布實(shí)施已經(jīng)兩年有余，但從實(shí)際建設(shè)情況來看，由于一些學(xué)校對數(shù)字檔案室建設(shè)的重視不夠，建設(shè)內(nèi)容與思路不清，方法措施不夠到位，成效不明顯。當(dāng)前，我國高職院校正在按《國務(wù)院關(guān)于加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育的決定 》的相關(guān)要求，借助互聯(lián)網(wǎng)+，加快發(fā)展，爭創(chuàng)優(yōu)質(zhì)高校、爭創(chuàng)國際先進(jìn)水平，這就對檔案信息化建設(shè)水平提出了新要求，需要我們一步明確數(shù)字化檔案室建設(shè)的意義和行動路線，加快建設(shè)。

一、高職院校建設(shè)數(shù)字檔案室的重要意義

高職院校數(shù)字檔案室指學(xué)校在辦學(xué)過程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對教學(xué)、科研、社會服務(wù)和其他活動中產(chǎn)生的電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺。它實(shí)際上是真實(shí)記錄高職院校各項(xiàng)工作的一種電子化載體，同普通檔案一樣具有記錄、憑證和參考作用。其建設(shè)水平不僅反映高職院校綜合管理能力，也有利于促進(jìn)學(xué)校的科學(xué)決策，促進(jìn)內(nèi)涵建設(shè)。

(一)建設(shè)數(shù)字檔案室是提高檔案目標(biāo)管理等級的必要條件

《中華人民共和國檔案法》實(shí)施以來，為規(guī)范檔案工作、提升檔案管理綜合水平，國家實(shí)施了檔案目標(biāo)管理制度，對全國各級組織的檔案工作實(shí)施等級管理，規(guī)定達(dá)到相應(yīng)等級，可享受檔案達(dá)標(biāo)先進(jìn)單位獎(jiǎng)勵(lì)政策，并允許各省市根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際情況和行業(yè)性質(zhì)制訂相應(yīng)的目標(biāo)管理認(rèn)證或考評方法。如湖北省制訂了《機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理等級考評辦法》《湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范管理等級評審辦法》，前者將檔案綜合管理分為省特級、省一級、省二級三個(gè)等級，特級為最高，后者則分為A、AA、AAA三個(gè)等級，AAA級為最高。這些法規(guī)適用對象和具體內(nèi)容不盡相同，但都將檔案數(shù)字化建設(shè)例為重要內(nèi)容，而且等級越高，對數(shù)字化檔案要求程度越高。如湖北省檔案局要求最高等級的檔案認(rèn)證必須“完成6年以上電子文件歸檔管理；室藏檔案全部建立目錄數(shù)據(jù)庫，近10年的文書及主要業(yè)務(wù)檔案實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)全文管理。系統(tǒng)電子文件管理規(guī)范安全無事故”[1]，可見數(shù)字化建設(shè)在檔案升級中的重要性。2016年4月，國家檔案局印發(fā)了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，提出“十三五”期間要積極響應(yīng)數(shù)字中國建設(shè)，加快推進(jìn)信息技術(shù)與檔案工作深度融合，持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)?？梢灶A(yù)見，新一輪的數(shù)字化檔案建設(shè)高潮即將到來，數(shù)字化管理是檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)步的必然趨勢[2]，高職院校加快數(shù)字檔案室建設(shè)是大勢所需。

(二)建設(shè)數(shù)字檔案室是優(yōu)質(zhì)高校建設(shè)的重要內(nèi)容

當(dāng)前正在實(shí)施的《高等職業(yè)教育創(chuàng)新發(fā)展行動計(jì)劃(2015-2018年)》提出在未來三年要建設(shè)200所優(yōu)質(zhì)高職院校。全國1200多所高職院校都瞄準(zhǔn)這一目標(biāo)，加強(qiáng)建設(shè)，提升綜合水平。所謂優(yōu)質(zhì)高校，其基本內(nèi)涵是：辦學(xué)定位準(zhǔn)確、專業(yè)特色鮮明、社會服務(wù)能力強(qiáng)、綜合辦學(xué)水平領(lǐng)先、與地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展需要契合度高、行業(yè)優(yōu)勢突出“[3]?？梢?，優(yōu)質(zhì)高職院校不僅需要一流的教育理念、一流的專業(yè)、一流的師資，也要有一流的管理和一流的服務(wù)能力。為此，教育部出臺了《職業(yè)院校管理水平提升行動計(jì)劃(2015-2018年)》，將管理信息化水平提升行動作為高職院校管理水平的重要手段，要求職業(yè)院校要以落實(shí)《職業(yè)院校數(shù)字校園建設(shè)規(guī)范》為重點(diǎn)，加快信息化技術(shù)系統(tǒng)建設(shè)，建立健全信息化管理機(jī)制，增強(qiáng)信息化管理素養(yǎng)和能力，促進(jìn)信息技術(shù)與教育教學(xué)的深度融合。一方面，檔案管理是高職院校管理工作的重要組成部分，高職院校管理的信息化離不開檔案的信息化、數(shù)字化。另一方面，檔案管理作為一定管理活動的映像反映[4]，其管理特征與方法應(yīng)與一定管理活動的特征相匹配，才能真實(shí)地記錄管理活動，服務(wù)于管理活動。因此，建好數(shù)字化檔案室既是優(yōu)質(zhì)高校建設(shè)的重要內(nèi)容，也是高職院校綜合辦學(xué)水平高低的重要標(biāo)志，應(yīng)加快建設(shè)。

(三)建設(shè)數(shù)字檔案室是提高學(xué)校管理能力的重要抓手

從建設(shè)過程來看，數(shù)字檔案室建設(shè)本身是校園信息化建設(shè)的重要組成部分，同時(shí)又需要有較先進(jìn)的管理理念和數(shù)字化辦公、數(shù)字化教務(wù)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)環(huán)境作為支撐。以其為抓手將極大地促進(jìn)信息化校園建設(shè)，促進(jìn)高職院校管理理念和管理水平的提升。從檔案管理過程來看，數(shù)字化檔案室建成后可實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理、移交和利用的網(wǎng)絡(luò)化，提高信息的交流和反饋速度，提高管理效率。從檔案利用來看，數(shù)字檔案是對高職院校教育教學(xué)和管理過程的電子化記錄，數(shù)字檔案建成后能實(shí)現(xiàn)由檔案的提供向知識的提供轉(zhuǎn)變，便于相關(guān)機(jī)構(gòu)采集、分析、利用相關(guān)知識，提高高職院校的決策水平。

二、高職院校數(shù)字檔案室的基本特征與建設(shè)要求

《指南》已對數(shù)字檔案室的特征與建設(shè)規(guī)范作了原則性規(guī)定。我們在充分認(rèn)識其指導(dǎo)意義的同時(shí)，還要看到它在具體單位、具體項(xiàng)目實(shí)施中的不足。要建設(shè)好高職院校的數(shù)字檔案室，就要將《指南》與學(xué)校的運(yùn)行實(shí)際結(jié)合起來，明確其特征與建設(shè)要求。

(一)基本特征

與高職院校傳統(tǒng)的檔案室相比較，其數(shù)字檔案室具有以下特點(diǎn)。

1．資源呈現(xiàn)數(shù)字化。借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，以數(shù)字的形式記錄、存儲高職院校在育人、管理和社會服務(wù)過程中產(chǎn)生的文本、圖像、聲音、視頻等信息資源。通過掃描、格式轉(zhuǎn)換等方式對紙張、膠片、照片、錄音、錄像等傳統(tǒng)實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，實(shí)現(xiàn)全部檔案資源數(shù)字化呈現(xiàn)。

2．管理過程系統(tǒng)化。借助職業(yè)院校正在興起的信息化校園建設(shè)，建設(shè)數(shù)字化檔案室應(yīng)用系統(tǒng)，規(guī)范檔案業(yè)務(wù)流程和標(biāo)準(zhǔn)，把好數(shù)字檔案入口關(guān)，同時(shí)按檔案管理規(guī)范，做好檔案管理系統(tǒng)與辦公管理、學(xué)生管理、教務(wù)管理、黨務(wù)管理等不同系統(tǒng)間的對接與轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)檔案收集、處理、儲存的系統(tǒng)化管理。

3．信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。通過管理過程的系統(tǒng)化建設(shè)，可實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)、管理與網(wǎng)絡(luò)的高度融合。一方面可充分利用不同類型的網(wǎng)絡(luò)和管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上收集、管理和移交檔案。另一方面，用戶可以通過授權(quán)，足不出戶實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢、索取所需的信息。

4．服務(wù)利用智能化。數(shù)字檔案室的數(shù)字化和系統(tǒng)化管理可使檔案信息“活起來”，由靜態(tài)呈現(xiàn)向動態(tài)分布、由孤立呈現(xiàn)向有機(jī)鏈接轉(zhuǎn)變，具備初步的智能利用功能。用戶可借助數(shù)字關(guān)聯(lián)，通過搜索、鏈接迅速找到目標(biāo)檔案信息進(jìn)行篩選、比較、分析，提高檔案利用效率。

(二)建設(shè)要求

從上文所述的定義、特征和已成功經(jīng)驗(yàn)來看，高職院校的數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)等多個(gè)方面。只有這些方面的硬軟件條件全部實(shí)現(xiàn)，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的全數(shù)字化管理，促進(jìn)高職院校管理水平的綜合提升。

1．建設(shè)完備的數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施

高職院校數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)要突出完備和數(shù)字化兩個(gè)基本要求。完備是指軟硬件齊備、系統(tǒng)完整、終端及輔助設(shè)備齊全。數(shù)字化指這些設(shè)備、設(shè)施與學(xué)校的其它設(shè)備、系統(tǒng)之間具有兼容性，能適應(yīng)數(shù)字檔案資源管理要求、滿足數(shù)字檔案室各項(xiàng)管理與服務(wù)需求并具有一定的超前性。具體要求見表1：

表1　高職院校數(shù)字檔案室基本基礎(chǔ)設(shè)施一覽表(根據(jù)《指南》整理)

2．開發(fā)科學(xué)的數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)

數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是數(shù)字化檔案室建設(shè)的關(guān)鍵，其質(zhì)量的高低直接影響高職院校數(shù)字檔案的資源質(zhì)量、建設(shè)效率和安全保障。我們應(yīng)在其完整性、便捷性和安全性上，努力提高其科學(xué)性。

(1)系統(tǒng)的完整性。從檔案管理的邏輯出發(fā)，應(yīng)基于開放檔案信息系統(tǒng)參考模型(OAIS) 設(shè)計(jì)功能架構(gòu)，具備收集、元數(shù)據(jù)捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲等22項(xiàng)檔案管理基本功能；從高職院校管理的邏輯出發(fā)，應(yīng)能集成學(xué)校已運(yùn)行的教務(wù)、學(xué)管、就業(yè)、黨務(wù)等各個(gè)管理系統(tǒng)、各門類的數(shù)字檔案資源，做好接口，實(shí)現(xiàn)相應(yīng)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化處理與應(yīng)用。

(2)系統(tǒng)的便捷性。一要注意參考國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合高職院校的運(yùn)行實(shí)際，按機(jī)構(gòu)、問題、時(shí)間結(jié)合的方法做好電子檔案的分類管理，在實(shí)現(xiàn)各門類電子檔案和輔助管理實(shí)體檔案資料功能的同時(shí)，具備可擴(kuò)展功能，實(shí)現(xiàn)檔案資料門類等方面的擴(kuò)展管理；二要實(shí)現(xiàn)以在線或離線方式自動或半自動接收、采集形成于學(xué)校不同部門、不同環(huán)境且經(jīng)過系統(tǒng)整理的各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)，自動登記歸檔電子文件；三要支持電子文件根據(jù)已有的分類方案，實(shí)現(xiàn)自動分類、編目、命名和存儲；四要支持多途徑、目的的檢索和利用，滿足用戶多元化需求。此外，還應(yīng)具有鑒定處置、統(tǒng)計(jì)報(bào)告等方面的功能。

(3)系統(tǒng)的安全性。即系統(tǒng)應(yīng)具備審計(jì)跟蹤、用戶與權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護(hù)、參數(shù)設(shè)置等功能，確保學(xué)校檔案數(shù)據(jù)不丟失、不泄密。

3.豐富多元化的數(shù)字檔案資源

數(shù)字化檔案資源是數(shù)字化檔案室建設(shè)的核心。由于其記錄的信息以”數(shù)字“化形式呈現(xiàn)，極大地壓縮了存儲空間，改變了信息的收集、組織、存儲、呈現(xiàn)方式，對高職院校過去受客觀條件限制，無法、無力管理的檔案信息進(jìn)行全面管理已成為可能，為我們進(jìn)一步豐富檔案信息資源創(chuàng)造了條件。主要方法有：

(1)拓寬信息采集圍。一是擴(kuò)大采集對象，根據(jù)學(xué)校實(shí)際，將學(xué)校各院系、職能部門、直附屬部門甚至名師等特殊個(gè)體的相關(guān)信息全部列為采集對象；二是細(xì)化檔案目錄，將檔案信息收集范圍從管理性、結(jié)論性、標(biāo)志性信息向過程性、工作性、基層性信息延伸；三是擴(kuò)大信息收集載體，將流媒體、自媒體產(chǎn)生的電子文件，聲像、文書等傳統(tǒng)載體檔案及其數(shù)字副本甚至公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁等門類的電子檔案全部納入采集范圍。

(2)虛擬化實(shí)體檔案。制訂轉(zhuǎn)化計(jì)劃，借助掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、打印機(jī)等終端設(shè)備將本校歷史檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換。

(3)鏈接關(guān)聯(lián)性檔案。根據(jù)需要，簽訂關(guān)聯(lián)協(xié)議，將一些與本校教學(xué)、科研、社會服務(wù)聯(lián)系密切的機(jī)構(gòu)的相關(guān)檔案資源庫在本校檔案管理平臺建立鏈接按鈕，為師生服務(wù)。

4．建立完善的數(shù)字化保障體系

數(shù)字化為檔案信息的收集、處理、存儲和利用帶來便利的同時(shí)也帶來了極大的安全隱患，應(yīng)建立完善的數(shù)字化保障體系。一要建立健全的安全管理制度，建立注冊和系統(tǒng)管理員、安全管理員、安全審計(jì)員分權(quán)管理機(jī)制；二是配備必要的軟硬件設(shè)施，完善災(zāi)難恢復(fù)應(yīng)急機(jī)制，確保數(shù)字檔案室建設(shè)和運(yùn)行的安全；三是配備必要的恒溫恒濕防磁柜等設(shè)施設(shè)備，建立數(shù)據(jù)備份制度，明確數(shù)據(jù)備份對象、技術(shù)要求和備份周期，保障數(shù)據(jù)安全。

三、高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)的主要方法

高職院校數(shù)字檔案建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)化工程，涉及面廣，技術(shù)性強(qiáng)、資金投入大，建設(shè)周期也相對較長。盡管《指南》發(fā)布后，大多數(shù)院校已開始起步，但成效并不明顯，需要我們進(jìn)一步加強(qiáng)研究，講究方法，才能又快又好地完成建設(shè)任務(wù)。

(一)系統(tǒng)設(shè)計(jì)，科學(xué)制訂建設(shè)方案

系統(tǒng)性的工程建設(shè)需要系統(tǒng)性設(shè)計(jì)，只要我們以《指南》為藍(lán)本，遵循檔案建設(shè)和高等職業(yè)教育的運(yùn)行規(guī)律，科學(xué)地制訂建設(shè)方案才能事半功倍。方案制訂中要集中專家智慧、聽取檔案、信息、保密和各業(yè)務(wù)部門的意見，處理好數(shù)字檔案與實(shí)體檔案、重點(diǎn)突破與整體推進(jìn)、網(wǎng)絡(luò)化與安全性之間的關(guān)系。特別是要注意處理好資源多樣化與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化之間的關(guān)系，《指南》中涉及的《電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范》(GB 50174-2008)等13個(gè)國家或行業(yè)規(guī)范要嚴(yán)格遵守。

(二)分工協(xié)作，建立部門協(xié)調(diào)機(jī)制

數(shù)字檔案室建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源、保障體系等多個(gè)方面，需要多個(gè)部門共同參與才能完成。在方案實(shí)施中需要建立專門的協(xié)調(diào)機(jī)制。組織上要建立以主管校領(lǐng)導(dǎo)為組長，相關(guān)業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)參加的領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)建設(shè)中的組織協(xié)調(diào)工作，提供人力保證。制度上建立包括電子文件歸檔管理制度、數(shù)字檔案資源備份管理制度，數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)維和安全管理制度，電子文件形成部門、信息化部門職責(zé)分工及獎(jiǎng)懲制度等在內(nèi)的制度體系；經(jīng)費(fèi)上要求各部門將數(shù)字檔案的形成、管理以及數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)的運(yùn)維、升級費(fèi)用等納入本單位預(yù)算。

(三)借力突破，融入信息化校園建設(shè)

當(dāng)前，國家正在加快推進(jìn)職業(yè)教育信息化發(fā)展，教育部制訂了《職業(yè)院校數(shù)字校園建設(shè)規(guī)范》，各地也出臺了相關(guān)實(shí)施辦法并提供了相應(yīng)的資金和技術(shù)支持。各?？筛鶕?jù)本校實(shí)際，將數(shù)字化檔案室建設(shè)納入數(shù)字校園建設(shè)整體規(guī)劃，借力建設(shè)發(fā)展。

(四)共同發(fā)展，引導(dǎo)社會力量參與

部分高職院校自身建設(shè)力量不夠，應(yīng)注意整合社會力量參與建設(shè)，共同出力，共同受益，共同發(fā)展。如2015年四川省委辦公廳、省政府辦公廳出臺的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實(shí)施意見》，提出的“建立檔案管理新模式、社會力量參與檔案事務(wù)機(jī)制”；“推廣政府購買檔案事務(wù)服務(wù)。規(guī)范并支持檔案中介機(jī)構(gòu)、有關(guān)專業(yè)機(jī)構(gòu)提供檔案管理技術(shù)、設(shè)施、勞務(wù)等服務(wù)，倡導(dǎo)企業(yè)、社會組織和個(gè)人依法設(shè)立檔案事業(yè)發(fā)展基金，激活社會資源，服務(wù)檔案搶救、保護(hù)和開發(fā)利用”[5]的建設(shè)思路值得借鑒。

參考文獻(xiàn)：

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[5]郝勇.引入競爭機(jī)制推廣政府購買檔案事務(wù)服務(wù)[N].四川日報(bào),2015/02/15.

[責(zé)任編輯：羅幼平]

Analysis on Digital Record Room Construction in Higher Vocational Colleges

Liu Chunxia

(HuanggangPolytechnicCollege，Huanggang438002Hubei)

Abstract:The digital archives room has the following features liked digital resources presentation,systematical management process,internet information transmission and intelligent service use.The construction of higher vocational school archives management has an important significance on objective level upgrade,high-quality project construction and the comprehensive management ability promotion.It is a systematic project,including many aspects as follows: the construction of infrastructure,application system construction,digital archives resources construction and the construction of security system.During the construction process,we need to formulate scientific construction plan,establish sector coordination mechanism,involve in the overall planning of the construction of digital campus and guide appropriately the social forces to participate.

Key words:Colleges and universities; Archives management; Digital record room; Construction research

* 收稿日期：2016-05-14

作者簡介：劉春霞，女，湖北黃州人，館員。研究方向：檔案管理。

中圖分類號：G472.4

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1672-1047(2016)03-0059-05

DOI：10.3969/j.issn.1672-1047.2016.03.17