李揚

摘 要：近些年來，高校檔案的社會化需求正在逐漸的攀升，呈現(xiàn)較為緊張的趨勢，但是由于各種原因，高校檔案社會化服務(wù)水平還不夠，其社會開放化水平還相對的較低，因此，更會讓更好的做好高校檔案的工作，積極提升檔案社會化的服務(wù)程度是當前高校檔案工作者必須面臨的課題。文章通過對當前高校檔案社會化服務(wù)的現(xiàn)狀進行一定的分析，旨在為努力提升檔案社會化的服務(wù)提供一些可行性的意見和建議。

關(guān)鍵詞：高校檔案；社會化；服務(wù)

通過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，當前高校的檔案主要是為在校的學(xué)生或者教職工服務(wù)的，基本上成為高校內(nèi)部的服務(wù)工具，因此，其社會化服務(wù)呈現(xiàn)了相對滯后的趨勢。而當前的社會卻對高校的檔案續(xù)期呈現(xiàn)不斷增長的趨勢，因此，如何做好高校檔案社會化服務(wù)成為了檔案工作者的重要任務(wù)。在調(diào)查的過程當中，我們發(fā)現(xiàn)當下的高校檔案社會化服務(wù)呈現(xiàn)出以下現(xiàn)狀。

一、對高校檔案服務(wù)的現(xiàn)狀分析

（一）落后的檔案管理服務(wù)意識

當下的高校檔案工作主要局限在對檔案的搜集、整理、保存等工作，幾乎極少做到對檔案的開發(fā)和利用。高校檔案工作者還存在著一些落后的服務(wù)意識，他們處在一個相對封閉的工作環(huán)境當中，一方面認為高校檔案只是服務(wù)于高校內(nèi)部的學(xué)生和教師，另一方面又認為檔案的效用只是記錄學(xué)校發(fā)展的階段性事項，只要在管理、教學(xué)、科研等方面做好相應(yīng)的工作即可。所以，這種觀念導(dǎo)致他們根本未曾顧忌高校檔案的社會化效用這種服務(wù)意識非常的低。所有的這些因素共同導(dǎo)致了高校檔案社會化服務(wù)水平的相對落后，限制了高校與外界的交流與溝通，制約了高校檔案工作甚至是高校本身的發(fā)展。

（二）開放度低的檔案查閱程序

眾所周知，檔案最大的特點之一就是保密性，這種性質(zhì)決定了當前我們國家的檔案管理保密方式長期以來變得非常的繁瑣和復(fù)雜，這使得當前的檔案查閱程序顯得繁瑣并且降低了其開放度。一泉州市農(nóng)業(yè)學(xué)校為例來說明，在查閱相關(guān)檔案的時候，首先需要由查詢?nèi)颂顚憴n案查詢申請表，將查詢的事由說明清楚，繼而由檔案人員加以審核，最后還要向領(lǐng)導(dǎo)請示批準。而對于外來的查詢，更加需要提供自己的有效身份證件，單位證明等等。這種相對繁瑣和嚴格的查詢方式在一定程度上挫傷了查詢者的積極性，削減了檔案服務(wù)意識，也使得檔案的服務(wù)以及應(yīng)用效率大大降低。所以，由于這種開放度極為低的檔案查閱程序極大的限制了當前檔案社會化的進程。

（三）薄弱的檔案信息資源共享

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展進步，校園的網(wǎng)絡(luò)普及越來越強大，逐漸形成了利用網(wǎng)絡(luò)搜素引擎查找、調(diào)閱自己所需要的檔案文件以及相關(guān)的資料成為了一大趨勢。當前許多的高等院校已經(jīng)建立起網(wǎng)上圖書館，提供種類豐富的無紙化書籍，給學(xué)生和教師都提供了諸多的方便。然而，與這種信息網(wǎng)絡(luò)化趨勢不相適應(yīng)的是高校的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)還基本處于一種停滯狀態(tài)。即便有些學(xué)校已經(jīng)建立了一些自己門戶網(wǎng)絡(luò)，但是由于缺乏技術(shù)人員的維護和管理，檔案檢索與查閱工鞥尚未實現(xiàn)，高校檔案基本還停留在紙質(zhì)化階段，電子文獻的缺乏限制了檔案的交流與傳播，限制了社會用戶對高校檔案的了解和利用，無形中降低了高校檔案的社會影響。

二、提升檔案社會化服務(wù)的策略

（一）樹立更完善的檔案服務(wù)意識

一直以來，高校檔案的封閉式的管理給檔案信息的資源交流造成了巨大的阻礙，浪費了巨大的資源。在如今的信息化的大背景下，高校檔案工作者應(yīng)該積極增強自己的社會化服務(wù)意識，努力開拓創(chuàng)新，解放思想，更新觀念、從傳統(tǒng)的觀念當中解脫出來，逐漸樹立起檔案開放意識，將高校的館藏資源視為全民共同的資源，樹立檔案為公眾服務(wù)的意識。

（二）建立特色豐富的檔案數(shù)據(jù)庫

要想實現(xiàn)高校檔案的社會化服務(wù)，就必須依據(jù)每個學(xué)校的專業(yè)特點，有針對性的重點的建立一些檔案數(shù)據(jù)庫，從各個不同的層面去反映學(xué)校歷史特點和人文精神風貌。所以，要積極拓寬檔案的搜集渠道，重點收集反映本校重大活動、重點建設(shè)項目和重大科研項目等各方面情況的原始材料。比如說教學(xué)方面的檔案、與科研相關(guān)的檔案、名人檔案以及具有歷史意義的名人照片和能夠反映學(xué)校發(fā)展的圖片。與此同時，應(yīng)該同步建立起能夠再現(xiàn)高校檔案信息特色的各類數(shù)據(jù)庫。

（三）積極強化檔案資源共享意識

檔案的社會化服務(wù)最為重要的就是要能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，讓廣大的民眾都能夠使用和查閱檔案信息，推動檔案的公眾化水平，高校檔案也應(yīng)該立足于這一主要基點。以往傳統(tǒng)的封閉式管理的檔案無法充分實現(xiàn)檔案的資源貢獻，浪費了很多的檔案資源。為此，首先需要建立起檔案網(wǎng)絡(luò)信息平臺，努力激活全時檔案館，積極引導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)檔案查閱。這一方面能夠減輕高校檔案工作人員的壓力，也能夠提高高校檔案的知名度。其次是應(yīng)該多加強與信息部門的交流與合作，積極推進信息服務(wù)的聯(lián)合協(xié)作，充分借助校內(nèi)外的各種資源和技術(shù)力量，加大對高校檔案資源的開發(fā)與利用，努力提高其使用效率。最后就是增設(shè)一些特色的檔案服務(wù)，打造出一些精品的檔案服務(wù)項目，提升高校檔案的形象與知名度。并了解不同用戶的需求，從高校浩瀚的檔案資源中進行篩選，把分散的檔案資料匯編起來，滿足不同對象對高校檔案信息的需求。

參考文獻：

[1]王芳.數(shù)字檔案館學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2010.

[2]邸家琴.信息化背景下高校檔案館信息服務(wù)策略研究[D].黑龍江大學(xué)，2010.

[3]徐蔚.論高校檔案的社會化與社會服務(wù)功能[J].北京檔案，2010（1）：30-31.

[4]賈雪萍.略論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案館服務(wù)策略[J].蘭臺世界，2009（8）：22-23.

（作者單位：長沙環(huán)境保護職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處檔案室）