陳海妹

(陜西廣播電視大學(xué) 教務(wù)處，陜西　西安　710119)

【遠程教育】

淺談開放教育學(xué)籍管理存在的問題及對策*

陳海妹

(陜西廣播電視大學(xué) 教務(wù)處，陜西西安710119)

[摘要]從廣播電視大學(xué)到開放大學(xué)的轉(zhuǎn)變，不是學(xué)校名稱的簡單翻牌，而是辦學(xué)體制、管理模式、辦學(xué)質(zhì)量的飛躍和轉(zhuǎn)型。當前，電大學(xué)籍管理在實際工作中還存在著問題和不足，為了配合電大向開放大學(xué)的成功轉(zhuǎn)型，應(yīng)當進一步加強學(xué)籍管理人員隊伍建設(shè)，全面提升學(xué)籍管理與服務(wù)水平。[關(guān)鍵詞] 開放大學(xué)；學(xué)籍管理

學(xué)籍管理是教務(wù)管理中不可缺少的一個重要組成部分，它貫穿學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全過程，主要包括新生入學(xué)注冊、課程注冊、學(xué)生基本信息管理、學(xué)生成績查詢、學(xué)籍異動、畢業(yè)審核和學(xué)位審核等環(huán)節(jié)。它是一項政策性、原則性和時效性很強的工作。嚴格規(guī)范、精確高效的學(xué)籍管理是維護學(xué)歷電子注冊制度權(quán)威性、穩(wěn)定教學(xué)秩序、為學(xué)生和用人單位服務(wù)的堅實基礎(chǔ)。在從電大到開放大學(xué)轉(zhuǎn)型的過程中，開放教育的學(xué)籍管理工作在規(guī)范建設(shè)、改革創(chuàng)新等技術(shù)手段和對管理人員素質(zhì)的要求上也發(fā)生了變化。而當前開放教育學(xué)籍管理在服務(wù)開放大學(xué)方面仍存在很多不足和缺陷， 必須在實踐中加以創(chuàng)新改革。本文以學(xué)生基本信息管理為例，淺談學(xué)籍管理的重要性、存在的問題及對策。

學(xué)生基本信息包括姓名、性別、出生日期、身份證號、民族、入學(xué)文化程度等。這些信息是向?qū)W生頒發(fā)畢業(yè)證書及進行畢業(yè)證書電子注冊的重要依據(jù)，卻往往由于各種原因很容易出現(xiàn)差錯。開放教育的學(xué)生基本信息是由招生部門依據(jù)學(xué)生填寫的報名登記表手工錄入教務(wù)管理系統(tǒng)中，由于招生規(guī)模龐大時間緊迫，加之很多學(xué)生字跡潦草難辨，招生人員在信息錄入過程中往往沒有時間去仔細辨認和檢查，出現(xiàn)很多形近字、同音字等錯誤，致使學(xué)生信息從入學(xué)就是錯誤的。由于開放教育實行“免試入學(xué)、寬進嚴出”的教學(xué)模式，少數(shù)別有用心的學(xué)生會借用他人的學(xué)歷身份冒名入學(xué)，取得正式學(xué)籍后再申請更改姓名、身份證號等重要信息，希望蒙混過關(guān)最終拿到符合自己身份信息的畢業(yè)證，這在“專升本”層次的學(xué)生中表現(xiàn)尤為明顯。這些都增加了學(xué)生基本信息管理的工作量和難度，而當前學(xué)籍管理存在的問題也影響了學(xué)生信息管理的工作效率。

一、當前學(xué)籍管理存在的問題

1.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)缺乏應(yīng)有的重視。 學(xué)籍管理工作貫穿于從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)的全過程，和招生、考試、教學(xué)管理各部門的工作是環(huán)環(huán)相扣、密不可分的。然而，部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)未能認識到學(xué)籍管理的重要性，認為學(xué)籍管理不過是普通的事務(wù)工作，從硬件設(shè)施到人員配備、工資待遇上都未給予應(yīng)有的支持。甚至在有些教學(xué)點，為了節(jié)約人力成本，從招生到畢業(yè)數(shù)個環(huán)節(jié)只配備一名管理人員。學(xué)籍管理人員常年忙于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有時間和精力進行深層次的業(yè)務(wù)研究和創(chuàng)新。對于學(xué)生基本信息，也只能是通過班主任反饋回的情況進行更正管理，沒有時間全面系統(tǒng)地對招生錄入信息進行核對。

2.學(xué)生對學(xué)籍管理認識不到位。 由于宣傳不到位，學(xué)生只是被動地知道一點管理制度，不知道學(xué)籍管理對他們的重要性。學(xué)生普遍認為學(xué)籍管理工作是學(xué)校教務(wù)管理工作者的事情，和學(xué)生本身沒有太大的關(guān)系，把自己作為學(xué)籍管理工作的被動對象，不主動去核實自己的相關(guān)學(xué)籍信息。一般情況下，學(xué)生對于自己的學(xué)籍情況并不十分了解，認為只要每門考試順利通過，準確無誤地拿到畢業(yè)證則是自然而然的事情。有些學(xué)生入學(xué)后因為種種原因變更了姓名，身份證號，認為這是個人的私事，沒有通過班主任反饋給學(xué)籍管理部門，致使原有的基本信息無法及時更新，影響了畢業(yè)證的按時發(fā)放，甚至有很多學(xué)生在拿到畢業(yè)證以后才提出信息更正的問題，只能等順延一學(xué)期拿到更換好的畢業(yè)證。

3.學(xué)籍管理隊伍建設(shè)有待改善。 由于學(xué)籍管理人員配備不足，遠遠跟不上招生的規(guī)模和速度，學(xué)籍管理工作日益繁重、瑣碎。學(xué)籍管理人員沒有時間去做科研、寫論文、在職稱晉級方面也沒有得到相應(yīng)的政策照顧，無法提高待遇。而學(xué)籍管理部門又與招生、考試、教學(xué)管理等部門關(guān)系密切，前面任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，往往最后才在畢業(yè)證辦理環(huán)節(jié)暴露出來，學(xué)籍管理人員常常受到不公正的指責(zé)埋怨。這就使得學(xué)籍管理人員在工作中難免產(chǎn)生這樣那樣的情緒，認為學(xué)籍管理工作“出力不討好”。學(xué)籍學(xué)籍管理崗位很難招募到年輕的管理人員，即使是能夠招募到，這些年輕人也不愿意長期從事學(xué)籍管理工作。學(xué)籍管理人員流動性大，交接工作馬虎甚至沒有，新上崗的管理人員毫無頭緒，只能在工作過程中邊做邊學(xué)，很容易出現(xiàn)差錯。

4.學(xué)籍管理人員的專業(yè)技能有待提高。 學(xué)籍管理工作是一項高強度的工作，涉及面廣、政策性、技術(shù)性強。目前，很多學(xué)校學(xué)籍管理人員數(shù)量不足，缺乏既精通業(yè)務(wù)又能熟練操作計算機的管理人員。然而現(xiàn)有管理上的“重使用，輕培訓(xùn)”的觀念，使得他們沒有得到專業(yè)培訓(xùn)的機會，甚至偶爾開辦培訓(xùn)會，去的也是主管領(lǐng)導(dǎo)，干事的一個都沒有去培訓(xùn)。

5.部分管理人員立場不夠堅定。 學(xué)籍管理工作的特殊性對管理人員的職業(yè)道德有著特殊的要求，不僅要求學(xué)籍管理人員要樹立良好的服務(wù)意識，同時也要具有過硬的思想品質(zhì)。就基本信息管理來說，除了招生人員手工錄入產(chǎn)生的錯誤，其他涉及姓名、出生日期、身份證號等信息更正都必須要求學(xué)生出具戶籍所在地派出所開具的證明材料原件，然后與報名登記表上的照片信息認真比對，以防止出現(xiàn)弄虛作假，投機過關(guān)的現(xiàn)象。然而在實際工作中，部分管理人員立場不夠堅定，容易受某些不正之風(fēng)的影響，對于學(xué)生請客送禮請求“高抬貴手”的行為，未能予以堅決制止，不利于學(xué)籍管理工作的正常進行。

二、完善學(xué)籍管理工作的對策

1.轉(zhuǎn)變觀念，思想上要重視學(xué)籍管理。 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要改變對學(xué)籍管理工作的傳統(tǒng)認識，提高重視學(xué)籍管理工作，從崗位設(shè)置、人員配備、硬件設(shè)施到工資待遇等方面給予政策支持。只有這樣，才能留住優(yōu)秀的學(xué)籍管理人員，保持學(xué)籍管理隊伍相對穩(wěn)定。

2.加大宣傳力度，使學(xué)生參與到學(xué)籍管理工作中。 只有對各項規(guī)章制度有了較為透徹的了解，才能在實際行動中不違規(guī)，因此普及規(guī)章制度顯得尤為重要。讓學(xué)生從入學(xué)開始就明確學(xué)籍管理的重要性，通過印發(fā)學(xué)籍管理手冊、微信、微博、QQ群等形式向?qū)W生宣傳各項規(guī)定。教會學(xué)生在教務(wù)管理平臺隨時查詢自己的學(xué)籍狀態(tài)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息在省校、分校、縣級教學(xué)點、班主任、學(xué)生之間共享。一旦發(fā)現(xiàn)錯誤疏漏，及時反饋更正。

3.加強學(xué)籍管理隊伍建設(shè)。 要實現(xiàn)開放大學(xué)管理目標，加強學(xué)籍管理人員隊伍建設(shè)是重中之重。一是科學(xué)設(shè)置崗位人數(shù)。根據(jù)開放大學(xué)各級辦學(xué)單位學(xué)籍管理在整個系統(tǒng)中所承擔(dān)的管理職能不同，對各級管理人員要求也不相同，參考高校師生比例、結(jié)合實際工作經(jīng)驗，建議省校學(xué)籍管理人員與學(xué)生的比例為1:20000，分校比例為1:2000，縣級教學(xué)點比例為1:200。同時注重隊伍結(jié)構(gòu)且保持相對穩(wěn)定，沒有特殊原因，不得頻繁更換學(xué)籍管理人員。二是注重對學(xué)籍管理人員進行綜合素質(zhì)培訓(xùn)。學(xué)籍管理人員應(yīng)當具有管理者的素質(zhì)，能有計劃地組織開展工作，有一定的協(xié)調(diào)能力，能提前預(yù)見問題，做好處理預(yù)案。其次是掌握專業(yè)的現(xiàn)代信息技術(shù)，具有熟練運用開放大學(xué)學(xué)籍管理系統(tǒng)的能力。

4.提升管理人員的服務(wù)意識。 開放教育的學(xué)生來源比較廣泛，大多數(shù)是在職人員，他們在年齡、行業(yè)、文化程度、個人素養(yǎng)、學(xué)習(xí)動機等方面都有較大差異，這就使開放教育的學(xué)籍管理呈現(xiàn)多樣化、復(fù)雜化的特點。學(xué)籍管理人員要理解成人學(xué)生在職學(xué)習(xí)的難處，不斷提升服務(wù)意識、提高工作質(zhì)量，為教育的終身化、大眾化做好服務(wù)。同時需要具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，堅持原則，堅決抵制不正之風(fēng)的影響，杜絕弄虛作假的行為。

三、結(jié)束語

學(xué)籍管理工作本身就是一項繁重、瑣碎的工作，需要從事這項工作的人員付出艱辛的勞動，同時還包括足夠的耐心和責(zé)任心。不管現(xiàn)在的學(xué)籍管理中存在何種問題，我們都應(yīng)該積極地克服，只有這樣才能夠順應(yīng)開放教育的發(fā)展，成功完成從電大到開放大學(xué)的轉(zhuǎn)型。學(xué)籍管理人員必須以極大的熱情去迎接新的挑戰(zhàn)。

[參考文獻]

[1]趙暉.江蘇開放大學(xué)學(xué)籍管理中的實踐與思考[J]. 教育教學(xué)論壇，2014(7).

[2]張琨.淺析廣播電視大學(xué)開放教育學(xué)籍管理工作[J].吉林廣播電視大學(xué)學(xué)報，2011(1).

[3]楊奕，田寶柱，王艷彥，梁黎明.新時期高校學(xué)籍管理工作探討[J]. 教育教學(xué)論壇，2015(2).

[4]姚蘇芮.開放大學(xué)環(huán)境下學(xué)籍管理的思考[J〕. 中國成人教育，2013(23).

[5]彭愈強.面向開放大學(xué)建設(shè)的學(xué)籍管理思考[J].河南廣播電視大學(xué)學(xué)報，2012(1).

[6]楊曉宏.淺談信息不對稱對高校學(xué)籍管理的影響[J].2015(3).

[責(zé)任編輯張宇龍]

Introduction to open education student status management problems and countermeasures

Chen Haimei

(Shaanxi Radio and Television University, Xi’an, 710119)

Abstract：From the radio and TV university to the transition of the Open University, is not a simple turn school name card, but the quality of the educational system, management mode, leap and transition. At present, the student status management with the problems in the practical work and the insufficiency, in order to cooperate with TV university to the successful transformation of the Open University, should further strengthen team construction management staff, improve management and service level.

Key words：Open university ；Student status management

[收稿日期]2016-01-20

[作者簡介]陳海妹(1978—)，女，陜西省西安市人，陜西廣播電視大學(xué)教務(wù)處講師。

*基金項目：本文為陜西廣播電視大學(xué)教研課題“開放大學(xué)學(xué)籍管理研究”(課題編號：13DJ-A06)階段性成果之一。

[中圖分類號]G728

[文獻標識碼]A

[文章編號]1008-4649(2016)02-0019-03