翁志新

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會計電算化操作失誤的糾正方法

翁志新

電算化實(shí)務(wù)操作分模塊完成，學(xué)生在各模塊操作中會出現(xiàn)一些操作失誤，給教學(xué)帶來一定的障礙，針對系統(tǒng)管理、賬務(wù)處理、工資、固定資產(chǎn)模塊操作過程中的操作失誤，分別提出相應(yīng)的解決方法。

會計電算化；失誤；糾正

初級會計電算化已不是一門新鮮的學(xué)科，是學(xué)生取得會計從業(yè)資格證書的必備條件之一，在教學(xué)過程中，學(xué)生在老師的指導(dǎo)下操作都能順利地完成并掌握得相對較好，但是，學(xué)生對一些模塊操作的條件限制不是很清楚，在操作過程中出現(xiàn)失誤時就無從下手，找不到正確的處理方法。因此，教師在教學(xué)過程中適時地傳授一些糾錯方法、限制條件的處理方法就顯得非常重要。下面就筆者在電算化教學(xué)中，針對操作失誤總結(jié)出的一些糾錯方法介紹如下：

一、系統(tǒng)管理模塊操作失誤的糾錯

1.賬套信息有誤

并不是所有賬套信息設(shè)置有誤都可以糾正，如賬套號、啟用會計期、核算類型等是不能更改的，一但錄入有誤只能重新建立，簡單來說，建賬成功后，凡是信息點(diǎn)參數(shù)為灰色狀態(tài)的都不能修改，其余的都可修改，如賬套名稱、單位信息、基礎(chǔ)信息、編碼方案等則可通過修改賬套的方法來加以糾正。這里值得注意的是，只有該賬套的賬套主管才能執(zhí)行賬套的修改操作，其余任何操作員都無權(quán)操作，包括系統(tǒng)管理員也不能修改賬套信息。如果在建立賬套過程中賬套主管的設(shè)置有誤，則可通過設(shè)置操作員權(quán)限的方式來重新指定和修改賬套主管，這一操作只能由系統(tǒng)管理員來完成。另外，注冊進(jìn)入會計電算化通用教學(xué)軟件后，如果所有模塊都不存在，則說明無啟用你所需用的模塊，此時必須由賬套主管進(jìn)行模塊的啟用操作(啟用時要注意啟用會計期間必須與建立賬套時設(shè)置的會計期間一致)，啟用成功后再重新注冊進(jìn)入會計電算化通用教學(xué)軟件即可。

2.操作權(quán)限設(shè)置有誤

這里要注意，只有系統(tǒng)管理員和該賬套的賬套主管有權(quán)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，但兩者的權(quán)限又有所區(qū)別。系統(tǒng)管理員可以指定賬套主管以及對各個賬套的操作員設(shè)置權(quán)限，而賬套主管只可以對所管轄賬套的操作員設(shè)置權(quán)限。

二、賬務(wù)處理模塊操作失誤的糾錯

1.填制憑證保存出現(xiàn)錯誤信息提示，如保存時與憑證類別的科目限制有沖突而不能保存：這一失誤主要是在設(shè)置憑證類別的限制科目時出錯了，只要打開憑證類別設(shè)置窗口進(jìn)行修改保存后就可正常保存憑證了；保存時系統(tǒng)日期滯后制單日期而不能保存：這一失誤主要是計算機(jī)的系統(tǒng)時間不正確，將其系統(tǒng)時間修改為當(dāng)前的實(shí)際時間即可。

2.修改憑證。憑證的修改必須同時符合以下三個條件才能進(jìn)行：第一該憑證必須為未審核未記賬，第二必須由制單人進(jìn)行操作，第三必須在填制憑證狀態(tài)。具體修改操作有以下幾種情況：

(1)填制憑證過程中發(fā)現(xiàn)有錯誤，即使保存了也可直接修改并重新保存即可。

(2)在查詢憑證時發(fā)現(xiàn)未審核的憑證有錯誤，此時不能直接修改，應(yīng)退出查詢窗口，以制單人的身份進(jìn)入填制憑證窗口，找到要修改的憑證進(jìn)行糾正并保存。

(3)在查詢憑證時發(fā)現(xiàn)已審核未記賬的憑證有錯誤，此時也不能直接修改，應(yīng)退出查詢窗口，以審核人的身份進(jìn)入審核憑證窗口進(jìn)行取消該憑證的審核，然后以制單人的身份進(jìn)入填制憑證窗口，找到要修改的憑證進(jìn)行糾正并保存。

(4)已執(zhí)行記賬操作的憑證仍發(fā)現(xiàn)有錯誤，則不能再修改了，只能通過錯賬更正方法來進(jìn)行修正了。

3.刪除憑證。與修改憑證相似，也必須同時符合三個條件，不過刪除憑證必須分步進(jìn)行，先“作廢”后“整理”。

三、工資核算模塊操作失誤的糾錯

1.無法設(shè)置多個工資類別

工資賬套建立完成后，無法設(shè)置多個工資類別，是因?yàn)樵诮⒐べY賬套時，工資類別個數(shù)設(shè)置為“單個”，可通過以下方法進(jìn)行修改：執(zhí)行“[工資]——[設(shè)置]——[選項(xiàng)]”命令，打開工資選項(xiàng)卡，將工資類別個數(shù)修改為“多個”即可。

2.無法設(shè)置代扣稅工資項(xiàng)目

工資賬套建立完成后，無法設(shè)置“代扣稅”工資項(xiàng)目，是因?yàn)樵诮⒐べY賬套時，在扣稅設(shè)置窗口中沒有選中“是否從工資中代扣個人所得稅”復(fù)選框，可通過以下方法進(jìn)行修改：執(zhí)行“[工資]——[設(shè)置]——[選項(xiàng)]”命令，打開工資選項(xiàng)卡的扣稅設(shè)置窗口，選中“是否從工資中代扣個人所得稅”復(fù)選框即可。

3.不能設(shè)置某工資類別的工資項(xiàng)目

在系統(tǒng)初始中設(shè)置的工資項(xiàng)目包括本單位各種工資類別所需要的全部工資項(xiàng)目。由于不同的工資類別，工資發(fā)放項(xiàng)目不同，計算公式也不同。因此，應(yīng)先打開某個已建立好的工資類別，然后設(shè)置此工資類別下的工資項(xiàng)目，并定義工資項(xiàng)目的計算公式。

設(shè)置某工資類別的工資項(xiàng)目，只能選擇系統(tǒng)初始中設(shè)置的工資項(xiàng)目，不可自行輸入?？梢姡荒茉O(shè)置某工資類別的工資項(xiàng)目，是因?yàn)樵谙到y(tǒng)初始時未設(shè)置好所需要的工資項(xiàng)目。如：在“在職人員”工資類別下增加“住房公積金”工資項(xiàng)目，則必須先關(guān)閉所有工資類別，在系統(tǒng)初始窗口中設(shè)置“住房公積金”工資項(xiàng)目后保存退出，然后打開“在職人員”工資類別，進(jìn)入設(shè)置工資項(xiàng)目窗口，再選擇剛剛設(shè)置好的“住房公積金”工資項(xiàng)目即可。

4.不能定義某工資類別的工資項(xiàng)目計算公式

定義某工資類別下工資項(xiàng)目的計算公式，必須先設(shè)置好該工資類別下的“人員檔案”資料及工資項(xiàng)目，如果人員檔案資料未設(shè)置好，即使設(shè)置好工資項(xiàng)目也不能定義計算公式。所以，當(dāng)不能定義某工資類別的工資項(xiàng)目計算公式時，首先檢查有無設(shè)置人員檔案，如果無人員檔案則錄入后再定義計算公式即可。

5.分?jǐn)偣べY費(fèi)用無科目和金額

工資是費(fèi)用中人工費(fèi)用最主要的部分，因此還需要對工資費(fèi)用進(jìn)行工資總額的計算分配及各種經(jīng)費(fèi)的計提，并編制轉(zhuǎn)賬會計憑證，供登賬處理之用。但是，當(dāng)工資費(fèi)用分?jǐn)傇O(shè)置完成后，進(jìn)行工資費(fèi)用的分?jǐn)倳r卻無科目和金額，這主要是因?yàn)樵诠べY分?jǐn)偞翱诼┻x“明細(xì)到工資項(xiàng)目”復(fù)選框，只要選擇此項(xiàng)目再確定分?jǐn)偧纯伞?/p>

6.調(diào)整計稅基數(shù)后，工資表中的代扣稅與個人所得稅數(shù)額不一致

個人所得稅計算由系統(tǒng)自動完成，但是，工資表計算完成后再調(diào)整計稅基數(shù)，則會出現(xiàn)工資表中的代扣稅與個人所得稅數(shù)額不一致，這是因?yàn)橛嫸惢鶖?shù)調(diào)整后未對工資變動表進(jìn)行重新計算和匯總，只要在工資變動表窗口執(zhí)行重新計算和匯總操作就可解決問題了。

四、固定資產(chǎn)模塊操作失誤的糾錯

1.不知如何設(shè)置補(bǔ)充參數(shù)

建立固定資產(chǎn)賬套的前提是在系統(tǒng)管理中首先建立本單位的核算賬套并啟用了固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)。建立賬套時可以根據(jù)建賬向?qū)Х至竭M(jìn)行：約定與說明、啟用月份、折舊信息、編碼方式、財務(wù)接口以及其他參數(shù)。前五步都可在建賬向?qū)е笇?dǎo)下順利完成，就是“補(bǔ)充參數(shù)”不知如何設(shè)置。其實(shí)“補(bǔ)充參數(shù)”的設(shè)置是在成功初始化固定資產(chǎn)賬套的基礎(chǔ)下，打開固定資產(chǎn)模塊的設(shè)置選項(xiàng)窗口：執(zhí)行“[固定資產(chǎn)]—[設(shè)置]—[選項(xiàng)]”命令，打開選項(xiàng)卡，進(jìn)行補(bǔ)充參數(shù)的設(shè)置即可。

2.資產(chǎn)類別的設(shè)置(明細(xì)設(shè)置)出錯

固定資產(chǎn)的種類繁多，規(guī)格不一，要強(qiáng)化固定資產(chǎn)管理，及時準(zhǔn)確做好固定資產(chǎn)核算，必須科學(xué)地搞好固定資產(chǎn)的分類，為核算和統(tǒng)計管理提供依據(jù)。

對于同一級的資產(chǎn)類別，學(xué)生在設(shè)置時一般不會出錯。對于設(shè)置下級類別即明細(xì)類別時，學(xué)生往往無法完成。如：設(shè)置“01交通運(yùn)輸設(shè)備”和其明細(xì)“011生產(chǎn)用” “012銷售用”，則通過如下操作來完成：執(zhí)行“[固定資產(chǎn)]—[設(shè)置]—[資產(chǎn)類別]—[增加]”命令，打開資產(chǎn)類別設(shè)置窗口，設(shè)置“01交通運(yùn)輸設(shè)備”完成后保存退出，然后選中一級類別“01交通運(yùn)輸設(shè)備”再執(zhí)行“[增加]”進(jìn)行設(shè)置二級明細(xì)類別“011生產(chǎn)用” “012銷售用”，這樣就能順利完成了。

3.無法保存資產(chǎn)增加卡片

資產(chǎn)通過原始卡片錄入還是通過“資產(chǎn)增加”錄入，取決于資產(chǎn)的開始使用日期，只有當(dāng)開始使用月份等于錄入月份時，才能通過“資產(chǎn)增加”錄入。

由于原始卡片錄入窗口與“資產(chǎn)增加”錄入窗口非常相似，往往學(xué)生在錄入資產(chǎn)增加時打開的是原始卡片錄入窗口，因此無法保存卡片信息，這時，只要退出原始卡片錄入窗口，重新打開“資產(chǎn)增加”卡片錄入窗口進(jìn)行操作即可。

五、總結(jié)

電算化教學(xué)關(guān)鍵是軟件操作的指導(dǎo)，在中職會計電算化的實(shí)務(wù)操作教學(xué)中，教師一定要重視學(xué)生的實(shí)際操作能力的培養(yǎng)與訓(xùn)練，在教學(xué)中對錯誤操作采取豐富多樣的修改指導(dǎo)方法與手段，切實(shí)把學(xué)生培養(yǎng)成具有較強(qiáng)動手能力的實(shí)用型人才。

會計從業(yè)資格考試輔導(dǎo)教材編寫組.初級會計電算化[M].北京：中國財政經(jīng)濟(jì)出版社，2008.

責(zé)任編輯 賴俊辰

2016-03-10

翁志新(1969-)，男，廣東省中山市坦洲理工學(xué)校教師，職業(yè)教育專業(yè)課中學(xué)一級教師。(廣東 中山/528467)

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