馬丹

摘 要：檔案作為學(xué)生在校的真實(shí)記錄，起著不可忽視的作用，在專業(yè)院校學(xué)生管理中檔案也是不可缺失的一部分。檔案管理是高校正常運(yùn)行和健康發(fā)展中最基礎(chǔ)性的工作內(nèi)容，高素質(zhì)的檔案管理人員是學(xué)校檔案管理工作順利開展、高效實(shí)施的保障。新時(shí)期高校的管理工作逐漸向現(xiàn)代化、信息化靠攏，對于管理人員的素質(zhì)也有了更高的要求，作為檔案管理人員只有不斷提升自身素質(zhì)才能夠滿足學(xué)校發(fā)展的要求。

關(guān)鍵詞：高校；檔案人員；素質(zhì)

中圖分類號： G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）18-117-2

0 引言

檔案管理業(yè)務(wù)具有較強(qiáng)的專業(yè)性，因此在管理人員的選擇上首先要滿足專業(yè)性要求，其次是豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，具備以上兩點(diǎn)能力的管理人才方能勝任日常工作。在職業(yè)院校中，學(xué)生的檔案管理工作是至關(guān)重要的，一旦出現(xiàn)失誤很有可能出現(xiàn)不可估量的損失，對學(xué)生的發(fā)展產(chǎn)生不利的影響。鑒于此，職業(yè)院校在學(xué)生檔案管理業(yè)務(wù)開展之初，就應(yīng)該將管理人才素質(zhì)培養(yǎng)作為第一要?jiǎng)?wù)，不斷提升學(xué)生檔案管理人員的工作效率、能力。

1 提高高校檔案工作人員素質(zhì)的意義

高校檔案是學(xué)校歷史的真實(shí)記錄，自高校建立之時(shí)便誕生，其來源于學(xué)校發(fā)展過程中的方方面面，小到個(gè)人，大到學(xué)校的每個(gè)部門和單位，而且在學(xué)校發(fā)展過程中不斷積累、補(bǔ)充和完善的。檔案能夠完整、準(zhǔn)確地反映一所高校的建設(shè)與發(fā)展歷程，在記錄學(xué)校真實(shí)面貌、維護(hù)學(xué)校形象等方具有不可替代的作用，因此檔案工作對于高校來說至關(guān)重要。檔案管理能力的提升可以促使學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)更加規(guī)范化，滿足國家教育部對高?！耙婪ㄖ谓獭⒁婪ㄖ涡！钡囊?；于高校自身的發(fā)展而言能夠加速其科學(xué)發(fā)展的步伐，更好的響應(yīng)高校教育教育改革的號召。

檔案工作是一門管理科學(xué)，基于檔案的重要性，高校必須要實(shí)行檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。在任何一種工作中，人都是最基本、最重要的因素。在高校檔案管理業(yè)務(wù)開展的過程中檔案服務(wù)質(zhì)量、管理水平等均受到管理人員素質(zhì)的影響；換而言之，高素質(zhì)的學(xué)校檔案管理人員是優(yōu)質(zhì)管理水準(zhǔn)的前提，是能夠提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的先決條件。近年來，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、文明程度的提升賦予了檔案管理更多的內(nèi)涵和特色，相應(yīng)的增加了學(xué)校檔案管理的難度，在該種前提下提升管理人員的管理能力成為每個(gè)院校亟待解決的問題之一。

2 提高高校檔案工作人員素質(zhì)的途徑

2.1 提升政治素養(yǎng)，樹立保密意識(shí)

政治素養(yǎng)即政治品質(zhì)、政治態(tài)度和思想作風(fēng)等，檔案管理工作具有較強(qiáng)的政治性，所以管理人員必須具備自主提升政治素養(yǎng)的意識(shí)。首先需要認(rèn)真學(xué)習(xí)共產(chǎn)主義領(lǐng)導(dǎo)人的主要思想，諸如馬列、毛澤東和鄧小平等人的思想理論成果；同時(shí)需要及時(shí)了解共產(chǎn)黨制定的政策路線，不斷吸納科學(xué)的、正確的政治理念。保密意識(shí)是從事檔案管理工作的基本意識(shí)，因此高校檔案管理人員需謹(jǐn)記政治紀(jì)律性、敏感性特點(diǎn)，明確檔案資料合法使用和信息保密之間的聯(lián)系，深刻意識(shí)國家、學(xué)校等賦予的責(zé)任，任何時(shí)候都要嚴(yán)格保守學(xué)校檔案中的信息，在日常工作中就要養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，保持高度的警惕性，以高度的政治敏感性與責(zé)任心，從事檔案工作。

2.2 強(qiáng)化高校檔案工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)

檔案工作是一項(xiàng)默默無聞的工作，平時(shí)不顯山、不露水，其日常的工作內(nèi)容主要是資料搜集、整理、信息真實(shí)性的鑒定，然后對這些資料排編目錄、存檔，之后即管理和使用等。工作量大，且枯燥繁瑣，但檔案部門在高校所有職能部門中屬于相對邊緣的部門，工作環(huán)境相對來說也比較封閉，所以工作成績?nèi)菀妆活I(lǐng)導(dǎo)和其他部門的同事忽略或淡忘，時(shí)間長了，檔案工作人員難免會(huì)產(chǎn)生不良情緒。因此，要想搞好檔案工作，必須讓檔案人員認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要意義，意識(shí)到自己所從事的其實(shí)是一項(xiàng)既光榮又神圣的事業(yè)，能夠由衷地喜愛檔案工作，心甘情愿地在枯燥乏味的崗位上認(rèn)真付出。檔案管理工作屬于服務(wù)性范疇，因此管理人員需要認(rèn)清自身定位，逐漸樹立服務(wù)他人的意識(shí)，盡心盡力為使用者提供快捷、方便且優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

對提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)而言，職業(yè)道德的提升是十分重要的，主要包括三個(gè)方面：一是職業(yè)院?？梢酝ㄟ^開展校內(nèi)外培訓(xùn)的方式，加強(qiáng)職業(yè)道德的宣傳教育，樹立檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)；二是評選出工作典范，在全校范圍內(nèi)進(jìn)行大力宣傳，以榜樣的作用引導(dǎo)檔案管理工作人員樹立正確的職業(yè)道德觀念；三是在工作中制定有效的獎(jiǎng)懲制度，及時(shí)表揚(yáng)并獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀的檔案管理工作人員，對玩忽職守的工作人員給予必要的懲戒，以端正檔案管理人員的工作態(tài)度。

2.3 樹立實(shí)事求是的態(tài)度

高校檔案管理工作非常嚴(yán)謹(jǐn)，容不得有任何的弄虛作假，在搜集資料時(shí)務(wù)求其完整性，在信息鑒定過程中務(wù)求其準(zhǔn)確性、真實(shí)性。所以在資料搜集、鑒定時(shí)必須以實(shí)際為出發(fā)點(diǎn)，嚴(yán)格遵循實(shí)事求是的基本原則，杜絕任何杜撰、臆斷的內(nèi)容，要本著對歷史負(fù)責(zé)、對學(xué)校負(fù)責(zé)的態(tài)度來工作。

3 強(qiáng)化業(yè)務(wù)素質(zhì)

業(yè)務(wù)素質(zhì)即從事某項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)工作人員在整個(gè)活動(dòng)中綜合能力的體現(xiàn)，對于高校的檔案管理業(yè)務(wù)而言，其業(yè)務(wù)素質(zhì)則包括豐富的檔案管理知識(shí)、管理經(jīng)驗(yàn)、政治素養(yǎng)、責(zé)任意識(shí)等，另外還包括不斷學(xué)習(xí)、鉆研的能力和精神等。

黨和國家的政策和法規(guī)是檔案管理人員首要熟悉的內(nèi)容，其次則是需要明確自身的職責(zé)和工作內(nèi)容；再者則應(yīng)該熟練掌握和檔案管理相關(guān)的所有專業(yè)知識(shí)。高校檔案管理工作人員需要了解的理論內(nèi)容主要包括6個(gè)方面，分別是搜集資料時(shí)的檔案價(jià)值理論；資料整理過程涉及的分類、整理理論；判斷資料可信度時(shí)涉及的鑒定理論；資料存檔后的保護(hù)技術(shù)理論和管理學(xué)知識(shí)；為了給使用者提供服務(wù)還應(yīng)該具備文獻(xiàn)編纂的技巧和操作要領(lǐng)等。全面學(xué)習(xí)和掌握了相關(guān)知識(shí)后，應(yīng)該在日常工作中不斷體悟快速將“死”知識(shí)“活”用到管理操作中，同時(shí)在實(shí)際操作中各環(huán)節(jié)的工作技巧也要不斷反思和總結(jié)。

此外，高校檔案管理人員應(yīng)該豐富自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。首先必須知曉和掌握各種管理方法和理論知識(shí)，融合其他管理和檔案管理的滲透和融合；其次，還應(yīng)該多修習(xí)社會(huì)學(xué)、心理學(xué)知識(shí)；再者檔案管理人員應(yīng)該以敏銳的洞察力了解社會(huì)發(fā)展、高校發(fā)展的動(dòng)向，依據(jù)需求針對性的提升自

己各方面的能力，從而迎接新時(shí)期檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)。

4 掌握現(xiàn)代化技術(shù)，強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)

隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)的進(jìn)步，各行各業(yè)的工作模式都在發(fā)生著變革，檔案工作也不能例外。隨著文件的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，人們對檔案的需求越來越多，要求也越來越高。因此信息化時(shí)代的高校檔案管理，作為從業(yè)者必須能夠運(yùn)用各種現(xiàn)代化的管理手段，借助多媒體、互聯(lián)網(wǎng)等工具挖掘潛在的空間，讓檔案管理枯燥的工作方式向智能化、數(shù)字化、趣味化方面發(fā)展。在掌握技術(shù)的基礎(chǔ)上，檔案工作人員還要進(jìn)行管理技術(shù)和方法的創(chuàng)新。檔案管理過程中科學(xué)手段的運(yùn)用非常關(guān)鍵，從最初的資料搜集到最后的檢索平臺(tái)給使用者提供服務(wù)，都需要利用現(xiàn)代化的技術(shù)作為支持。

社會(huì)在發(fā)展、文明在進(jìn)步、高校也在不斷前進(jìn)，作為高校檔案管理人員要從思想上和發(fā)展步調(diào)保持一致；在工作中，要努力開拓新思路、尋求新方法，逐漸形成科學(xué)的、完善的、系統(tǒng)的、 規(guī)范有效的檔案資源管理利用體系。高校檔案工作人員時(shí)常對自己在工作中遇到的問題進(jìn)行分析和總結(jié)，吸納先進(jìn)的管理研究成果，并依據(jù)自己崗位的實(shí)際情況進(jìn)行改進(jìn)應(yīng)用；同時(shí)需要敢于創(chuàng)新、勇于挑戰(zhàn)，借助科學(xué)技術(shù)為學(xué)校檔案管理工作打開更為廣闊的局面。

參 考 文 獻(xiàn)

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