耿爽

摘要

存貨作為企業(yè)的流動資產(chǎn)，對企業(yè)而言意義重大。健全的存貨管理下，企業(yè)才能有效地利用資金，確保自身的服務(wù)質(zhì)量。市場競爭日益激烈的今天，各企業(yè)為了尋求發(fā)展壯大，不斷投入資金、人力，以謀求自身經(jīng)濟利益的最大化。然而，不少企業(yè)在存貨內(nèi)部控制方面做的明顯不足，致使存貨管理存在一系列問題。為此，本文分以下部分對企業(yè)存貨內(nèi)部控制進行了探討：首先介紹了存貨內(nèi)部控制的環(huán)節(jié)；然后總結(jié)了企業(yè)在存貨內(nèi)部控制制度方面存在的問題，包括崗位責(zé)任劃分不清、存貨驗收保管不合格、存貨控制制度有名無實、存貨內(nèi)部控制方法不完善、缺乏激勵措施、企業(yè)內(nèi)部控制意識薄弱等；最后提出了完善企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度的幾點建議，主要包括明確崗位責(zé)任劃分、完善存貨驗收保管措施、加強存貨控制制度監(jiān)督等其他應(yīng)對措施，希望有助于企業(yè)提高存貨管理工作。

關(guān)鍵詞：存貨；內(nèi)部控制；問題；建議

一 存貨內(nèi)部控制的環(huán)節(jié)

存貨伴隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的過程進行流轉(zhuǎn)，因而要經(jīng)過企業(yè)的生產(chǎn)人員、運輸人員、庫管人員等其他各有關(guān)人員的參與，并經(jīng)過請購、購入、入庫、保管等一系列過程。內(nèi)部控制主要在存貨流轉(zhuǎn)的以下環(huán)節(jié)進行控制：

1 存貨的采購過程

有關(guān)人員填寫請購單，列明需采購的存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量等具體信息。由授權(quán)具有批準(zhǔn)請購的中高層管理人員對請購要求進行判斷，明確是否準(zhǔn)予購入。企業(yè)根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的請購單發(fā)出事先編號的訂購單并將其正聯(lián)送交供應(yīng)商。本過程中應(yīng)重點關(guān)注訂購單是否連續(xù)編號，采購相關(guān)過程是否已經(jīng)恰當(dāng)?shù)氖跈?quán)與審批。

2 存貨的驗收過程

驗收部門的工作并非想象中那么簡單，他們需要依據(jù)自己的專業(yè)知識或在實踐中獲得的經(jīng)驗對準(zhǔn)備入庫的存貨進行查驗，以明確所經(jīng)手的存貨是否符合企業(yè)采購或生產(chǎn)的要求。如果經(jīng)過驗收人員查驗后的存貨在質(zhì)量數(shù)量等方面均沒有問題，就可以編制驗收單。本過程中應(yīng)重點關(guān)注驗收單是否連續(xù)編號。

3 存貨的儲存與保管

入庫單由庫房管理部門編制，其依據(jù)是收到的驗收單。本過程應(yīng)重點關(guān)注兩點：首先儲存存貨的地址應(yīng)與企業(yè)生產(chǎn)車間等無關(guān)區(qū)域劃分清晰，保持一定的距離，并確保非授權(quán)人員不得靠近存貨存儲地：其次，同一人或相同多人不得同時兼任存貨查驗與入庫記錄。

4 存貨的發(fā)出

庫房管理負責(zé)人收到領(lǐng)料單、貨物可運出庫房的憑證等其他必須的佐證后才能將存貨交由相關(guān)部門。產(chǎn)品生產(chǎn)完成符合生產(chǎn)要求后，接受產(chǎn)成品的庫房責(zé)任人應(yīng)該簽名并作為存貨確已入庫的證據(jù)之一。本過程應(yīng)重點關(guān)注對發(fā)運憑證與領(lǐng)料單的按時對比查看，以確保運離庫房的存貨正確無誤。

5 存貨的盤存

實地盤存制度和永續(xù)盤存制是兩種不同的對企業(yè)存貨進行盤點的方法，它們各有優(yōu)劣。永續(xù)盤存制下需要記錄每日存貨的收入數(shù)量、發(fā)出數(shù)量并結(jié)出余額數(shù)，日常工作復(fù)雜繁瑣，但加強了對存貨的管理與控制。后一種方法下以月末或年末存貨實際清點的結(jié)果確定相應(yīng)時間點時的存貨數(shù)以及當(dāng)期銷量，其核算工作較小，但不利于對存貨的控制。為了加強對存貨的控制監(jiān)督，應(yīng)由相關(guān)人員至少于一個會計年度期限內(nèi)進行實際清點，用以檢驗存貨記錄是否恰當(dāng)無誤。

二 企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度的不足

1 存貨核算過程的職責(zé)分工不清

存貨核算涉及請購、購入、入庫、發(fā)出、盤存等多個過程，需要經(jīng)過多個部門的協(xié)同工作。會計核算應(yīng)分設(shè)許多不同的崗位，各崗位之間應(yīng)權(quán)責(zé)明確。根據(jù)會計準(zhǔn)則及有關(guān)規(guī)定，不相容職務(wù)應(yīng)相互分離，不可一人兼顧多職，也不可一人承攬有關(guān)存貨核算的全部工作。但實際工作中，一些企業(yè)為了減少成本，不顧規(guī)定，通常讓采購人員同時進行采購物資的保管工作，或者采購人員兼記采購業(yè)務(wù)的賬簿登記。這些職責(zé)上的混淆，很容易造成作假，為舞弊提供了充分的滋長空間。例如，在大多數(shù)中小企業(yè)中，由于資金有限、人員不足，為了節(jié)省人力物力，很多小型企業(yè)并不重視存貨核算過程中的職責(zé)分工問題，物資采購與入庫同為一人全權(quán)辦理等，致使采購的存貨往往在質(zhì)量、數(shù)量上發(fā)生毀損短缺問題，嚴重影響企業(yè)的正常運作。

2 存貨驗收保管不合格

存貨購入或生產(chǎn)完工后，需要由驗收部門驗收后再入庫。實際工作中，有些企業(yè)為節(jié)省成本，雇用一些沒有專業(yè)知識或經(jīng)驗的人進行驗收工作，這些人員往往只是機械的清點存貨數(shù)量，不懂甚至不會檢查存貨質(zhì)量是否符合要求；此外，存貨保存的場所不適合該種存貨應(yīng)有的環(huán)境，或企業(yè)對倉庫長久失修等情況，致使存貨極易發(fā)生霉?fàn)€、變質(zhì)等問題。在一些企業(yè)中，倉庫門禁不嚴，未經(jīng)授權(quán)人員可隨意進出，企業(yè)存貨失竊盤虧時有發(fā)生。這些內(nèi)部控制上的缺陷，給了那些貪心之人可乘之機。尤其是在一些制造企業(yè)中，存貨數(shù)量龐大，種類繁多，車間人員流動性較大，沒有一個安全的存貨保管制度，往往造成庫存短缺，人員私下竊取公司存貨進行販賣等問題。雖然每次數(shù)量不多，單價不高，但長此以往累積起來足以給公司造成不小的損失。只有抓好細節(jié)，保護公司財產(chǎn)物資，才能促進公司發(fā)展。

3 存貨內(nèi)部控制制度有名無實

有些企業(yè)雖然已經(jīng)意識到了實施內(nèi)部控制制度的必要性并參照行業(yè)先進企業(yè)建立了一整套健全的存貨內(nèi)部控制制度，但并沒有在存貨管理中進行運用。內(nèi)部控制相關(guān)措施成為了一紙空文，比如內(nèi)部控制制度規(guī)定，存貨購進的請購單應(yīng)交由負責(zé)此工作的人員進行審批并于文件上署名，但落實工作時，負責(zé)采購的部門并沒有查看其是否已經(jīng)審批就編制了訂購單。這種內(nèi)部控制制度的形同虛設(shè)，難以保證職員的工作質(zhì)量，更無法達到設(shè)定控制的目的。除此之外，徒有內(nèi)部控制制度的名義，但實際中卻無人遵守，不利于工作人員遵規(guī)守紀意識的建立，嚴重打壓了人員規(guī)范自我的積極性，想要創(chuàng)建一個有組織、有紀律的高效團隊更是癡人說夢，人員的散漫自由最終將有礙公司的成長。

4 存貨內(nèi)部控制方法不完善

當(dāng)今世界企業(yè)經(jīng)營規(guī)模越來越大，銷售的范圍也越來越廣，從而使得企業(yè)的存貨不僅僅局限于簡單的一種或兩三種。存貨管理的難度、范圍隨之加大。但是就目前而言，我國內(nèi)部控制的研究起步較西方國家比較晚，還沒有形成一整套完善創(chuàng)新高效的內(nèi)部控制制度，內(nèi)部控制的一些具體手段仍比較傳統(tǒng)，對存貨的核算大多是利用會計賬簿。這種體制下，企業(yè)及其利益關(guān)系人往往難以據(jù)此獲得有關(guān)存貨的其他方面的信息，不利于對存貨整體進行全面的考核、評價。另外，有關(guān)存貨信息的收集與傳遞大部分依賴于手工，傳遞效率低，無法及時對存貨信息進行全面的監(jiān)控。

5 存貨內(nèi)部控制缺乏激勵措施

大部分企業(yè)只注重對員工的約束，制定了各種違規(guī)的處罰，卻缺少激勵措施。實際上，有些情況下，激勵比處罰更能有效的執(zhí)行企業(yè)制定的各種規(guī)章制度。激勵有助于加強企業(yè)員工的積極性，使員工自覺遵守相關(guān)規(guī)定，可吸引留住一大批優(yōu)秀的員工。同時，員工在激勵下，對公司事務(wù)更加盡心盡力，可促使中低層企業(yè)員工結(jié)合自身工作經(jīng)驗及實踐為內(nèi)部控制制度的建設(shè)出謀劃策，使控制制度更加符合企業(yè)實際情況。因此，企業(yè)在加強內(nèi)部控制制度的同時，應(yīng)實施一些有力的激勵措施，如對貫徹執(zhí)行內(nèi)部控制制度的員工給予適度的獎勵，以增加員工的積極性，使員工主動參與其中?，F(xiàn)代企業(yè)中，激勵方式雖多種多樣，但大多數(shù)企業(yè)并未設(shè)立相應(yīng)的獎勵，認為員工盡心工作是理所應(yīng)當(dāng)，并未將員工利益與企業(yè)經(jīng)營相掛鉤，在一定程度上，打擊了員工的工作熱情。

6 存貨內(nèi)部控制的意識薄弱

部分企業(yè)未形成一套完整有效的存貨控制制度，來迎合企業(yè)發(fā)展的需要。另一部分企業(yè)是存在內(nèi)部控制措施但管理層及相關(guān)人員卻僅僅以自身工作經(jīng)驗來制定內(nèi)部控制，致使內(nèi)部控制制度存在漏洞隱患。管理層對存貨內(nèi)部控制的認識相當(dāng)局限，簡單的認為只要平時多加留心就可以保證存貨不發(fā)生盤虧、毀損等問題。人們習(xí)慣于按已有經(jīng)驗辦事，法律觀念淡薄，使已存在的內(nèi)部控制不能有效發(fā)揮應(yīng)有的作用。

三 完善存貨內(nèi)部控制的建議

1 明確崗位責(zé)任劃分

我國已有準(zhǔn)則對加強存貨內(nèi)部控制做出了具體的規(guī)定，但在應(yīng)用中，則要根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際情況，制定出一系列針對存貨崗位職責(zé)劃分的內(nèi)部控制措施。為達到此目的，可從以下幾方面進行：

（1）將采購、運輸、記錄人員相互分離

堅決杜絕一人兼顧多職，完成企業(yè)的所有采購任務(wù)，同時應(yīng)督促與之有關(guān)的責(zé)任人自主自覺地對前面人員已經(jīng)進行的程序做進一步的復(fù)核。在采購、檢驗、入庫等環(huán)節(jié)，要由兩個或兩個以上部門的人或者兩名及以上的員工分工進行，從而使之能相互牽制，有助于實現(xiàn)對存貨的高效管理和控制。

（2）強化監(jiān)督工作

比如企業(yè)的會計人員，應(yīng)按時向企業(yè)管理者報告有關(guān)企業(yè)存貨狀況的信息，以便能及時發(fā)現(xiàn)問題并得到妥善的處理。同時，加強對存貨的突擊檢查，以證實會計人員上報信息的真實性，保證企業(yè)內(nèi)部控制的有效執(zhí)行。

（3）職責(zé)要劃分清晰并互為制約

一個上級不能獨攬存貨業(yè)務(wù)的全過程，必要時要經(jīng)過分管不同部門的領(lǐng)導(dǎo)的復(fù)核，以增強存貨處理過程的公開性、合理性。

2 完善存貨驗收保管措施

（1）驗收應(yīng)高效高質(zhì)

在驗收存貨時，注意檢查存貨數(shù)量規(guī)格等信息是否一致，并將與采購有關(guān)的各種單據(jù)相互比較查驗后，編制入庫單，作為下面步驟中所產(chǎn)生單據(jù)的比較資料。驗收部門的工作人員應(yīng)該具有很強的責(zé)任感，能夠很好地鑒別購入存貨的質(zhì)量。 （2）存貨保管應(yīng)科學(xué)合理

存貨的種類很多，性質(zhì)屬性差異極大，比如：儲存鮮肉等食品需要的是一個溫度較低的保管環(huán)境，而零部件等產(chǎn)品需要的是一個比較干燥些的儲存空間。企業(yè)應(yīng)根據(jù)存貨的性質(zhì)選擇適宜的存儲環(huán)境，切不可一概而論，應(yīng)努力使存貨保管科學(xué)合理。

3 強化對內(nèi)部控制制度的監(jiān)督及檢查

存貨內(nèi)部控制的制定僅是形式上得以存在，若想達到效果必須進行實際的操作，操作過程中進行有效的監(jiān)督對保證存貨內(nèi)部控制制度的正常運行極為必要。企業(yè)應(yīng)當(dāng)將按時的檢查與不定期的清查相互結(jié)合，并設(shè)立專門的機構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T負責(zé)這項活動，以保證內(nèi)部控制制度的運行。檢查可以逆差也可以順查，逆差是從賬簿到憑證，檢查的是存貨是否存在；順查即從憑證到賬簿，檢查的是存貨的完整性。通過逆查或順查，以及存貨的盤點，檢驗存貨的賬實是否相符，以便對發(fā)現(xiàn)的存貨內(nèi)部控制中的問題進行糾正。此外，企業(yè)也可以設(shè)立內(nèi)部審計制度。內(nèi)部審計是企業(yè)進行自我評價的一種活動。內(nèi)部審計機構(gòu)應(yīng)直接向高層匯報內(nèi)部審計的結(jié)果及內(nèi)部控制制度存在的缺陷。直接匯報是為了確保信息及時無誤的傳達，保證設(shè)置內(nèi)審的目的得以實現(xiàn)。

小到一個個體大到一個國家僅有內(nèi)部的自我審查遠遠不夠，必須有外部的人員或機構(gòu)來監(jiān)督、糾正企業(yè)的行為，同樣的，一個企業(yè)要想生存發(fā)展也就離不開社會公眾的督促。企業(yè)可以通過報刊、廣播等各種渠道關(guān)注外部人員對企業(yè)的評價，進而改善企業(yè)存貨有關(guān)制度。

4 建立高效的存貨溝通信息系統(tǒng)

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的各種信息應(yīng)及時提供給企業(yè)的各單位各部門，使存貨的采購、入庫、發(fā)出等情況公開透明，可被相關(guān)人員獲得。管理層應(yīng)隨時關(guān)注存貨情況，認真評價員工實際業(yè)績。建立健全有效的信息與溝通系統(tǒng)，管理層便可以及時了解企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中出現(xiàn)的問題，據(jù)以進行調(diào)整及偏差糾正，促使內(nèi)部控制制度有效實施，增強企業(yè)的競爭實力。內(nèi)部控制制度能否得以正確執(zhí)行，直接受到信息與溝通系統(tǒng)的影響。信息與溝通系統(tǒng)高效、及時，內(nèi)部控制制度就可以充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此，企業(yè)應(yīng)建立良好的信息溝通系統(tǒng)，以保證存貨管理的高效、有序。

5 建立存貨內(nèi)部控制激勵制度

一項目標(biāo)的順利實現(xiàn)不僅僅是靠約束與懲處，還需要一套健全有效的激勵及評價機制，才能使制定的制度有效的發(fā)揮作用，內(nèi)部存貨控制制度同樣如此。要做到這一點，企業(yè)應(yīng)針對存貨的內(nèi)部控制制度進行考核及檢查。對于內(nèi)控完成較好的人員應(yīng)給予一定的物質(zhì)獎勵或精神獎勵，以提高員工遵守制度的熱情及積極性，同時，對不遵守內(nèi)控相關(guān)規(guī)定的人員要依據(jù)相關(guān)守則的規(guī)定進行一定的處罰，以提高員工對內(nèi)控的重視，自覺遵守相關(guān)規(guī)定。

6 優(yōu)化控制環(huán)境，增強員工的內(nèi)部控制意識

任何事物都處于一定的環(huán)境下，要受到環(huán)境的制約與影響。企業(yè)的運營更是如此，只有處于良好控制環(huán)境下的內(nèi)部控制，才能充分發(fā)揮約束與監(jiān)督作用。企業(yè)的管理者應(yīng)努力使員工明確內(nèi)部控制的關(guān)鍵點，并使企業(yè)的各單位各職位的人員，無論權(quán)力大小，都應(yīng)認識到內(nèi)部控制對企業(yè)的重大意義以及內(nèi)部控制與員工自身利益的息息相關(guān)性。內(nèi)部控制是由管理層來制定，但實行起來需要的是每個員工的努力。每個員工都應(yīng)該樹立起責(zé)任意識，明確作為企業(yè)一份子與企業(yè)的整體利益是一致的。只有整個企業(yè)利益上升，員工才能實現(xiàn)相應(yīng)的自身價值。只有從思想上得到提升，強化內(nèi)部控制的意識，才能高效實行制定的內(nèi)部控制制度，達到企業(yè)經(jīng)營管理的要求。

結(jié)論

長期以來，我國無論是何種類型的企業(yè)，都存在著管理制度上的一些缺陷，有些管理層并未意識到存貨內(nèi)部控制在生產(chǎn)經(jīng)營中的舉足輕重的地位，也就沒有制定一套適合于企業(yè)自身特點的內(nèi)部控制制度。在當(dāng)代市場經(jīng)濟下，仍有不少暗箱操作、以權(quán)謀私的事件發(fā)生，導(dǎo)致企業(yè)采購的存貨價高但劣質(zhì)，資金周轉(zhuǎn)陷入困境。通過上文，認真剖析了企業(yè)存貨流轉(zhuǎn)過程的采購、入庫、儲存、發(fā)出等幾方面程序，指出了存貨內(nèi)部控制的一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)以及企業(yè)的缺陷，從而進一步提出了針對企業(yè)存貨內(nèi)部控制的建議。在經(jīng)濟全球化日益發(fā)展的今天，企業(yè)面臨的挑戰(zhàn)已經(jīng)不僅僅局限于國內(nèi)的企業(yè)，還涉及到更多的跨國公司。我國存貨管理水平較國際還存在一定的差距，在與跨國公司的合作中，需要我們不斷的借鑒國外存貨內(nèi)部控制制度，并聯(lián)系企業(yè)實際進行創(chuàng)新，以促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，增強企業(yè)的競爭實力。

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