蘇小妹

摘 要：通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進設(shè)備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。

關(guān)鍵詞：辦公；自動化；行政

一、現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)的主要特點

現(xiàn)代辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。它是提高辦公效率、辦公質(zhì)量和實現(xiàn)科學管理與科學決策的一種輔助手段?，F(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)是由計算機、通信網(wǎng)絡(luò)和自動化辦公設(shè)備以及相應(yīng)的軟件所組成的人機信息處理系統(tǒng)。具有辦公信息采集、加工、傳輸和存儲等功能，對文字、數(shù)據(jù)、語音、圖形、圖像等信息能進行綜合處理。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。

二、現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用范圍

辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導進行決策的場所。領(lǐng)導機關(guān)做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構(gòu)或合作單位，或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。 這些都需要辦公自動化的輔助。

辦公自動化在企業(yè)事行政管理中的應(yīng)用包括以下內(nèi)容：

（一）公文檔案管理

公文檔案管理OA解決方案系統(tǒng)實現(xiàn)了收文管理和發(fā)文管理的自動化，功能包括我的收文、發(fā)文擬稿、發(fā)文草稿、發(fā)文查閱、發(fā)文設(shè)置、簽收公文、收文查閱、收文設(shè)置等，并且公文的正文支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種應(yīng)用?？伸`活設(shè)定公文流程，自動進行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類存檔和檢索。

（二）公共信息管理

公共信息包括組織機構(gòu)、機關(guān)最新動態(tài)、規(guī)章制度、政策法規(guī)、辦公辦事指南、工程建設(shè)、信息發(fā)布等功能，內(nèi)部用戶可通過本系統(tǒng)平臺，查詢政府內(nèi)部相關(guān)資料，以及相關(guān)動態(tài)信息。

（三）論壇管理

論壇為內(nèi)部的工作人員提供非正式的溝通交流平臺。用戶可通過論壇管理將更好的利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)資源，實現(xiàn)討論發(fā)布、信息交流、信息共享，達成共識等功能。

（四）會議管理

協(xié)同辦公平臺通過會議管理模塊可實現(xiàn)對視頻、非視頻會議相關(guān)的各種資源的管理。

（五）任務(wù)管理

任務(wù)管理包括自己給自己安排的任務(wù)和領(lǐng)導安排給我的任務(wù)，任務(wù)管理子系統(tǒng)的目的在于規(guī)范工作的目標，領(lǐng)導對任務(wù)能進行實時管控。

（六）知識管理

知識管理解決方案可以實現(xiàn)如下功能：文件及目錄操作、資料共享發(fā)布、文件檢索、日志管理、文件回收站等。

（七）郵件管理

個人在日常工作中有可能會給外部的人員發(fā)送電子郵件或者接收外部人員發(fā)給我的電子郵件，郵件管理子系統(tǒng)提供基于Web的Email發(fā)送、閱讀和存儲、查找功能，并支持郵件轉(zhuǎn)協(xié)同。

（八）人事管理

主要包括組織機構(gòu)管理和部門管理，內(nèi)部人員的調(diào)動、請假、出差、離職等人事相關(guān)流程，考核和合同管理。

（九）車輛管理

辦公室及下屬單位擁有一定數(shù)量的車輛，車輛的管理成為日常事物中的一項重要工作。本系統(tǒng)要實現(xiàn)集中管理車輛的基本信息、運營、維修、事故、違章等一系列信息，有效跟蹤管理每臺汽車的使用狀況，提高工作效率，使企業(yè)車輛管理更加科學、更加規(guī)范。

（十）物品管理

物品管理主要對各單位內(nèi)部的辦公用品進行采購、領(lǐng)用管理，對分支機構(gòu)及部門內(nèi)部辦公用品的費用分攤以及分支機構(gòu)、部門內(nèi)部領(lǐng)用的數(shù)量進行統(tǒng)計。

（十一）設(shè)備管理

設(shè)備管理的主要作用是完成單位設(shè)備日常業(yè)務(wù)的核算和管理，按部門和單位實現(xiàn)對設(shè)備資產(chǎn)的基本信息錄入、查詢、采購、領(lǐng)用、調(diào)撥轉(zhuǎn)移、維修折舊等管理。

（十二）督辦管理

每一個任務(wù)（包括公文處理、個人任務(wù)、部門任務(wù)等）一般都有一個標準的辦理時間，甚至是細化到每一個流程中處理節(jié)點的辦理時間。因此協(xié)同辦公系統(tǒng)針對每一個任務(wù)流程的每一個處理節(jié)點設(shè)置了標準辦理時間，如果超過這個時間，可以通過催辦、督辦、提醒等方式提醒處理人處理。

（十三）移動OA辦公管理

移動辦公是一套將移動通信元素與協(xié)同辦公系統(tǒng)有機的結(jié)合在一起，集日常辦公、信息查看、內(nèi)部通信等多項功能為一體的在線辦公溝通工具；為實現(xiàn)信息溝通和資源共享，盡量節(jié)省投資，應(yīng)對終端手機有較高的兼容性，不同平臺及智能程度的手機終端能實現(xiàn)相同的功能。

通過辦公室自動化系統(tǒng)，辦公室工作人員能1、能迅速處理各種文書、資料，包括輸入、編輯、拍板、修改、打印、儲存等功能的文字信息處理；2、能收集、生成報表統(tǒng)計、賬目計算、日常事務(wù)管理的數(shù)據(jù)信息處理； 3、能高效率、大容量地登記、分類、儲存、檢索各種信息資料的信息查詢；4、能在網(wǎng)上下載資料、發(fā)布信息、傳遞文件，運用電子信箱進行網(wǎng)絡(luò)通信等處理。實現(xiàn)公文、檔案、秘書、信息宣傳、辦公等日常工作全程網(wǎng)絡(luò)化、無紙化。

三、辦公自動化的意義

（一）辦公自動化系統(tǒng)是行政辦公室不可或缺的工具。在信息時代，辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)取代了工業(yè)社會的筆墨紙張，使辦公室各項工作的效率更高，質(zhì)量更優(yōu)。

（二）辦公自動化系統(tǒng)有效降低了辦公室的工作成本。行政辦公室的工作成本可以定義在各項工作過程中，投入的人力，財力和物力。

（三）辦公自動化系統(tǒng)提高了辦公室的工作效率。在經(jīng)濟和信息全球化加快發(fā)展的形勢下，工作績效已經(jīng)成為市場競爭中的一個極其重要的競爭因素。

隨著社會的不斷發(fā)展，科技的不斷進步。辦公自動化系統(tǒng)顯示出越來越重要的意義，如何運用好辦公自動經(jīng)系統(tǒng)，提高我們辦公室工作的效率也成為我們辦公室工作人員的工作重點。