史春波

[摘要]在信息時(shí)代的深入與影響下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理模式，信息條件下的檔案管理工作符合了時(shí)代要求，并且在檔案管理工作中得到了廣泛認(rèn)可與應(yīng)用。在新形勢(shì)下檔案管理工作迎來(lái)的新的挑戰(zhàn)，其工作重點(diǎn)與工作內(nèi)容都必須得到有效開(kāi)展，本文通過(guò)對(duì)檔案管理工作的深入研究，旨在給相關(guān)人士提供參考與借鑒。

[關(guān)鍵詞]信息化；檔案管理；改進(jìn)；完善

引言

檔案是重要的信息儲(chǔ)存方式，無(wú)論是機(jī)關(guān)或組織，以及個(gè)人，都有自身的檔案信息，這也是在社會(huì)活動(dòng)中，形成的一種可以保存并帶有歷史價(jià)值的文字或圖形信息。作為重要的信息資源，其信息資源的可靠性和資源的有效保存是值得我們關(guān)注并不斷完善的，歷史的更換，檔案的儲(chǔ)存也非常值得重視，數(shù)量多，保管條件，查找方式，利用率等等都是值得我們研究的，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，也提供了便利條件，傳統(tǒng)模式的影響下，檔案管理工作也存在不足，下面具體分析，如何使電子檔案管理工作得到廣泛應(yīng)用。

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

在傳統(tǒng)檔案管理中，手工方式是主要方式，主要是通過(guò)紙質(zhì)和照片、錄音錄像等方式體現(xiàn)，其中整理和編輯等工作都需要通過(guò)傳統(tǒng)錄入方式進(jìn)行，工作量和步驟都十分復(fù)雜。最主要是因?yàn)榇鎯?chǔ)大和信息種類(lèi)多造成的，正式由于傳統(tǒng)檔案管理工作思維方式的限制，也影響了信息時(shí)代檔案管理工作順利進(jìn)行，隨著信息化程度的提高，檔案管理上也進(jìn)行了相關(guān)技術(shù)的引進(jìn)，特別在計(jì)算機(jī)，多媒體設(shè)備的使用上也得到有效利用，通過(guò)學(xué)習(xí)與引入，使得檔案管理工作重心得到有效轉(zhuǎn)移，改變了傳統(tǒng)方式，進(jìn)而從實(shí)體檔案管理逐步轉(zhuǎn)向了信息化的檔案管理，通過(guò)將信息化資源作為主要使用形式，在通過(guò)信息化平臺(tái)的利用與資源共享，實(shí)現(xiàn)了檔案的有效分類(lèi)與整理，即使是多平臺(tái)下，檔案管理工作也得到有效管理。實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的檔案信息管理。其體現(xiàn)出的社會(huì)價(jià)值和利用價(jià)值更是非常明顯。不但給人們提供了便利，也減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。信息化檔案管理所帶來(lái)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益是非常高的，也為社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)進(jìn)步提供了有效的戰(zhàn)略資源。

2.建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理地使用電子檔案

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門(mén)要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。在電子檔案使用過(guò)程中，首先是應(yīng)注意電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無(wú)法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問(wèn)題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來(lái)操作，檔案工作信息化需要人來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運(yùn)用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。

4.強(qiáng)化電子檔案的安全性，確保檔案內(nèi)容真實(shí)有效

強(qiáng)化檔案安全管理是促進(jìn)檔案科學(xué)化水平工作得以的有效進(jìn)行的重要手段，管理的目的在于安全規(guī)范，也要規(guī)范檔案管理員工行為，在安全管理上也要明確了領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，確保將安全工作與監(jiān)督工作落到實(shí)處。企業(yè)內(nèi)部必須構(gòu)建專業(yè)化的安全管理機(jī)制。然后，需要從實(shí)際情況出發(fā)，具體問(wèn)題，具體分析，將檔案管理的各項(xiàng)涉及安全問(wèn)題的環(huán)節(jié)和內(nèi)容進(jìn)行明確，進(jìn)而達(dá)到強(qiáng)化管理的目的。在電子信息時(shí)代下，檔案信息管理的安全問(wèn)題也成為主要的問(wèn)題，在電子檔案使用與管理上檔案的真實(shí)性與安全性都需要得到重視，無(wú)論是個(gè)人使用還是單位管理的檔案，都需要進(jìn)行合理的安全措施的防護(hù)，保障檔案信息的安全，避免被他人利用或改動(dòng)。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，必須要依照使用者需求進(jìn)行建設(shè)，并保持與時(shí)代同步，培養(yǎng)用戶使用檔案安全意識(shí)，增強(qiáng)檔案安全管理能力。所以，建立一支能夠體現(xiàn)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平的檔案信息管理隊(duì)伍，并且結(jié)合多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化時(shí)代下檔案數(shù)據(jù)的安全，并且通過(guò)安全化的管理，進(jìn)一步提高管理者與參與者的自身素質(zhì)，迎合時(shí)代發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息條件下，提高檔案管理工作更為重要，做好信息化條件下檔案管理工作是歷史的要求，只有通過(guò)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維方式，進(jìn)一步強(qiáng)化信息時(shí)代檔案管理模式，不斷通過(guò)學(xué)習(xí)與技術(shù)創(chuàng)新，健全完善的檔案管理信息系統(tǒng)。與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)有效的檔案管理，為人們提供科學(xué)便利的檔案基礎(chǔ)信息，進(jìn)而在迎合時(shí)代發(fā)展的同時(shí)，也為經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展而服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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