宋一波

【摘要】本文以我負(fù)責(zé)實(shí)施的某大型數(shù)字化校園系統(tǒng)工程為例，探討了信息系統(tǒng)項(xiàng)目的采購(gòu)管理在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的重要性。并分別論述了項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃的編制、項(xiàng)目采購(gòu)的時(shí)機(jī)和方式，以及項(xiàng)目采購(gòu)的外包管理。在該項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，我作為建設(shè)方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參與了項(xiàng)目的采購(gòu)管理工作。我在項(xiàng)目的采購(gòu)管理過(guò)程中，科學(xué)地運(yùn)用了信息系統(tǒng)項(xiàng)目采購(gòu)管理的一般知識(shí)及其指導(dǎo)方法，有效地制定了項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃并保障其順利實(shí)施，降低了項(xiàng)目的成本，順利地完成了項(xiàng)目。

【關(guān)鍵詞】信息系統(tǒng) 采購(gòu)管理

【中圖分類(lèi)號(hào)】G64 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2016）02-0122-01

項(xiàng)目采購(gòu)管理是從項(xiàng)目外采購(gòu)所需產(chǎn)品和服務(wù)的過(guò)程。通過(guò)流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)管理和運(yùn)作，運(yùn)用高效合理活動(dòng)，可以達(dá)到降低成本的作用。

去年，為了實(shí)現(xiàn)省內(nèi)某高校的異地新建校區(qū)的順利辦學(xué)、節(jié)約教育資源、實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、打造具有區(qū)域優(yōu)勢(shì)的現(xiàn)代化高教園區(qū)。由省發(fā)改委牽頭，地方投資公司建設(shè)某高校教育園區(qū)，總合同造價(jià)8000萬(wàn)元人民幣。

數(shù)字化校園系統(tǒng)工程本著“總體規(guī)劃，分步實(shí)施”的原則，分期分步實(shí)施。一期的建設(shè)范圍包括：骨干管網(wǎng)建設(shè)、樓內(nèi)綜合布線、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)、基礎(chǔ)應(yīng)用服務(wù)器平臺(tái)、機(jī)房建設(shè)。作為系統(tǒng)集成的總包單位，除正常的施工流程之外，校區(qū)信息中心擔(dān)任的角色更多的表現(xiàn)為技術(shù)和管理的整合。

本人新校區(qū)信息中心的負(fù)責(zé)人，全面負(fù)責(zé)該系統(tǒng)工程項(xiàng)目的總集成商方面的項(xiàng)目管理工作。由于數(shù)字化園區(qū)涉及到的分部分項(xiàng)工程內(nèi)容較廣，竣工日期要求得非常嚴(yán)格。所以，肯定會(huì)涉及到的工程外包，同時(shí)要求設(shè)備采購(gòu)的進(jìn)程必須滿足項(xiàng)目進(jìn)度的要求。

在工作過(guò)程中，我靈活運(yùn)用信息系統(tǒng)項(xiàng)目采購(gòu)管理的一般理論和方法，科學(xué)的制定采購(gòu)計(jì)劃，策略的把握了采購(gòu)的時(shí)機(jī)和方式，取得了較好的效果。最終按期完成了項(xiàng)目任務(wù)。表現(xiàn)在：

1.項(xiàng)目采購(gòu)管理的采購(gòu)計(jì)劃編制

總校要求我們必須在今年的12月1日之前完成分校區(qū)校園系統(tǒng)工程一期的建設(shè)工作，這是一個(gè)硬性的指標(biāo)，并在合同中做出了明確的約定。合同一簽訂，關(guān)于設(shè)備采購(gòu)的各種問(wèn)題隨之而來(lái)，由于該系統(tǒng)工程的工期是固定的，而且時(shí)間相當(dāng)?shù)木o張；我們與承建方簽訂的付款方式為除合同簽訂后預(yù)付款之外，其他的付款全部是支付相應(yīng)的進(jìn)度款。更為致命的是因?yàn)榻咏甑?，由于承建方?cái)力原因，能夠用于支付數(shù)字化校園系統(tǒng)工程項(xiàng)目采購(gòu)的資金不是太充足；大多數(shù)的目標(biāo)合作設(shè)備廠商的付款條件一般是款到付款；系統(tǒng)分包商一般要求必須支付合同預(yù)付款等等?？梢哉f(shuō)，項(xiàng)目采購(gòu)工作如果不能順利的完成的話，勢(shì)必會(huì)造成工程施工進(jìn)度進(jìn)程中的無(wú)米下鍋的窘境，以至于造成整個(gè)工程實(shí)施的失敗。

本人作為該項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要為整個(gè)工程的實(shí)施過(guò)程負(fù)責(zé)，面對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)面臨的種種困難，必須逐一克服。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃的制定便是第一要?jiǎng)?wù)?？紤]到上述制約項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃的各種因素，制定該項(xiàng)目的項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃必須權(quán)衡諸如采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式、工程進(jìn)度、當(dāng)前價(jià)格、市場(chǎng)供求狀況等各種因素。由于，施工進(jìn)度計(jì)劃是必須嚴(yán)格執(zhí)行的，所以發(fā)生在施工進(jìn)度關(guān)鍵路徑上的采購(gòu)工作必須按照時(shí)間嚴(yán)格執(zhí)行，即便是損失采購(gòu)過(guò)程的某些局部利益；沒(méi)有發(fā)生在施工進(jìn)度計(jì)劃關(guān)鍵路徑上的項(xiàng)目采購(gòu)工作，我們計(jì)劃采用各種技巧和策略與設(shè)備供應(yīng)商展開(kāi)洽商，力圖最大限度地降低項(xiàng)目采購(gòu)的成本。這樣項(xiàng)目采購(gòu)便基本滿足了施工進(jìn)度的要求。

2.策略的把握好項(xiàng)目采購(gòu)的時(shí)機(jī)和方式

如前文所述，為使項(xiàng)目采購(gòu)工作不至于耽誤施工進(jìn)度的進(jìn)程。我們?cè)谶M(jìn)行與項(xiàng)目施工進(jìn)度的關(guān)鍵路徑有關(guān)的設(shè)備采購(gòu)的過(guò)程中，不得已的犧牲了某些成本利益，為了能夠彌補(bǔ)這些損失。我們就必須在進(jìn)行某些項(xiàng)目設(shè)備的采購(gòu)過(guò)程中策略的把握好項(xiàng)目采購(gòu)的時(shí)機(jī)與方式。

有這樣的一個(gè)機(jī)會(huì)，我們?cè)诓少?gòu)系統(tǒng)服務(wù)器的過(guò)程當(dāng)中，有著與我們多年合作經(jīng)歷的某設(shè)備代理商透露：近期，我們需要采購(gòu)的服務(wù)器設(shè)備將會(huì)出現(xiàn)價(jià)格的調(diào)整，按我們現(xiàn)在的采購(gòu)成本價(jià)計(jì)算，采購(gòu)價(jià)格應(yīng)該會(huì)下降10%左右。于是，我們及時(shí)推遲了采購(gòu)計(jì)劃中關(guān)于服務(wù)器采購(gòu)的時(shí)間。此舉，為項(xiàng)目采購(gòu)降低了整體成本；為能夠順利完成項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.項(xiàng)目采購(gòu)的外包管理

還是考慮到施工進(jìn)度的要求和采購(gòu)成本的制約，數(shù)字化校園的所有系統(tǒng)工程的實(shí)施全部由一家公司自行實(shí)施是不合適的。如綜合布線系統(tǒng)和機(jī)房工程中的機(jī)房裝修部分。這樣的工作，需要的大量的普工和各種工具，特別是工具，如果我們自行購(gòu)置，施工完成后的折舊、保養(yǎng)等工作也會(huì)有不少的花費(fèi)。通過(guò)分析，類(lèi)似這種工作，對(duì)于我們最好的施工方式便是施工外包。通過(guò)外包，我們既轉(zhuǎn)移了部分施工的風(fēng)險(xiǎn)又節(jié)約了部分施工的成本。于是，我們決定將數(shù)字化校園系統(tǒng)工程中的骨干管網(wǎng)、綜合布線、和機(jī)房裝修工程的施工全部外包。

有一家我們經(jīng)常合作的施工單位是我們的首選外包單位，但是考慮到數(shù)字化校園系統(tǒng)工程中的上述外包工程系統(tǒng)多、工作量大、工期緊等諸多原因，我們意識(shí)到，把所有外包工程全部包給一家施工單位風(fēng)險(xiǎn)極大，為了化解這樣的一些風(fēng)險(xiǎn)，我們最后還是決定將數(shù)字化校園系統(tǒng)工程中需要外包的施工分別承包給了3個(gè)施工單位。

事實(shí)證明，由于我們?cè)陧?xiàng)目采購(gòu)管理工作中采取了正確的外包管理，使得我們的工程進(jìn)展的比較順利。

該項(xiàng)目歷時(shí)7個(gè)多月，最終順利完成了當(dāng)初制定的目標(biāo)任務(wù)，我中心也被總校評(píng)為優(yōu)秀部門(mén)。能夠取得這樣的成績(jī)，很大程度上得益于良好得項(xiàng)目采購(gòu)管理工作，合理的制定項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃；策略的把握采購(gòu)的時(shí)機(jī)和方式；合理的管理采購(gòu)?fù)獍?，都是保障?xiàng)目采購(gòu)工作正確實(shí)施的關(guān)鍵因素。