麻麗

[摘 要] 照片檔案作為一種較為歷史資料有著自身的珍貴性，它直觀而真實地記錄著單位履職里重要人物事件的歷史面貌。做好單位照片檔案管理，能夠?qū)堎|(zhì)檔案的管理進(jìn)行補(bǔ)充，甚至運(yùn)用照片檔案進(jìn)行宣傳、編輯單位歷史記錄，出版畫冊等等。當(dāng)前，應(yīng)深入探討照片檔案的收集管理與開發(fā)利用機(jī)制，實施規(guī)范的照片檔案管理。

[關(guān)鍵詞] 照片檔案；收集；對策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 102

[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）07- 0215- 02

照片檔案是攝影技術(shù)的產(chǎn)物，照片檔案是檔案的重要組成部分。它是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體及個人在社會活動中直接形成的，具有保留價值的、以感光材料為載體，以影像為主要反映形式，輔以文字?jǐn)⑹龅臍v史記錄，具有重要的憑證作用、宣傳作用、參考作用及藝術(shù)欣賞作用。隨著社會的進(jìn)步和信息的發(fā)展，作為檔案保存下來的攝影作品，用途日益廣泛，有與其他類型檔案相同的一面，既是機(jī)關(guān)工作查考的依據(jù)和生產(chǎn)建設(shè)的豐富資料，又是開展科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件以及宣傳教育的生動素材，因此，如何加強(qiáng)照片檔案的收集十分重要。

1 抓住制度的建立和執(zhí)行

照片檔案產(chǎn)生于攝影活動。過去傳統(tǒng)相機(jī)價格較為昂貴，又有洗印成本，各單位大多采用統(tǒng)一由辦公室拍攝照片，因而照片的來源比較集中。近幾年，由于數(shù)碼相機(jī)品質(zhì)不斷提升，價格低廉，在工作活動過程中，使得單位內(nèi)的各個部門使用本部門的相機(jī)來拍攝照片，加之，數(shù)碼照片照片保存在計算機(jī)中，其形成方式隱蔽、接收的觸角也更為廣泛。制定照片的歸檔制度，并嚴(yán)格按照其規(guī)定進(jìn)行接收，這是開展照片檔案收集工作的主要渠道。各單位應(yīng)制定照片的歸檔制度，并按制度規(guī)定接收本單位工作活動中形成的具有保存價值的照片，使分散在各職能部門和有關(guān)人員手中的照片檔案，盡快地集中到檔案部門，實行統(tǒng)一管理。

2 抓住重點(diǎn)工作和重要環(huán)節(jié)

一個單位即使建立了歸檔制度，也會出現(xiàn)有些照片不能按照歸檔要求及時歸檔的情況，如領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)人員外出開會、調(diào)研、考察形成的照片，在歸檔時易被遺漏。又如人們對照片檔案的尚缺乏認(rèn)識、在單位機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動的過程中，會出現(xiàn)照片被經(jīng)辦人帶走的情況。因此，除了制定照片的歸檔制度以外，各單位檔案部門還要采取必要的控制措施，抓住照片歸檔的重點(diǎn)工作和重要環(huán)節(jié)，引導(dǎo)與控制照片檔案的流向，確保收集工作的落實?？蓪⒄掌瑱n案的收集積累納入本單位有關(guān)部門和有關(guān)人員的崗位職責(zé)，并與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制掛鉤，確保各部門形成的照片能夠齊全、完整地向檔案部門移交。也可以從財務(wù)報銷環(huán)節(jié)來控制規(guī)定攝影人員只有將拍攝、沖洗出的底片和照片向檔案部門歸檔移交以后，才可到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。

3 抓住重點(diǎn)部門和重點(diǎn)人員

對產(chǎn)生照片檔案較多的宣傳、黨政等重點(diǎn)部門和重點(diǎn)人員，作為照片檔案收集工作的重點(diǎn)，并以重點(diǎn)部門帶動全面收集工作。檔案室可以通過舉辦檔案展覽、編輯出版照片畫冊，使有關(guān)人員了解照片檔案的作用和價值，了解檔案部門專門的保管條件和設(shè)備，從而能夠積極主動地將照片向檔案部門歸檔移交。另外，照片檔案工作管理還需重點(diǎn)提高兩個部門人員的素質(zhì)。其一，照片攝影部門的人員素質(zhì)。攝影者自身應(yīng)該有一定的攝影技術(shù)以及高度的責(zé)任心。在拍攝中，需要根據(jù)照片檔案歸檔管理規(guī)定來整理，移交也要及時，這樣才會讓照片檔案更加完整[1]。其二是檔案管理者的素質(zhì)。作為檔案的主要管理者，他們肩負(fù)著照片檔案的收集整理的任務(wù)，并為人們提供利用條件。檔案工作者需要不斷做好本職工作，讓人們感覺到檔案作為單位發(fā)展歷史及各項工作的記錄正發(fā)揮著重要作用。所以，照片檔案管理者必須要有較高的職業(yè)素質(zhì)與較強(qiáng)的責(zé)任心，必須和攝影人員合作，了解自己的職責(zé)，并努力踐行，只有通過雙方的共同努力，才能讓照片檔案管理更加規(guī)范。

4 重視照片數(shù)據(jù)的存儲保護(hù)

照片檔案管理者要花大量心血去研究照片數(shù)據(jù)的存儲和保護(hù)。在當(dāng)前的信息時代，數(shù)據(jù)存儲技術(shù)越來越完善，但伴隨而來的安全問題也會以各種各樣的方式出現(xiàn)，必須引起照片檔案管理者的重視。照片檔案數(shù)據(jù)的生成、收集存儲和利用時，各個環(huán)節(jié)共同反映了社會合作的多樣性[2]。所以，人的管理是照片數(shù)據(jù)安全管理的重點(diǎn)，應(yīng)該涉及數(shù)據(jù)的從生成到存儲的各個階段。另外，不管管理如何細(xì)致，安全技術(shù)如何嚴(yán)密，數(shù)據(jù)被盜、篡改，或者遭銷毀也是可能發(fā)生的，數(shù)據(jù)安全并非絕對的，它只是相對而言。所以，數(shù)據(jù)存儲保護(hù)需要從成本、安全、成效三方面進(jìn)行全盤考慮。

5 做好照片檔案數(shù)據(jù)備份

從檔案數(shù)據(jù)來看，備份存儲是有效的途徑。照片檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)可用性的工作都叫做容災(zāi)。容災(zāi)是數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全中必不可少的。如果照片檔案數(shù)據(jù)過于集中，就很可能會丟失或者毀壞，其嚴(yán)重后果甚至與自然災(zāi)難相提并論。故而要做好照片檔案備份工作。具體來說，首先在耐久性好的載體上儲存照片檔案數(shù)據(jù)，一般一式兩套，用來封存與查閱利用，最好是異地保存[3]。其次，做好容災(zāi)系統(tǒng)建立工作。在隔得比較遠(yuǎn)的不同地方，建立兩套以上的功能一樣的IT系統(tǒng)，便于監(jiān)視各自間的健康情況或者切換功能。如果某個系統(tǒng)因為突然而來的問題而沒有工作，那么就可以把應(yīng)用系統(tǒng)切換到別處。容災(zāi)系統(tǒng)有數(shù)據(jù)與應(yīng)用容災(zāi)兩種方式。所謂數(shù)據(jù)容災(zāi)，就是將本地重要數(shù)據(jù)適時復(fù)制并建立在異地的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，而所謂應(yīng)用容災(zāi)就是基于數(shù)據(jù)容災(zāi)情況，在異地建立完整的備份應(yīng)用系統(tǒng)，而且和本地生產(chǎn)系統(tǒng)差不多，它們還可以相互備份。當(dāng)數(shù)據(jù)出現(xiàn)災(zāi)難情況時，那么業(yè)務(wù)就會被遠(yuǎn)程系統(tǒng)所接管，然后繼續(xù)運(yùn)行。

6 結(jié) 語

總的來說，在檔案管理工作中，照片檔案是其中的重要一部分，作為單位歷史的記錄，起著記載與傳承歷史的作用，是一種很珍貴的、很難再生的資源。規(guī)范照片檔案管理，讓照片檔案工作健康、快速地發(fā)展是一個需要長期堅持不懈的努力的過程。照片檔案管理將會持續(xù)發(fā)揮其重要，對有效推動單位全面發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用并具有深遠(yuǎn)的影響。

主要參考文獻(xiàn)

[1]李軍，張連星.關(guān)于照片檔案資源建設(shè)的問題與思考[J].北京檔案，2010（4）.

[2]徐舒柯.檔案館照片檔案收集的困境與對策[J].內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報：社會科學(xué)版，2010（6）：173-174.

[3]劉萍.照片檔案數(shù)字化管理初探[J].云南檔案，2011（3）：57-58.