郁虹

【摘要】城市規(guī)劃檔案具備較強(qiáng)的權(quán)威性，真實記錄了城市的發(fā)展與變遷，能夠為城市今后的發(fā)展與建設(shè)提供可靠資料，做好城市規(guī)劃檔案的收集與利用意義重大。本文闡述了城市規(guī)劃檔案的特點與作用，并介紹了城市規(guī)劃檔案的收集與利用策略，以供同行參考。

【關(guān)鍵詞】城市規(guī)劃檔案；收集；利用

近年來隨著我國城市化建設(shè)進(jìn)程逐步加快，各個城市建設(shè)都逐步進(jìn)入了新的發(fā)展時期，人們也更加重視城市規(guī)劃工作。城市規(guī)劃檔案是城建檔案的一種，能夠為城市規(guī)劃與建設(shè)提供可靠依據(jù)，是城市建設(shè)過程中必不可少的信息資源。因此要加強(qiáng)對城市規(guī)劃檔案的管理工作，尤其是做好檔案的收集和利用工作，這樣才能發(fā)揮出城市規(guī)劃檔案在城市建設(shè)中的重要作用。

一、城市規(guī)劃檔案特點與作用

（一）城市規(guī)劃檔案的特點。一是法律權(quán)威性。城市規(guī)劃檔案是規(guī)劃調(diào)查、專題研究等過程的真實寫照，包含了自然環(huán)境、人文因素、居民生產(chǎn)生活等各種需要而編制的規(guī)劃方案。城市規(guī)劃方案應(yīng)與我國國情相符，是依法編制、審批和實施的一種政府行為和社會活動的體現(xiàn)。城市規(guī)劃項目通過審批以后，具備較強(qiáng)的法律權(quán)威性，如規(guī)劃部門批準(zhǔn)的用地性質(zhì)、建筑指標(biāo)、規(guī)劃范圍等，是國家對建設(shè)建筑物、構(gòu)筑物等設(shè)施規(guī)定的強(qiáng)制性內(nèi)容，都不能隨意更改。若是要變動，需要報規(guī)劃管理部門批準(zhǔn)，不然要承擔(dān)法律責(zé)任。二是客觀真實性。在一定時期內(nèi)，城市的規(guī)模、性質(zhì)、發(fā)展?fàn)顩r以及建筑的層數(shù)幢數(shù)、配套設(shè)施、綠化面積等各種城市功能布局，都可以通過城市規(guī)劃檔案反映出來，建筑工程管理可以通過城市規(guī)劃檔案開展監(jiān)督檢查工作。三是檔案涉及范圍廣，數(shù)量大。城市規(guī)劃檔案可以反映出各階段的規(guī)劃任務(wù)，各階段從現(xiàn)場調(diào)查至設(shè)計方案、土地利用至空間布局、宏觀至微觀等，會形成數(shù)量巨大的城市規(guī)劃檔案。尤其是城市規(guī)模逐步擴(kuò)大的今天，除了編制總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃和控制性詳細(xì)規(guī)劃以外，還要對每個社區(qū)和單元進(jìn)行修建性詳細(xì)規(guī)劃，讓城市發(fā)展布局更為合理。一個城市有相當(dāng)數(shù)量的社區(qū)和單元，在完善規(guī)劃的時候，城市規(guī)劃檔案數(shù)量將與日俱增。

（二）城市規(guī)劃檔案的作用。城市規(guī)劃是城市建設(shè)與管理的基礎(chǔ)，做好城市規(guī)劃工作，能夠讓城市土地開發(fā)與利用更為合理，是實現(xiàn)城市經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展目標(biāo)的有效途徑。為將城市發(fā)展的方向與規(guī)模確定下來，確保城市經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展目標(biāo)得以實現(xiàn)，要確保城市規(guī)劃與建設(shè)的合理性。對此要做好城市規(guī)劃工作，為城市建設(shè)與管理提供指導(dǎo)，而城市規(guī)劃檔案是不可或缺的部分。城市規(guī)劃檔案是規(guī)劃行政主管部門根據(jù)《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》，在城市規(guī)劃、編制和管理過程中形成的各種檔案材料，包括文字、圖紙、照片、圖表、聲像、電子文件等。做好城市規(guī)劃檔案的收集與利用工作，有利于提升城市規(guī)劃建設(shè)水平，確保城市規(guī)劃真正落實，實現(xiàn)城市環(huán)境質(zhì)量的提升，讓城市規(guī)劃檔案管理工作取得新成效。

二、城市規(guī)劃檔案的收集策略

（一）城市規(guī)劃檔案的構(gòu)成。一是城市總體規(guī)劃。主要內(nèi)容有擬定城市規(guī)劃區(qū)范圍，確定城市的規(guī)劃和性質(zhì)、城市用地空間布局和功能分區(qū)，編制各項專業(yè)規(guī)劃與近期建設(shè)規(guī)劃，為城市的科學(xué)合理發(fā)展提供指導(dǎo)。城市總體規(guī)劃綱要主要是將城市總體規(guī)劃的重大原則確定下來，并讓城市總體規(guī)劃的編制有可靠依據(jù)。二是分區(qū)規(guī)劃。我國各大城市為進(jìn)一步控制與確定不同地段土地的容量、范圍及用途，對人口分布作出安排，讓各項基礎(chǔ)設(shè)施與公共設(shè)施建設(shè)更加協(xié)調(diào)，以總體規(guī)劃為基礎(chǔ)，將城市分區(qū)規(guī)劃編制出來，從而更好地與詳細(xì)規(guī)劃進(jìn)行銜接。三是修建性詳細(xì)規(guī)劃。對正在建設(shè)的地區(qū)，應(yīng)將建設(shè)性詳細(xì)規(guī)劃編制出來，為各項建筑與工程設(shè)施的需要提供指導(dǎo)。四是其他專業(yè)檔案，主要有地下管線、園林綠化、環(huán)境保護(hù)、公共設(shè)施、市政設(shè)施、港口民航、市內(nèi)交通等有較高保存價值的專業(yè)性文件材料。

（二）城市規(guī)劃檔案的收集。對于城市總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃、控制性詳細(xì)規(guī)劃及修建性詳細(xì)規(guī)劃等資料，相互之間有著一定的歷史聯(lián)系。在進(jìn)行分區(qū)規(guī)劃的時候，必須以總體規(guī)劃為基礎(chǔ)，而要完成控制性詳細(xì)規(guī)劃，需要由總體規(guī)劃和分區(qū)規(guī)劃提供依據(jù)，且是編制修建性詳細(xì)規(guī)劃的基礎(chǔ)。所以，為做好各階段的城市規(guī)劃，需要加強(qiáng)城市規(guī)劃檔案的收集工作，收集工作必須系統(tǒng)、完整地進(jìn)行，才能提升檔案的利用率，城市規(guī)劃檔案的價值才能體現(xiàn)出來。在城市規(guī)劃檔案的收集工作中，主要做好以下兩點：一是應(yīng)做好區(qū)域規(guī)劃內(nèi)形成的材料的日常積累。二是認(rèn)真整理、分類各種有較高保存價值的文件材料，這是城市規(guī)劃檔案中作為基礎(chǔ)和重要的環(huán)節(jié)。為確保該項工作的系統(tǒng)性和完整性，需要在思想上增強(qiáng)檔案管理意識，認(rèn)真細(xì)致開展工作，必須充分意識到每個項目的數(shù)據(jù)、記錄和圖紙等原始材料，在今后都將成為重要的依據(jù)。檔案人員要熟悉規(guī)劃的項目和區(qū)域，必須深入了解，這樣才能讓形成的城市規(guī)劃檔案更具價值，并能將應(yīng)有作用發(fā)揮出來。

三、城市規(guī)劃檔案的利用策略

（一）優(yōu)化服務(wù)機(jī)制，提升服務(wù)意識。一是主動采取有效措施，不斷擴(kuò)展城市規(guī)劃檔案的服務(wù)工作。通常而言，在城市規(guī)劃檔案利用過程中，必須堅持與時俱進(jìn)，爭取和城市發(fā)展需求保持一致，檔案管理部門要主動創(chuàng)新方法，進(jìn)一步優(yōu)化城市規(guī)劃檔案管理工作。此外還要不斷優(yōu)化服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)意識，在開展城市規(guī)劃檔案利用工作時，應(yīng)加強(qiáng)對方法和途徑的創(chuàng)新，促使城市規(guī)劃檔案工作再上新臺階。二是要積極轉(zhuǎn)變思想，摒棄以往落后的觀念和做法，讓城市規(guī)劃職能單位由管理型政府朝著服務(wù)型政府轉(zhuǎn)變，并采用各種有效措施，提升服務(wù)的效率和水平。檔案人員要變被動為主動，讓城市規(guī)劃檔案得到充分利用。三是應(yīng)簡化相關(guān)手續(xù)，提升服務(wù)質(zhì)量，為城市規(guī)劃檔案利用者提供方便，滿足他們對檔案的需求。

（二）檔案的借閱以及復(fù)制。對于城市規(guī)劃檔案的借閱而言，通常把借閱人群分為兩個部分，分別為內(nèi)部借閱和外部借閱，其中內(nèi)部借閱通常為本單位部門的人員服務(wù)，單位內(nèi)部檔案使用者僅僅需要符合借閱規(guī)定，在完成登記后就可以在閱覽室中查看城市規(guī)劃檔案，并復(fù)制和摘錄所需的檔案內(nèi)容，城市規(guī)劃檔案利用完畢后，應(yīng)及時歸位，不能帶離閱覽室。外部閱讀通常是滿足其他單位部門的使用需求，帶有較強(qiáng)的交流性質(zhì)。外部單位人員要想借閱城市規(guī)劃檔案，必須得到領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，也不能將檔案帶走，只能在閱覽室查看。對于檔案的復(fù)印而言，主要有對內(nèi)復(fù)印服務(wù)和對外復(fù)印服務(wù)兩種形式，其中對內(nèi)復(fù)印服務(wù)的使用者以一線設(shè)計人員為主，供其查考使用。而對外復(fù)印服務(wù)一般服務(wù)于下面的單位：為兄弟單位部門提供參考和科研成果推廣、服務(wù)于甲方等。但是不管是城市規(guī)劃檔案的對內(nèi)復(fù)印服務(wù)還是對外復(fù)印服務(wù)，都有利于加強(qiáng)科技技術(shù)的交流，確保城市規(guī)劃檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益真正得到發(fā)揮。此外，因為檔案復(fù)制品一般用于憑證證明，在提供這項服務(wù)的過程中，需要確保出示證明的真實、有效和準(zhǔn)確，避免發(fā)生錯誤，且需要將有效的公章加蓋在檔案復(fù)制品上。

（三）充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)。在城市規(guī)劃檔案的利用工作上，應(yīng)該充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)，盡快建立即時查詢規(guī)劃檔案利用服務(wù)，讓城市規(guī)劃檔案得到更加充分和有效的利用。近幾年，現(xiàn)代信息技術(shù)在我國各個領(lǐng)域都得到普及與應(yīng)用，在城市規(guī)劃檔案的利用工作中運用現(xiàn)代信息技術(shù)，可以進(jìn)一步提升服務(wù)的層次，增強(qiáng)服務(wù)效果。對此，城市規(guī)劃檔案利用服務(wù)工作應(yīng)跟上時代發(fā)展步伐，重視打造快速服務(wù)平臺，轉(zhuǎn)變信息服務(wù)理念，增強(qiáng)主動服務(wù)意識，建立網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)，以此擴(kuò)大服務(wù)的范圍和領(lǐng)域。同時通過現(xiàn)代信息化技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、方便查詢、開發(fā)應(yīng)用，及檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等，能夠提升城市規(guī)劃檔案管理效率。城市規(guī)劃檔案可以通過計算機(jī)儲存，便于使用者快速查找和閱讀，能夠節(jié)約時間，并減少財力、物力和人力，提升工作效率，并讓城市規(guī)劃檔案真正面向社會、面向群眾，這樣城市規(guī)劃檔案信息資源才能得到充分利用，檔案信息服務(wù)才更加社會化和全面性。不過應(yīng)引起注意的是，對于城市規(guī)劃檔案的開發(fā)和利用，還是要基于原生態(tài)檔案信息進(jìn)行。最后，還要建立規(guī)劃電子檔案，群眾或單位通過網(wǎng)上申請，可以遠(yuǎn)程查閱檔案，提升城市規(guī)劃檔案的利用率。

（四）處理好檔案保密與利用關(guān)系。檔案的利用與保密除了有相互聯(lián)系的關(guān)系以外，還具備辯證統(tǒng)一的特性。因此為妥善處理好城市規(guī)劃檔案信息公開和信息保密之間的關(guān)系，應(yīng)以城市規(guī)劃檔案保密工作要求為主，最大限度擴(kuò)大檔案信息服務(wù)范圍，這樣有利于提升城市規(guī)劃檔案的利用率。城市規(guī)劃檔案管理部門應(yīng)主動轉(zhuǎn)變管理理念，不僅要抓好檔案的保密工作，還應(yīng)以此為基礎(chǔ)轉(zhuǎn)變自身工作職能，真正體現(xiàn)出城市規(guī)劃檔案服務(wù)具備的領(lǐng)導(dǎo)決策價值。此外，城市規(guī)劃檔案保密通常為相對保密，即檔案一般會在規(guī)定的范圍、時間和地方等要求保密，因此在城市規(guī)劃檔案允許的范圍內(nèi)，充分發(fā)揮出檔案的利用價值，將城市規(guī)劃檔案保密和利用之間的關(guān)系處理好，符合檔案管理要求，防止造成不必要的損失和危害，避免為城市的建設(shè)發(fā)展帶來影響。

（五）提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。為提升城市規(guī)劃檔案的利用率，檔案管理人員的綜合素質(zhì)要高、專業(yè)技能要強(qiáng)，在日常工作中能主動積累工作經(jīng)驗，從而讓自身業(yè)務(wù)知識變得更加扎實。此外，要確保各階段業(yè)務(wù)工作有序開展，不斷創(chuàng)新工作方法，進(jìn)一步拓寬城市規(guī)劃檔案利用的途徑。檔案管理人員必須落實相應(yīng)的立卷歸檔制度和規(guī)定，并了解各個歸檔的范圍，能夠及時收集和整理立卷。最后檔案管理人員還應(yīng)熟悉館藏，了解城市規(guī)劃檔案基本狀況，這樣能夠?qū)n案資料及時提供給檔案使用者。管理部門應(yīng)結(jié)合城市規(guī)劃檔案管理工作現(xiàn)狀，制定檔案利用的短期目標(biāo)和長期規(guī)劃，努力爭取上級部門的支持，增加資金投入，吸引和培養(yǎng)更多專業(yè)檔案管理人才，充實城市規(guī)劃檔案管理隊伍，為檔案管理工作的開展奠定人才基礎(chǔ)。只有這樣，城市規(guī)劃檔案的利用水平才能得到提升，并實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的提升。

三、結(jié)語

總之，在我國城市規(guī)劃與建設(shè)管理深入推進(jìn)過程中，城市規(guī)劃檔案范圍更廣、內(nèi)容更多、要求更高。檔案管理人員應(yīng)從這些變化特點出發(fā)，主動探索城市規(guī)劃檔案利用與服務(wù)規(guī)律，不斷拓展城市規(guī)劃檔案利用與服務(wù)工作的深度與廣度。此外檔案管理人員還要創(chuàng)新工作方法，擴(kuò)大信息資源，提升信息利用質(zhì)量，讓城市規(guī)劃檔案為城市規(guī)劃、城市建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)，并面向社會開展城市規(guī)劃檔案的利用與服務(wù)工作，提升城市規(guī)劃檔案的收集和利用工作水平。

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